Mit diesen Features machst du dein Büro fit fürs digitale Zeitalter

Der erste Schritt hin zu neuen, digitalen Prozessen mag manchmal schwerfallen. Schließlich hat es ja bislang auch immer irgendwie geklappt mit der Auftragsverwaltung, nicht wahr? Umso besser, wenn man die Vorteile einer digitalen All-in-One-Lösung kennt, mit der die Entscheidung zum Wechsel viel leichter fällt. Nicht nur, dass alles viel übersichtlicher und einfacher wird – du kannst auch eine Menge Zeit sparen und Nerven schonen. Verbinde jetzt das traditionelle Handwerk mit modernster Software!

Holzbauer – also vor allem Zimmerer, Tischler und Schreiner – haben prinzipiell drei Arbeitsorte: Das Büro, die Werkstatt und die Baustelle bzw. den Außendienst beim Kunden. Und überall gibt es spezifische Dinge des Arbeitsalltags zu erledigen. Wir zeigen dir, wie eine professionelle, per Cloud vernetzte Handwerkersoftware inklusive App dich dabei unterstützen kann, allerorten die Herausforderungen abseits des eigentlichen Holzbauer-Handwerks zu bewältigen. Zu Beginn unserer dreiteiligen Serie erläutern wir dir in diesem Artikel die Top-Features fürs Büro:

Mit der HERO Bürosoftware für den Holzbau kannst du selbstverständlich auch Angebote, Rechnungen und viele weitere Dokumente wie Auftragsbestätigungen und Wartungsverträge erstellen. Positionen aus der Artikeldatenbank ziehst du ganz einfach per Drag & Drop in dein Dokument. Mit wenigen Klicks werden Angebot oder Rechnung in Rekordzeit ausgefüllt und direkt an den Kunden versendet.

Besonders praktisch: Den einzelnen Positionen der Dokumente können auch Bilder und Grafiken hinzugefügt werden. Bei einem Angebot kann das zum Beispiel die technische Zeichnung des neuen Carports oder die 3D-Simulation des Dachstuhls sein. Du musst die Grafiken nur aus dem CAD-Programm, mit dem du sie erstellt hast, exportieren und kannst sie dann ganz einfach ins Dokument einfügen. Selbstverständlich können auch Aufnahmen vom Handy, Tablet oder der Digitalkamera in ein Dokument übernommen werden, etwa in einen Arbeitsbericht.

Das in HERO integrierte Rechnungsprogramm nimmt dir außerdem die vorbereitende Buchhaltung ab. Es lassen sich zum Beispiel Belege für Einnahmen und Ausgaben erfassen, Buchungskonten und Kostenstellen anlegen. Über den DATEV-Export kannst du wichtige Daten an deinen Steuerberater übermitteln. Wenn du über eine Schnittstelle Lexware Office mit HERO verbindest, erledigst du dein komplettes Zahlungswesen noch besser.

Ein weiteres Feature der HERO Bürosoftware für Holzbauer und Zimmerer ist die Kalkulation. Bei der Preiskalkulation legst du auf Basis von Einkaufspreisen oder von dir individuell definierten Basispreisen den jeweiligen Verkaufspreis fest. Dabei kannst du Margen einplanen, aber auch Rabatte hinterlegen. Ein weiteres Teil-Feature ist die Nachkalkulation. Über einen Soll-Ist-Abgleich lässt sich nach Abschluss des Projekts exakt nachvollziehen, wie gut du die Kosten für den jeweiligen Auftrag eingeschätzt hast und ob du eventuell beim nächsten Auftrag noch nachsteuern musst.

Beim klassischen Holzbau ist selten ein Projekt wie das andere. Dementsprechend lassen sich Vorhaben oft nicht in vordefinierte Schritte der Auftragsabwicklung einsortieren. Aus diesem Grund hat HERO eine individuelle Projektpipeline entwickelt, mit der du nicht – wie bei vielen anderen Handwerkersoftwares – an die vordefinierten Standard-Schritte zur Auftragsabwicklung gebunden bist. Stattdessen kannst du eigene Auftrags-Status festlegen und komplett an deine Bedürfnisse anpassen.

Das geht ganz einfach, indem du einen neuen Projekttyp anlegst und die Arbeitsschritte definierst, anhand derer der Auftrag abgearbeitet werden soll. Du allein legst die Reihenfolge zwischen dem Erstkontakt und dem Abschluss bzw. der Archivierung fest. Ein Beispiel: Zwischen dem Projektstatus „Umsetzungsbeginn“ und „In Umsetzung“ kannst du für deine Werkstatt-Arbeiten etwa „In Konstruktion (Werkstatt)“ hinzufügen. So kannst du immer genau nachvollziehen, in welchem Status sich ein Auftrag gerade befindet und was als nächstes zu tun ist.

Wesentlich für eine effiziente Arbeitsweise sind eine gute Baustellenplanung und der permanente Überblick über alle Projekte und Aufträge. Mit der übersichtlichen digitalen Plantafel sind alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand und bleiben informiert. Nichts wird übersehen, es werden keine Termine verpasst und es gehen keine wichtigen Infos mehr verloren. In der farblich gestalteten Kalenderansicht ähnlich eines Gantt-Diagramms planst du von deinem Büro-PC Ressourcen wie Personal, Werkzeuge und Material ganz effizient ein.

