GoBD-konforme Software

Die HERO Software beinhaltet insgesamt drei Features, welche dafür sorgen, dass Handwerker bei der elektronischen Buchhaltung GoBD-konform arbeiten: Mobile Dokumente, das Rechnungsprogamm sowie Buchhaltung und Finanzen. Vor allem das mobile Erstellen von Rechnungen betrifft die GoBD, da damit der Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung erfüllt wird. In dem Moment, in dem Handwerker eine Rechnung erstellen, wird sie automatisch dem passenden Kunden zugeordnet und parallel im System archiviert.

Das Feature Rechnungsprogramm der HERO Software ist ebenfalls dafür ausgelegt, dass Angebote, Rechnungen und Belege GoBD-konform erstellt werden. Schon bei der Erstellung wird automatisch eine Nummer vergeben und das Angebot wird übersichtlich in der Projektmappe hinterlegt. Das Feature Buchhaltung sorgt dafür, dass alle Belege automatisch, vollständig und nachvollziehbar protokolliert werden, aber auch dass die Aufbewahrungsfristen gewahrt werden. Durch den DATEV-Export können Dokumente zudem direkt an das Finanzamt oder deinen Steuerberater übermittelt werden.

Sobald Betriebe aus dem Handwerk eine Software zur Datenverarbeitung nutzen, sind sie laut den GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. In der Regel besteht eine solche Dokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Auch wenn sich dies vielleicht wie eine lästige Pflicht anfühlt, kann es auch eine Chance sein, um deinen Mitarbeitern eine klare Struktur an die Hand zu geben. Zudem kannst du den Arbeitsaufwand durchaus im überschaubaren Bereich halten, wenn du folgende Tipps berücksichtigst:

• Risiko minimieren: Kümmere dich um Bereiche, die ein Betriebsprüfer sicher kontrollieren wird, wie Umgang mit Rechnungen, Belegen, Verträgen, Inventur und Banking-Verfahren.
• Einfachheit gewinnt: Erleichtere dir die Verfahrensdokumentation durch Nutzung von Grafiken, Screenshots und bereits vorhandene Unterlagen. Die Hauptsache ist, dass es gut nachvollziehbar bleibt.
• Selbsttests einbauen: Wenn du selbständig deine Systeme sowie deine Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen stichprobenartig auf Fehler kontrollierst und optimierst, entgehst du bösen Überraschungen.