Warum Schnittstellen in der SHK-Software unverzichtbar sind

Um das volle Potenzial deiner SHK-Software zu nutzen, sind Schnittstellen unverzichtbar. Sie ermöglichen den digitalen Austausch zwischen deinem Betrieb und Großhändlern, Herstellern oder Partnern. Und sie sorgen dafür, dass Artikelstammdaten, Preise, Bestellungen und Rechnungen automatisch und fehlerfrei übertragen werden. Ohne langwieriges Abtippen oder mit lästigem Importieren von CD-ROM oder USB-Stick.

So sparst du nicht nur Zeit bei der Angebotserstellung, sondern reduzierst auch das Risiko von Fehlern und Missverständnissen im Tagesgeschäft. Durch Schnittstellen mit Echtzeit-Anbindung bleibt deine Software immer auf dem neuesten Stand und du kannst flexibel auf Marktveränderungen reagieren. Oder kurz gesagt: SHK-Schnittstellen machen deine Auftragsabwicklung noch effizienter, transparenter und zukunftssicher.

Die Auswahl an Schnittstellen und Dateiformaten im Handwerk ist groß, aber nicht alle sind gleich wichtig. Damit du den Überblick behältst, zeigen wir dir hier die bedeutendsten Standards für die SHK-Branche. In der Übersicht erfährst du, welche Schnittstellen welche Aufgaben in deiner SHK-Software übernehmen und wodurch sie sich unterscheiden.

*) Die Aktualität der Daten ist abhängig davon, wann und wie häufig sie vom Hersteller, Großhändler oder Partner eingespielt werden.

Datanorm: Der bewährte Klassiker

Datanorm ist der Klassiker unter den Dateiformaten und Schnittstellen im SHK-Handwerk. Über Datanorm importierst du aktuelle Informationen zu Produkten, Preisen und technischen Daten direkt in deine Handwerkersoftware. Dazu stellt dir dein Großhändler regelmäßig – meist monatlich, quartalsweise oder nach Bedarf – die Datanorm-Dateien zum manuellen Download bereit. Moderne Systeme nutzen heute jedoch die SHK-Connect-Schnittstelle, um diesen Prozess zu automatisieren.

Datanorm wird inzwischen gezielt von anderen Systemen ergänzt – zum Beispiel durch Open Masterdata für hochwertige Produktdaten wie Bilder und Marketingtexte. Dennoch ist es für die Preiskalkulation in der Praxis nach wie vor weit verbreitet und für viele SHK-Betriebe unverzichtbar.

UGL-Format: Standard für digitale Belege

UGL ist ein etabliertes Datenformat für den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten im SHK-Handwerk. Über das UGL-Format werden Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch zwischen Handwerksbetrieben und Großhändlern übertragen – ganz ohne Papierkram oder manuelles Abtippen.

Das UGL-Format dient also als digitaler Beleg für kaufmännische Vorgänge zwischen Handwerksbetrieb und Großhandel. So kann zum Beispiel eine Bestellung direkt aus deiner Handwerkersoftware im UGL-Format an den Großhändler geschickt und dort automatisch verbucht werden – und umgekehrt lassen sich Rechnungen oder Lieferscheine des Großhändlers nahtlos in dein System einlesen und weiterverarbeiten.

IDS Connect: Live-Anbindung zum Webshop

IDS Connect ist die digitale Brücke zwischen deiner Handwerkersoftware und dem Webshop deines Großhändlers. Mit dieser Schnittstelle kannst du direkt aus deiner Software heraus im Großhandelssortiment stöbern, Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit abfragen und Artikel direkt in deinen Warenkorb übernehmen.

Einfacher, schneller und effizienter waren Bestellungen noch nie. Sie lassen sich mit wenigen Klicks auslösen – ganz ohne Umwege oder doppelte Eingaben. IDS Connect macht den Einkauf nicht nur schneller und bequemer, sondern sorgt auch dafür, dass du immer mit den aktuellsten Daten arbeiten kannst.

