Automatisiertes Teammanagement für Büro, Werkstatt und Außendienst

HERO Automation ist ein zusätzliches Serviceangebot der HERO Handwerkersoftware. Unser Automationsservice umfasst verschiedene Automationen, die in deinen HERO Account eingebaut werden können, um dir kleinteilige Büroarbeit abzunehmen. Dein Vorteil? Du gestaltest deinen Arbeitsalltag produktiver und gewinnst wieder mehr Zeit für dein Handwerk!

Der Produktkatalog von HERO Automation wird stetig optimiert und ergänzt. Du kannst alle Module individuell miteinander kombinieren und dir dein Wunschpaket nach deinen Anforderungen zusammenstellen. HERO Automation ist in drei Tarifen gestaffelt, sodass du selbst entscheiden kannst, wie viele Module du nutzen möchtest. Um das Produkt zu veranschaulichen, zeigen wir dir hier einige Automationen innerhalb eines Beispielpakets. Lerne HERO Automation jetzt kennen und erlebe die Welt der automatisierten Prozesse.

Aufgaben zuweisen, Mitarbeitende auf Projekte aufteilen, Termine koordinieren, Checklisten schreiben uvm.: All das kostet Zeit und blockiert effektive Projektarbeit – es sei denn, du automatisierst diese Arbeitsschritte. Wie das funktioniert? Ganz einfach: Am Beispielpaket des Teammanagements zeigen wir dir, wie die Automationen arbeiten, welche Aufgaben sie dir abnehmen und wie du dein Teamwork mit HERO optimieren kannst.

Das Paket Teammanagement umfasst fünf Automationsmodule, die unsere Experten für automatisierte Prozesse in deine HERO Software integrieren können. Jedes Modul muss nur einmal eingebaut werden und ist dann für jeden Mitarbeitenden in eurem HERO Account verfügbar. Bitte beachte: Das Paket für das Teammanagement ist ein Praxisbeispiel, kann aber genauso in deine Software integriert werden. Weiterhin hast du natürlich die Möglichkeit, deine Module selbst zusammenzustellen und ein individuelles Paket zu nutzen. Innerhalb unserer kostenlosen Testphase führen wir dich durch den Modulkatalog und finden gemeinsam die ideale Automatisierungslösung für deinen Handwerksbetrieb!

Ein grundlegendes Modul für erfolgreiches Teammanagement ist das Hinzufügen von Projektbeteiligten. Bei der Erstellung von neuen Projekten oder Projektstatusänderungen können Mitarbeitende mit diesem Modul automatisch zu diesen hinzugefügt werden. Du kannst vorher definieren, welche Personen standardmäßig zu bestimmten Projekten hinzugefügt werden sollen und ob deine Kolleg*innen zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten sollen. Mit dieser Automation kannst du relevante Personen also direkt in neue Projekte einbinden und Verantwortlichkeiten klar definieren.

In der Praxis kannst du dir das etwa so vorstellen: Dein Elektrofachbetrieb deckt drei Oberthemen ab: Elektroinstallationen, Photovoltaik und Elektromobilität. Jetzt kannst du zum Beispiel definieren, dass alle Projektupdates im Bereich Elektrotechnik deinem Team A automatisch per E-Mail mitgeteilt werden – Team B und Team C erhalten jeweils Benachrichtigungen bei Projekten für PV bzw. E-Mobilität. Die Teams wissen dann, dass neue Projekte vorliegen und können weitere Projektmaßnahmen umsetzen, ohne dass du sie manuell zuweisen und informieren musst.

Die Aufgabenerstellung ist das zweite Modul des Beispielpakets Teammanagement. Wenn du innerhalb einer Projektpipeline den Projektstatus änderst, können Aufgaben automatisch entsprechenden Projektverantwortlichen zugewiesen werden. Die jeweiligen Aufgaben müssen nur einmal vordefiniert werden und können zudem mit Fälligkeiten versehen werden. Mitarbeitende erhalten dann eine Benachrichtigung per E-Mail, ohne dass du diese selbst schreiben musst. So sparst du dir jede Menge Zeit, reagierst schneller auf Projektänderungen und beugst Kommunikationsfehlern in der Aufgabenübertragung vor.

Im Arbeitsalltag könnte das so aussehen: Dein Elektrofachbetrieb soll die Lichtplanung für ein neues Wohnhaus übernehmen. Nach dem erfolgreichen Erstkontakt mit deinem Kunden verschiebst du das neue Projekt in den Status „Vor-Ort-Termin“. Automatisch erhält ein bestimmter Kollege eine Benachrichtigung und bei Bedarf auch eine E-Mail, dass ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wurde. Er wird darüber informiert, dass er den Vor-Ort-Termin durchführen soll, bei dem er das Wohnhaus sichtet und eine Bedarfsanalyse mit dem Kunden durchführt. Er kann der Aufgabe entnehmen, wann der Termin stattfindet und welche Frist er für die Nachbereitung des Termins einhalten muss.

Ein weiteres Modul für die Optimierung deines Teammanagements ist die Projekterinnerung. Mit dieser Automation erhalten deine Mitarbeitenden regelmäßige Benachrichtigungen, um Projekte rechtzeitig abzuschließen. Bestimmte Erinnerungszeiträume kannst du vorher festlegen und je nach Projekttyp anpassen. Somit weiß dein Team immer, wann bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen. Gleichzeitig reduzierst du den Abstimmungsaufwand und stellst sicher, dass Deadlines für Projekte eingehalten werden.

