Bild: Mit Hero von überall deine Aufträge verwalten

Software für digitale Auftragsabwicklung

Du willst deine Auftragsabwicklung digitalisieren, deinen Betrieb effizienter managen und Kosten sparen? Indem du die Handwerkersoftware HERO für deine Auftragsabwicklung nutzt, kannst du den gesamten Prozess deiner Aufträge in einer zentralen Software abbilden und kontrollieren: Von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang hast du mit HERO alles im Blick.

Jetzt testen

Auf dieser Seite

Auftragsabwicklung digital organisieren

Die Anforderungen an die moderne Auftragsabwicklung sind in jeder Branche gestiegen: Kunden erwarten eine schnelle Rückmeldung, gute Erreichbarkeit, einwandfreie Umsetzung und einfache Zahlungsmöglichkeit – natürlich auch vom Handwerker. Da zur Auftragsabwicklung jedoch nicht nur die Umsetzung selbst gehört, müssen verschiedene Prozesse optimal ineinandergreifen, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Die Digitalisierung der Auftragsabwicklung ist häufig der einfachste Weg zu mehr Effizienz.

Um die Auftragsabwicklung im Handwerk zu verbessern, hilft es, alle organisatorischen Schritte zu bündeln und zentral in einer Handwerkersoftware zu erfassen und zu verteilen. Hiermit wird beispielsweise eine Kundenanfrage direkt in ein konkretes Projekt überführt, mit wenigen Klicks ein passendes Angebot erstellt, Aufgaben per Mausklick verteilt und abschließend die Rechnung verschickt. Eine passende Handwerkersoftware sorgt also für eine effizientere Auftragsabwicklung im Handwerksbetrieb und zufriedene Kunden.

Anfragen über die Website

Zur Auftragsplanung im Handwerk gehören einige Punkte, die du ganz einfach mit HERO umsetzen kannst. Mit der HERO Lead API werden Aufträge, die du bereits über deine Website generiert hast, übertragen. Die weitere Auftragsbearbeitung kann also direkt in der Handwerkersoftware erfolgen und du kannst dank zahlreicher Vorlagen Auftragsbestätigungen, Rechnungen und mehr bequem per Drag & Drop erstellen.

Auch wenn du Anfragen nicht über deine Website, sondern telefonisch entgegennimmst, kann die Projekteingabe in wenigen Minuten in HERO erfolgen und weitere Arbeitsabläufe können quasi sofort eingeleitet werden. Um die tägliche Arbeit im Betrieb noch effizienter zu gestalten, kannst du mit HERO jedoch einige Schritte wie den Eingang von Anfragen – zum Beispiel mit weiteren Schnittstellen wie DAA Connect oder Aroundhome.

Angebot erstellen

Unsere Software erleichtert dir die Erstellung eines passenden Angebots nicht nur durch gespeicherte Vorlagen für Dokumente, sondern vereinfacht auch die Kalkulation. Artikel und Leistungen kannst du im Artikelstamm hinterlegen und per Drag & Drop dem Angebotsdokument hinzufügen. Schon hast du ein fertig kalkuliertes Angebot inklusive Summen und Steuersätzen, das du deinem Kunden aus der Software zusenden oder über die App sogar direkt unterschreiben lassen kannst.

Fehlendes Material aus deinem Artikelstamm kannst du über die passende Schnittstelle zum Großhändler direkt bestellen und du kannst jederzeit die tagesaktuellen Preise einsehen. Dadurch kommt es nie wieder zu Verzögerungen durch fehlendes Material oder Werkzeug und die Auftragsbearbeitung verläuft reibungslos.

