Terminplanung leicht gemacht: Mit HERO koordinierst du deine Termine automatisiert

Was ist HERO Automation? Ganz einfach! HERO Automation ist ein zusätzliches Angebot der HERO Handwerkersoftware, um deinen Unternehmensaccount noch smarter zu machen. Genauer gesagt umfasst HERO Automation eine breite Vielfalt an praktischen Automationen, die wir unkompliziert in deinen Account einbauen können. Die Automationen arbeiten im Hintergrund, nehmen dir kleinschrittige Büroaufgaben ab und machen deine Arbeit mit der HERO Software noch einfacher.

Dir stehen unterschiedliche Automationen bzw. Module zur Verfügung, die verschiedene Funktionen haben und je nach Belieben miteinander kombiniert werden können. Du profitierst zum Beispiel vom automatischen Mailversand oder digitalen Aufgabenlisten für Mitarbeitende. Um dir die Wirkungsweisen und Vorteile von HERO Automation detailgenau aufzuzeigen, dient das folgende Praxisbeispiel eines Pakets für die automatisierte Terminplanung.

Die Terminplanung ist ein essenzieller Bestandteil in jedem Betrieb. Termine müssen mit Kund*innen koordiniert werden, dabei müssen Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden beachtet und Deadlines für Projekte berücksichtigt werden – und das ist nicht immer einfach. Um den Prozess der digitalen Terminplanung etwas leichter zu machen, haben wir verschiedene Automationen entwickelt, die jedem Handwerksteam im Arbeitsalltag helfen.

Wie kann das aussehen? Ganz einfach! Wir zeigen dir anhand eines exemplarischen Automationspakets, wie dich HERO Automation bei der Terminplanung in diversen Anwendungsbereichen unterstützen kann. Dieses Praxisbeispiel ist aber nur eines von vielen möglichen Use Cases, denn durch den modularen Aufbau kannst du dir dein Paket ganz nach deinen individuellen Anforderungen zusammenstellen. Gerne hilft unser Service-Team dir dabei, die passenden Module für deinen Betrieb zu identifizieren.

HERO Automation bietet dir eine direkte Anbindung zu einem Terminierungstool wie zum Beispiel Calendly: Hiermit können deine Kund*innen ihre Termine selbstständig buchen und Kommentare und Anmerkungen hinterlassen. Der gebuchte Termin wird automatisch in deinem Kalender angezeigt und dein Kunde erhält zusätzlich eine Terminbestätigung per E-Mail. Damit deine Kund*innen ihre Buchung nicht vergessen, erhalten sie außerdem 24 Stunden vor dem Termin eine Erinnerung per Mail.

In der Praxis kannst du dir das wie folgt vorstellen – nehmen wir an, du betreibst eine Tischlerei und hast gerade eine neue Kundenanfrage erhalten: In einem denkmalgeschützten Haus sollen die Fenster ausgetauscht werden. Du nimmst den Auftrag an und lässt deinem Kunden eine E-Mail mit einem Terminbuchungslink zukommen. Dein Kunde folgt dem Link und bucht einen Termin im Bereich deiner angebotenen Zeiten. Anschließend erhält dein Kunde per E-Mail eine Terminbestätigung und eine weitere Erinnerung, kurz bevor der Termin ansteht. Ganz ohne langes Telefonieren oder umständlichen Mailverkehr!

Für reibungsloses Projektmanagement bietet dir HERO Software eine übersichtliche Projektpipeline und eine digitale Plantafel. Die Automationen zur Terminvereinbarung sind direkt mit diesen HERO Funktionen verzahnt: Sobald ein Kunde einen Termin bucht und du diesen bestätigst, erhältst du also sofort eine Bestätigung in der Software. Obendrein wird der Termin in der Plantafel eingetragen und der jeweilige Projektstatus in der Pipeline wird automatisch angepasst. So stellst du sicher, dass deine Projekte immer auf dem neuesten Stand sind und behältst stets den Überblick über neue Projektfortschritte.

Werfen wir einen Blick in deine Tischlerei: Dein Kunde hat sich einen Termin für eine Bedarfsanalyse bezüglich des Austauschs seiner Fenster gebucht. Du sichtest den Termin in deinem Kalender, bestätigst ihn und kannst dich direkt auf den Kundentermin vorbereiten. Ohne das Projekt manuell zu verschieben, wird es dir anschließend im nächsten Schritt der Projektpipeline angezeigt. Das hilft deinem gesamten Betrieb dabei, jedes Projekt im Blick zu haben und auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Durchblick zu behalten.

Du möchtest die Beziehungen mit deinen Kunden pflegen, aber hast dafür nicht die nötigen zeitlichen Ressourcen? HERO Automation bietet dir einen Zusatzservice, mit dem du deinen Kunden eine kleine Freude bereiten kannst: Zum Ehrentag erhält dein Kunde automatisch Geburtstagsgrüße per Mail – schließlich ist auch ein Geburtstag ein wichtiger „Termin“ im Leben deines Kunden. Dazu legst du einfach eine kurze Nachricht zur Gratulation fest, deine Kunden erhalten dann an ihrem Geburtstag automatisch eine entsprechende E-Mail von dir. So pflegst du deine Kundenbeziehungen ohne jeglichen Mehraufwand!

In deiner Tischlerei sähe das so aus: Der Kunde, der neue denkmalfreundliche Fenster erhält, hat ein Kundenprofil in deinem CRM-System von HERO. Du fügst sein Geburtsdatum hinzu und formulierst eine allgemeine Geburtstagsnachricht, die alle deine Kunden automatisch erhalten. Am Tag seines Geburtstags wird dein Kunde automatisch von deiner Gratulation per E-Mail überrascht – ohne, dass du diesen Termin im Kopf behalten oder länger am Schreibtisch sitzen musst.

Egal, ob Bautischlerei, Schreinerei, Möbelbau-Experten oder ein ganz anderes Gewerk: HERO Automation bietet jedem Betrieb attraktive Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung. Insbesondere Terminabsprachen und die Koordinierung von Arbeitsplänen können ganz schön aufwendig werden, wenn man keine digitalen Helfer in Anspruch nimmt. Mit HERO Automation sparst du bei deiner Terminplanung jede Menge Zeit, behältst deine Projekte im Blick und kommunizierst nebenbei noch optimal mit deinen Kunden.

Du kannst aber nicht nur deine Terminplanung mit HERO Automation optimieren: Auch dein Projektmanagement, Leadmanagement, Dateimanagement und weitere Bereiche lassen sich problemlos mit HERO automatisieren. Du kannst die HERO Handwerkersoftware hier 14 Tage lang kostenlos testen und gemeinsam finden wir heraus, mit welchen Modulen wir die Arbeitsabläufe in deinem Betrieb bestmöglich automatisieren können.