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Bild: Mit Hero garantiert GoBD konform arbeiten.

GoBD-konforme Software

Mit HERO erhalten Handwerker eine GoBD-konforme Software zur Unterstützung der elektronischen Buchhaltung. Habe immer alle Dokumente im Blick und erleichtere dir gleichzeitig die reibungslose Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

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Bild: Buchhaltung und Finanzen in Hero erstellen nach GoBD

GoBD - Bedeutung für Handwerker

GoBD ist die Kurzform für die Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Von Bedeutung ist sie für Handwerker, Bauunternehmen und andere Dienstleister, die zur Buchführung verpflichtet sind und dabei moderne Software wie HERO zur Archivierung von Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten nutzen.

Sie rentiert sich für Handwerksbetriebe spätestens, wenn die Überprüfung durch das Finanzamt ansteht. Damit ermöglichst du dem Prüfer einen schnellen Überblick über deine Geschäftsvorfälle und minimieren die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Konsequenzen. Bei Verstoß gegen die GoBD, z.B. in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, können Prüfer die anfallenden Steuern einfach schätzen - das fällt in der Regel nicht zu deinen Gunsten aus.

Bild: Dokumenten Übersicht in der Hero Software.

Diese Features betrifft GoBD

Die HERO Software beinhaltet insgesamt drei Features, welche dafür sorgen, dass Handwerker bei der elektronischen Buchhaltung GoBD-konform arbeiten: Mobile Dokumente, das Rechnungsprogamm sowie Buchhaltung und Finanzen. Vor allem das mobile Erstellen von Rechnungen betrifft die GoBD, da damit der Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung erfüllt wird. In dem Moment, in dem Handwerker eine Rechnung erstellen, wird sie automatisch dem passenden Kunden zugeordnet und parallel im System archiviert.

Das Feature Rechnungsprogramm der HERO Software ist ebenfalls dafür ausgelegt, dass Angebote, Rechnungen und Belege GoBD-konform erstellt werden. Schon bei der Erstellung wird automatisch eine Nummer vergeben und das Angebot wird übersichtlich in der Projektmappe hinterlegt. Das Feature Buchhaltung sorgt dafür, dass alle Belege automatisch, vollständig und nachvollziehbar protokolliert werden, aber auch dass die Aufbewahrungsfristen gewahrt werden. Durch den DATEV-Export können Dokumente zudem direkt an das Finanzamt oder deinen Steuerberater übermittelt werden.

Mit der GoBD konformen HERO Software die Buchhaltung digitalisieren

Bild: Hero in der App oder vom Büro aus
Bild: Übersicht in Hero von Aufgaben, Mitarbeiterverwaltung und Einsatzplanung.

Tipps zur Verfahrensdokumentation

Sobald Betriebe aus dem Handwerk eine Software zur Datenverarbeitung nutzen, sind sie laut den GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. In der Regel besteht eine solche Dokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Auch wenn sich dies vielleicht wie eine lästige Pflicht anfühlt, kann es auch eine Chance sein, um deinen Mitarbeitern eine klare Struktur an die Hand zu geben. Zudem kannst du den Arbeitsaufwand durchaus im überschaubaren Bereich halten, wenn du folgende Tipps berücksichtigst:

  • Risiko minimieren: Kümmere dich um Bereiche, die ein Betriebsprüfer sicher kontrollieren wird, wie Umgang mit Rechnungen, Belegen, Verträgen, Inventur und Banking-Verfahren.
  • Einfachheit gewinnt: Erleichtere dir die Verfahrensdokumentation durch Nutzung von Grafiken, Screenshots und bereits vorhandene Unterlagen. Die Hauptsache ist, dass es gut nachvollziehbar bleibt.
  • Selbsttests einbauen: Wenn du selbständig deine Systeme sowie deine Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen stichprobenartig auf Fehler kontrollierst und optimierst, entgehst du bösen Überraschungen.
Bild: HERO Cloud Sicherheit Datenschutz

Das ist nicht mehr GoBD-konform

Seit Ablauf der Schonfrist im Januar 2017 können Verstöße gegen die GobD empfindliche Strafen für Handwerker nach sich ziehen. Um das zu verhindern, solltest du dich an den sechs Grundsätzen der elektronische Datenerfassung orientieren. Alle über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht anfallenden Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, geordnet, richtig, zeitnah und revisionssicher sein.

Folgende Tätigkeiten gelten daher als nicht mehr GoBD-konform: Umwandlung eines eingehenden Dokuments in ein anderes Format, einfache Ablage von elektronischen Daten ohne deren Unveränderbarkeit zu gewährleisten, Verbuchung von Rechnungen nach mehr als 10 Tagen, Rechnung per Word erstellen, keine Verfahrensdokumentation führen. Um über all diese Dinge den Überblick zu behalten, hilft eine GoBD-konforme Software, bei der solche Prozesse automatisiert ablaufen. Teste HERO jetzt und entfessle dein Handwerk!

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Bild: Sonepar Deutschland nutzt die HERO Handwerkersoftware

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Bild: GoBD Konform arbeiten mit Hero

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