Dokumentenmanagement­system (DMS): Vorteile & Funktionen

Was genau ist jetzt ein Dokumentenmanagementsystem - oder kurz DMS? Das DMS ist eine Software für die Verwaltung und Versionierung deiner digitalen Dokumente. Im DMS kannst du Dokumente erstellen, bearbeiten und zentral abspeichern. Es hilft dir aber auch beim Prozess der Archivierung von Akten und Papierdokumenten. Außerdem kannst du deine Kundendaten organisieren und ganze Produktkataloge für die Erstellung deiner Angebote und Rechnungen importieren.

Dir stehen verschiedene Dokumentenmanagementsysteme zur Verfügung. Inzwischen setzen immer mehr Betriebe auf eine Cloud-basierte DMS-Software, wie bei HERO. In dem Fall wird das DMS von uns verwaltet und dir über das Internet bereitgestellt. Das hat den Vorteil, dass deine Dokumente sicherer gelagert sind als bei einer serverbasierten Vor-Ort-Variante. Deine Inhalte und Metadaten sind durch automatisierte Backups geschützt und durch die Cloud-Synchronisation immer auf dem neuesten Stand. Auch um die aufwändige Serverwartung musst du dich bei uns nicht kümmern.

Das Dokumentenmanagementsystem in HERO bietet dir viele Schnittstellen an, um deine Software zu erweitern und deinen Anforderungen im Unternehmen nachzukommen. Zum Beispiel hilft dir lexoffice bei der Buchhaltung. Hier kannst du Rechnungsdokumente direkt von HERO an lexoffice weitergeben. Für den optimalen Datenaustausch zwischen Betrieb und Steuerberater kannst du zudem den DATEV-Export nutzen. DATEV-Daten kannst du aus HERO als CSV-Datei exportieren und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden.

Praktisch sind auch unsere Schnittstellen, die dir dein Warenmanagement erleichtern und extra Lösungen für dein DMS anbieten. Du kannst zum Beispiel ganze Kataloge mit Artikelstammdaten direkt aus dem Großhandel importieren. Produktinfos und Preise von Großhändlern übernimmst du einfach per Drag & Drop und fügst sie in Dokumente ein. Die Bereiche Einkauf, Finanzen, Buchhaltung und Personal werden zudem durch das ERP-System von HERO abgedeckt.

Unser System für das Dokumentenmanagement ist fester Bestandteil der HERO Software. Das heißt, dass das DMS nicht, wie bei anderen Anbietern, erst noch installiert werden muss. Mit Abschließen des Abonnements kannst du mit dem DMS in deinem Unternehmen sofort loslegen. HERO steht dir dabei ab 49€ pro Monat zur Verfügung.

Du kannst dann nicht nur deine Ablage digitalisieren, sondern auch viele weitere Features nutzen, die deinen Handwerksbetrieb effizienter machen. Dazu bekommst du natürlich Hilfe von unserem Support. Der HERO Support steht dir bei der Einführung des DMS zur Seite und beantwortet deine Fragen rund um die Digitalisierung deines Betriebs.

HERO ermöglicht die Optimierung deiner Workflows und Geschäftsprozesse im Unternehmen. Durch die Übersichtlichkeit des Dokumentenmanagement­­systems kannst du immer einsehen, wer an welchem Projekt arbeitet. Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine werden immer projektbezogen abgespeichert, sodass der aktuelle Projektstatus immer eindeutig ist. Im DMS könnt ihr Dokumente aber auch gemeinsam bearbeiten, euch über Projektverläufe updaten und viel Zeit einsparen.

Durch das papierlose Arbeiten musst du nicht mehr im Büro darauf warten, dass alle Mitarbeiter da sind, um die Verteilung von Aufgaben zu besprechen. Mit unserem DMS klappt das ganz einfach online, sodass du flexibler arbeiten kannst. Deine Workflows werden damit seltener unterbrochen und Arbeitsprozesse können leichter nachvollzogen werden. Durch die Automatisierung von Aufgaben steigt also deine Produktivität mit viel weniger Aufwand.