Mahnwesen Software

Nutzt du den automatischen Rechnungsabgleich über unsere Lexware Office Schnittstelle, kannst du dein Mahnwesen mit HERO sogar noch weiter vereinfachen. Rechnungen werden einfach digital an Lexware Office übergeben. Registriert Lexware Office eine Zahlung, wird diese Information an die Handwerkersoftware weitergeleitet. Bleibt die Zahlung aus, kannst du in HERO direkt den entsprechenden Mahnlauf starten.

Selbstverständlich kannst du den Mahnlauf zwischendurch auch pausieren, etwa, wenn der Kunde eine Teilzahlung geleistet hat oder zugesichert hat, den offenen Betrag zeitnah zu begleichen. Diese Information kannst du ebenfalls in der Mahnwesen-Übersicht in HERO festhalten, sodass auch andere Mitarbeitende immer über den aktuellen Status informiert sind.

Rund um das Thema Mahnwesen kommt vor allem immer wieder eine Frage auf: Sind eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung dasselbe? Rein rechtlich betrachtet gibt es keinen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Obwohl der Gesetzestext des Bürgerlichen Gesetzbuchs das Wort „Zahlungserinnerung“ nicht kennt, kann eine versendete Zahlungserinnerung mit einer ersten Mahnung gleichgestellt werden. Eine Zahlungserinnerung unterscheidet sich zumeist nur im Titel und im Ton des Anschreibens von einer Mahnung.

In der Regel wird der in Verzug geratene Kunde in der Zahlungserinnerung freundlich daran erinnert, der Zahlungsaufforderung nachzukommen und die Forderung bzw. Rechnung zu begleichen. Wesentlich für Zahlungserinnerungen, bzw. Mahnungen an Privatkunden ist eine in der Rechnung festgelegte Zahlungsfrist von in der Regel 30 Tagen. Der Kunde gerät mit Überschreitung der Frist automatisch in Verzug. Ohne genaue Zahlungsfrist ist eine Rechnung im B2C-Bereich nicht zulässig. Im B2B-Bereich ist eine Rechnung ohne Zahlungsziel direkt nach Erhalt fällig.

Ob und welche neuen Zahlungsfristen in Mahnungen festgelegt werden, bleibt in erster Linie dem Unternehmen überlassen. Üblich sind 10 bis 14 Tage nach Ausstellung der ersten Erinnerung, 7 bis 10 Tage in der zweiten und 3 bis 5 Tage in der dritten und letzten Mahnung. In Zahlungsverzug gerät der Kunde jedoch immer bereits nach Ablauf der ersten Zahlungsfrist, unabhängig von weiteren Mahnfristen.

Ab der zweiten Mahnstufe sind sogenannte Mahngebühren zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag üblich. Ab dem zweiten Mahnschreiben können durch den Zahlungsverzug entstandene Kosten erhoben werden, sofern darauf in der ersten Mahnung hingewiesen wurde. Die Höhe der Mahngebühren beträgt in der Regel nur wenige Euro, da sie beispielsweise Materialkosten und Porto bei postalischer Zustellung, nicht aber Personalkosten o. Ä. abdecken dürfen.

Ab der dritten Mahnstufe werden meist sogenannte Verzugszinsen erhoben. Die Höhe der Verzugszinsen, die prinzipiell ab dem ersten Tag nach der Zahlungsfrist erhoben werden können, sind gesetzlich klar definiert:

• Die Höhe der Verzugszinsen kann vorab vertraglich geregelt werden.
• Bei Bauleistungen werden Verzugszinsen nach VOB/B geregelt.
• Ohne vertragliche Regelung werden Verzugszinsen nach dem gesetzlichen Zinssatz erhoben, demzufolge sie 5 % über dem Basiszinssatz, aktuell also bei 6,27 % liegen dürfen
  (Basiszinssatz vom 01.07.2025: 1,27 %).

Bei Ausbleiben einer Zahlung werden vom Unternehmen üblicherweise drei Mahnungen an den säumigen Kunden versendet. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von drei Mahnstufen. Dabei ist es unerheblich, ob die Schreiben als Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung oder erste, zweite und dritte Mahnung bezeichnet werden.

Wichtig ist, dass die Mahnschreiben immer das aktuelle Datum, das Datum der vorangegangenen Rechnung, die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum, den zu zahlenden Betrag und ein neues Zahlungsziel enthalten. Ob Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben werden, ist meist im Einzelfall zu entscheiden, sofern die Verzugszinsen nicht vorab vertraglich geregelt wurden.

Der Weg eines gerichtlichen Mahnverfahrens ist oft mühsam und langwierig und sollte nicht nur deshalb die letzte Option sein, wenn sich ein Kunde länger im Zahlungsverzug befindet. Häufig lohnt es sich, bei nicht erhaltenen Zahlungen einen Anwalt zu kontaktieren, der den Schuldner kontaktiert und auf weitere mögliche rechtliche Schritte hinweist. Ein anwaltliches Mahnschreiben zeigt in vielen Fällen Wirkung.

Eine Alternative stellen Inkassobüros dar, die sich um das Eintreiben der Schulden kümmern. Auch hier trägt der Schuldner in der Regel die Kosten, sofern er nicht insolvent ist oder die Rechnung falsch ausgestellt wurde. Um unnötige Kosten zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Details vorab mit dem Inkassobüro bzw. dem Anwalt zu besprechen und auch den ausstehenden Betrag zu berücksichtigen.