GoBD im Handwerk

Sobald Handwerker und andere Dienstleister eine Software zur elektronischen Verarbeitung ihrer Daten nutzen, müssen sie sich bei der Buchhaltung an den GoBD orientieren. In unserem Ratgeber inklusive Checkliste für 2019 / 2020 erfahren Sie alles darüber, wie Sie GoBD-konform arbeiten.

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Inhalt

Über die GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Mit der Anweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF) sollen die Kriterien für eine ordnungsgemäße Buchführung vereinheitlicht werden. Mit Hilfe der GobD soll garantiert werden, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und übersichtlich aufgezeichnet werden. Sie gilt für alle Handwerker, Kleinunternehmer, Bauunternehmen und andere Dienstleister, die ihre Buchführung mit Hilfe einer Software vollziehen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein Teil der GoBD - in der Realität ein sehr entscheidender. Mit dieser Maßnahme soll der gesamte Prozess der Datenverarbeitung der jeweiligen Software aus technischer und organisatorischer Sicht dokumentiert werden. Dafür wird bei einer Überprüfung des Finanzamts eine Art Handbuch erstellt, mit der man sich schnell einen Eindruck über das jeweilige Unternehmen verschaffen kann. Das Kriterium dabei: Solange die Verfahrensdokumentation nachvollziehbar ist, ist vieles erlaubt: Auch Grafiken oder Screenshots.

Bild: Software dokumentieren
Bei der Verfahrensdokumentation kommt es auf Genauigkeit an

Geschichte der GoBD - gültig seit 2017

Die Geschichte der GoBD ist noch relativ jung: Die erste Fassung stammt aus dem Jahr 2014 und trat im Januar 2015 in Kraft. Damit lösten sie die bis dato geltenden Grundsätze der Buchführung und des Datenzugriffs (GoBS und GDPdU) ab. Die GoBD waren die logische Konsequenz aus der digitalen Weiterentwicklung der Unternehmen, die bei der Buchhaltung vermehrt auf unterstützende Software zurückgriffen.

Nach einer Übergangsfrist, in der sich Unternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer auf die neuen Kriterien einstellen konnten, waren die GoBD offiziell seit 2017 gültig. Im November 2019 wurde vom BMF allerdings eine Neufassung veröffentlicht, die der „alten” Version relativ ähnlich ist und nur in einigen Punkten zugunsten von Unternehmen modifiziert wurde. So ist beispielsweise das mobile Scannen von Belegen mit dem Smartphone nun offiziell erlaubt. Die neuen GobD gelten seit Januar 2020.

Das wichtigste im Überblick

Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungspflicht oder auch Verantwortung - Gewerbetreibende im Handwerk müssen sich unter diesen Begriffen etwas vorstellen können, wenn Sie die elektronische Buchhaltung GoBD-konform führen wollen. Denn im schlimmsten Fall drohen bei Nichtbeachtung der Vorgaben Strafen wie Steuerhinzuschätzungen. Hier können Sie sich über das wichtigste zum Thema GoBD einen kurzen Überblick verschaffen.

GoBD Vorgabe Erläuterung
Wer ist betroffen? Jedes Unternehmen in Deutschland, das der Aufbewahrungspflicht elektronischer Daten unterliegt. Außerdem Freiberufler und Kleinunternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden.
Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Dokumente wie Rechnungen oder Angebote sind in der klassischen Form mit Word und Excel nicht mehr zulässig. Auch nicht per Konvertierung zum PDF.
GoBD-konforme Software Der einfachste Weg, um den Vorgaben der GoBD gerecht zu werden, da die Software auf die Einhaltung der GoBD ausgerichtet ist.
Verfahrensdokumentation Gilt für jedes im Betrieb vorhandene System, das zur elektronischen Datenverarbeitung genutzt wird. Oberstes Prinzip ist die Nachvollziehbarkeit aus organisatorischer und technischer Sicht.
Aufbewahrungspflicht Steuerlich relevante Unterlagen müssen 10 Jahre lang elektronisch archiviert aufbewahrt werden.
Verantwortung Für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.
Mögliche Strafen bei Nichtbeachtung Bei gravierenden Mängeln kann der Betriebsprüfer die Buchhaltung verwerfen und eine eigene Schätzung der fälligen Steuer anbringen.
Ausnahmen für Word, Excel oder PDF Unveränderbarkeit der Inhalte muss anderweitig sichergestellt und dokumentiert werden - GoBD-konforme Software ist die günstigere Alternative.

So arbeiten Sie GoBD-konform

Wenn Handwerker, Bauunternehmen und andere Dienstleister im Alltag GobD-konform arbeiten wollen, sollten sie sich vor allem an 6 allgemeinen Anforderungen orientieren. Das bedeutet, dass steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderlich aufbewahrt werden müssen. Doch was bedeutet das im Klartext?

  • nachvollziehbar: Jede Buchung muss einem entsprechenden Beleg zugeordnet werden können, sodass sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos nachverfolgen lässt.
  • vollständig: Alle Geschäftsvorfälle sowie die darin erfassten Daten müssen komplett und lückenlos aufgezeichnet werden.
  • richtig: Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert sein.
  • zeitnah: Innerhalb von zehn Tagen nach Eingang eines Belegs muss dieser eindeutig gebucht und archiviert werden. Für Bareinnahmen und Kassensysteme gilt die tägliche Buchung.
  • geordnet: Das System der Buchführung muss für einen sachkundigen Außenstehenden klar nachvollziehbar sein.
  • unveränderlich: Es muss sichergestellt sein, dass Dokumente im Originalzustand bleiben und nicht verändert werden können. Das wird auch als revisionssicher bezeichnet.

 

All diese Grundsätze der GoBD zu jeder Zeit berücksichtigen zu müssen, erfordert viel Zeit und ist zudem fehleranfällig. Schließlich kann es im Arbeitsalltag passieren, dass man etwas vergisst. Eine GoBD-konforme Software hilft dabei, Handwerker zu entlasten, sodass Sie sich vermehrt auf die Arbeit beim Kunden oder auf der Baustelle konzentrieren können. Zudem gehört zum GoBD-konformen Arbeiten, dass Sie Zeit in die Erstellung einer Verfahrensdokumentation investieren müssen. Auch hierbei kann eine GoBD-konforme Software helfen, die im Hintergrund sämtliche Bearbeitungsschritte protokolliert.

Bild: Zeit einhalten GoBD
Belege müssen zeitnah gebucht und archiviert werden

Verfahrensdokumentation erstellen

Eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD, allerdings gibt es weder für das Handwerk noch für einen anderen Bereich die „perfekte” Lösung. Da jeder Betrieb anders ist, ist es auch individuell verschieden, wie zweckmäßig eine besonders detaillierte oder umfangreiche Darstellung ist. Sicher ist aber, dass für jedes DV-System, das genutzt wird, eine eigene Verfahrensdokumentation erstellt werden muss. In dieser müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens eindeutig ersichtlich werden.

Zudem gibt es vier Abschnitte, die gemäß den GoBD essentieller Bestandteil sind, wenn Handwerker, Bauunternehmer und andere Dienstleister eine Verfahrensdokumentation erstellen: Eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation sowie eine Betriebsdokumentation.

Während die allgemeine Beschreibung die „harten Fakten” des Handwerksbetriebs wie Zweck, Organisation, Zuständigkeit und Aufgaben der Mitarbeiter beschreiben soll, ist die Anwenderdokumentation so etwas wie eine Bedienungsanleitung. Aus ihr soll hervorgehen, wie das eingesetzte EDV- oder IT-Systeme sachgerecht benutzt wird.

Die technische Dokumentation beschreibt die EDV-Umgebung und alles, was damit zusammenhängt. Dazu zählt die eingesetzte IT inklusive Hardware, Verantwortlichen, Nutzern, aber auch Software oder die Organisation von Datenschutz und Datensicherung. Die Betriebsdokumentation hingegen beschreibt Sicherheitsvorkehrungen, die der Betrieb trifft, um die Stabilität seiner EDV zu garantieren. Dazu zählen auch Notfallpläne bei einem Systemausfall.

Bedenken Sie, dass die festgehaltene Verfahrensdokumentation für die Zeit der Aufbewahrung jederzeit dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entsprechen muss. Ansonsten gilt es sie anzupassen und zudem darauf zu achten, dass Änderungen in der Dokumentation historisch nachvollziehbar sind.

Bild: Vier Abschnitte der Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus vier Abschnitten

Muster-Beispiel nutzen

Aus welchen Bestandteilen eine Verfahrensdokumentation in Grundzügen besteht, wissen Sie durch den vorhergegangenen Abschnitt - zumindest theoretisch. Doch wenn es in der Praxis z.B. darum geht, die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit seiner Belege zu sichern und gegen Verlust zu schützen, kann eine etwas konkretere Handhabe nicht schaden.

Um Unternehmen und ihren Steuerberatern zu helfen, hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), unter anderem in Zusammenarbeit mit dem Zentralverband des deutschen Handwerks (ZDH), ein Muster-Beispiel der Verfahrensdokumentation entwickelt. Diese kann 1:1 sicher nicht für jedes Unternehmen angewandt werden, aber auf dieser Grundlage lässt sich auch für Betrieb aus dem Handwerk eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

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Strafen bei Missachtung der GoBD

Die GobD sind kein offizielles Gesetz, sondern „nur” Kriterien die bei der Überprüfung der Buchhaltung angewandt werden. Dennoch sollten Handwerker diese ernst nehmen, da bei Missachtung der GoBD empfindliche Strafen drohen. Das können z.B. Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn, Steuernachzahlungen oder Festlegung von Nachzahlungszinsen sein, wenn Ihre Buchführung nicht anerkannt wird. Von daher liegt es im persönlichen Interesse von Betrieben, sich an den Grundsätzen zu orientieren.

