Bild: Bei Hero richtig durchstarten mit diesen Tipps zum Rechnungsprogramm!

Kumulierte Rechnung erstellen

Nie wieder Kummer bei der Rechnungsstellung!

Suchst du nach einem Rechnungsprogramm für die einfache Erstellung kumulierter Rechnungen? HERO unterstützt Handwerker und Bauunternehmen bei der Rechnungsstellung: Welche Infos eine kumulierte Rechnung enthalten muss, wie sie aufgebaut ist und wie du ganz einfach kumulierte Rechnungen erstellst, erfährst du hier.

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Was ist eine kumulierte Rechnung?

Als kumulierte Rechnung wird eine Rechnung bezeichnet, auf der immer das gesamte Leistungsverzeichnis (LV) sowie alle bereits getätigten Abschlagszahlungen des Auftraggebers aufgelistet werden. Der lateinische Begriff kumulieren bedeutet so viel wie anhäufen oder ansammeln. Die kumulierte Rechnung kommt meist bei umfangreichen Aufträgen, zum Beispiel im Fall von Bauleistungen zum Einsatz und hat in erster Linie den Vorteil der besseren Übersicht und Nachvollziehbarkeit des Leistungsstandes und der Zahlungen für den Leistungsempfänger.

Prinzipiell können kumulierte Rechnungen jedoch bei verschiedensten Dienstleistungen und handwerklichen Arbeiten sinnvoll sein. Aus Sicht des Unternehmens erleichtern Abschläge nicht zuletzt das Liquiditätsmanagement. Für Handwerkerinnen und Handwerker bedeutet die kumulierte Rechnung häufig einen Mehraufwand – zumindest ohne das passende Rechnungsprogramm. Mit der HERO Handwerkersoftware können kumulierte Rechnungen problemlos auf Knopfdruck erstellt werden.

Wann wird eine kumulierte Rechnung benötigt?

Eine kumulierte Rechnung ist immer dann sinnvoll, wenn sich ein Projekt über einen längeren Zeitraum erstreckt und schon während der Umsetzung verschiedene Leistungen bzw. Teilleistungen abgerechnet werden sollen. So behalten Auftraggeber stets den Überblick und Handwerker kommen schneller an ihr Geld. Eine generelle Pflicht zur Erstellung von kumulierten Rechnungen existiert allerdings nicht.

Bei Bauverträgen nach Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) oder Werkvertrag nach BGB kann eine kumulative Rechnungslegung jedoch vertraglich festgelegt werden. Dementsprechend müssen erhaltene kumulative Abschlagszahlungen vom Rechnungsbetrag der jeweils folgenden Abschlagsrechnung abgezogen werden. Dieses Verfahren zieht sich dann durch das gesamte Projekt bis zur Schlussrechnung.

Kumulierte Rechnung vs. Abschlagsrechnung

Im Zusammenhang mit länger andauernden Projekten ist häufig auch von Abschlagsrechnungen bzw. Akontorechnungen die Rede. Häufig werden dabei die Begriffe Abschlagsrechnung und Teilrechnung synonym verwendet. Sie meinen in der Praxis jedoch nicht immer dasselbe. Von einer Abschlagsrechnung und der damit einhergehenden Abschlagszahlung spricht man, wenn der Teil einer Leistung bereits vor der vollständigen Erbringung gezahlt wird. Zum Beispiel wenn die Materialkosten für eine Badsanierung noch während der Umsetzung in Rechnung gestellt werden.

Eine Teilrechnung wird hingegen in der Regel zur Abrechnung eines Projektabschnitts und nach dessen Abnahme gestellt. Bei einer einzelnen Abschlagszahlung, beispielsweise für Materialkosten, ist eine pauschale Abschlagsrechnung auch nach Vergabe- und Vertragsordnung (VOB) zulässig. Ab einer zweiten Abschlagsrechnung empfiehlt sich die kumulative Darstellung der bereits erbrachten Abschlagszahlungen bzw. Leistungen. Wichtig ist, dass in beiden Fällen die bereits getätigten Zahlungen auf der Schlussrechnung aufgeführt werden müssen.

