Die HERO App ist die einfachste Möglichkeit, Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet digital zu unterschreiben. Erstelle Angebote und Rechnungen ganz einfach von unterwegs aus und lass deine Kunden direkt digital unterschreiben.
Mit der HERO App einfach am Smartphone oder Tablet digital unterschreiben.
Was ist eine digitale Unterschrift?
Die digitale Unterschrift sieht aus wie deine Signatur in Schriftform - der Unterschied ist, dass du nicht auf Papier, sondern am Smartphone oder Tablet unterschreibst. Dein Anbieter für das rechtssichere digitale Unterschreiben ist HERO. In der HERO App kannst du Dateien, wie Angebote oder Verträge erstellen und sie direkt von deinen Kund*innen am Mobilgerät unterzeichnen lassen. Dann kannst du sie als PDF abspeichern und im Dokumentenmanagementsystem immer wiederfinden.
Deine signierten Dokumente kannst du deinen Kunden bereitstellen, indem du sie einfach per E-Mail verschickst oder ausdruckst. Du musst nur beachten, dass du in Hero unterschriebene Dateien nach dem Unterzeichnen nicht mehr einfach weiter bearbeiten kannst. Wenn du ein bereits unterschriebenes Dokument nochmal änderst, fällt die digitale Signatur weg. Dies dient dem Schutz deines Unternehmens und der persönlichen Datensicherheit deiner Kunden.
Digitale Unterschrift erstellen
Wie funktioniert das jetzt genau mit dem digital Unterschreiben? Du öffnest ein Dokument in der HERO App auf deinem Mobilgerät. Ob iPhone von Apple oder Android Gerät ist hier egal. In deinem Dokument kannst du dann das Feld „Unterschreiben” auswählen und den Namen des Unterzeichnenden sowie das Datum ändern. Dein Kunde kann dann direkt mit seinem Finger am Tablet oder Smartphone unterschreiben und seine Unterschrift wird automatisch in das entsprechende PDF Dokument eingefügt. Rechtsgültig und ganz ohne Stift und Papier ist HERO deine zertifizierte Software für die digitale Unterschrift.
Dokumente mit HERO Software digital unterschreiben
Du kannst verschiedene digitale Unterschriften erstellen, die jeweils andere Anforderungen erfüllen. Mit HERO ist die einfache elektronische Signatur (EES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) möglich. Wenn du ein Dokument unterschreiben möchtest, das die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordert, müsstest du es in Schriftform unterzeichnen. Das betrifft aber keine Dokumente, die du im Alltag brauchst. Die QES verwendest du zum Beispiel, wenn es um Inhalte im Arbeitsrecht geht.
Unsere Tabelle zeigt dir nochmal, wie du Dokumente digital unterschreiben musst, damit deine Unterschriften rechtsgültig und GoBD-konform sind. Unten stehend findest du die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES), jeweils mit Beispielen. (Stand September 2024).
Signatur
Einfache Elektronische Signatur (EES)
Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Beispiele
Arbeitsvertrag
Angebot
Kündigung
Kostenvoranschlag
Rechnung
Betriebsvereinbarung
Auftragsbestätigung
Kaufvertrag
Aufhebungsvertrag
Bestellbestätigung
Abmahnung
Interessenausgleich
Interne Dokumente
Lieferantenvertrag
Arbeitnehmerüberlassung
Clickwraps (z.B. Standardbestimmungen)
Personenversicherung
Finanzierungsantrag
HERO-Feature
Rechtssicher
Rechtssicher
In Schriftform
Das sagen unsere Kunden
„Mit der App kann ich den Kunden direkt vor Ort das Angebot unterschreiben lassen. Schneller geht eine Auftragsbestätigung nicht!"
Michael Rücker - STS GmbH
„In der HERO App habe ich auch unterwegs alle wichtigen Funktionen parat: Kundenkontakte, Navigation, Baustellen-Doku, mobile Unterschrift und noch mehr."
Daniel Fast - Fast Heizen
„Die mobile Unterschrift funktioniert einwandfrei - schneller kann man Aufträge nicht bestätigen lassen.“
Konrad Oschmann - Elektro Oschi
„Dass ich den Kunden digital unterschreiben lassen kann, ist sehr hilfreich und spart uns beiden Zeit."
Daniel Werchan - Meisterbetrieb Daniel Werchan
„Mit der HERO App fürs Handy habe ich immer alles dabei und kann den Kunden gleich vor Ort unterschreiben lassen.“
Erwin Maus - MaCoTec e.K.
Mithilfe der digitalen Unterschrift arbeitest du schneller, sicherer und sparst Papier.
