GoBD im Handwerk

Geschichte der GoBD - gültig seit 2017

Die Geschichte der GoBD ist noch relativ jung: Die erste Fassung stammt aus dem Jahr 2014 und trat im Januar 2015 in Kraft. Damit lösten sie die bis dato geltenden Grundsätze der Buchführung und des Datenzugriffs (GoBS und GDPdU) ab. Die GoBD waren die logische Konsequenz aus der digitalen Weiterentwicklung der Unternehmen, die bei der Buchhaltung vermehrt auf unterstützende Software zurückgriffen.

Nach einer Übergangsfrist, in der sich Unternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer auf die neuen Kriterien einstellen konnten, waren die GoBD offiziell seit 2017 gültig. Im November 2019 wurde vom BMF allerdings eine Neufassung veröffentlicht, die der „alten“ Version relativ ähnlich ist und nur in einigen Punkten zugunsten von Unternehmen modifiziert wurde. So ist beispielsweise das mobile Scannen von Belegen mit dem Smartphone nun offiziell erlaubt. Die neuen GobD gelten seit Januar 2020.

Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungspflicht oder auch Verantwortung - Gewerbetreibende im Handwerk müssen sich unter diesen Begriffen etwas vorstellen können, wenn sie die elektronische Buchhaltung GoBD-konform führen wollen. Denn im schlimmsten Fall drohen bei Nichtbeachtung der Vorgaben Strafen wie Steuerhinzuschätzungen. Hier kannst du dir über das wichtigste zum Thema GoBD einen kurzen Überblick verschaffen.

Eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD, allerdings gibt es weder für das Handwerk noch für einen anderen Bereich die „perfekte“ Lösung. Da jeder Betrieb anders ist, ist es auch individuell verschieden, wie zweckmäßig eine besonders detaillierte oder umfangreiche Darstellung ist. Sicher ist aber, dass für jedes DV-System, das genutzt wird, eine eigene Verfahrensdokumentation erstellt werden muss. In dieser müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens eindeutig ersichtlich werden.

Zudem gibt es vier Abschnitte, die gemäß den GoBD essenzieller Bestandteil sind, wenn Handwerker, Bauunternehmer und andere Dienstleister eine Verfahrensdokumentation erstellen: Eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation sowie eine Betriebsdokumentation.

Während die allgemeine Beschreibung die „harten Fakten“ des Handwerksbetriebs wie Zweck, Organisation, Zuständigkeit und Aufgaben der Mitarbeiter beschreiben soll, ist die Anwenderdokumentation so etwas wie eine Bedienungsanleitung. Aus ihr soll hervorgehen, wie das eingesetzte EDV- oder IT-Systeme sachgerecht benutzt wird.

Die technische Dokumentation beschreibt die EDV-Umgebung und alles, was damit zusammenhängt. Dazu zählt die eingesetzte IT inklusive Hardware, Verantwortlichen, Nutzern, aber auch Software oder die Organisation von Datenschutz und Datensicherung. Die Betriebsdokumentation hingegen beschreibt Sicherheitsvorkehrungen, die der Betrieb trifft, um die Stabilität seiner EDV zu garantieren. Dazu zählen auch Notfallpläne bei einem Systemausfall.

Bedenke, dass die festgehaltene Verfahrensdokumentation für die Zeit der Aufbewahrung jederzeit dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entsprechen muss. Ansonsten gilt es sie anzupassen und zudem darauf zu achten, dass Änderungen in der Dokumentation historisch nachvollziehbar sind.

Falsche Software benutzt

Etwas unklar ist die Lage, wenn die Missachtung der GoBD auf eine fehlerhafte Software zurückzuführen ist. Erst einmal wird die Strafe dem Betrieb auferlegt: Ob der Hersteller der Software haftbar gemacht werden kann, muss von Fall zu Fall bewertet werden. Denn ganz allgemein gibt es weder eine „richtige“ noch eine „falsche“ Software, um GoBD-konform zu arbeiten. Das liegt daran, dass es keine offizielle Version gibt, die von der Finanzverwaltung anerkannt wird und an die ein Betriebsprüfer gebunden ist.

Handwerker, Kleinunternehmer, Bauunternehmen und andere Dienstleister müssen also nachweisen, dass die mangelhafte Buchführung und der daraus entstandene Schaden nachweislich aufgrund einer nicht funktionierenden Software entstanden ist. Dennoch gibt es keine pauschale Strafe für eine Software, die gegen die GoBD verstößt. Betriebsprüfer müssen eine sachliche Grundlage für die Höhe einer Hinzuschätzung liefern.

Zudem können Handwerker Vorkehrungen treffen, um auch bei einer fehlerhaften Software nicht bestraft zu werden. Mit stichprobenartigen Kontrollen, die du selbst oder dein Steuerberater regelmäßig durchführen sowie dem Augenmerk auf eine aktuelle Verfahrensdokumentation verhinderst du böse Überraschungen am Tag X.

Keine Verfahrensdokumentation bei Steuerprüfung

Das Fehlen oder die Unvollständigkeit einer Verfahrensdokumentation bei der Steuerprüfung ist für sich allein kein Verstoß gegen die GoBD. Aber wenn die Nachvollziehbarkeit sowie die Nachprüfbarkeit dadurch beeinträchtigt sind, ändert sich die Sachlage. Dann kann der Betriebsprüfer die Buchführung verwerfen und eine Hinzuschätzung der Steuer vornehmen, die im schlimmsten Fall zwischen 5 und 10 Prozent liegen kann.

Zudem erschwerst du dem Betriebsprüfer dadurch seine Aufgabe, sich in angemessener Zeit einen Überblick über dein Unternehmen zu verschaffen. Denn eine Verfahrensdokumentation ist im Normalfall das Erste, worauf dieser zurückgreift. Wenn die Dokumentation fehlt, bist du oder einer deiner Mitarbeiter also im Zweifel gefordert, die Prozesse aus dem Kopf heraus so darzustellen, dass diese leicht nachvollziehbar und nachprüfbar sind.

Es sollte inzwischen klar geworden sein, dass die Einhaltung der GoBD im Handwerk mehr als ratsam ist. Eine GoBD-konforme Software kann dir dabei viel Arbeit abnehmen, dennoch ist es ratsam immer wieder zu kontrollieren, ob die Anforderungen auch eingehalten werden. Unsere GoBD Checkliste für 2020 und 2021 bereitet dich auf die Anforderungen des Finanzamts vor: