Automatisiertes Teammanagement für Büro, Werkstatt und Außendienst

Der HERO Copilot ist ein zusätzliches Angebot zum Core der HERO Handwerkersoftware. Das Paket umfasst verschiedene Automationen, die in deinen HERO Account eingebaut werden können, um dir kleinteilige Büroarbeit abzunehmen. Dein Vorteil? Du gestaltest deinen Arbeitsalltag produktiver und gewinnst wieder mehr Zeit für dein Handwerk!

Die im HERO Copilot enthaltenen Module sind genau auf deinen Alltag ausgerichtet und sollen dich dort unterstützen, wo du sinnvoll Zeit einsparen kannst. Um das Produkt zu veranschaulichen, zeigen wir dir hier einige Automationen innerhalb eines Beispielpakets. Lerne den HERO Copilot jetzt kennen und erlebe die Welt der automatisierten Prozesse.

Aufgaben zuweisen, Mitarbeitende auf Projekte aufteilen, Termine koordinieren, Checklisten schreiben uvm.: All das kostet Zeit und blockiert effektive Projektarbeit – es sei denn, du automatisierst diese Arbeitsschritte. Wie das funktioniert? Ganz einfach: Am Beispielpaket des Teammanagements zeigen wir dir hier, wie unsere Automationen arbeiten, welche Aufgaben sie dir abnehmen und wie du dein Teamwork mit HERO optimieren kannst.

Hierzu stellen wir dir anhand von realitätsnahen und anschaulichen Use Cases genauer vor, wie dich der HERO Copilot in diversen Bereichen des Teammanagements unterstützen kann. Dieses Praxisbeispiel zeigt aber natürlich nur einen möglichen Anwendungsfall unserer Automationen. 

Für ein gelungenes Bauprojekt ist es entscheidend, dass all deine Mitarbeitenden am selben Strang ziehen. Mit dem HERO Copilot hat dein Team stets den vollen Überblick über ihre Zuständigkeiten: Sobald ein Projekt neu angelegt wird oder sich der Status ändert, fügt der HERO Copilot die zuständigen Handwerker sofort zum jeweiligen Projekt hinzu und versendet außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung. Du kannst vorher natürlich definieren, welche Personen standardmäßig zu welchen Projekttypen hinzugefügt werden sollen. Obendrein erhalten alle Teammitglieder zur Erinnerung regelmäßige Benachrichtigungen zum aktuellen Projektplan – so weiß dein Team immer, welche Deadlines gerade anstehen.

In der Praxis kannst du dir das etwa so vorstellen: Stell dir vor, du führst einen Elektrofachbetrieb und deckst drei Oberthemen ab: Elektroinstallationen, Photovoltaik und Elektromobilität. Nun kannst du zum Beispiel definieren, dass alle Projektupdates im Bereich Elektrotechnik Team A automatisch per E-Mail mitgeteilt werden, während Team B und Team C jeweils Benachrichtigungen bei Projekten für PV bzw. E-Mobilität erhalten. Alle Teams wissen dann direkt, wann ein neues Projekt vorliegt und können weitere Maßnahmen selbstständig umsetzen, ohne dass eine manuelle Zuweisung notwendig ist.

Der HERO Copilot unterstützt mit den enthaltenen Automationen dein Team zusätzlich bei der Aufgabenerstellung: Wenn du innerhalb einer Projektpipeline den Projektstatus änderst, können Aufgaben automatisch Projektverantwortlichen zugewiesen werden. Die jeweiligen Aufgaben müssen nur einmal vordefiniert werden und können zudem mit Fälligkeiten versehen werden. Mitarbeitende erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS. Außerdem ist es möglich, Aufgaben mit einer klar strukturierten Checkliste zu versehen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Arbeitsschritte ausgelassen werden. Zusätzlich passt der die entsprechende Automation im HERO Copilot das Fälligkeitsdatum der Aufgaben an, damit dein Team genau weiß, welche Fristen gelten.

Im Arbeitsalltag könnte das so aussehen: Dein Elektrofachbetrieb soll die Lichtplanung für ein neues Wohnhaus übernehmen. Nach dem erfolgreichen Erstkontakt soll eine Bedarfsanalyse mit dem Kunden durchgeführt werden, deswegen passt du den Projektstatus in der Software an. Der zuständige Kollege erhält dann eine Benachrichtigung mit allen Informationen über die neue Aufgabe. Dank des HERO Copilots sieht er direkt in der Software, wann der Termin stattfindet und welche Frist für die Nachbereitung des Termins gilt. Bei der Durchführung der Aufgabe kann er dann schlichtweg die entsprechende Checkliste abarbeiten – leichter geht es nicht!

Damit deine Teammitglieder stets über den neuesten Stand bei ihren Projekten informiert werden, unterstützt dich der HERO Copilot zusätzlich beim Mailverkehr mit deinen Mitarbeitenden. Wurde ein Projekt neu angelegt oder finalisiert, hat sich die Deadline einer Aufgabe verändert oder willst du einem deiner Handwerker die Rechnungsdaten vom Kunden zusenden? Alles kein Problem mit den Automationen im HERO Copilot! Verwende einfach bestehende Templates oder lege selbst neue Vorlagen an: Diese kannst du dann beliebig anpassen und mit relevanten Projektinformationen ausstatten. Je nach Projektstatus werden die entsprechenden E-Mails automatisch an den betreffenden Empfänger versendet – das können übrigens auch Kunden oder externe Partner sein.

Stell dir etwa vor, dein Elektrofachbetrieb soll die Lichtplanung für ein Einfamilienhaus übernehmen. Nach einem ersten Kundengespräch entscheidest du, wie die Lichtquellen und die Steuerungstechnik umzusetzen sind und legst dafür in der Software die entsprechenden Aufgaben an. Anschließend musst du nur noch den Projektstatus ändern, und alle zuständigen Handwerkerinnen und Handwerker erhalten automatisch alle nötigen Informationen, ohne dass du mühselig jede Nachricht selbst verfassen musst. Nach erfolgreichem Projektabschluss wirst du wiederum direkt per Mail informiert – so sparst du dir zeitraubende Tipparbeit und kannst dich voll auf dein Handwerk konzentrieren.

Die innovativen Automationen für das Teammanagement können jeden Handwerksbetrieb dabei unterstützen, besser zusammenzuarbeiten und Aufträge schneller umzusetzen. Sei es Kundenmails schreiben, Checklisten für Kolleg*innen erstellen, Teammitglieder über Projektentwicklungen informieren oder Rechnungen bereitstellen – all diese Arbeitsschritte kosten viel Zeit, wenn sie nicht mit praktischen Automationen optimiert werden.

Mit HERO kannst du deinen täglichen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und deinen Kunden gleichzeitig einen noch besseren Service bieten. Kund*innen werden automatisch über Projektfortschritte informiert, Mitarbeitende wissen ganz genau, welche Aufgaben sie als Nächstes bearbeiten müssen und dank automatisierter Erinnerungen werden wichtige Aufgaben fristgerecht bearbeitet. Wenn du jetzt neugierig geworden bist, kannst du die HERO Handwerkersoftware 14 Tage kostenlos testen – wir kommen auf dich zu und entwickeln die optimale Automatisierungslösung für dich!