HERO Automation: Die smarte Lösung für effizientes Dateimanagement im Handwerk

Dank der vollumfänglichen Handwerkersoftware von HERO erledigst du lästige Verwaltungsaufgaben schon heute schnell und digital – von der Auftragsabwicklung bis zur mobilen Zeiterfassung. Mit HERO Automation wird deine Büroarbeit nun noch einfacher und effizienter: Unser neuer Service erweitert deinen bestehenden Account um nützliche Automationen und sorgt so für zusätzliche Zeitersparnis.

Stell dir HERO Automation am besten wie einen digitalen Assistenten vor, der dich bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Kundenkommunikation oder der Zuteilung von Arbeitsaufträgen unterstützt. Dabei steht dir eine große Anzahl an Modulen zur Verfügung, die du nach Belieben kombinieren kannst. So stellst du dir ein persönliches Paket zusammen, das passgenau auf die individuellen Anforderungen deines Handwerksbetriebs ausgerichtet ist. Unser Team steht dir dabei natürlich mit Rat und Tat zur Seite.

Wie sieht das genau aus? Wir stellen dir in diesem Artikel anhand eines anschaulichen Praxisbeispiels vor, wie ein solches Paket gestaltet sein kann: Entdecke HERO Automation und erlebe die Welt der automatisierten Prozesse!

Vom Angebot bis zum Baustellenbericht: Jeden Monat müssen Handwerksbetriebe unzählige Dokumente verwalten. Damit wichtige Unterlagen nicht verloren gehen oder mühsam manuell weitergeleitet werden müssen, ist ein übersichtliches und effizientes Dateimanagement entscheidend. Mit HERO Automation wird dieser oftmals umständliche Prozess vollständig digitalisiert und automatisiert.

Dafür haben wir dir ein exemplarisches Paket für dein Dateimanagement zusammengestellt, das aus insgesamt vier smarten Automationsmodulen besteht. Diese lassen sich nahtlos in deine bestehende HERO Software integrieren und stehen nach der Konfiguration all deinen Mitarbeitenden zur Verfügung.

Im Folgenden erklären wir dir, wie dieses Paket deine Workflows bei der Datenverwaltung verbessert – das ist aber natürlich nur eine von vielen möglichen Lösungen. Durch den modularen Aufbau kannst du dir eine individuelle Kombination aus Automationen zusammenstellen. Teste HERO Software 14 Tage lang kostenfrei, wir kommen dann gerne auf dich zu und finden gemeinsam das ideale Paket für deinen Betrieb.

Ein reibungsloser Projektstart beginnt mit den richtigen Unterlagen. Doch oft verzögert sich der Ablauf, weil wichtige Dokumente wie Grundrisse, Baupläne oder Fotos fehlen und mühsam angefordert werden müssen. Mit dem Modul Dateiübertragung automatisierst du diesen Prozess: Sobald der Projektstatus auf „Dateiübertragung“ gesetzt wird, erhält der Kunde bzw. die Kundin automatisch eine E-Mail mit einem personalisierten Upload-Link, über den die Unterlagen per Drag & Drop hochgeladen können.

Wie kann das in der Praxis aussehen? Stell dir vor, dein Solarunternehmen plant die Installation einer Photovoltaikanlage, doch es fehlen noch aktuelle Fotos des Dachs. Mit nur einem Klick versendest du über HERO Automation eine Upload-Anfrage an den Kunden. Nach dem erfolgreichen Hochladen der Bilder landen diese dann direkt im Projektordner und stehen deinem gesamten Team sofort zur Verfügung. Kein manuelles Nachhaken, kein Chaos – so funktioniert effizientes Dateimanagement!

Stapeln sich auch bei dir unzählige Dateien auf lokalen Rechnern oder werden chaotisch per E-Mail verschickt? Schluss damit! HERO Automation ermöglicht dir eine vollautomatisierte Cloudspeicher-Synchronisation, bei der alle Bilder und Dokumente in einer klar strukturierten Ordnerstruktur abgelegt werden. Das bedeutet: Keine verlorenen Dateien, keine manuelle Nachsortierung und jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen – egal ob vom Büro, der Baustelle oder unterwegs.

