GoBD-konforme Software

Mit HERO erhalten Handwerker eine GoBD-konforme Software zur Ünterstützung der elektronischen Buchhaltung. Haben Sie immer alle Dokumente im Blick und erleichtern Sie gleichzeitig die reibungslose Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

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Bild: Die HERO App für Android und Tablet

Inhalt

Bild: HERO Handwerkersoftware Finanzen Überblick

GoBD - Bedeutung für Handwerker

GoBD ist die Kurzform für die Verwaltungsanweisung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Von Bedeutung ist sie für Handwerker, Bauunternehmen und andere Dienstleister, die zur Buchführung verpflichtet sind und dabei moderne Software wie HERO zur Archivierung von Belegen, Rechnungen und anderen Dokumenten nutzen.

Sie rentiert sich für Handwerksbetriebe spätestens, wenn die Überprüfung durch das Finanzamt ansteht. Damit ermöglichen Sie dem Prüfer einen schnellen Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und minimieren die Wahrscheinlichkeit von finanziellen Konsequenzen. Bei Verstoß gegen die GoBD, z.B. in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, können Prüfer die anfallenden Steuern einfach schätzen - das fällt in der Regel nicht zu Ihren Gunsten aus.

Bild: HERO Handwerkersoftware Dokumente mobil managen

Diese Features betrifft GoBD

Die HERO Software beinhaltet insgesamt drei Features, welche dafür sorgen, dass Handwerker bei der elektronischen Buchhaltung GoBD-konform arbeiten: Mobile Dokumente, das Rechnungsprogamm sowie Buchhaltung und Finanzen. Vor allem das mobile Erstellen von Rechnungen betrifft die GoBD, da damit der Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung erfüllt wird. In dem Moment, in dem Handwerker eine Rechnung erstellen, wird sie automatisch dem passenden Kunden zugeordnet und parallel im System archiviert.

Das Feature Rechnungsprogramm der HERO Software ist ebenfalls dafür ausgelegt, dass Angebote, Rechnungen und Belege GoBD-konform erstellt werden. Schon bei der Erstellung wird automatisch eine Nummer vergeben und das Angebot wird übersichtlich in der Projektmappe hinterlegt. Das Feature Buchhaltung sorgt dafür, dass alle Belege automatisch, vollständig und nachvollziehbar protokolliert werden, aber auch dass die Aufbewahrungsfristen gewahrt werden. Durch die DATEV-Schnittstelle können Dokumente zudem direkt an das Finanzamt oder Ihren Steuerberater übermittelt werden.

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Mit der GoBD konformen HERO Software die Buchhaltung digitalisieren

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Bild: HERO Software Bautagebuch Dokumentation

Tipps zur Verfahrensdokumentation

Sobald Betriebe aus dem Handwerk eine Software zur Datenverarbeitung nutzen, sind sie laut den GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Aus dieser müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens hervorgehen. In der Regel besteht eine solche Dokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Auch wenn sich dies vielleicht wie eine lästige Pflicht anfühlt, kann es auch eine Chance sein, um Ihren Mitarbeitern eine klare Struktur an die Hand zu geben. Zudem können Sie den Arbeitsaufwand durchaus im überschaubaren Bereich halten, wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen:

  • Risiko minimieren: Kümmern Sie sich um Bereiche, die ein Betriebsprüfer sicher kontrollieren wird, wie Umgang mit Rechnungen, Belegen, Verträgen, Inventur und Banking-Verfahren.
  • Einfachheit gewinnt: Erleichtern Sie sich die Verfahrensdokumentation durch Nutzung von Grafiken, Screenshots und bereits vorhandene Unterlagen. Die Hauptsache ist, dass es gut nachvollziehbar bleibt.
  • Selbsttests einbauen: Wenn Sie selbständig ihre Systeme sowie Ihre Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen stichprobenartig auf Fehler kontrollieren und optimieren, entgehen Sie bösen Überraschungen.
Bild: HERO Cloud Sicherheit Datenschutz

Das ist nicht mehr GoBD-konform

Seit Ablauf der Schonfrist im Januar 2017 können Verstöße gegen die GobD empfindliche Strafen für Handwerker nach sich ziehen. Um das zu verhindern, sollten Sie sich an den sechs Grundsätzen der elektronische Datenerfassung orientieren. Alle über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht anfallenden Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, geordnet, richtig, zeitnah und revisionssicher sein.

Folgende Tätigkeiten gelten daher als nicht mehr GoBD-konform: Umwandlung eines eingehenden Dokuments in ein anderes Format, einfache Ablage von elektronischen Daten ohne deren Unveränderbarkeit zu gewährleisten, Verbuchung von Rechnungen nach mehr als 10 Tagen, Rechnung per Word erstellen, keine Verfahrensdokumentation führen. Um über all diese Dinge den Überblick zu behalten, hilft eine GoBD-konforme Software, bei der solche Prozesse automatisiert ablaufen. Testen Sie HERO jetzt!

Weitere Features

Bild: HERO Handwerkersoftware für Dokumenten-Management

Dokumente

Dokumente digital anfertigen, archivieren und wiederfinden

Bild: HERO Handwerkersoftware für die vorbereitende Buchhaltung

Buchhaltung

Buchhaltung digital vorbereiten - inkl. DATEV-Schnittstelle

Bild: Weitere Tipps zum Rechnungsprogramm

Tipps

Tipps zur Verwendung des Rechnungsprogramms

Bild: HERO Handwerkersoftware Feature-Übersicht

Übersicht

Alle Features der HERO Software
auf einen Blick

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist GoBD konform

GoBD konform

Sämtliche Korrespondenzen und Dokumente werden GoBD konform archiviert, sodass eine detaillierte Analyse jederzeit möglich ist.

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist Teil des Techboost von der Telekom

Made in Germany

Das Hosting unserer Software findet über die Open Telekom Cloud statt. Die Weiterentwicklung und der Support sind ebenfalls in Deutschland lokalisiert.

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist mit der SSL Verschlüsselung geschützt

Sichere Datenübertragung

Höchste Sicherheitsstandards sind uns ein Bedürfnis, daher werden Datenübertragungen über sichere SSL-Zertifikate geschützt.

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