E-Rechnung Software für Handwerker

Keine Faxen machen: Erstelle E-Rechnungen mit HERO!

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt seit dem 01.01.2025 – was nun? Keine Sorge: Mit HERO ist dein Betrieb bestens für das digitale Zeitalter gerüstet. Erstelle elektronische Rechnungen als ZUGFeRD-Datei oder XRechnung direkt in unserer Handwerkersoftware. Einfacher geht es nicht!

Pflicht zur E-Rechnung: Was müssen Handwerker beachten?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland im B2B-Bereich die Pflicht zur E-Rechnung. Müssen Handwerker jetzt also ihr gesamtes Rechnungswesen umstellen? Hier können wir Entwarnung geben. Aktuell müssen Unternehmen erst einmal nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Dazu reicht tatsächlich schon ein einfaches E-Mail-Postfach aus.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen gilt hingegen eine Übergangsfrist: Demnach sind Papierrechnungen noch bis Ende 2026 zulässig, für Unternehmen mit einem jährlichen Gesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt diese Regelung sogar bis Ende 2027. Wer noch nicht auf ein rein elektronisches Rechnungswesen setzt, hat also genug Zeit für die Umstellung – das geht am besten mit einer E-Rechnung Software wie dem HERO Rechnungsprogramm.

ZUGFeRD und XRechnung: Was ist eine elektronische Rechnung eigentlich?

Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar und somit für die elektronische Verarbeitung geeignet. Die Rechnungsdaten sind hierfür im sogenannten XML-Format organisiert. Bloße PDF-Dateien, Word-Dokumente oder Scans von analogen Rechnungen besitzen keine angehängte XML-Datei und erfüllen deshalb nicht die Voraussetzungen einer elektronischen Rechnung.

Gängig sind hierzulande daher zwei Dateiformate: ZUGFeRD und XRechnung.

Beim ZUGFeRD-Format („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) handelt es sich um einen hybriden Datentyp, der vordergründig aus einer normalen PDF-Datei besteht, aber gleichzeitig mit einem „unsichtbaren“ XML-Teil kombiniert wird. Somit ist eine solche Rechnung sowohl von Mensch als auch Maschine lesbar.
Eine XRechnung ist hingegen ein rein XML-basiertes Datenmodell, das lediglich vom Computer gelesen werden kann. Dennoch ist die XRechnung ein gängiger Standard für elektronische Rechnungen und findet gerade bei öffentlichen Aufträgen häufig Anwendung.

Wir haben dir die wichtigsten Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung in einer Tabelle zusammengefasst:

Eigenschaften	ZUGFeRD	XRechnung
Format	hybrid (PDF + XML)	reine XML-Datei
Dateiendung	.pdf	.xml
Lesbarkeit	lesbar von Menschen und Maschinen	nur maschinenlesbar
Anwendungsbereich	vorwiegend B2B (Geschäfte zwischen Unternehmen)	vorwiegend B2G (Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern)
Vorteile	hohe Flexibilität, Sichtprüfung durch Menschen möglich	hohe Standardisierung, optimiert für öffentliche Aufträge

Angebote & Rechnungen erstellen mit HERO Software

Erstelle E-Rechnungen für Handwerker einfach und schnell mit dem Rechnungsprogramm von HERO.

E-Rechnungen erstellen mit HERO

HERO erlaubt es dir schon jetzt, E-Rechnungen einfach und unkompliziert direkt in unserer Handwerkersoftware zu erstellen. In der Praxis wirst du vor allem Rechnungen im ZUGFeRD-Format benötigen: Dafür kannst du dann schlichtweg das herkömmliche HERO Rechnungsprogramm inkl. E-Rechnung Software nutzen. Erstelle einfach in der Projektmappe oder in der Dokumentenübersicht eine Rechnung und gib per Häkchen an, dass du eine ZUGFeRD-Datei wünschst – fertig!

