HERO Copilot: Die smarte Lösung für effizientes Dateimanagement im Handwerk

Dank der vollumfänglichen Handwerkersoftware von HERO erledigst du lästige Verwaltungsaufgaben schon heute schnell und digital – von der Auftragsabwicklung bis zur mobilen Zeiterfassung. Mit dem HERO Copilot wird deine Büroarbeit nun noch einfacher und effizienter: Unser neuer Service erweitert deinen bestehenden Account um nützliche Automationen und sorgt so für zusätzliche Zeitersparnis.

Stell dir den HERO Copilot am besten wie einen digitalen Assistenten vor, der dich bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Kundenkommunikation oder der Zuteilung von Arbeitsaufträgen unterstützt. Dabei steht dir eine große Anzahl an Modulen zur Verfügung, die du nach Belieben kombinieren kannst. So stellst du dir ein persönliches Paket zusammen, das passgenau auf die individuellen Anforderungen deines Handwerksbetriebs ausgerichtet ist. Unser Team steht dir dabei natürlich mit Rat und Tat zur Seite.

Wie sieht das genau aus? Wir stellen dir in diesem Artikel anhand eines anschaulichen Praxisbeispiels vor, wie dir ein solches Paket helfen kann: Entdecke HERO Automation und erlebe die Welt der automatisierten Prozesse!

Vom Angebot bis zum Baustellenbericht: Jeden Monat müssen Handwerksbetriebe unzählige Dokumente verwalten. Damit wichtige Unterlagen nicht verloren gehen oder mühsam manuell weitergeleitet werden müssen, ist ein übersichtliches und effizientes Dateimanagement entscheidend. Mit dem HERO Copilot wird dieser oftmals umständliche Prozess vollständig digitalisiert und automatisiert.

Wie sieht das konkret aus? Ganz einfach: Wir stellen dir anhand eines praxisnahen Beispiels vor, wie HERO Automation dich in diversen Anwendungsbereichen beim Dateimanagement unterstützen kann. Optimiere deine Workflows mit unseren Automationen und hebe deinen Handwerksbetrieb so auf das nächste Level!

Dieser Use Case ist aber natürlich nur ein Beispiel. In der Praxis stehen dir noch viele weitere Anwendungsfälle wie etwa die selbstständige Terminvereinbarung oder die automatisierte Aufgabenzuweisung zur Verfügung.  Klingt spannend? Teste HERO Software 14 Tage lang kostenfrei, wir kommen dann gerne auf dich zu und finden gemeinsam das ideale Paket für deinen Betrieb.

Apropos E-Mails: Kein Handwerksprojekt kommt ohne eine Vielzahl an Dokumenten aus, doch das manuelle Versenden dieser Unterlagen ist sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Deshalb übernimmt HERO Automation diesen Schritt für dich: Sobald ein bestimmter Dokumententyp erstellt wird, verschickt die Automatisierung automatisch eine E-Mail samt Dateianhang und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen ohne Verzögerung beim betreffenden Teammitglied oder Auftraggeber landen. So sind sowohl deine Mitarbeiter als auch deine Kunden stets auf dem neuen Stand.

Angenommen, dein Team schließt eine Photovoltaikanlage an: Mit HERO kannst du dann problemlos einen Baustellenbericht generieren. Anschließend versendet der  HERO Copilot das Dokument automatisch an den Netzbetreiber und informiert gleichzeitig den Kunden über den nächsten Schritt – schnell, zuverlässig, transparent und ohne zusätzlichen Aufwand.

Der HERO Copilot verschickt nicht nur automatisch E-Mails an die zuständigen Adressaten, sondern lässt sich auch einsetzen, wenn du wichtige Dateien von deinen Auftraggebern anfordern musst. Unsere Automationen ermöglichen es deinen Kunden, wichtige Projektinformationen wie etwa Grundrisse, Baupläne oder Fotos schnell und einfach hochzuladen. Dafür musst du lediglich den Projektstatus in der Software anpassen, anschließend erhält der Kunde sofort eine E-Mail mit einem personalisierten Upload-Link, über den die Unterlagen per Drag & Drop hochgeladen werden können. Nach erfolgreichem Upload stehen dir die Dateien natürlich sofort in der Cloud zur Verfügung.

Wie kann das in der Praxis aussehen? Stell dir vor, dein Solarbetrieb plant die Installation einer Photovoltaikanlage, doch es fehlen noch aktuelle Fotos des Dachs. Mit nur einem Klick versendest du über den HERO Copilot eine Upload-Anfrage an den Kunden. Nach dem erfolgreichen Hochladen der Bilder landen diese dann direkt im Projektordner und stehen deinem gesamten Team sofort zur Verfügung. Kein manuelles Nachhaken, kein Chaos – so funktioniert effizientes Dateimanagement!

Mitunter gibt es Dokumente, die nur in Papierform oder als extern gespeichertes PDF vorliegen und daher nicht Teil der Projektpipeline sind. Um solche wichtigen Informationen als Datei in deine HERO Software hochzuladen, ermöglichen es dir unsere Automationen, analoge Dokumente zu digitalisieren bzw. vorhandene PDFs in deinen Projektordner zu überführen. Dafür erstellt dir unser Automation-Team ein vorgefertigtes Formular, welches du dann in wenigen Klicks ausfüllst. Stammdaten wie zum Beispiel Kundeninformationen kann das System auf Wunsch natürlich automatisch übernehmen. Obendrein ist es möglich, auch komplexere Bestandteile wie etwa Tabellen oder Kalkulationen zu übertragen und Fotos anzufügen. Sobald das Dokument vollständig ist, wird direkt eine PDF-Datei erstellt und im entsprechenden Projekt abgelegt, wo dein gesamtes Team dank Cloud-Synchro sofort Zugriff hat.

Nehmen wir beispielsweise an, dein Team hat die Montage einer PV-Anlage erfolgreich abgeschlossen. Vor Ort füllt ihr dann mit Stift und Papier ein Abnahmeprotokoll aus und überreicht es dem Auftraggeber. Damit diese Informationen auch digital in deiner Handwerkersoftware aufzufinden sind, sorgt HERO Automation für die schnelle und reibungslose Digitalisierung des Dokuments: Durch einen Projektstatuswechsel wird dir automatisch der Link zu einem Formular zugesendet, wo du im Handumdrehen die Checkliste ausfüllst. Zusätzlich fügst du noch einige Fotos an, die dein Team von den fertig installierten Solarmodulen geschossen hat. Hieraus entsteht dann ein PDF-Dokument mit allen Informationen, das du einfach im betreffenden Projektordner abrufen kannst. Mit dem HERO Copilot läuft alles 100% digital!

Durchdachtes und geordnetes Dateimanagement spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe in deinem Betrieb. Keine verlorenen Dokumente oder unübersichtliche E-Mail-Verläufe: Mit dem HERO Copilot landen alle Dateien genau dort, wo sie gebraucht werden!

Das ist nur ein Beispiel dafür, wie du mit den richtigen Automationen deinen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren kannst. Erfahre etwa, wie HERO Automation auch im Projektmanagement oder bei der Leadgenerierung für effiziente und schlanke Workflows sorgt. Klingt interessant? Dann teste HERO 14 Tage kostenlos! Wir zeigen dir, welche Automationsmodule für dich verfügbar sind und beraten dich bei der Zusammenstellung des optimalen Pakets für deinen Betrieb.