Terminplanung leicht gemacht: Mit HERO koordinierst du deine Termine automatisiert

Was ist HERO Automation? Ganz einfach! HERO Automation ist ein zusätzliches Angebot der HERO Handwerkersoftware, um deinen Unternehmensaccount noch smarter zu machen. Genauer gesagt umfasst HERO Automation eine breite Vielfalt an praktischen Automationen, die wir unkompliziert in deinen Account einbauen können. Die Automationen arbeiten im Hintergrund, nehmen dir kleinschrittige Büroaufgaben ab und machen deine Arbeit mit der HERO Software noch einfacher.

Dir stehen unterschiedliche Automationen bzw. Module zur Verfügung, die verschiedene Funktionen haben und je nach Belieben miteinander kombiniert werden können. Du profitierst zum Beispiel vom automatischen Mailversand oder digitalen Aufgabenlisten für Mitarbeitende. Um dir die Wirkungsweisen und Vorteile von HERO Automation detailgenau aufzuzeigen, haben wir folgendes Praxisbeispiel für die automatisierte Terminplanung zusammengestellt.

Die Terminplanung ist ein essenzieller Bestandteil in jedem Betrieb. Termine müssen mit Kund*innen koordiniert werden, dabei müssen Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden beachtet und Deadlines für Projekte berücksichtigt werden – und das ist nicht immer einfach. Um den Prozess der digitalen Terminplanung etwas leichter zu machen, haben wir verschiedene Automationen entwickelt, die jedem Handwerksteam im Arbeitsalltag helfen.

Wie kann das aussehen? Ganz einfach! Wir zeigen dir anhand eines exemplarischen Automationspakets, wie dich HERO Automation bei der Terminplanung in diversen Anwendungsbereichen unterstützen kann. Dieses Praxisbeispiel ist aber nur eines von vielen möglichen Use Cases, denn durch den modularen Aufbau kannst du dir dein Paket ganz nach deinen individuellen Anforderungen zusammenstellen. Gerne hilft unser Service-Team dir dabei, die passenden Module für deinen Betrieb zu identifizieren.

HERO Automation bietet dir eine direkte Anbindung zu einem Terminierungstool, mit dem deine Kund*innen ihre Termine ganz einfach selbst buchen können. Durch die Verknüpfung mit deiner HERO Software wird der gebuchte Termin anschließend automatisch in deinem Kalender und in deiner Plantafel angezeigt, zusätzlich wird per E-Mail oder SMS eine Terminbestätigung an die betreffenden Kunden verschickt.

In der Praxis kannst du dir das wie folgt vorstellen – nehmen wir an, du betreibst eine Tischlerei und hast gerade eine neue Kundenanfrage erhalten: In einem denkmalgeschützten Haus sollen die Fenster ausgetauscht werden. Du nimmst den Auftrag an und lässt deinem Kunden eine E-Mail mit einem Terminbuchungslink zukommen. Dein Kunde folgt dem Link und bucht in wenigen Klicks einen Termin im Bereich deiner angebotenen Zeiten. Anschließend verschickt das System eine Terminbestätigung an den Kunden. Langes Telefonieren oder umständlicher Mailverkehr gehören damit der Vergangenheit an!

Auch das beste Terminmodul nützt nichts, wenn Kunden ihren Termin vergessen und diesen nicht wahrnehmen. Gerade im stressigen Arbeitsalltag kann das schnell passieren – für dich als Handwerker bedeutet das aber die zeitaufwendige Neuansetzung des Meetings. Damit das nicht passiert, verschickt HERO Automation für alle gebuchten Termine automatisch eine Erinnerungsmail, zum Beispiel 24 Stunden vor dem Termin. Du kannst aber auch einen benutzerdefinierten Zeitpunkt festlegen oder sogar mehrere Erinnerungen versenden lassen. So lassen sich verpasste Termine ohne viel Aufwand vermeiden!

Nehmen wir etwa an, dein Kunde hat gerade einen Termin zur Erstberatung vereinbart, bei dem ihr vor Ort gemeinsam analysiert, wie der Austausch der fragilen Holzfenster am besten durchzuführen ist. Nach der erfolgreichen Buchung wird der Termin sofort in deiner Software eingetragen – wegen der Wichtigkeit des Meetings setzt du dann individuell fest, dass sogar zwei Erinnerungen versendet werden sollen, und zwar fünf Tage sowie 24 Stunden vor dem Termin. HERO Automation kümmert sich dann um den automatischen Versand der Erinnerungsmails, damit der Termin nicht im Kalender deines Kunden untergeht.

Für reibungsloses Projektmanagement bietet dir HERO Software eine übersichtliche Projektpipeline und eine digitale Plantafel. Die Automationen zur Terminvereinbarung sind direkt mit diesen HERO Funktionen verzahnt: Sobald ein Kunde einen Termin bucht und du diesen bestätigst, erhältst du also sofort eine Bestätigung in der Software. Obendrein wird der Termin in der Plantafel eingetragen und der jeweilige Projektstatus in der Pipeline wird automatisch angepasst. So stellst du sicher, dass deine Projekte immer auf dem neuesten Stand sind und behältst stets den Überblick über neue Projektfortschritte.

Werfen wir einen Blick in deine Tischlerei: Dein Kunde hat sich einen Termin für eine Bedarfsanalyse bezüglich des Austauschs seiner Fenster gebucht. Du sichtest den Termin in deinem Kalender, bestätigst ihn und kannst dich direkt auf den Kundentermin vorbereiten. Ohne das Projekt manuell zu verschieben, wird es dir anschließend im nächsten Schritt der Projektpipeline angezeigt. Das hilft deinem gesamten Betrieb dabei, jedes Projekt im Blick zu haben und auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Durchblick zu behalten.

Egal, ob Bautischlerei, Schreinerei, Möbelbau-Experten oder ein ganz anderes Gewerk: HERO Automation bietet jedem Betrieb attraktive Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung. Insbesondere Terminabsprachen und die Koordinierung von Arbeitsplänen können ganz schön aufwendig werden, wenn man keine digitalen Helfer in Anspruch nimmt. Mit HERO Automation sparst du bei deiner Terminplanung jede Menge Zeit, behältst deine Projekte im Blick und kommunizierst nebenbei noch optimal mit deinen Kunden.

Du kannst aber nicht nur deine Terminplanung mit HERO Automation optimieren: Auch dein Projektmanagement, Leadmanagement, Dateimanagement und weitere Bereiche lassen sich problemlos mit HERO automatisieren. Du kannst die HERO Handwerkersoftware hier 14 Tage lang kostenlos testen und gemeinsam finden wir heraus, mit welchen Modulen wir die Arbeitsabläufe in deinem Betrieb bestmöglich automatisieren können.