GoBD - Bedeutung für Handwerker
GoBD ist die Kurzform für die Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Von Bedeutung ist sie für Handwerker, Bauunternehmen und andere Dienstleister, die zur Buchführung verpflichtet sind und dabei moderne Software wie HERO zur Archivierung von Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten nutzen.
Sie rentiert sich für Handwerksbetriebe spätestens, wenn die Überprüfung durch das Finanzamt ansteht. Damit ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und minimieren die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Konsequenzen. Bei Verstoß gegen die GoBD, z.B. in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, können Prüfer die anfallenden Steuern einfach schätzen - das fällt in der Regel nicht zu Ihren Gunsten aus.
Diese Features betrifft GoBD
Die HERO Software beinhaltet insgesamt drei Features, welche dafür sorgen, dass Handwerker bei der elektronischen Buchhaltung GoBD-konform arbeiten: Mobile Dokumente, das Rechnungsprogamm sowie Buchhaltung und Finanzen. Vor allem das mobile Erstellen von Rechnungen betrifft die GoBD, da damit der Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung erfüllt wird. In dem Moment, in dem Handwerker eine Rechnung erstellen, wird sie automatisch dem passenden Kunden zugeordnet und parallel im System archiviert.
Das Feature Rechnungsprogramm der HERO Software ist ebenfalls dafür ausgelegt, dass Angebote, Rechnungen und Belege GoBD-konform erstellt werden. Schon bei der Erstellung wird automatisch eine Nummer vergeben und das Angebot wird übersichtlich in der Projektmappe hinterlegt. Das Feature Buchhaltung sorgt dafür, dass alle Belege automatisch, vollständig und nachvollziehbar protokolliert werden, aber auch dass die Aufbewahrungsfristen gewahrt werden. Durch die DATEV-Schnittstelle können Dokumente zudem direkt an das Finanzamt oder Ihren Steuerberater übermittelt werden.
Tipps zur Verfahrensdokumentation
Sobald Betriebe aus dem Handwerk eine Software zur Datenverarbeitung nutzen, sind sie laut den GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. In der Regel besteht eine solche Dokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Auch wenn sich dies vielleicht wie eine lästige Pflicht anfühlt, kann es auch eine Chance sein, um Ihren Mitarbeitern eine klare Struktur an die Hand zu geben. Zudem können Sie den Arbeitsaufwand durchaus im überschaubaren Bereich halten, wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen:
- Risiko minimieren: Kümmern Sie sich um Bereiche, die ein Betriebsprüfer sicher kontrollieren wird, wie Umgang mit Rechnungen, Belegen, Verträgen, Inventur und Banking-Verfahren.
- Einfachheit gewinnt: Erleichtern Sie sich die Verfahrensdokumentation durch Nutzung von Grafiken, Screenshots und bereits vorhandene Unterlagen. Die Hauptsache ist, dass es gut nachvollziehbar bleibt.
- Selbsttests einbauen: Wenn Sie selbständig ihre Systeme sowie Ihre Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen stichprobenartig auf Fehler kontrollieren und optimieren, entgehen Sie bösen Überraschungen.
Das ist nicht mehr GoBD-konform
Seit Ablauf der Schonfrist im Januar 2017 können Verstöße gegen die GobD empfindliche Strafen für Handwerker nach sich ziehen. Um das zu verhindern, sollten Sie sich an den sechs Grundsätzen der elektronische Datenerfassung orientieren. Alle über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht anfallenden Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, geordnet, richtig, zeitnah und revisionssicher sein.
Folgende Tätigkeiten gelten daher als nicht mehr GoBD-konform: Umwandlung eines eingehenden Dokuments in ein anderes Format, einfache Ablage von elektronischen Daten ohne deren Unveränderbarkeit zu gewährleisten, Verbuchung von Rechnungen nach mehr als 10 Tagen, Rechnung per Word erstellen, keine Verfahrensdokumentation führen. Um über all diese Dinge den Überblick zu behalten, hilft eine GoBD-konforme Software, bei der solche Prozesse automatisiert ablaufen. Testen Sie HERO jetzt!
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