Bild: Das Kundendienst-Modul von Hero erleichtert deinen Büroalltag

Außendienst Software für Handwerker

Du suchst eine Software für den Außendienst und das Field Service Management? Mit HERO kannst du Aufträge planen, die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle verbessern und Aufgaben effizienter verteilen. Inklusive digitaler Arbeitszeiterfassung und App – perfekt für den Außendienst.

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Inhaltsverzeichnis

Bild: Checklisten für den Außendienst
Halte den Außendienst immer auf dem Laufenden

Field Service Management im Handwerk

Was bedeutet eigentlich Field Service Management? Das Field Service Management, oft nur FSM, umfasst die Planung aller Aufgaben, die im Außendienst stattfinden, also außerhalb des Betriebsgeländes oder der Werkstatt. Je nach Gewerk kann dies von der Reparatur einer Heizung über Einsätze auf einer Baustelle bis hin zur Installation einer Solaranlage reichen. Alle Aufgaben, die im Außendienst stattfinden, sollten bestmöglich geplant werden, sodass keine zusätzliche Baustelle oder unnötiger Leerlauf entsteht.

Die Koordination kann von einem Disponenten ausgehen – oft ist es aber sinnvoll, dass möglichst viele Mitarbeiter einen Überblick über zur Verfügung stehende Maschinen, Fahrzeuge und aktuelle Aufgaben behalten. Genau hierbei unterstützt eine Field Management Software wie HERO. Sämtliche zur Verfügung stehende Ressourcen können sinnvoll verplant und Informationen in Echtzeit mit allen Service-Technikern geteilt werden.

Das sagen unsere Kunden

Bild: Logo Elektrotechnik Morgenstern

„Mit der App habe ich immer alle Aufgaben im Blick.“

Matthias Morgenstern - Elektrotechnik Morgenstern

Bild: Logo Gosau GbR

„Endlich habe ich eine moderne Cloud-Software und eine richtig gute Zeiterfassung über die App. Das konnte die vorherige altbackene Software nicht.“

Olaf Gosau - Gosau GbR

Bild: Logo Veiner Weissert Sarl

„Die Funktionen der App sind wirklich praktisch. Meine Mitarbeiter haben immer alle wichtigen Daten zur Hand, um ohne viel Nachfragen mit dem Kunden Termine abzustimmen.“

Gil Roger - Veiner Weissert Sarl

„In der App können Fotos direkt in die Projekte hochgeladen werden. So ist gleich alles korrekt zugeordnet und nichts geht verloren.“

Patrick Hupfer - Schornsteinfegermeister

Bild: Logo Fliesen Bohlken

„In der Plantafel Termine verschieben mit einem Klick - und auch der zuständige Mitarbeiter weiß sofort Bescheid.“

Stefan Bohlken - Fliesen Bohlken

Arbeitseinsätze einfach und gründlich planen

So funktioniert die Einsatzplanung mit HERO

Die Planung von Einsätzen beginnt in HERO mit der Erstellung eines Projekts, das direkt einem angelegten Kunden zugewiesen werden kann. Alle Aufgaben und Hinweise können als Notizen oder Checkliste festgehalten und später in einen Servicebericht überführt werden. In der digitalen Plantafel können Techniker, Geräte und Fahrzeuge dem Termin zugewiesen werden. Alle betreffenden Mitarbeiter erhalten dann eine Benachrichtigung in der HERO App mit allen für den Auftrag bzw. den Termin wichtigen Informationen.

In der Software siehst du außerdem immer den aktuellen Status eines Projekts oder Auftrags. Vom Erstkontakt über den Vor-Ort-Termin bis hin zur Umsetzung und späteren Archivierung kannst du immer nachvollziehen, in welchem Schritt des Prozesses sich ein Projekt befindet. Fällt ein Servicetechniker ungeplant aus, kannst du den Auftrag einfach neu zuweisen und andere Mitarbeiter sehen sofort alle nötigen Informationen in der App.

