Digitale Unterschrift - Rechtsgültig signieren

Die digitale Unterschrift ist schon lang keine Science Fiction mehr. Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, wo elektronische Medien für den Datentransfer immer wichtiger werden. Alle möglichen analogen Prozesse werden digitalisiert, so auch das Unterschreiben von Verträgen, PDFs und anderen Dokumenten. Aber wie kann man digital unterschreiben?

Heutzutage ist fast jeder Computer mit einer Software ausgestattet, bei der mit minimalem Aufwand eine elektronische Unterschrift genutzt werden kann. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit, Kosten und wertvolle Ressourcen. Um dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen, müssen zwei fundamentale Grundvoraussetzungen erfüllt werden. Zum einen muss sichergestellt sein, dass die Unterschrift und die Daten unverfälscht, so wie sie abgeschickt wurden, beim Empfänger ankommen. Außerdem müssen Echtheit und Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden können. Bei der Nutzung einer entsprechenden Software zur Erstellung einer elektronischen Signatur ist dies gegeben und die digitale Unterschrift ist rechtsgültig. Ein prominentes Beispiel hierfür ist etwa der Adobe Acrobat Reader, der mit seinem integrierten Dienst Adobe Sign alle rechtlichen Vorgaben für die Erzeugung und Nutzung elektronischer Unterschriften erfüllt.

Eine digitale Unterschrift ist gültig, wenn:

• Daten und Unterschrift nicht verfälscht werden können
• Die Echtheit der Unterschrift nachvollzogen werden kann
• Die Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden kann

HERO speziell für Handwerker und Kundendienst

Auch in unserer Handwerkersoftware HERO funktioniert das elektronische Unterschreiben am Tablet oder Handy. Da wir HERO speziell für den Kundendienst entwickelt haben, war dies eine der Funktionen auf die wir sehr viel Wert gelegt haben. Damit das mobile Arbeiten von überall aus funktioniert, arbeiten wir cloudbasiert, das bedeutet du hast dein Büro online in der Cloud immer mit dabei, ganz ohne Installation. Die Cloud ist eine zentrale Datenbank, die auf einem Server vor Datenverlust gesichert gespeichert ist und auf die dazu berechtigte Personen unabhängig vom Aufenthaltsort Zugriff haben. Es spielt also keine Rolle, ob du im Büro bist und vom Rechner aus arbeitest oder auf der Baustelle mobil mit dem Smartphone. Mit HERO kannst du dank Cloud und App überall und von jedem Gerät aus unkompliziert auf alle Daten zugreifen und zum Beispiel direkt vor Ort beim Kunden eine Rechnung erstellen und auch rechtsgültig unterschreiben lassen.

Mit der HERO Cloud-Software kannst du alle im Kundendienst anfallenden Tätigkeiten komplett papierlos erledigen. Per Smartphone oder Tablet kannst du direkt beim Kunden Kostenvoranschläge, Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente erstellen, du kannst auf dein Projektmanagement zugreifen, Kunden, Aufgaben oder Ressourcen verwalten und sogar Arbeitszeiten digital erfassen. Fotos und Notizen können jederzeit hochgeladen werden und die Software ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. So haben alle Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich aufhalten, immer in Echtzeit Zugriff auf die Projekte.

Die elektronische Signatur ist in Deutschland durch verschiedene Rechtsvorschriften geregelt, unter anderem durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) und das Vertrauensdienstegesetz (VDG). In der Europäischen Union regelt die eID.AS-Verordnung die Standards für elektronische Unterschriften. Sie ist 2016 in Kraft getreten und enthält einheitliche Regeln für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt. Um die Umsetzung der eID.AS-Vorgaben sicherzustellen, wurde in Deutschland 2017 das Vertrauensdienstegesetz (VDG) verabschiedet.