Kumulierte Rechnungen auf Knopfdruck

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Bild: Kumulierte Rechnung in der Software erstellen — Kumulierte Rechnungen erstellst du mit HERO ganz einfach.

Kumulierte Rechnungen erstellen mit HERO

In der HERO Handwerkersoftware werden kumulierte Rechnungen einfach auf Knopfdruck erstellt. Bei der Rechnungsstellung in der Software hast du die Wahl, eine Teilrechnung, eine kumulierte Rechnung oder eine Schlussrechnung zu erstellen. Sollen in einem Projekt mehrere Rechnungen gestellt werden, entspricht die erste Rechnung einer Teilrechnung und alle folgenden Teilrechnungen einer kumulierten Rechnung.

In einer Positionsauswahl kannst du dann alle bereits abgerechneten Positionen auswählen. Die Software stellt anschließend alle Positionen inklusive des Datums der entsprechenden Rechnung, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbeträge automatisch auf der Rechnung dar. Rechnungen können in HERO übrigens auf Basis von Aufmaßen, Baustellenberichten oder Angeboten erstellt werden. Dadurch sparst du viel Zeit bei der Dokumentenerstellung und hast immer den vollständigen Überblick über den Stand deiner Projekte.

Das sagen unsere Kunden

„Die Umwandlung vom Angebot in eine Rechnung ist wirklich praktisch. Außerdem lassen sich bequem Abschlagszahlungen berücksichtigen. Top!“

Heiko Braun & Frank Gußmann - HF Solarbau

„Die Rechnung kann ich direkt aus dem Angebot erstellen. Die Positionen kann ich anschließend auch noch bearbeiten.“

Maciej Szwajnoch - AMS Bauelemente GmbH & Co. KG

„Dokumente kann ich ganz einfach umwandeln. Bei der Rechnungsstellung sind auch Abschlagsrechnungen oder Teilrechnungen überhaupt kein Problem.“

Stephen Zintl - Schreinerei Zintl GbR

„Mit HERO kann ich ganz einfach Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen erstellen und ein Angebot in eine Rechnung umwandeln.“

Muharrem Akis - M.N.A. Bau

„Ein kleines Detail bei der Rechnungsstellung gefällt mir besonders: Dass ich den Abschlag wahlweise in Prozent oder in Euro angeben kann.“

Steve Wilde - Carpenta

Das muss eine kumulierte Rechnung enthalten

Im Prinzip gelten für die kumulierte Rechnung dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Art von Rechnung. Definitiv enthalten sein müssen: Rechnungsnummer, Kundennummer und Auftragsnummer, Name und Anschrift des Kunden sowie des Unternehmens, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Kontaktdaten und das Rechnungsdatum. Ebenso Informationen über die erbrachte Leistung, inklusive Zeitraum der Erbringung und Leistungsbeschreibung. Selbstverständlich dürfen die Zahlungsinformationen und das Fälligkeitsdatum nicht fehlen.

Die Besonderheit der kumulierten Rechnung liegt in der Aufschlüsselung der Teilleistungen und bereits gezahlten Abschläge. Es müssen alle bisher in Rechnung gestellten Beträge aus vorherigen (kumulierten) Rechnungen sowie die Beträge der neu erbrachten Leistungen und der Gesamtbetrag mitsamt Nettobetrag und Umsatzsteuer gelistet werden. Für eine bessere Nachvollziehbarkeit sollten eine Referenznummer oder ähnliche Hinweise auf die vorherigen Rechnungen enthalten sein. Alle Pflichtangaben haben wir hier für dich aufgelistet:

Art der Rechnung	Angaben	Erläuterung
Jede Rechnung	Kontaktdaten	Name & Anschrift des Kunden und des Unternehmens
	Steuerdaten	Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer des Unternehmens
	Rechnungsdaten	Datum & Rechnungsnummer
	Zahlungsinformationen	Entgelt inkl. Steuersätze (ggf. Skonti/Rabatte), Bankdaten & Fälligkeitsdatum
	Informationen zu Leistungen oder Lieferungen	Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung sowie Beschreibung (Menge, Art, Umfang etc.)
Kumulierte Rechnung	Abrechnungsdaten	Datum und Abrechnungsnummer jeder einzelnen Abrechnung sowie Abrechnungszeitraum
	Auftragsdetails	Chronologische Auflistung aller Einzelaufträge
	Zahlungsangaben	Auflistung aller bereits gezahlten Beträge, offener Beträge und des Gesamtbetrags, netto und Umsatzsteuer

Kumulierte Rechnungen auf Knopfdruck

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Bild: Beispiel für eine kumulierte Rechnung — Kumulierte Rechnungen enthalten immer die Beträge aller Teilrechnungen.

Beispiel: So sieht eine kumulierte Rechnung aus

Anders als Einzelrechnungen enthalten kumulierte Sammelrechnungen alle Positionen aus den vorangegangenen Teilrechnungen. Um diese nicht doppelt in Rechnung zu stellen, werden sie am Ende des Dokuments vom Gesamtbetrag abgezogen. Als Beispiel kann ein Bauprojekt angenommen werden, bei dem zehn Heizungen zum Nettopreis von je
10.000 € als Komplettpaket eingebaut werden sollen. Das Bauprojekt ist in drei Abschnitte eingeteilt und nach jedem Abschnitt soll eine Rechnung erstellt werden.

Nach dem ersten Abschnitt werden drei Heizungen in einer Position für 35.700 € inkl. Steuern in Rechnung gestellt. Im zweiten Bauabschnitt werden vier weitere Heizungen eingebaut. Hierfür wird nun aber keine Rechnung mit einer Position à vier Heizungen erstellt, sondern alle sieben bereits verbauten Heizungen werden auf der Rechnung als Stückzahl genannt. Auf der Rechnung wird jedoch der Betrag der ersten Teilrechnung angegeben und von der Gesamtsumme abgezogen.

Auf der letztendlichen Abschlussrechnung werden dann alle zehn Heizungen gelistet. Beide vorangegangenen Teilrechnungen werden inkl. Rechnungsnummer unterhalb der Gesamtsumme angegeben und von der Summe der Schlussrechnung abgezogen. Dies geschieht auch, sollte noch ein Betrag aus den Teilrechnungen offen sein. Der offene Betrag wird auch auf einer kumulierten Rechnung gesamtheitlich angegeben. Hier findest du die Vorlage der Abschlussrechnung aus unserem Beispiel als Download.

Bild: Aufgabenmanagement in der HERO App — Kundenverwaltung, Dokumentenmanagement und vieles mehr!

Rechnungsprogramm mit Cloud & App

Mit HERO nutzt du ein vollumfängliches Rechnungsprogramm, mit dem auf Knopfdruck jede Art von Rechnung erstellt werden kann. HERO wurde speziell für Handwerksbetriebe und Bauunternehmen entwickelt und bietet zahlreiche weitere Funktionen, die den Arbeitsalltag von Handwerkerinnen und Handwerkern erleichtern. Neben einem intuitiven Kalkulationsprogramm für die Angebotserstellung können auch Aufträge und Termine in HERO geplant und an Mitarbeitende verteilt werden.

Diese sehen alle wichtigen Infos dank der Cloud-Anbindung auf jedem Gerät im Browser oder auf dem Handy oder Tablet auch in der praktischen HERO App. Digitale Baustellenplanung, Foto-Dokumentation des Leistungsstandes, Arbeitszeiterfassung per App, digitale Unterschrift auf Smartphone und Tablet – das alles bietet die HERO Handwerkersoftware! Probiere HERO jetzt 14 Tage lang kostenlos aus und überzeuge dich selbst.