Checkliste für Arbeitsabläufe

Umfasst der Vor-Ort-Termin oder die Umsetzung eines Auftrags mehrere Arbeitsschritte, oder fallen oft wiederkehrende Aufgaben bei Kunden an, können in der Software Checklisten für die Techniker im Außendienst erstellt werden. Diese helfen dabei, Aufträge richtig zu koordinieren und können auch dabei helfen, die zukünftige Einsatzplanung zu optimieren.

Aber auch neue Mitarbeiter können mit Hilfe solcher Checkliste schneller in Prozesse eingearbeitet werden. Checklisten können in HERO übrigens nicht nur für Aufgaben im Außendienst angelegt werden, sondern auch die gesamte Auftragsabwicklung begleitend unterstützen. Dadurch minimiert sich das Risiko, dass während der Arbeit wichtige Schritte übersehen werden oder Aufgaben liegen bleiben.

Verwaltung von Wartungen und Wartungsverträgen

Die Verbesserung der Verwaltung von Wartungen und Wartungsverträgen ist mit HERO ganz einfach möglich. Neben Laufzeit und Intervall der Wartung von Anlagen und Systemen kann eine Erinnerung eingestellt werden. Je nach Wunsch erstellt die Software zum ausgewählten Termin dann automatisch ein neues Projekt oder einen neuen Auftrag und teilt die Aufgabe dem ausgewählten Mitarbeiter zu.

Du kannst auch einen Zeitpunkt vor der Fälligkeit der Wartung auswählen, um dich von der Software daran erinnern zu lassen. Dem Kunden kannst du dann direkt aus der Software heraus eine E-Mail mit einem Terminvorschlag schicken oder ihn direkt anrufen und die Absprache in Projekt oder Auftrag hinterlegen. Der erstellte Wartungsvertrag oder andere vorbereitete Dokumente kannst du außerdem einfach anhängen, sodass auch die Dokumentation der Wartungshistorie von Anlagen und Systemen problemlos erfolgen kann.

Manage deinen Außendienst digital

Bild: Hero in der App oder vom Büro aus
Bild: Herausforderungen im Außendienst meistern
Viel zu tun: Mit dem Logbuch gehen keine Informationen zu Arbeitsschritten mehr verloren

Herausforderungen im Außendienst

Die Serviceanforderungen an Dienstleistungsunternehmen sind in jeder Hinsicht gestiegen. Kunden erwarten eine gute Erreichbarkeit, schnelle Rückmeldung und effiziente Fertigstellung des Auftrags. Gerade in Handwerksbetrieben und kleinen Unternehmen, in denen einzelne Mitarbeiter neben dem Field Service noch weitere Aufgaben übernehmen müssen, kann es schnell unübersichtlich werden. Informationen und Prozesse rund um die Planung und Verwaltung zu zentralisieren hilft also auch dabei, mehr Effizienz und Produktivität in den Field Service zu bringen.

So kann mit unserer Lösung beispielsweise direkt während des Vor-Ort-Termins beim Kunden ein passendes Angebot kalkuliert und aufgesetzt werden, das der Kunde sofort digital unterschreiben kann. Das für den Auftrag benötigte Material wird in Echtzeit in der Software angegeben und kann sofort bestellt werden. Dies kann die Zeit zwischen Vor-Ort-Termin, Umsetzung und Rechnungsstellung enorm verkürzen.

Bild: Vorteile einer Aussendienst Software
Mit HERO können auch Verwaltungsaufgaben im Außendienst erledigt werden

Vorteile digitales Field Service Managements

Das digitale Field Service Management hat diverse Vorteile. Eine Verbesserung der Planung und Dokumentation von Außendiensteinsätzen kann beispielsweise Lücken aufzeigen, die zukünftig geschlossen werden können. Durch eine direktere Möglichkeit zur Kommunikation zwischen Büro und Außendienst steigt außerdem die Kompetenz. Bei Problemen, die in der Software vermerkt und mit Fotos und Videos dokumentiert werden, können Büromitarbeiter in Echtzeit Fernunterstützung leisten und so dazu beitragen, diese schneller zu lösen.