Das bis dahin geltende Signaturgesetz wurde damit abgelöst. Seit 2017 sind eID.AS-Verordnung und VDG die beiden geltenden Gesetzestexte, wenn es um die Anwendung von elektronischen Signaturen geht. Seitdem ist es sehr viel einfacher geworden, Dokumente per Smartphone, Tablet oder Browser rechtsgültig zu unterzeichnen. Geht es um die Rechtslage von digitalen Unterschriften außerhalb der EU, gelten die beiden Regelwerke ISO 27001 und SOC2.

Nachvollziehbarkeit ist entscheidend

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen der einfachen (EES), der fortgeschrittenen (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Die FES ist für die große Mehrheit der Verträge ausreichend, die QES wird für Dokumente benötigt, bei denen das Gesetz die Schriftform vorschreibt. Der entscheidende Unterschied liegt in der Beweiskraft: Bei der FES gibt es keinen gesetzlichen Anscheinsbeweis – im Streitfall muss derjenige, der sich auf die Signatur beruft, deren Echtheit selbst nachweisen. Bei der QES hingegen greift der Anscheinsbeweis nach § 371a ZPO: Hier muss die unterzeichnende Person aktiv nachweisen, dass die Signatur nicht von ihr stammt, wenn sie die Echtheit bestreiten möchte. Die QES bietet damit die höchste Beweissicherheit aller drei Signaturarten.

Wie kann man digital unterschreiben? Wenn du mit deinem Handwerksunternehmen auf elektronische Signatur umstellen möchtest, benötigst du die passende Hardware wie einen PC sowie Smartphones und / oder Tablets. Außerdem benötigst du die richtige Software, um eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zu erstellen. Zur Verfügung stehen hier eine Vielzahl an Programmen oder Apps für Android oder iPhone / iPad von verschiedenen Herstellern. Davon sind die meisten ausschließlich auf die Erstellung von elektronischen Signaturen spezialisiert. Anders HERO: HERO bietet die einfache digitale Signatur (EES) als vollwertiges Feature, das in eine ganzheitliche Handwerkersoftware integriert ist.

So können Dokumente nicht nur per digitaler Signatur rechtskräftig unterschrieben werden. Es ist auch möglich, die Dokumente mit Hilfe von Projektmanagement-Tools, Templates, Rechnungsprogramm und vielen weiteren nützlichen Features mobil zu erstellen. Dabei ist der Vorgang des Unterzeichnens unkompliziert: Du kannst einfach mit dem Finger deine Unterschrift auf dem Display von Smartphone oder Tablet zeichnen - das ist schon alles, was zu tun ist. Zusätzliche Hardware wie eine Maus oder ein Digipen wird nicht benötigt. So kannst du Dokumente wie Angebote oder Rechnungen auch auf der Baustelle unterschreiben (lassen).

Wenn du statt der „Fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ (FES) die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für dein Unternehmen anstrebst, musst du dich an zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter wenden. Nur sie sind dazu berechtigt, nach eingehender Prüfung der Identität ein qualifiziertes Zertifikat auszustellen. Allerdings können diese Zertifikate nur an natürliche Personen vergeben werden, nicht aber an juristische Personen wie etwa eine GmbH. Das bedeutet, dass für jeden Unternehmensberechtigten eine individuelle Prüfung stattfinden muss. Darüber hinaus ist die QES für die alltäglichen Transaktionen eines Handwerksbetriebes nicht erforderlich.

Im Büro

Die digitale Unterschrift erleichtert dir die anfallende Büroarbeit und reduziert den Zeitaufwand für Verwaltung, Projektmanagement und das Pendeln zwischen Büro und Baustelle. Du musst Dokumente nicht mehr einscannen oder abfotografieren, da sie bereits unterzeichnet in digitaler Form vorliegen. Mit der HERO Software hast du außerdem stets alle deine Finanzen im Blick, egal ob vom Büro aus oder unterwegs. Auch eine DATEV-Anbindung ist vorhanden, die Buchhaltung wird so enorm vereinfacht.

Ebenso geht die Personalverwaltung mit HERO um einiges schneller und effektiver. Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnungen sind von überall aus digital verfügbar. Die gesamte Kommunikation findet an einem Ort statt und alle sind immer auf demselben Stand. So kannst du zum Beispiel vom Büro aus feststellen, wie weit die Arbeiten vor Ort beim Kunden sind, ohne selbst hinfahren zu müssen oder ständig anzurufen. Viele unnötige Wege zwischen Büro und Baustelle können auf diese Weise vermieden werden.

