ZUGFeRD und XRechnung: Was ist eine elektronische Rechnung eigentlich?
Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar und somit für die elektronische Verarbeitung geeignet. Die Rechnungsdaten sind hierfür im sogenannten XML-Format organisiert. Bloße PDF-Dateien, Word-Dokumente oder Scans von analogen Rechnungen besitzen keine angehängte XML-Datei und erfüllen deshalb nicht die Voraussetzungen einer elektronischen Rechnung.
Gängig sind hierzulande daher zwei Dateiformate: ZUGFeRD und XRechnung.
- Beim ZUGFeRD-Format („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) handelt es sich um einen hybriden Datentyp, der vordergründig aus einer normalen PDF-Datei besteht, aber gleichzeitig mit einem „unsichtbaren“ XML-Teil kombiniert wird. Somit ist eine solche Rechnung sowohl von Mensch als auch Maschine lesbar.
- Eine XRechnung ist hingegen ein rein XML-basiertes Datenmodell, das lediglich vom Computer gelesen werden kann. Dennoch ist die XRechnung ein gängiger Standard für elektronische Rechnungen und findet gerade bei öffentlichen Aufträgen häufig Anwendung.
Wir haben dir die wichtigsten Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung in einer Tabelle zusammengefasst:
| Eigenschaften | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | hybrid (PDF + XML) | reine XML-Datei |
| Dateiendung | .xml | |
| Lesbarkeit | lesbar von Menschen und Maschinen | nur maschinenlesbar |
| Anwendungsbereich | vorwiegend B2B (Geschäfte zwischen Unternehmen) | vorwiegend B2G (Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern) |
| Vorteile | hohe Flexibilität, Sichtprüfung durch Menschen möglich | hohe Standardisierung, optimiert für öffentliche Aufträge |