Darüber hinaus werden wichtige Daten automatisch gespeichert und sind auch viel später noch abrufbar. Wenn also ähnliche Herausforderungen erneut auftreten, können sie deutlich schneller behoben werden. Ein weiterer Vorteil ist die Einrichtung von wiederkehrenden Aufgaben und Wartungsterminen im digitalen Kalender inklusive Erinnerungen. Dadurch können sie früher und einfacher in der Einsatzplanung berücksichtigt und die Serviceprozesse optimiert werden.

Ressourcen richtig verplanen und voll ausschöpfen

Zu den größten Vorteilen des digitalen Außendienstmanagements gehört ein vollumfänglicher und übersichtlicher Blick über sämtliche Ressourcen des Betriebs. Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge können in HERO als Ressource hinterlegt werden. Über die digitale Plantafel haben Geschäftsführer oder Disponenten dann immer sofort einen Überblick darüber, wer wann für welche Tätigkeit verfügbar ist und können die Einsatzplanung über ein zentrales System vornehmen.

Wird ein Termin eingestellt, erhalten Mitarbeiter sofort eine Benachrichtigung über die App. So können beispielsweise auch leichter kleine Aufträge und Dienstleistungen angenommen und verteilt werden, ohne dass Mitarbeiter für eine erneute Planung extra ins Büro zurückkommen müssen. Selbstverständlich werden auch Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaubstage über die Software gemanagt und sind sofort nach Genehmigung für alle wichtigen Mitarbeiter einsehbar.

Höhere Kundenzufriedenheit

Außendienstmitarbeiter tragen während ihres Serviceeinsatzes maßgeblich zur Zufriedenheit der Kunden bei. Das gelingt am besten, wenn sie mit allen Informationen und Tools ausgestattet sind und in erster Linie ihr Handwerk erledigen können. Eine Software für das Außendienstmanagement setzt genau dort an, indem schon bei der Kundenanfrage alle relevanten Infos ins System übertragen werden. Dies kann zu einer schnelleren Reaktionszeit beitragen, da sofort ersichtlich ist, wann der Auftrag eingeplant werden kann.

Die Servicetechniker kommen also bestmöglich vorbereitet beim Kunden an, können schnell die Reparatur oder Installation erledigen und bei Rückfragen in Echtzeit mit dem Büro kommunizieren. Da auch die beste Planung nicht immer alle Komplikationen verhindern kann, können Mitarbeiter bei unerwarteten Änderungen diese im Servicebericht eintragen und dank des mobilen Dokumentenmanagements auch sofort Änderungen an der Rechnung vornehmen und sie dem Kunden vorlegen. Das steigert auf lange Sicht die Kundenzufriedenheit und sorgt für eine nachhaltige Kundenbindung.

Betriebskosten senken

Wie hoch die Ersparnis der Betriebskosten sein kann, die mit der Einführung einer Field Management Software einhergehen, ist schwer zu beziffern. Die Funktionen der HERO Software helfen dir jedoch dabei, Auswertungen deiner Projekte regelmäßig zu überprüfen und daraus entsprechende Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten. So kannst du mithilfe der Projekt- und Auftragskarte eine Routenoptimierung für wiederkehrende Aufträge und Dienstleistungen vornehmen.

Neben den Daten zu sämtlichen anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Projekten hast du auch einen perfekten Überblick über deinen Artikelstamm und kannst einen Soll-Ist-Vergleich auf Auftragsebene durchführen, um zukünftig Kosten zu senken und deine Preise entsprechend anzupassen. So stellst du dein Unternehmen mit einer FSM-Lösung gewinnorientiert auf und profitierst von vielen weiteren Funktionen, die den Alltag in deinem Handwerksbetrieb erleichtern.

