Digital unterschreiben in der HERO Handwerker App

Wie funktioniert das jetzt genau mit dem digital Unterschreiben? Du öffnest ein Dokument in der HERO App auf deinem Mobilgerät. Ob iPhone von Apple oder Android Gerät ist hier egal. In deinem Dokument kannst du dann das Feld „Unterschreiben” auswählen und den Namen des Unterzeichnenden sowie das Datum ändern. Dein Kunde kann dann direkt mit seinem Finger am Tablet oder Smartphone unterschreiben und seine Unterschrift wird automatisch in das entsprechende PDF Dokument eingefügt. Rechtsgültig und ganz ohne Stift und Papier ist HERO deine Software für die digitale Unterschrift im Handwerk.

Das digitale Unterschreiben von Dokumenten hilft Handwerkern besonders im Außendienst. Jeder Handwerker, der die HERO App nutzt, kann seine Kunden problemlos in der Handwerker App am Tablet unterschreiben lassen. Egal, ob du gerade auf der Baustelle bist oder einen Vor-Ort-Termin mit einem Kunden wahrnimmst. Die HERO App ist einfach zu bedienen, sodass Kunden und Handwerker im Außendienst digital unterschreiben können.

Es gibt mehrere Formen der digitalen Unterschrift, die verschiedene Anforderungen erfüllen. Mit HERO ist die einfache elektronische Signatur (EES) möglich. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erhöht aber die Beweiskraft erheblich und wird für Dokumente mit mittlerem Haftungsrisiko dringend empfohlen.. Für die meisten Dokumente, die du im Alltag unterzeichnen lässt, ist die einfache elektronische Signatur (EES) zulässig.

Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (§ 126a BGB) und bei Dokumenten mit gesetzlichem Schriftformerfordernis zwingend erforderlich, zum Beispiel bei befristeten Arbeitsverträgen, Kündigungen oder Aufhebungsverträgen. Wir empfehlen dir im Zweifel immer eine Signatur in Schriftform, also handschriftlich auf Papier einzuholen. Die folgende Tabelle zeigt dir, für welche Dokumente welche Form der elektronischen Unterschrift erforderlich ist, damit die Unterschrift als rechtsgültig gilt.*

*Diese Übersicht stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt eine solche auch nicht. Alle Angaben ohne Gewähr.

Die Cloud-Software HERO kann von allen Geräten aus genutzt werden, ganz ohne vorherige Installation. Die HERO App ist sowohl für Android als auch für Apple Geräte in der iOS Umgebung verfügbar. Das heißt, du kannst digitale Unterschriften auch auf deinem iPhone oder Tablet erstellen. Dafür öffnest du nur den entsprechenden Auftrag in der HERO App und dein Kunde unterschreibt in Sekundenschnelle digital am Tablet. Die Software ist damit das ideale Tool für alle Handwerker*innen, die ihr Unternehmen über ihre Apple-Geräte verwalten wollen.

Das digitale Unterzeichnen in der App erleichtert dir deinen Arbeitsalltag nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle. Hier kannst du beispielsweise über dein iPhone, iPad oder ein anderes Endgerät digital Aufmaß nehmen. Änderungen im Auftrag können dann einfach im Dokument unterzeichnet und projektbezogen gespeichert werden. Dieses Verfahren erleichtert die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro, sodass dein Betrieb flexibel und produktiv im Team arbeiten kann.

Es gibt drei Stufen der elektronischen Signatur, die unterschiedliche Sicherheits- und Zertifizierungsanforderungen erfüllen:

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nutzen das Standardformat der Public Key Infrastructure (PKI). Die PKI arbeitet mit mathematischen Algorithmen, sogenannten Schlüsseln, die die Identität des Unterzeichnenden schützen und Veränderungen am Dokument nachträglich erkennbar machen. Bei der FES und QES wird die Signatur zusätzlich durch eine Zertifizierungsstelle geprüft, die ein digitales Zertifikat ausstellt und die Signatur mit einer digitalen Identität (digitale ID) verknüpft. Solche Zertifikate werden von Vertrauensdiensten bereitgestellt, die in der EU Trust Liste (EUTL) aufgeführt sind. Die QES ist dabei der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und damit die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach eIDAS.

Die einfache elektronische Signatur (EES) – die HERO anbietet – funktioniert ohne Zertifizierungsstelle und ohne qualifiziertes Zertifikat. Sie dokumentiert die Willenserklärung des Unterzeichnenden und ist nach eIDAS rechtlich anerkannt. Wird ein bereits unterschriebenes Dokument nachträglich geändert, entfernt HERO die Signatur automatisch. Die EES bietet zwar eine geringere Beweiskraft als FES und QES, ist aber für die große Mehrheit der Dokumente im Handwerksalltag – Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Abnahmeprotokolle – vollkommen ausreichend.

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