Terminplanung leicht gemacht: Mit HERO koordinierst du deine Termine automatisiert

Was ist HERO Automation? Ganz einfach! HERO Automation ist ein zusätzliches Angebot der HERO Handwerkersoftware, um deinen Unternehmensaccount noch smarter zu machen. Genauer gesagt umfasst HERO Automation eine breite Vielfalt an praktischen Automationen, die wir unkompliziert in deinen Account einbauen können. Die Automationen arbeiten im Hintergrund, nehmen dir kleinschrittige Büroaufgaben ab und machen deine Arbeit mit der HERO Software noch einfacher.

Dir stehen unterschiedliche Automationen bzw. Module zur Verfügung, die verschiedene Funktionen haben und je nach Belieben miteinander kombiniert werden können. Du profitierst zum Beispiel vom automatischen Mailversand oder digitalen Aufgabenlisten für Mitarbeitende. Um dir die Wirkungsweisen und Vorteile von HERO Automation detailgenau aufzuzeigen, dient das folgende Praxisbeispiel eines Pakets für die automatisierte Terminplanung.

Die Terminplanung ist ein essenzieller Bestandteil in jedem Betrieb. Termine müssen mit Kund*innen koordiniert werden, dabei müssen Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden beachtet und Deadlines für Projekte berücksichtigt werden – und das ist nicht immer einfach. Um den Prozess der digitalen Terminplanung etwas leichter zu machen, haben wir verschiedene Automationen entwickelt, die jedem Handwerksteam im Arbeitsalltag helfen.

Unser Praxisbeispiel zur Terminplanung besteht aus vier Automationsmodulen: Automatische Terminierung, Statuswechsel nach Terminerstellung, Terminerinnerungen und – das Bonusmodul für den perfekten Kundenservice – persönliche Geburtstagsgrüße. Am Beispiel einer fiktiven Tischlerei zeigen wir dir, wie diese Automationen im Alltag helfen können und wie du damit effektiv Arbeitszeit sparen kannst. Bitte beachte: Diese Kombination an Automationen ist nur ein Beispiel und du kannst dir dein Paket nach deinen individuellen Anforderungen zusammenstellen. Gerne hilft unser Service-Team dir dabei, die passenden Module für deinen Betrieb zu identifizieren.

Die Automatische Terminierung funktioniert über die Anbindung eines Terminierungstools an deine HERO Software. Ein kostenloses Terminierungstool ist zum Beispiel Calendly: Hiermit können deine Kund*innen ihre Termine selbstständig buchen und Kommentare und Anmerkungen hinterlassen. Der gebuchte Termin wird automatisch in deinem Kalender angezeigt und dein Kunde erhält zusätzlich eine Terminbestätigung per E-Mail.

In der Praxis kannst du dir das wie folgt vorstellen. Deine Tischlerei / Schreinerei hat eine neue Kundenanfrage erhalten: In einem denkmalgeschützten Haus sollen die Fenster ausgetauscht werden. Du nimmst den interessanten Auftrag an und lässt deinem Kunden eine E-Mail mit einem Terminbuchungslink zukommen. Dein Kunde folgt dem Link, bucht sich einen Termin im Bereich deiner angebotenen Zeiten und du wirst umgehend über die Terminbuchung informiert. Anschließend wird dir der Termin in deiner Plantafel angezeigt und dein Kunde erhält eine Terminbestätigung per E-Mail. Ganz ohne langes Telefonieren oder umständlichen Mailverkehr!

Der Statuswechsel nach Terminerstellung erleichtert deinem Betrieb die Pflege der Projektpipeline. Sobald ein Kunde sich einen Termin bucht und du diesen bestätigst, springt das jeweilige Projekt automatisch in den nächsten Schritt der Projektpipeline – etwa vom Erstkontakt zum Vor-Ort-Gespräch. So stellst du sicher, dass deine Projekte immer auf dem neuesten Stand sind und du behältst stets den Überblick über neue Projektfortschritte.

