GoBD-konforme Software

GoBD ist die Kurzform für die Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Von Bedeutung ist sie für Handwerker, Bauunternehmen und andere Dienstleister, die zur Buchführung verpflichtet sind und dabei moderne Software wie HERO zur Archivierung von Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten nutzen.

Sie rentiert sich für Handwerksbetriebe spätestens, wenn die Überprüfung durch das Finanzamt ansteht. Damit ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und minimieren die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Konsequenzen. Bei Verstoß gegen die GoBD, z.B. in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, können Prüfer die anfallenden Steuern einfach schätzen - das fällt in der Regel nicht zu Ihren Gunsten aus.

Sobald Betriebe aus dem Handwerk eine Software zur Datenverarbeitung nutzen, sind sie laut den GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. In der Regel besteht eine solche Dokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Auch wenn sich dies vielleicht wie eine lästige Pflicht anfühlt, kann es auch eine Chance sein, um Ihren Mitarbeitern eine klare Struktur an die Hand zu geben. Zudem können Sie den Arbeitsaufwand durchaus im überschaubaren Bereich halten, wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen:

• Risiko minimieren: Kümmern Sie sich um Bereiche, die ein Betriebsprüfer sicher kontrollieren wird, wie Umgang mit Rechnungen, Belegen, Verträgen, Inventur und Banking-Verfahren.
• Einfachheit gewinnt: Erleichtern Sie sich die Verfahrensdokumentation durch Nutzung von Grafiken, Screenshots und bereits vorhandene Unterlagen. Die Hauptsache ist, dass es gut nachvollziehbar bleibt.
• Selbsttests einbauen: Wenn Sie selbständig ihre Systeme sowie Ihre Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen stichprobenartig auf Fehler kontrollieren und optimieren, entgehen Sie bösen Überraschungen.