Das sagen unsere Kunden

„Die Möglichkeit, Mitarbeitern Termine zuzuweisen, ist wirklich großartig.“

Marc Reiners - Reiners Metall

„HERO gibt mir die Freiheit, von überall aus schnell und einfach arbeiten zu können.“

Matthias Morgenstern - Elektrotechnik Morgenstern

„Mitarbeiter können direkt Ihren jeweiligen Projekten zugeordnet werden.“

Stefan Bohlken - Fliesen Bohlken

„Dank der Cloud habe ich jetzt immer Zugriff auf alle Informationen und Projektdaten - auch von unterwegs mit dem Handy.“

Jelle Govers - Doktor House

Bild: HERO digitale Plantafel als Baustellenplaner — HERO: Komplette digitale Auftragsabwicklung inklusive Kundenverwaltung

Auftragssoftware nutzen und Effizienz steigern

Wie unterstützt eine Auftragssoftware bei der Auftragsabwicklung? Um einen reibungslosen Ablauf der Auftragsabwicklung zu garantieren, benötigen Handwerker solide Planung, gute Kommunikation und Überblick über ihre Ressourcen. Eine Software für die Auftragsabwicklung erleichtert alle diese Schritte und trägt so zu mehr Effizienz im Betrieb bei.

Insbesondere bei Dienstleistungen kommt es vor allem auf das Auftragsmanagement an, um Verzögerungen vorzubeugen und auf Probleme möglichst direkt reagieren zu können. Nachfolgend haben wir einige Beispiele zusammengefasst, die zeigen, wie HERO die Auftragsbearbeitung vereinfacht und schon nach kurzer Zeit einen spürbaren Fortschritt in Bezug auf schnellere Abläufe im Betrieb beitragen kann.

Auftragsplanung in HERO

Hat der Kunde das Angebot angenommen, kann mit HERO auch einfach und schnell eine Auftragsbestätigung erstellt werden – diese ist zwar kein essenzieller Bestandteil der Auftragsabwicklung, im Handwerk aber gängige Praxis. Ausgehend von übersichtlich dargestellten Informationen zum Auftrag können dann die Arbeitsabläufe für die Umsetzung in der Software geplant und koordiniert werden.

Termine werden in HERO projektspezifisch erstellt und Mitarbeiter diesen einfach zugeteilt. Der erstellte Termin taucht dann im Kalender sowie der digitalen Plantafel auf. Jeder Mitarbeiter kann nicht nur seine Aufgaben in der App sehen, sondern auch direkt seine Arbeitszeit digital erfassen. So werden alle Schritte dokumentiert und auf eventuelle Schwierigkeiten kann sofort reagiert werden.

Integriertes Rechnungsprogramm

Mit der Suche nach dem besten Rechnungsprogramm verbringen Unternehmen oft viel Zeit. Wer HERO für die Auftragsplanung im Betrieb nutzt, hat bereits eine integrierte Rechnungssoftware inklusive. Die Rechnungserstellung ist dabei kinderleicht: Du kannst entweder ein Angebot in eine Rechnung umwandeln oder nötige Daten per Knopfdruck direkt aus einem anderen Dokument, beispielsweise der Auftragsbestätigung, in die Rechnung übertragen.

Genauso einfach ist übrigens die Erstellung von Aufmaßdokumenten, Zahlungserinnerungen, Lieferscheinen und mehr – und das natürlich auch mobil. So hast du nicht nur immer alle Daten und Informationen dabei, sondern kannst jederzeit Änderungen vornehmen, neue Aufträge anlegen oder den Auftragsstatus prüfen. Die Software lässt sich also kinderleicht in die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen integrieren.

Digital Aufträge verwalten mit HERO Software

Bild: Hero bietet dir einige Schnittstellen

Schnittstellen für das Auftragsmanagement

Damit die Auftragsabwicklung reibungslos gewährleistet werden kann, müssen Handwerker auch den Überblick über alle nötigen Ressourcen behalten. Dazu gehören auch Werkzeuge und Materialien. Über die IDS Connect-Schnittstelle haben HERO-Nutzer direkten Zugang zu den Online-Shops diverser Großhändler und können nötige Bestellungen direkt aus der Software tätigen. Zu den wichtigsten Schnittstellen zählt außerdem der DATEV-Export für die Buchhaltung.

Wenn du deine Buchhaltung darüber hinaus über lexoffice regelst oder dies in Zukunft vor hast, bietet HERO die ideale Möglichkeit, die gesamte Auftragsabwicklung inklusive Buchhaltung zu digitalisieren. Rechnungen können automatisch an lexoffice übergeben werden. Ebenso kannst du Zahlungen automatisiert überwachen. Betriebe im Bauwesen profitieren darüber hinaus insbesondere von der GAEB-Schnittstelle in HERO. Diese Funktion ermöglicht den Import und Export von GAEB-Dateien und so die Bewerbung für öffentliche Ausschreibungen.