SHK Connect: Der zentrale Wegweiser

SHK-Connect ist ein moderner, cloudbasierter Verzeichnisdienst, der als zentrales Adressbuch für die SHK-Branche dient. Seine Hauptaufgabe ist es, der Handwerkersoftware automatisch die korrekten Internetadressen (URLs) der Großhändler-Server zu übermitteln. So weiß die Software immer genau, wo sie Stammdaten (z. B. Datanorm-Kataloge) herunterladen oder eine Live-Verbindung (via IDS-Connect) herstellen kann.

SHK Connect ist gewissermaßen ein Wegweiser im Hintergrund, der die Brücke zu anderen spezialisierten Formaten und Schnittstellen baut. Es ersetzt weder Datanorm noch UGL oder IDS-Connect, sondern arbeitet mit diesen Standards zusammen. Es vereinfacht deren Nutzung erheblich, indem es den manuellen Aufwand für Einrichtung und Aktualisierung beseitigt.

Open Masterdata: Stammdaten in Echtzeit

Open Masterdata ist ein moderner, cloudbasierter Standard für den Austausch von Artikelstammdaten in der SHK-Branche. Im Unterschied zum dateibasierten Datanorm ermöglicht Open Masterdata über eine API einen herstellerübergreifenden und kontinuierlich aktuellen Zugriff auf hochwertige Produktinformationen – ganz ohne manuelle Datei-Updates. Die Datenqualität ist dabei besonders hoch, da die Informationen oft direkt vom Hersteller stammen.

Open Masterdata ersetzt keine Prozess-Schnittstellen wie UGL (Belege) oder IDS Connect (Live-Verfügbarkeitsabfragen), sondern konzentriert sich ausschließlich auf umfangreiche Stammdaten (z. B. Bilder, Marketingtexte, Attribute). Es ergänzt damit die klassischen Lösungen und kann – je nach Software und Partner – parallel zu Datanorm genutzt werden.

Weitere Schnittstellen auch für andere Gewerke

Über die genannten Beispiele hinaus gibt es weitere relevante Schnittstellen, Formate und Standards, die nicht nur im SHK-Handwerk von besonderer Bedeutung sind, sondern in allen Gewerken eine wichtige Rolle spielen. Dazu gehören etwa:

• GAEB: Standard für den Austausch von Leistungsverzeichnissen und Ausschreibungen im Bauwesen.
• XML (ZUGFeRD/X-Rechnung): Elektronisches Rechnungsformat für den strukturierten und rechtskonformen Austausch von Rechnungsdaten.
• DATEV: Schnittstelle zur Übergabe von Buchhaltungs- und Lohndaten an Steuerberater, Finanzbuchhaltung oder eine Branchensoftware.
• DAA Connect: Übernahme von Kundenanfragen direkt vom Lead-Portal in die Handwerkersoftware.

Wenn Du den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen möchtest, solltest du bei deiner SHK-Software auf die Unterstützung der genannten Schnittstellen und Formate achten, um dein Angebots- und Bestellwesen zu optimieren. Darüber hinaus gibt es aber noch eine Vielzahl weiterer Softwarefunktionen, die dich in der gesamten digitalen Auftragsabwicklung von der Projektplanung bis zum Zahlungseingang unterstützen. Moderne Handwerkersoftwares bieten dir zum Beispiel weitere Funktionen wie Lagerverwaltung, mobile Zeiterfassung, Baudokumentation, digitale Unterschrift und ein maßgeschneidertes Zusammenspiel von Cloud-Software und App.

Wenn du noch auf der Suche nach einer leistungsstarken All-in-One-Lösung bist, informiere dich gern einmal über die Handwerkersoftware von HERO! Alternativ erfährst du in weiteren Artikeln unserer Themenreihe „SHK“, welche nützliche KI im SHK-Handwerk es gibt, welche Vorteile ein SHK-Meistertitel bietet, oder wie die Zusammenarbeit von SHK- und Elektro-Profis am besten funktioniert.