Dennoch gibt es einen Kulanzbereich bei der Bewertung Ihrer Buchhaltung. Nicht jeder Verstoß gegen die GobD führt automatisch zu einer Konsequenz. Es kommt darauf an, ob die Missachtung einzelner Grundsätze zu Mängeln oder Fehlern in Ihrer Buchhaltung führt, welche die Vermögenswerte verfälschen. Das wird allerdings von den Betriebsprüfern zunehmend konsequent verfolgt.

Bild: GoBD vor Gericht
Die GoBD sind kein offizielles Gesetz

Falsche Software benutzt

Etwas unklar ist die Lage, wenn die Missachtung der GobD auf eine fehlerhafte Software zurückzuführen ist. Erst einmal wird die Strafe dem Betrieb auferlegt: Ob der Hersteller der Software haftbar gemacht werden kann, muss von Fall zu Fall bewertet werden. Denn ganz allgemein gibt es weder eine „richtige” noch eine „falsche” Software, um GobD-konform zu arbeiten. Das liegt daran, dass es keine offizielle Version gibt, die von der Finanzverwaltung anerkannt wird und an die ein Betriebsprüfer gebunden ist.

Handwerker, Kleinunternehmer, Bauunternehmen und andere Dienstleister müssen also nachweisen, dass die mangelhafte Buchführung und der daraus entstandene Schaden nachweislich aufgrund einer nicht funktionierenden Software entstanden ist. Dennoch gibt es keine pauschale Strafe für eine Software, die gegen die GobD verstößt. Betriebsprüfer müssen eine sachliche Grundlage für die Höhe einer Hinzuschätzung liefern.

Zudem können Handwerker Vorkehrungen treffen, um auch bei einer fehlerhaften Software nicht bestraft zu werden. Mit stichprobenartigen Kontrollen, die Sie selbst oder Ihr Steuerberater regelmäßig durchführen sowie dem Augenmerk auf eine aktuelle Verfahrensdokumentation verhindern Sie böse Überraschungen am Tag X.

Keine Verfahrensdokumentation bei Steuerprüfung

Das Fehlen oder die Unvollständigkeit einer Verfahrensdokumentation bei der Steuerprüfung ist für sich allein kein Verstoß gegen die GoBD. Aber wenn die Nachvollziehbarkeit sowie die Nachprüfbarkeit dadurch beeinträchtigt sind, ändert sich die Sachlage. Dann kann der Betriebsprüfer die Buchführung verwerfen und eine Hinzuschätzung der Steuer vornehmen, die im schlimmsten Fall zwischen 5 und 10 Prozent liegen kann.

Zudem erschweren Sie dem Betriebsprüfer dadurch seine Aufgabe, sich in angemessener Zeit einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen. Denn eine Verfahrensdokumentation ist im Normalfall das Erste, worauf dieser zurückgreift. Wenn die Dokumentation fehlt, sind Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter also im Zweifel gefordert, die Prozesse aus dem Kopf heraus so darzustellen, dass diese leicht nachvollziehbar und nachprüfbar sind.

Bild: Finanzamt überprüft Einhaltung der GoBD
Eine Verfahrensdokumentation wird zumeist bei einer Überprüfung angefordert

GoBD Checkliste für 2019 und 2020

Es sollte inzwischen klar geworden sein, dass die Einhaltung der GoBD im Handwerk mehr als ratsam ist. Eine GoBD-konforme Software kann Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen, dennoch ist es ratsam immer wieder zu kontrollieren, ob die Anforderungen auch eingehalten werden. Unsere GoBD Checkliste für 2019 und 2020 bereitet Sie auf die Anforderungen des Finanzamts vor:

Checkliste Aufgaben
  Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren einhalten
  Nutzung GoBD-konformer Software
  Revisionssichere Aufbewahrung garantieren
  Verfahrensdokumentation erstellen/Nachprüfen von Prozessen
  Bei Archivierung von Dokumenten Originalformat beibehalten
  Zeitgerechte Buchungen (10 Tage) einhalten, Bargeschäfte 1 Tag
  Regelmäßig interne Kontrollen durchführen
  Steuerrelevante Informationen nachvollziehbar aufzeichnen
  Vollständigkeit der Aufzeichnungen sicherstellen
  Wahrheitsgemäße Angaben vollziehen
Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist GoBD konform

GoBD konform

Sämtliche Korrespondenzen und Dokumente werden für über 10 Jahre archiviert, sodass eine detaillierte Analyse jederzeit möglich ist.

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist Teil des Techboost von der Telekom

Made in Germany

Das Hosting unserer Software findet über die Open Telekom Cloud statt. Die Weiterentwicklung und der Support sind ebenfalls in Deutschland lokalisiert.

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist mit der SSL Verschlüsselung geschützt

Sichere Datenübertragung

Höchste Sicherheitsstandards sind uns ein Bedürfnis, daher werden Datenübertragungen über sichere SSL-Zertifikate geschützt.

Hero: Handwerker Software für Profis

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