Um eine XRechnung zu erstellen, musst du hingegen lediglich die ZUGFeRD-Datei als PDF öffnen und kannst dann im Anhang die angehängte XML-Datei gesondert herunterladen. Somit ist das E-Rechnung Programm von HERO sowohl mit ZUGFeRD als auch mit XRechnungen kompatibel und erlaubt dir die schnelle und unkomplizierte Erstellung von E-Rechnungen jeder Art.

Alle Dokumente und Rechnungen lassen sich problemlos in der HERO Handwerkersoftware ablegen und speichern.

Import von E-Rechnungen gemäß ZUGFeRD

Du erhältst eine Rechnung im ZUGFeRD-Format und willst diese abspeichern? Auch hierfür kannst du HERO reibungslos nutzen. Alle ZUGFeRD-Dokumente lassen sich normal in unserer Handwerkersoftware einlesen – du kannst die E-Rechnung also wie eine herkömmliche PDF-Datei in der HERO Software hochladen und in deinem Beleg-Archiv ablegen.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format lassen sich folglich wie jedes andere Dokument in wenigen Klicks importieren und innerhalb der HERO Handwerkersoftware abspeichern. Damit ist der Großteil aller Anwendungsfälle abgedeckt, eine XRechnung wird in der Regel nur bei öffentlichen Aufträgen benötigt. Damit du aber auch wirklich jede E-Rechnung einlesen kannst, wird HERO zukünftig auch den Import von XRechnungen unterstützen. Ein Update für unsere E-Rechnung Software ist im ersten Quartal 2025 geplant!

Das sagen unsere Kunden

„HERO ist leicht verständlich und spart mir wirklich eine Menge Zeit bei der Büroarbeit. Das erwarte ich vom Marktführer unter den Handwerkersoftwares.“

Jelle Govers – Doktor House

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„Ich empfehle allen Kollegen, direkt mit HERO zu starten - nicht mit Word, Excel oder der Software vom Lieferanten.“

André Gundlach – Hans Grebe e. K.

„Die Dokumentenerstellung mit Drag & Drop ist einfach und bequem. Eine echte Erleichterung bei der Büroarbeit.“

H. Georg Zinn – Zinnwasser GmbH

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„Angebote können gleich in Rechnungen umgewandelt werden - das verringert Fehler und man sieht direkt, was noch offen ist.“

Evren Yildirim – AKSA GmbH

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„Die Bedienung der Software ist so intuitiv, dass ich ohne Probleme und ohne lange Einweisung direkt loslegen konnte.“

Mike Reiche – Heizung Sanitär Reiche

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Bild: Übersicht in Hero von Aufgaben, Mitarbeiterverwaltung und Einsatzplanung. — HERO bietet dir nicht nur ein integriertes Rechnungsprogramm, sondern ist eine ganzheitliche Handwerkersoftware, mit der sich alle Büroaufgaben digitalisieren lassen.

All-in-One-Software für Handwerker: HERO kann noch mehr

HERO ist aber nicht nur ein bloßes E-Rechnung Programm, sondern unterstützt dich bei sämtlichen Verwaltungsaufgaben, die in deinem Handwerksbetrieb anfallen. Von der mobilen Zeiterfassung über die Auftragsabwicklung bis hin zur digitalen Plantafel: HERO ist eine vollumfängliche Bürosoftware, mit der sich alle Arbeitsbereiche digitalisieren lassen. So arbeitest du noch schneller, noch effizienter, noch moderner!

Damit du HERO flexibel und ortsunabhängig nutzen kannst, ist unsere Handwerkersoftware zudem natürlich als App (Android & iOS) inkl. Cloud-Anbindung erhältlich. Trage noch schnell auf dem Parkplatz einen Termin ein oder lasse dir auf der Baustelle direkt einen Lieferschein unterschreiben: HERO gibt es für alle Endgeräte inkl. Smartphone und Tablet.