Um bei unserem Beispiel zu bleiben, soll eine Mitarbeiterin deines Fachbetriebs für Elektrotechnik jetzt ein neues Lichtkonzept für das Wohnhaus entwerfen. Sie hat dafür drei Wochen Zeit und erhält dank des Automationsmoduls nach der ersten und zweiten Woche eine automatisierte Erinnerung, das Lichtkonzept bis zur festgelegten Deadline fertigzustellen. Da sie nebenbei noch andere Projekte bearbeitet, stellt sie mit diesen Projekterinnerungen sicher, dass sie keine ihr zugewiesene Aufgabe vergisst. Sie stellt das Lichtkonzept rechtzeitig fertig und kann dem Kunden die passenden Lichtquellen, Beleuchtungsstärken und Steuerungsmöglichkeiten für sein Wohnhaus erfolgreich präsentieren.

Um dein Team und deine Projekte noch effizienter zu managen, kannst du deinen Projekten Checklisten mit bestimmten Aufgaben hinzufügen. Diese Checklisten definierst du je nach Projekttyp und den entsprechenden Anforderungen. In HERO stehen dir bereits Vorlagen für Checklisten zur Verfügung, die du für diese Automation direkt übernehmen kannst. So hilfst du deinen Mitarbeitenden dabei, ihre Projekte besser zu strukturieren und stellst sicher, dass keine wichtigen Arbeitsschritte ausgelassen werden.

Checklisten unterstützen dich in jedem Arbeitsschritt und werden deinen Mitarbeitenden automatisch bereitgestellt, wenn ein bestimmter Projektstatus ausgelöst wird. Angenommen, dein Kunde ist mit dem bereitgestellten Lichtkonzept zufrieden und möchte, dass dies so schnell wie möglich umgesetzt wird. Du löst den Projektstatus „In Umsetzung“ aus und in der Projektmappe wird automatisch eine hilfreiche Checkliste angezeigt. Deine zuständigen Elektro-Installateure rufen die Checkliste ab und wissen sofort, was zu tun ist: Leuchtmittel bestellen, Kabel verlegen, Steckdosen einbauen und Smarthome-Lichtsysteme installieren.

Bei einem Projektstatuswechsel können automatisch E-Mails an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden. Empfänger können zum Beispiel Teammitglieder, Kund*innen oder auch externe Partner sein. Du kannst die Inhalte der E-Mails beliebig anpassen und sie je nach Empfänger mit relevanten Projektinformationen ausstatten. So sparst du dir das manuelle Schreiben von E-Mails und kannst Updates schneller mit deinem Team oder Kunden teilen.

Stell dir vor, dein Elektrofachbetrieb hat die Lichtplanung für das Wohnhaus erfolgreich abgeschlossen. Deine Installateure haben alle Lichtquellen und die Steuerungstechnik auftragsgemäß umgesetzt und der Kunde ist zufrieden. In deiner HERO Software prüfst du das Angebot nochmal und erzeugst daraus eine Rechnung. Anschließend wechselst du den Projektstatus von „In Umsetzung“ zu „Kundenrechnung“ – dein Kunde erhält sofort eine automatisierte E-Mail mit der von dir erstellten Rechnung und eine Benachrichtigung über den erfolgreichen Projektabschluss. Du kannst das Projekt also mit nur wenigen Klicks abschließen, ohne nach einem langen Arbeitstag zusätzliche Kundenmails schreiben zu müssen.

Die innovativen Automationen für das Teammanagement können jeden Handwerksbetrieb dabei unterstützen, besser zusammenzuarbeiten und Aufträge schneller umzusetzen. Sei es Kundenmails schreiben, Checklisten für Kolleg*innen erstellen, Teammitglieder über Projektentwicklungen informieren oder Rechnungen bereitstellen – all diese Arbeitsschritte kosten viel Zeit, wenn sie nicht mit praktischen Automationen optimiert werden.

Mit HERO kannst du deinen täglichen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und deinen Kunden gleichzeitig einen noch besseren Service bieten. Kund*innen werden automatisch über Projektfortschritte informiert, Mitarbeitende wissen ganz genau, welche Aufgaben sie als Nächstes bearbeiten müssen und dank automatisierter Erinnerungen werden wichtige Aufgaben fristgerecht bearbeitet. Wenn du jetzt neugierig geworden bist, kannst du die HERO Handwerkersoftware 14 Tage kostenlos testen – wir kommen auf dich zu und entwickeln die optimale Automatisierungslösung für dich!

HERO Automation ist ein individueller und flexibler Service, der großen Wert darauf legt, Handwerker*innen im Arbeitsalltag optimal zu unterstützen. Deswegen ist das Produkt in drei unterschiedlichen Tarifen verfügbar, wobei du bei jedem Tarif frei wählen kannst, welche Automationsmodule du nutzen möchtest. Noch mehr Infos zu HERO Automation erhältst du auf unserer Website.

• Tarif Basic: 39 € pro Monat / pro Unternehmen – Umsetzung und Wartung von bis zu 2 frei wählbaren Modulen.
• Tarif Pro: 69 € pro Monat / pro Unternehmen – Umsetzung und Wartung von bis zu 5 frei wählbaren Modulen.
• Tarif Expert: 99 € pro Monat / pro Unternehmen – Umsetzung und Wartung von bis zu 9 frei wählbaren Modulen.