Werfen wir einen Blick in deine Tischlerei: Dein Kunde hat sich einen Termin für eine Bedarfsanalyse bezüglich des Austauschs seiner Fenster gebucht. Du sichtest den Termin in deinem Kalender, bestätigst ihn und kannst dich direkt auf den Kundentermin vorbereiten. Ohne das Projekt manuell zu verschieben, wird es dir anschließend im nächsten Schritt der Projektpipeline angezeigt. Das hilft deinem gesamten Betrieb dabei, jedes Projekt im Blick zu haben und auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Durchblick zu behalten.

Nichts ist ärgerlicher als ein verpasster Termin! Damit deine Handwerker*innen ihre Kundentermine wie geplant wahrnehmen und ihre Arbeitszeit effektiv nutzen können, versendet HERO Automation digitale Terminerinnerungen an deine Kund*innen. Je nach Bedarf, zum Beispiel 24 Stunden vor dem Termin, kann mithilfe der automatischen Terminerinnerung eine kurze E-Mail an deinen Kunden versendet werden. So vermeidest du vergessene Treffen und bietest deinem Kunden eine zusätzliche Servicedienstleistung in Form einer kurzen Erinnerungsmail.

In der Praxis kann das so aussehen: Du freust dich bereits auf den Vor-Ort-Termin mit deinem Kunden, um sein Gebäude zu inspizieren. Du hast dir bereits erste Gedanken bezüglich seiner Fenster gemacht und wirst auch eine Meisterin zu dem Termin mitnehmen – die jeweiligen Arbeitszeiten sind in der digitalen Plantafel entsprechend blockiert. Um sicherzustellen, dass dein Kunde den Termin nicht vergisst und du keine Arbeitszeit verlierst, erhält dein Kunde 24 Stunden vor Terminbeginn eine automatische Erinnerungsmail von deiner Tischlerei. Dein Kunde sichtet die Mail, bereitet sich auf den Termin vor und die Begutachtung der auszutauschenden Fenster kann am Folgetag wie geplant durchgeführt werden.

Du möchtest optimalen Kundenservice leisten, aber es scheitert an zeitlichen Ressourcen? Dann probier doch mal unsere Automation für Geburtstagsgrüße aus. Auch ein Geburtstag ist ein wichtiger „Termin“ im Leben deines Kunden und mit HERO Automation kannst du ihm an seinem besonderen Tag eine Freude machen. Du legst einfach eine kurze Nachricht zur Gratulation an und deine Kunden erhalten an ihrem Geburtstag automatisch eine entsprechende E-Mail von dir. So pflegst du deine Kundenbeziehungen ohne jeglichen Mehraufwand!

In deiner Tischlerei sähe das so aus: Der Kunde, der neue denkmalfreundliche Fenster erhält, hat ein Kundenprofil in deinem CRM-System von HERO. Du fügst sein Geburtsdatum hinzu und formulierst eine allgemeine Geburtstagsnachricht, die alle deine Kunden automatisch erhalten. Am Tag seines Geburtstags wird dein Kunde automatisch von deiner Gratulation per E-Mail überrascht – ohne, dass du diesen Termin im Kopf behalten oder länger am Schreibtisch sitzen musst.

Egal, ob Bautischlerei, Schreinerei, Möbelbau-Experten oder ein ganz anderes Gewerk: HERO Automation bietet jedem Betrieb attraktive Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung. Insbesondere Terminabsprachen und die Koordinierung von Arbeitsplänen können ganz schön aufwendig werden, wenn man keine digitalen Helfer in Anspruch nimmt. Mit HERO Automation sparst du bei deiner Terminplanung jede Menge Zeit, behältst deine Projekte im Blick und kommunizierst nebenbei noch optimal mit deinen Kunden.

Du kannst aber nicht nur deine Terminplanung mit HERO Automation optimieren: Auch dein Projektmanagement, Leadmanagement, Dateimanagement und weitere Bereiche lassen sich problemlos mit HERO automatisieren. Du kannst die HERO Handwerkersoftware hier 14 Tage lang kostenlos testen und gemeinsam finden wir heraus, mit welchen Modulen wir die Arbeitsabläufe in deinem Betrieb bestmöglich automatisieren können.