Bild: Deine Dokumente in der Hero Software managen

Dokumentenmanagement­System (DMS): 
Vorteile & Funktionen

Nutze HERO als Dokumentenmanagementsystem (DMS) und mache deine Büroarbeit effizienter. Mit der Handwerkersoftware von HERO kannst du Dokumente erstellen, Rechnungen schnell wiederfinden und deine Akten einscannen. Überzeuge dich jetzt selbst!

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Bild: Dokumentenmanagement mit HERO
Organisiere deine Dokumente im Dokumentenmanagementsystem von HERO.

Was ist Dokumenten­management?

Als Inhaber eines Handwerksbetriebs bist du dazu verpflichtet, deine Rechnungen, Lieferscheine, Verträge etc. aufzubewahren. Um dir und deinen Mitarbeitern diese Prozesse so leicht wie möglich zu machen, haben wir der HERO Software ein DMS hinzugefügt. Hier könnt ihr Dokumente speichern, euch rechtlich absichern und wertvolle Arbeitszeit sparen.

Mit dem Dokumentenmanagement von HERO klappt die Verwaltung, Erstellung und Versionierung von Dokumenten in Rekordzeit. Deine elektronischen Unterlagen kannst du bis zur Archivierung oder Löschung managen. Und dank der smarten Suchfunktion findest du sie ebenso schnell wieder. Auch sensible Dokumente werden revisionssicher aufbewahrt, sodass du dich ein für allemal vom Papier-Chaos verabschieden kannst.

So funktioniert ein DMS

Was genau ist jetzt ein Dokumentenmanagementsystem - oder kurz DMS? Das DMS ist eine Software für die Verwaltung und Versionierung deiner digitalen Dokumente. Im DMS kannst du Dokumente erstellen, bearbeiten und zentral abspeichern. Es hilft dir aber auch beim Prozess der Archivierung von Akten und Papierdokumenten. Außerdem kannst du deine Kundendaten organisieren und ganze Produktkataloge für die Erstellung deiner Angebote und Rechnungen importieren.

Dir stehen verschiedene Dokumentenmanagementsysteme zur Verfügung. Inzwischen setzen immer mehr Betriebe auf eine Cloud-basierte DMS-Software, wie bei HERO. In dem Fall wird das DMS von uns verwaltet und dir über das Internet bereitgestellt. Das hat den Vorteil, dass deine Dokumente sicherer gelagert sind als bei einer serverbasierten Vor-Ort-Variante. Deine Inhalte und Metadaten sind durch automatisierte Backups geschützt und durch die Cloud-Synchronisation immer auf dem neuesten Stand. Auch um die aufwändige Serverwartung musst du dich bei uns nicht kümmern.

Bild: Dokumente anlegen mit HERO
Lege deine Projektdokumente mit wenigen Klicks im DMS von HERO an.

Top Dokumenten­­­­­management
mit HERO

HERO hilft dir dabei, deine Verwaltung und Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Deswegen haben wir auch ein eigenes Dokumentenmanagementsystem in der HERO Software. Bei uns kannst du vom Angebot über die Eingangsrechnung bis hin zum Bestellschein alle Dokumente verwalten. Du kannst sie auch mit Metadaten wie dem Erstelldatum oder der Kostenstelle ausstatten, um sie besser wiederzufinden.

Ein weiterer Vorteil ist unser Dokumentenkonfigurator. In dieser Funktion kannst du individuelle Dokumente erstellen oder mit unseren Vorlagen arbeiten. Auch externe Dokumente kannst du im Handumdrehen importieren. Wenn deine Dokumente sensible Daten beinhalten, kannst du mit HERO festlegen, welcher Mitarbeiter Zugriff erhält. Auch gut zu wissen: Deine Dokumente werden immer kundenbezogen gespeichert, sodass du dir nebenbei dein eigenes Customer-Relationship-Management-System (CRM) aufbaust.

Dokumente verwalten mit HERO Software

Bild: Baustellen Dokumentation von überall verfolgen, mit Hero
Bild: Cloud und Datenschutz bei HERO
Deine Dokumente und Daten kannst du sicher in der Cloud speichern.

Wichtige Features: 
Cloud, App & Datenschutz

Was macht das DMS von HERO so besonders? Unser Dokumentenmanagement hat viele effiziente Lösungen, wie z.B. die Cloud. Die Cloud ist der digitale Speicherort für deine Dokumente, die du mit allen Abteilungen teilen kannst. Dank der automatisierten Cloud-Synchronisation bleiben alle Dokumente aktuell, auch wenn sie von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Egal, ob du also im Büro oder auf der Baustelle im Einsatz bist - du hast vom Desktop, Smartphone und Tablet immer Zugriff auf das DMS.

HERO bietet dir wichtige Funktionen auch in der App an. Nutze die mobile Dokumentenerstellung, um deine Daten auch unterwegs zu bearbeiten. Auf deinem Smartphone kannst du dann blitzschnell Angebote und Rechnungen erstellen und dank der digitalen Signatur direkt mit der Arbeit beginnen. Und egal, von wo du dich einloggst, die Sicherheit deiner Dokumente ist gewährleistet. Die HERO Software ist DSGVO- und GoBD-konform und bietet dir vollumfängliche Revisionssicherheit. Auch bei der papierlosen Archivierung deiner Unterlagen hältst du dich mit HERO an die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, denn im DMS werden deine Daten dauerhaft gespeichert, wenn du sie nicht explizit löschst.