Mit einer vollautomatischen Cloud-Anbindung lässt sich nicht nur die Effizienz erhöhen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team verbessern. Müssen deine Mitarbeiter*innen beispielsweise die Montage einer Photovoltaikanlage mit Fotos und Prüfprotokollen dokumentieren? Dank HERO Automation werden diese Dateien sofort in der Cloud gespeichert und sind für das gesamte Team einsehbar. So kann der Projektleiter noch während der Installation alle Unterlagen prüfen und freigeben – ganz ohne lästiges E-Mail-Pingpong.

Kein Handwerksprojekt kommt ohne eine Vielzahl an Dokumenten aus, doch gerade das manuelle Versenden dieser Unterlagen kostet viel Zeit und ist obendrein fehleranfällig. Mit dem Modul Mailversand nach Dokumentenerstellung übernimmt HERO Automation diesen Schritt für dich: Sobald ein bestimmter Dokumententyp erstellt wird, verschickt die Automatisierung automatisch eine E-Mail samt Dateianhang und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen ohne Verzögerung beim Empfänger landen.

Angenommen, dein Team schließt eine Photovoltaikanlage an: Mit HERO kannst du dann problemlos einen Baustellenbericht generieren. Anschließend versendet HERO Automation das Dokument automatisch an den Netzbetreiber und informiert gleichzeitig den Kunden über den nächsten Schritt – schnell, zuverlässig und ohne zusätzlichen Aufwand.

Kunden schätzen Transparenz – doch im stressigen Handwerkeralltag bleibt oft keine Zeit, um sie regelmäßig über den aktuellen Stand der Arbeiten zu informieren. HERO Automation ermöglicht dir, diese Aufgabe an das Modul Projektfortschritt zu delegieren. Lade dafür einfach Bilder der neuesten Arbeitsergebnisse direkt in der Software hoch und ändere dann den Projektstatus: Daraufhin werden die Fotos sofort an den Kunden gesendet.

Ein perfektes Beispiel aus der Solarbranche: Dein Team hat bereits die geplanten PV-Module montiert und bereitet nun den Netzanschluss vor. Nachdem du Bilder der fertigen Dachinstallation hochgeladen hast, musst du nun nur noch den Status auf „Projektfortschritt“ ändern: Der Auftraggeber erhält im Anschluss eine E-Mail mit allen Informationen und Bildern. Das Resultat solcher regelmäßigen visuellen Updates: Mehr Vertrauen, weniger Rückfragen!

Durchdachtes und geordnetes Dateimanagement spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe in deinem Betrieb. Keine verlorenen Dokumente oder unübersichtliche E-Mail-Verläufe: Mit HERO Automation landen alle Dateien genau dort, wo sie gebraucht werden!

Das ist nur ein Beispiel dafür, wie du mit den richtigen Automationen deinen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren kannst. Erfahre etwa, wie HERO Automation auch im Projektmanagement oder bei der Leadgenerierung für effiziente und schlanke Workflows sorgt. Klingt interessant? Dann teste HERO 14 Tage kostenlos! Wir zeigen dir, welche Automationsmodule für dich verfügbar sind und beraten dich bei der Zusammenstellung des optimalen Pakets für deinen Betrieb.

HERO Automation ist ein individueller und flexibler Service, der großen Wert darauf legt, Handwerker*innen im Arbeitsalltag optimal zu unterstützen. Deswegen ist das Produkt in drei unterschiedlichen Tarifen verfügbar, wobei du bei jedem Tarif frei wählen kannst, welche Automationsmodule du nutzen möchtest. Noch mehr Infos zu HERO Automation erhältst du auf unserer Website.

• Tarif Basic: 39 € pro Monat / pro Unternehmen – Umsetzung und Wartung von bis zu 2 frei wählbaren Modulen.
• Tarif Pro: 69 € pro Monat / pro Unternehmen – Umsetzung und Wartung von bis zu 5 frei wählbaren Modulen.
• Tarif Expert: 99 € pro Monat / pro Unternehmen – Umsetzung und Wartung von bis zu 9 frei wählbaren Modulen.