Du siehst, welche Angestellten auf welchen Baustellen unterwegs sein werden. Auch Terminlücken oder Leerlauf-Zeiten werden sofort erkannt. Außerdem erfasst du mit einem Blick, ob Fahrzeuge oder Maschinen bereits eingeplant sind oder für einen Auftrag zur Verfügung stehen. Du bist noch nicht überzeugt? Wie die digitale Plantafel von HERO im Holzbau funktioniert, haben deine Kolleginnen und Kollegen von der Zimmerei Stoll bereits in der Praxis getestet – und haben so ihren Arbeitsalltag für alle effizienter gemacht.

Video: So arbeitet die Zimmerei Stoll mit HERO

Damit das Kundenmanagement in deinem Zimmerei- oder Holzbau-Betrieb reibungslos funktioniert, ist in der HERO Handwerkersoftware ein modernes CRM-System, also ein „Customer Relationship Management”-System, integriert, das dir die Kunden- und Projektplanung erleichtert. Kundendaten, Namen, Adressen, Telefonnummern und Rechnungsdaten müssen nur einmal im Kundenprofil gespeichert werden und bleiben dann innerhalb aller wichtigen Bereiche und Features abrufbar, zum Beispiel für das Anlegen von Projektmappen oder die Erstellung von Dokumenten.

Ein großer Vorteil des CRM-Systems ist die Übersichtlichkeit durch die kunden- bzw. projektbezogene Verwaltung von Dokumenten und Daten. Wenn du zum Beispiel ein neues Projekt zum Bauen eines Dachstuhls annimmst, hinterlegst du im Auftrag einen Kunden, sodass alle weiteren Dokumente mit dem jeweiligen Kundennamen automatisch der entsprechenden Projektmappe zugeordnet werden. Jeder weitere Projektschritt – sei es die Dachausmittlung, die Planung des Abbunds, die Auswahl von Holz oder die Fertigung – kann in Projektdokumenten festgehalten werden. So behältst du den Überblick über Projektfortschritte und optimierst zugleich deinen Kundenservice, indem du Kundenanfragen schnell und sicher beantworten kannst.

Du kennst das sicherlich: Du planst morgens den Tag und dann ruft ein Teammitglied an und meldet sich krank. Nicht nur, dass du dann schnell eine Vertretung einplanen oder Personal tauschen musst, du musst auch den Krankheitstag in der Personalverwaltung managen. In der Mitarbeiterverwaltung von HERO geht das ganz einfach. Du bestätigst Abwesenheiten wie Krankheitszeiten oder Urlaubstage mit einem Klick.

Neben der Verwaltung von Abwesenheiten hast du ganz übergeordnet alle persönlichen Daten deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets zur Hand. Dazu gehören Anschriften, Geburtstage, Arbeitsverträge, Wochenarbeitszeiten, Gehälter, Lohngruppen, Steuerdaten, Bankdaten, aber auch individuelle Nutzerberechtigungen in der HERO Software. Außerdem kannst du in der Mitarbeiterverwaltung die in der HERO App erfassten Arbeitszeiten deiner jeweiligen Mitarbeitenden einsehen.

Ein besonderes Highlight der HERO Bürosoftware für Holzbau-Betriebe sind standardisierte oder individuelle Automatisierungen, die dir die Arbeit noch einfacher machen. Wiederkehrende Aufgaben und Prozesse werden dir einfach vom Programm abgenommen, sodass du in Summe eine Menge Arbeitszeit sparen kannst und weniger kleine Schritte zum erfolgreichen Auftrag selbst abarbeiten musst. Was genau das heißt? Dazu hier einmal zwei von zahlreichen möglichen Beispielen.

Beispiel 1: HERO Automation nimmt dir die Abstimmung von Terminen ab. Gib einfach passende Zeitfenster vor und lass deine Kund*innen einfach selbst online ihren Umsetzungstermin buchen. Anschließend erscheint der Termin vollautomatisch in deiner HERO-Plantafel. Ganz ohne dass du aktiv etwas koordinieren oder eintragen musst.

Beispiel 2: Außerdem erledigt HERO Automation die Angebots-Nachverfolgung für dich. Wo du bislang immer wieder regelmäßig hinterhertelefonieren musstest, wird jetzt automatisch nach einem bestimmten Zeitraum nach Versand des Angebots eine Mail an den Kunden gesendet. In dieser Mail kannst du nicht nur den Text frei wählen, sondern ihm auch individuelle, niedrigschwellige Reaktionsmöglichkeiten vorgeben. Zum Beispiel zwei Buttons zur Auswahl: „Angebot annehmen“ oder „Kein Interesse mehr“. Je nach ausgewählter Antwort übernimmt die Automation dann die weiteren Schritte in der Software.

Mit welchen Software-Features und Automatisierungen du dein Büro auf ein neues Level bringen kannst, weißt du jetzt. Aber: HERO ist noch viel mehr als nur eine reine Bürosoftware für Holzbau-Profis. Die umfassende Handwerkersoftware unterstützt dich auch in der Werkstatt, im Lager und auf der Baustelle. Wann immer du irgendwo abseits des Schreibtischs unterwegs bist, arbeitest du mit der HERO App genauso effizient wie am Computer.

In zwei weiteren Artikeln zeigen wir dir die wichtigsten Features für deine Holzbau-Werkstatt und die HERO App Features für unterwegs. Wenn du dich alternativ für weitere Beispiele unserer beliebten Automatisierungen interessierst, wirf einen Blick in den HERO Automation Blog. Oder überzeuge dich einfach selbst und teste noch heute die HERO Handwerkersoftware mit komplettem Funktionsumfang für 14 Tage kostenlos und unverbindlich!