Vorteile der digitalen Unterschrift
Verabschiede dich von der klassischen Unterschrift in Schriftform! Mit der HERO App kannst du eine digitale Unterschrift erstellen und von vielen praktische Vorteilen profitieren. Die wichtigsten Inhalte und Vorteile der elektronischen Signatur findest du hier einmal im Überblick:
Geringer Zeitaufwand & Schnelle Vertragsunterzeichnung: Dank der digitalen Unterschrift bist du nicht mehr auf langwierigen Briefverkehr angewiesen. Du kannst Angebote und Verträge rechtssicher am Tablet in der HERO App unterschreiben lassen und sofort mit der Arbeit loslegen.
Digitalisierung & Papierloses Arbeiten: Wenn du eine digitale Unterschrift erstellst, kannst du die Signatur direkt in ein PDF Dokument einfügen. Verabschiede dich von der unübersichtlichen Büroarbeit mit Papier und Stift und lass dich von unserer Handwerkersoftware überzeugen!
Sicher & Nachprüfbar: Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist sicher und rechtskonform. Dank offiziellen Zertifizierungsstellen und Schlüsseln zum Schutz deiner persönlichen Daten erfüllt die digitale Unterschrift in der HERO App hohe Sicherheitsanforderungen.
Nutzung für alle Gewerke, Mitarbeiter und Endgeräte: Die digitale Unterschrift ist für alle Unternehmen, Mitarbeiter und Geräte, wie Desktops, Smartphones und Tablets verfügbar. Damit arbeitet dein Betrieb in digitaler Topform!
Dank Cloud-Technologie und HERO App kannst du Dokumente auch unterwegs bearbeiten und digital unterschreiben lassen.
Mit Cloud und App von überall aus arbeiten
HERO ist eine vollumfängliche Handwerkersoftware, mit der du deinen Betrieb problemlos digitalisieren kannst. Die Cloud ermöglicht es dir, alle deine Dateien von überall aus abzurufen und zu unterschreiben. Mit der HERO App kannst du also vom Desktop, aber auch vom iPhone oder Tablet arbeiten und behältst alle deine Daten immer im Blick.
Wenn du zum Beispiel unterwegs beim Kunden bist, kannst du einen Auftrag einfach über dein Mobilgerät öffnen und bearbeiten. Dann kannst du deinen Kunden rechtssicher am Tablet digital unterschreiben lassen und direkt mit der Arbeit loslegen. Diese digitale Unterschrift entspricht einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES). Die FES ist für Kaufverträge, Arbeitsverträge, Angebote, Rechnungen etc. rechtssicher und garantiert GoBD-konform. Die digitale Unterschrift des Kunden wird dann in Echtzeit in der Cloud gespeichert und deine Kolleg*innen können sie im Betrieb direkt einsehen.
HERO App auch für iPhone und Tablet
Die Cloud-Software HERO kann von allen Geräten aus genutzt werden, ganz ohne vorherige Installation. Die HERO App ist sowohl für Android als auch für Apple Geräte in der iOS Umgebung verfügbar. Das heißt, du kannst digitale Unterschriften auch auf deinem iPhone oder Tablet erstellen. Dafür öffnest du nur den entsprechenden Auftrag in der HERO App und dein Kunde unterschreibt in Sekundenschnelle digital am Tablet. Die Software ist damit das ideale Tool für alle Handwerker*innen, die ihr Unternehmen über ihre Apple-Geräte verwalten wollen.
Das digitale Unterzeichnen ist für Handwerker im Außendienst besonders praktisch. Hier kannst du beispielsweise über dein iPhone, iPad oder ein anderes Endgerät digital Aufmaß nehmen. Änderungen im Auftrag können dann einfach im PDF Dokument digital unterschrieben und projektbezogen gespeichert werden. Dieses Verfahren erleichtert die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro, sodass dein Betrieb flexibel und produktiv im Team arbeiten kann.
Dokumente mit HERO Software digital unterschreiben
Digitale Unterschriften in der HERO App sind genauso rechtsverbindlich wie handschriftliche Unterschriften. Dies wird in der EU durch die eIDAS Verordnung und das Vertrauensdienstegesetz geregelt, das sich mit der Gültigkeit der elektronischen Signatur befasst. In diesem Gesetz geht es um die eCard-Strategie und die Authentifizierung der elektronischen Signatur mit Chipkarten.
Mit HERO kannst du eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erstellen, die die folgenden Anforderungen der eIDAS Verordnung erfüllt: Die FES wird dem Signierenden eindeutig zugeordnet, sie ermöglicht seine persönliche Identifizierung und verhindert die nachträgliche Veränderung eines unterschriebenen Vertrags. Und gut zu wissen: Wenn du eine digitale Unterschrift erstellst, regelt HERO das Rechtliche für dich - dein Betrieb muss sich nicht darum kümmern.