Die wichtigsten Features

Rechnungsprogramm

Erstelle mühelos Angebote, Rechnungen oder Kalkulationen und speichere sie dann einfach in der Cloud ab – so hat dein Team sofort Zugriff auf alle Dokumente.

Baustellenplaner

Mit der digitalen Plantafel und der übersichtlichen Projektpipeline behältst du auch im schlimmsten Terminchaos stets den Überblick.

Personalverwaltung

Kalender, Urlaubsplanung, Zeiterfassung – Stundenzettel haben ausgedient, manage dein Team ab sofort digital!

HERO App

Du schwörst auf dein Mobilgerät von Android oder Apple? Erledige all deine Aufgaben einfach per Handy oder Tablet.

Schnittstellen

IDS Connect, DATANORM, Lexware Office uvm. – HERO bietet eine Anbindung zu zahlreichen externen Plattformen.

Übersicht

Alle Features von HERO Software auf einen Blick!

FAQ: Häufige Fragen & Antworten

Muss ich ab 2025 ausschließlich elektronische Rechnungen ausstellen?

Nein, ab dem 01.01.2025 gilt lediglich die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Handwerksbetriebe müssen also in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Dafür ist aber schon ein reguläres E-Mail-Postfach ausreichend. Bei der Ausstellung von Rechnungen sind hingegen bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen zulässig, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € dauert diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2027.

Was sind die Vorteile einer E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen bieten eine höhere Automatisierung und Standardisierung sowie gleichzeitig ein geringeres Fehlerrisiko. Obendrein lassen sich durch die schnelle und papierlose Verarbeitung sowohl Geld als auch Zeit sparen. Handwerksbetriebe sollten deswegen nicht zu lange warten, sondern ihr Rechnungswesen so bald wie möglich umstellen. Dafür empfiehlt sich eine Handwerkersoftware mit integriertem Rechnungsprogramm wie HERO.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD wie auch XRechnung sind gängige Dateiformate einer E-Rechnung. Während eine XRechnung aber nur als XML-Datei vorliegt und somit lediglich maschinenlesbar ist, handelt es sich bei ZUGFeRD um eine PDF-Datei mit angehängtem XML-Teil, die auch von Menschen gelesen werden kann. In der Praxis sind sowohl XRechnung als auch ZUGFerD relevant: HERO unterstützt deswegen die Erstellung beider E-Rechnungen.

Benötige ich für ZUGFeRD-Rechnungen die Angabe einer Leitweg-ID?

Bei E-Rechnungen wird oft nach einer Leitweg-ID gefragt: Dabei handelt es sich um eine eindeutige Kennung zur Identifikation des Rechnungsempfängers. HERO erlaubt die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen aber auch ohne Leitweg-ID: In unserem Rechnungsprogramm musst du nur die E-Mail-Adresse des Kunden sowie deine IBAN und Umsatzsteuer-ID angeben, um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zu generieren. Eine Leitweg-ID kannst du aber dennoch in den Kundenstammdaten eintragen – das ist etwa bei öffentlichen Aufträgen sinnvoll.

Kann ich das Rechnungsprogramm von HERO kostenlos testen?

Du willst dich selbst davon überzeugen, dass HERO die beste E-Rechnung Software für Handwerker ist? Lege dir jetzt einen Test-Account an und nutze HERO 14 Tage lang – natürlich kostenfrei und unverbindlich.

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Umsatz im Handwerk

Wir stellen sicher, dass du dich mit HERO auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Effizientes & digitales Arbeiten gehen Hand in Hand.

Nutzer*innen

Wir bieten dir kontinuierliche Weiterentwicklung, Verbesserung und Funktionserweiterung unserer Handwerker-Software.

Mitarbeiter*innen

Unser Team sorgt sich täglich um deine digitale Zukunft und findet neue Möglichkeiten, deine individuellen Prozesse optimal zu digitalisieren.