Schnittstellen und Export: lexoffice, DATEV & ERP

Das Dokumentenmanagementsystem in HERO bietet dir viele Schnittstellen an, um deine Software zu erweitern und deinen Anforderungen im Unternehmen nachzukommen. Zum Beispiel hilft dir lexoffice bei der Buchhaltung. Hier kannst du Rechnungsdokumente direkt von HERO an lexoffice weitergeben. Für den optimalen Datenaustausch zwischen Betrieb und Steuerberater kannst du zudem den DATEV-Export nutzen. DATEV-Daten kannst du aus HERO als CSV-Datei exportieren und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden.

Praktisch sind auch unsere Schnittstellen, die dir dein Warenmanagement erleichtern und extra Lösungen für dein DMS anbieten. Du kannst zum Beispiel ganze Kataloge mit Artikelstammdaten direkt aus dem Großhandel importieren. Produktinfos und Preise von Großhändlern übernimmst du einfach per Drag & Drop und fügst sie in Dokumente ein. Die Bereiche Einkauf, Finanzen, Buchhaltung und Personal werden zudem durch das ERP-System von HERO abgedeckt.

DMS: Einführung & Kosten

Unser System für das Dokumentenmanagement ist fester Bestandteil der HERO Software. Das heißt, dass das DMS nicht, wie bei anderen Anbietern, erst noch installiert werden muss. Mit Abschließen des Abonnements kannst du mit dem DMS in deinem Unternehmen sofort loslegen. HERO steht dir dabei ab 49€ pro Monat zur Verfügung.

Du kannst dann nicht nur deine Ablage digitalisieren, sondern auch viele weitere Features nutzen, die deinen Handwerksbetrieb effizienter machen. Dazu bekommst du natürlich Hilfe von unserem Support. Der HERO Support steht dir bei der Einführung des DMS zur Seite und beantwortet deine Fragen rund um die Digitalisierung deines Betriebs.

Dokumente verwalten mit HERO Software

Bild: Baustellen Dokumentation von überall verfolgen, mit Hero
Bild: Cloud, App und spannende Features der HERO Software
Digitales Betriebsmanagement mit Cloud für Laptop, Smartphone und Tablet.

Wer braucht ein DMS?

Das Dokumentenmanagementsystem kann für alle möglichen Betriebe hilfreich sein - seien es Ein-Mann-Unternehmen oder größere Handwerksbetriebe wie Dachdecker oder SHK-Betriebe. Unser DMS ist die ideale Lösung für dein Unternehmen, wenn:

  • …du viel mit digitalen Dokumenten arbeitest (oder das vorhast) und diese übersichtlich an einem Ort organisieren möchtest.
  • ...dir Revisionssicherheit, vorschriftsgemäße Archivierung und die Optimierung von Prozessen wichtig ist.
  • ...du die effektive Zusammenarbeit, die Produktivität und den Workflow in deinem Betrieb auf das nächste Level heben möchtest.

Deine Vorteile: Workflow optimieren & Zeit sparen

HERO ermöglicht die Optimierung deiner Workflows und Geschäftsprozesse im Unternehmen. Durch die Übersichtlichkeit des Dokumentenmanagement­­systems kannst du immer einsehen, wer an welchem Projekt arbeitet. Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine werden immer projektbezogen abgespeichert, sodass der aktuelle Projektstatus immer eindeutig ist. Im DMS könnt ihr Dokumente aber auch gemeinsam bearbeiten, euch über Projektverläufe updaten und viel Zeit einsparen.

Durch das papierlose Arbeiten musst du nicht mehr im Büro darauf warten, dass alle Mitarbeiter da sind, um die Verteilung von Aufgaben zu besprechen. Mit unserem DMS klappt das ganz einfach online, sodass du flexibler arbeiten kannst. Deine Workflows werden damit seltener unterbrochen und Arbeitsprozesse können leichter nachvollzogen werden. Durch die Automatisierung von Aufgaben steigt also deine Produktivität mit viel weniger Aufwand.

FAQ

Wie funktioniert das Dokumentenmanagementsystem bei HERO?


Kostet das DMS in der HERO Software extra?


Wer hilft mir bei der Einführung und Anwendung des DMS von HERO?


Ist das Dokumentenmanagementsystem von HERO DSGVO- und GoBD-konform?


Bild: Features der HERO Handwerkersoftware
Manage deine Aufträge, Personalplanung, Buchhaltung und vieles mehr mit HERO.

Komplettes Auftrags­­management mit HERO

HERO bietet dir nicht nur ein übersichtliches Dokumentenmanagementsystem, sondern hilft dir bei der gesamten Organisation deines Handwerksbetriebs. Von Büro bis Baustelle bieten wir dir eine top Software für deine Geschäftsprozesse, Mitarbeiterverwaltung und Projektplanung.

Dir steht auch eine digitale Plantafel als Baustellenplaner zur Verfügung. Diese zeigt dir an, welche Handwerker mit welchen Ressourcen gerade wo unterwegs sind. Hier kannst du Updates zu Projekten dann mit dem ganzen Betrieb in Sekundenschnelle teilen. Überzeuge dich jetzt selbst und teste HERO 14 Tage kostenlos und unverbindlich!

Bild: Manage deine Dokumente in der Hero Software

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