Sicherheit und Zertifizierung von digitalen Unterschriften
Digitale Unterschriften verwenden das Standardformat der Public Key Infrastructure (PKI). Die PKI arbeitet mit mathematischen Algorithmen, sogenannten Schlüsseln, die die Identität des Unterzeichnenden schützen. Dank der Schlüssel kannst du rechtsgültige digitale Unterschriften erstellen und deine persönlichen Dokumente und Inhalte schützen. Die Schlüssel schützen deine digitale Unterschrift und beugen Veränderungen und Fälschungen vor.
Dazu wird die digitale Signatur von einer Zertifizierungsstelle geprüft. Diese stellt ein digitales Zertifikat aus und verknüpft deine elektronische Unterschrift mit einer digitalen Identität (digitale ID). Anhand der digitalen ID kann die Authentizität der unterschreibenden Personen sichergestellt werden. Dieses Signaturzertifikat kann von unterschiedlichen Vertrauensdiensten bereitgestellt werden, die in der EU Trust Liste (EUTL) aufgeführt sind. Wenn du deine Kunden also digital am Tablet unterschreiben lässt, kannst dich darauf verlassen, dass persönliche Daten und individuelle Dokumente in der HERO App geschützt werden.
FAQ
Wie kann ich ein Dokument digital unterschreiben?
Das ist ganz einfach: Du rufst dir in der HERO App die entsprechende Datei auf und unterschreibst deine Verträge, Aufträge, Rechnungen etc. mit deinem Finger am Touchscreen vom Smartphone oder Tablet. Du kannst die digitale Unterschrift also direkt am Mobilgerät in ein Dokument einfügen und so auch Unterschriften von Kunden problemlos einholen.
Welche Dokumente kann ich mit der HERO App digital unterzeichnen?
Mit HERO kannst du alle Dokumente digital unterschreiben, die die einfache elektronische Signatur (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfordern. Also unter anderem Angebote, Rechnungen, Bestellbestätigungen, Kaufverträge, interne Dokumente, Kostenvoranschläge, Lieferantenverträge und Auftragsbestätigungen.
Warum sollte ich mit der digitalen Unterschrift arbeiten?
Weil das Erstellen von digitalen Unterschriften dir und deinem Unternehmen viel Zeit und Arbeitsaufwand spart. Du kannst Dateien unterwegs am Tablet unterzeichnen lassen und direkt mit der Arbeit loslegen. Du sparst dir Berge an Papier und lange Wartezeiten von Rückmeldungen auf dem Postweg, weil du Kunden einfach am Smartphone digital unterschreiben lässt. Und für die zuverlässige Identifizierung und Authentifizierung deiner digitalen Unterschriften und persönlichen Daten ist bei HERO natürlich immer gesorgt.
Welche Form der digitalen Signatur ist mit HERO möglich?
Mit HERO sind die einfache elektronische Signatur (EES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) möglich. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit Chipkarte ist nicht möglich. Dokumente, die die QES erfordern, kannst du einfach in Schriftform unterschreiben und dann einscannen.
Ist die digitale Unterschrift in der HERO App rechtsgültig?
Ja: Die digitale Unterschrift ist rechtsgültig und hält sich an die eIDAS Verordnung. Wenn du Dokumente digital unterschreibst, die die EES oder FES erfordern, kannst du mit HERO rechtsgültig unterschriebene Dateien erstellen. Und das gilt auch für deine Kunden: Wenn deine Kunden einen Auftrag an deinem Tablet unterschreiben und somit eine digitale Unterschrift erstellen, ist diese ebenfalls rechtsgültig und geschützt.
Wie sicher ist das Verfahren rund um die digitale Unterschrift?
Wenn du eine digitale Unterschrift erstellst, wird die Integrität deiner Daten und persönlichen Informationen durch HERO und eine Zertifizierungsstelle gewährleistet. Die Funktion der digitalen Unterschrift in der HERO Software ist rechtssicher und bestätigt die Authentizität des Signierenden. Das dahinter liegende Verfahren arbeitet mit mathematischen Schlüsseln, die Datensicherheit für digitale Unterschriften gewährleisten.
In unseren Support-Videos zeigen wir dir die Features der HERO Handwerkersoftware in der Praxis und klären alle wichtigen Begriffe. Die HERO App kannst du übrigens nicht nur dafür nutzen, eine rechtsgültige digitale Unterschrift zu erstellen, sondern auch als Stundenzettel App mit digitaler Zeiterfassung. Im untenstehenden Video siehst du das Feature der digitalen Unterschrift in der Anwendung. Überzeug dich selbst von unseren Funktionen und probiere HERO jetzt 14 Tage lang kostenlos aus!
Disclaimer
Die Inhalte dieses Artikels dienen ausschließlich dem unverbindlichen Informationszweck und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung. Die bereitgestellten Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität.
HERO Software ist für alle deine Geräte und Plattformen gebaut
Zugriff auf alle Daten und Mitarbeiterverwaltung auch am PC möglich. Export von Bildern und Dokumenten am PC oder direkt in der HERO App.