Auftragsabwicklung von unterwegs mit App

Über die HERO App haben Handwerker auch auf der Baustelle Zugang zu allen wichtigen Informationen zu einem Auftrag in der Software. In der Projektübersicht hast du sofort Einsicht in alle relevanten Dokumente, beispielsweise die Auftragsbestätigung, und kannst so die zugeteilten Aufgaben nachlesen, bearbeiten und dokumentieren. Ein einfacher Messenger hilft dir außerdem dabei, Notizen, Nachrichten und Bilder einem Projekt hinzuzufügen.

Der Datenaustausch in Echtzeit über die Cloud-Software ermöglicht es auch, schnellstmöglich auf Rückfragen oder etwaige Probleme auf der Baustelle vom Büro aus zu reagieren – ganz ohne die Verwendung mehrerer Messenger-Programme oder Telefonate. Die HERO App bündelt die gesamte Kommunikation und Projektverwaltung in einer zentralen Anwendung.

Auftragsübersicht und digitale Kundenkartei

In der HERO App kannst du beliebig viele Aufträge erstellen und Kunden anlegen. Ist ein Kontakt erst einmal im System gespeichert, werden fortan die Kundendaten dem betreffenden Projekt automatisch hinzugefügt. Du musst also lediglich einmal alle relevanten Daten eintragen und kannst dir anschließend das wiederholte händische Abtippen sparen. Kontaktdaten werden beispielsweise automatisch einer Rechnung hinzugefügt oder im Briefkopf ergänzt.

Alle angelegten Projekte und Kunden sind in der digitalen Auftragsübersicht und Kundenkartei übersichtlich dargestellt – ähnlich wie beim Telefonbuch auf deinem Smartphone. So kannst du per Suchfunktion deine Projekte und Kundendaten abrufen und dir sofort anzeigen lassen. Außerdem erhalten alle Beteiligten zum Beginn eines Projektes und bei Veränderungen eine Benachrichtigung über den neuen Status im Unternehmensfeed und als Push-Nachricht.

Baudokumentation mit der HERO App

Jedes angelegte Projekt mit der HERO App ist direkt mit der Baudokumentation verknüpft und bietet sofort einen Überblick über alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben. Du kannst von überall per Computer, Smartphone oder Tablet auf ein Projekt zugreifen und dir anschließend die festgehaltene Baudokumentation anzeigen lassen.

In der Projektansicht findest du beispielsweise Bilder vom Vor-Ort-Termin, Baustellenberichte und weitere Dokumente rund um den Auftrag. Alle relevanten Informationen stehen direkt nach dem Hochladen bereit und können per E-Mail verschickt oder für den Briefverkehr heruntergeladen werden.

Digital Aufträge verwalten mit HERO Software

CRM- und ERP-System in einem?

Welche Vorteile hat HERO gegenüber anderen Lösungen? Mit der Handwerkersoftware HERO lassen sich alle Bereiche eines Handwerksbetriebs managen, nicht nur die Auftragsabwicklung. Zur Verwaltung des Betriebs zählen auch Abwesenheits- und Urlaubsanträge der Mitarbeiter, die Kommunikation mit dem Steuerberater und die Übersicht über Finanzen. Der Vorteil von HERO ist, dass du all dies über eine einzelne Software mit passenden Schnittstellen und dazugehöriger App organisieren kannst.

Du brauchst nicht mehr von einem Programm zum nächsten wechseln, um die Kundenkartei und die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter aufzurufen, sondern hast alles zentral an einem Ort – so geht Digitalisierung ohne Stress! Die Funktionen der Software sind perfekt auf den Alltag in einem Handwerksbetrieb abgestimmt, sodass du dich wieder voll und ganz auf den Einsatz deines Handwerks konzentrieren kannst und die Aufgaben der Verwaltung nebenbei erledigen kannst. Probiere HERO jetzt kostenlos aus!