GAEB-Datei: Formate, Unterschiede und Tipps für den Umgang

GAEB steht für „Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im Bauwesen“ und bezeichnet den Hauptausschuss des Deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen (DVA). Der Ausschuss unterstützt die Industrie und schafft herstellerübergreifende Strukturen, um Datenformate für den Austausch zwischen unterschiedlichen Anwendungen möglich zu machen. Einfach ausgedrückt sorgt der GAEB dafür, dass beim Bau alle Beteiligten eine gemeinsame Sprache sprechen. Wichtigstes Instrument für den standardisierten Datenaustausch, auch GAEB-DA genannt, ist die sogenannte GAEB-Datei.

Zum Datenaustausch werden allen beteiligten Partnern die Daten zur Weiterverarbeitung elektronisch, also in Form von Dateien, zur Verfügung gestellt. Hierfür ist eine gemeinsame Grundlage notwendig, die in den Regelungen zum GAEB-DA als „GAEB DA XML“ beschrieben ist. XML steht für Extensible Markup Language, auf deutsch so viel wie Erweiterbare Auszeichnungssprache, und bezeichnet das Format einer Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist.

Eine GAEB-Datei ist also nichts anderes als eine Datei mit Informationen, die sowohl von Menschen als auch von Computern gelesen und verstanden werden kann. Um eine GAEB-Datei zu öffnen und tatsächlich lesbar zu machen, reicht allerdings kein Textverarbeitungsprogramm wie Word, sondern es wird ein GAEB-Programm, ein sogenannter GAEB-Viewer, benötigt. Um die GAEB-Datei hingegen bearbeiten zu können, ist ein GAEB-fähiges Kalkulationsprogramm zu empfehlen.

Der GAEB-Standard wurde eingeführt, um bei Bauprojekten für einen einheitlichen Informationsstand zu sorgen. Beteiligten sollen eindeutige Leistungsverzeichnisse sowie Leistungsbeschreibungen zur Verfügung gestellt und Architekten, Bauunternehmen, Handwerkern und Lieferanten sollen gleichermaßen die Arbeit und Kommunikation erleichtert werden.

Aus diesen Gründen ist der Begriff GAEB zurecht eng mit dem Bausektor verknüpft. Dennoch kann der Einsatz des GAEB-Standards auch abseits der Hoch- und Tiefbau-Branche sinnvoll sein. Nachfolgend zeigen wir einige typische Einsatzbereiche, in denen GAEB-Dateien sinnvoll genutzt werden und zu mehr Effizienz und einer besseren Kommunikation beitragen können.

Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse

Bei öffentlichen Ausschreibungen, etwa von einer Stadt oder Kommune, kommen Handwerker am GAEB-Standard nicht vorbei. Handwerksbetriebe, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen wollen, sollten sich also um den Einsatz eines GAEB-fähigen Kalkulationsprogramms für ihren Betrieb kümmern. Mittlerweile erstellen aber auch private Auftraggeber Leistungsverzeichnisse als GAEB-Datei, meist als GAEB .X83.

Baufirmen und Handwerker öffnen diese in einem GAEB-Programm, bepreisen die Positionen im Leistungsverzeichnis und geben ihre Angebotsabgabe als GAEB X84-Datei zurück. Für den Auftraggeber ist das einheitliche Format wiederum von Vorteil, da alle eingehenden Angebote strukturiert und digital miteinander verglichen werden können.

Angebotskalkulation und Abrechnung

Die Angebotskalkulation funktioniert für Ausschreibungen mit dem richtigen GAEB-Programm ebenfalls sehr einfach. Die Positionen, die über ein GAEB Leistungsverzeichnis in ein GAEB-Programm importiert werden, können als Leistung behandelt werden. Einheitspreise werden so basierend auf den aktuellen Kostensätzen für Materialien, Leistungen und Lohn kalkuliert.

Nach der Ausführung der Bauleistungen können Rechnungen im GAEB .X89-Format digital erstellt und übermittelt werden. Bei der Abrechnung haben Handwerksbetriebe allerdings etwas mehr Spielraum: Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland in elektronischer Form, also als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, vorliegen. Das GAEB .X89-Format ist dabei zulässig, aber nicht zwingend. Kann ein GAEB-Programm also eines der genannten E-Rechnungs-Formate erzeugen, ist dies völlig ausreichend.

• Elektriker und Gebäudetechniker: Erhalten Ausschreibungen für Elektroinstallationen, Smart-Home-Systeme oder Gebäudetechnik als GAEB-Datei und können diese digital bearbeiten und Angebote effizient abgeben.
• Heizungs- und Sanitärbetriebe: Bei der Installation von Heizungsanlagen, Bädern oder Lüftungssystemen werden oft Leistungsverzeichnisse benötigt, die im GAEB-Format bereitgestellt und bearbeitet werden können.
• Maler, Bodenleger, Trockenbauer: Auch diese Gewerke werden regelmäßig in Ausschreibungen eingebunden, bei denen die Arbeiten klar beschrieben und digital angeboten werden müssen.
• Schreiner und Tischler: Bei Innenausbau, Möbelbau oder Türenmontage in größeren Projekten wird zunehmend auf digitale Leistungsverzeichnisse gesetzt.

Stehst du ganz am Anfang deiner Reise mit GAEB, genügt zum Reinschnuppern ein kostenloser GAEB-Viewer. Für die Bearbeitung und Angebotsabgabe empfiehlt sich das kostenfreie GAEB-Bieterprogramm.

Wenn du GAEB digital in den gesamten Geschäftsprozess integrieren willst, zum Beispiel auch Rechnungen und die Verwaltung, oder auf der Suche nach einer Softwarelösung für all deine Geschäftsprozesse bist, solltest du eine umfangreichere Handwerkersoftware in Betracht ziehen. Auch diese kannst du häufig für eine begrenzte Zeit kostenlos testen.

In der folgenden Tabelle findest du einige Beispiele für GAEB-fähige Programme. Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit, die Beispiele sollen dir lediglich den Einstieg in die Suche nach der richtigen Software für deinen Handwerksbetrieb erleichtern.

Der GAEB-Standard ist nicht nur für große Bauunternehmen relevant, sondern bietet auch Handwerker*innen aus vielen Bereichen einen echten Effizienzgewinn und erleichtert die digitale Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Partnern. Für junge Handwerker*innen und Betriebe, die noch nie zuvor mit GAEB-Dateien gearbeitet haben und sich darüber informieren, kann ihre Vielzahl erst einmal erschlagend wirken.

In der Praxis ist der Umgang mit GAEB jedoch häufig viel leichter als gedacht. Willst du GAEB erst einmal kennenlernen, schau dir Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen in einem kostenfreien GAEB-Viewer an und lerne, die Informationen nachzuvollziehen. Bist du auf der Suche nach einer vollumfänglichen Softwarelösung für deinen Handwerksbetrieb, mit leistungsstarker GAEB-Schnittstelle, kannst du hier mehr darüber erfahren. Probiere die verschiedenen Lösungen einfach kostenlos aus – dann meisterst du das GAEB-Labyrinth bald mit Leichtigkeit!