GoBD-konforme Rechnungen: Was muss ich beachten?
Alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen wie zum Beispiel Rechnungen, Mahnungen, oder Bestellungen müssen sechs Grundsätze erfüllen, um als GoBD-konform zu gelten:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Buchung muss ein eindeutiger Beleg zugeordnet werden können, damit sich die Geschäftsabwicklung klar nachverfolgen lässt.
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos dokumentiert werden. Wichtige Informationen sind etwa eine eindeutige Rechnungsnummer sowie das korrekte Rechnungsdatum.
- Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß aufgezeichnet werden.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Nach Eingang des Belegs muss dieser zeitnah gebucht und archiviert werden. Bei bargeldlosen Transaktionen gilt eine Frist von 10 Tagen, bei Bareinnahmen und Kassensystemen ist gar eine tägliche Buchung notwendig.
- Ordnung: Alle Buchungen müssen systematisch erfasst und für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein. Dazu gehört etwa die Trennung von steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen.
- Unveränderbarkeit: Jedes Dokument muss revisionssicher sein, sodass dessen Originalzustand stets feststellbar ist. Änderungen oder Löschungen müssen somit lückenlos dokumentiert werden bzw. sollten bestenfalls überhaupt nicht durchgeführt werden.
Achte bei der Rechnungserstellung unbedingt darauf, dass all diese Anforderungen vollständig erfüllt werden. Damit du auch wirklich stets den Überblick behältst und nicht in einem Berg aus Aktenordnern untergehst, empfiehlt sich unbedingt die Nutzung einer spezialisierten Bürosoftware, die auf die Bedürfnisse von Handwerkern zugeschnitten ist.