Field Service Management mit HERO

Bild: Hero in der App oder vom Büro aus
Bild: App für den Aussendienst
Die HERO App ist für den Außendienst optimiert

HERO App für Außendienstmitarbeiter

In der HERO App sehen Mitarbeiter alle ihnen zugewiesenen Aufträge und Aufgaben. Über die App können Mitarbeiter nicht nur direkt die Wegbeschreibung zum Kunden über Google Maps oder Apple Karten aufrufen, sondern auch ihre Arbeitszeit digital erfassen, den Projektverlauf mit Notizen per Spracheingabe, Fotos oder Videos dokumentieren und so direkt alle Informationen in Echtzeit mit dem Büro teilen. Kommt es zu Komplikationen, kann also direkt reagiert werden und dem reibungslosen Ablauf steht nichts mehr im Weg.

Bei einem ersten Vor-Ort-Termin können Außendienstmitarbeiter über die App außerdem verschiedene Einzelpositionen aus dem Artikelstamm in einem Planungsdokument hinterlegen. Entspricht der Auftrag einer vorher festgelegten Leistung, beispielsweise der einer Elektroinstallation inklusive standardmäßiger Artikel, kann diese komplett in der App festgehalten werden. Im Büro können die Mitarbeiter in der Software daraus dann auf Knopfdruck ein Angebot erstellen – durch die Cloud-Anbindung sofort und ohne unnötige Wartezeit.

Bild: Gewerkeübergreifende Software
Egal welches Gewerk: Mit HERO läuft dein Außendienst rund

Außendienstmanagement für alle Gewerke

Für welche Branche ist eine Field Service Management Software sinnvoll? Grundsätzlich kann eine solche Lösung in allen Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern sinnvoll eingesetzt werden. Auf dem Markt gibt es unzählige Softwares, die Lösungen für einzelne Herausforderungen im Field Service bzw. im Alltag von Handwerksbetrieben bieten: Programme für die digitale Arbeitszeiterfassung, Angebotssoftware oder Softwares für die Rechnungsstellung und die Buchhaltung.

HERO will jedoch nicht nur einzelne Probleme lösen, sondern eine ganzheitliche Lösung für die Digitalisierung des Handwerks und des Außendienstmanagements bieten. Egal ob Maler, Solarteur oder SHK-Betrieb – mit der Handwerkersoftware HERO steigerst du die Produktivität und Effizienz in deinem Handwerksbetrieb und sparst zukünftig eine Menge Zeit bei der Verwaltung und der Auftragsplanung. Probiere HERO jetzt 14 Tage lang kostenlos aus!

Feature in der Anwendung

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Das Field Service Management beginnt im Büro. Im folgenden HERO Tutorial zeigen wir dir, wie du in der Software Aufträge anlegen und sie Mitarbeitern zuweisen kannst. Wir werfen auch einen Blick in die HERO App und zeigen den gesamten Prozess von der Auftragserstellung bis zum Abschluss. Du findest auf unserer Website außerdem viele weiter Features der Software kompakt in einem Video erklärt, sodass du einen ersten Eindruck gewinnen oder bei Fragen schnell nachschauen kannst, falls mal irgendwo festhängen solltest.

FAQ

Wie kann HERO die Einsatzplanung im Außendienst verbessern?


Was ist mit Field Service Management (FSM) gemeint?


Wie kann ich die digitale Plantafel für die Organisation meiner Mitarbeitenden im Außendienst nutzen?


Wie können meine Mitarbeitenden im Außendienst auf HERO zugreifen?


Mir ist Kundenzufriedenheit sehr wichtig: Wie kann HERO im Außendienst dazu beitragen?


Bild: Kundendienst-Modul von Hero Software

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