Im Kundendienst

Im Kundendienst (Field Service Management) werden Wartungen oder kleinere Aufträge wie z. B. Reparaturen durchgeführt. Mit dem Kundendienst-Modul von HERO kannst du einen Auftrag auch mobil ganz schnell und unkompliziert anlegen und abarbeiten. Mit der automatischen Terminbenachrichtigung und der Kalenderübersicht behältst du stets und überall den Überblick über alle Wartungen und Kleinaufträge. Zudem kannst du Checklisten erstellen, die ein strukturiertes und effizientes Abarbeiten der Aufträge ermöglichen und deinen Mitarbeitern die Aufträge per Aufgaben-Verwaltung zuweisen.

Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch die digitale Unterschrift der HERO Software. Mit ihr kannst du auch mobil Dokumente wie z. B. ein Angebot per Smartphone oder Tablet rechtskräftig signieren (lassen) und ins Cloud-System überführen und das, ohne vorher ins Büro zu müssen. Außerdem kannst du Projektfortschritte - auch per Foto-Upload - im Bautagebuch dokumentieren. So kannst du morgens direkt zum Kunden fahren. Dein Büro hast du in einer Software gebündelt in der Hosentasche immer und überall dabei. So arbeitest du effizienter, profitabler und hast mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben beim Kunden - ein echter Wettbewerbsvorteil.

Privat eine digitale Unterschrift für PDFs erstellen

Auch als Privatperson kann dir der Umstieg auf die elektronische Signatur einiges erleichtern oder zumindest Zeit sparen. In 99 Prozent der Fälle wirst du für private Transaktionen und Verträge keine qualifizierte elektronische Signatur benötigen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur, die etwa im Adobe Acrobat Reader integriert ist, reicht hierfür aus. Ausnahmen sind Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung benötigen, wie etwa Testamente, Patientenverfügungen oder bestimmte Vollmachten. Im folgenden Absatz wollen wir dir zeigen, wie du mit Adobe Acrobat Reader ganz einfach eine digitale Unterschrift erstellen kannst.

Eine einfache (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) kannst du beispielsweise mit Adobe Acrobat Reader erstellen. Dazu musst du das Dokument öffnen und das Symbol „Signieren“ aus der Werkzeugleiste auswählen. Beim erstmaligen Signieren erscheint im Unterschriftsfenster ein Signaturbedienfeld. Hier kannst du deinen Namen eingeben - Adobe macht daraus eine Signatur. Dabei kannst du aus unterschiedlichen Signaturstilen auswählen. Wenn du lieber deine eigene Unterschrift nutzen möchtest, kannst du diese entweder mit der Maus (PC) oder dem Finger (Handy) zeichnen (FES) oder eine Originale einscannen und positionieren (EES). Zuletzt kannst du die Signatur speichern und bei Bedarf immer wieder verwenden.

Die elektronische Unterschrift bietet in jedem Fall Chancen der Prozessoptimierung, egal ob privat oder beruflich. Eine Menge Zeit und Kosten werden gespart und ganz nebenbei ein Haufen Papier. Der Umstieg auf die digitale Signatur kommt also auch der Umwelt zugute. Für alltägliche Zwecke als Handwerksbetrieb ist die einfache elektronische Signatur (EES) vollkommen ausreichend. Sie ist für formfreie Dokumente wie Angebote, Rechnungen, unbefristete Arbeitsverträge rechtsgültig – allerdings ist die EES einer handschriftlichen Unterschrift nicht gleichgestellt! Um in einem späteren Streitfall eine bessere Beweiskraft zu haben, empfiehlt sich eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nach wie vor bist du mit einer handschriftlichen Signatur in Schriftform – auf Papier – immer auf der sicheren Seite.

Mit der HERO Software kannst du ganz einfach in die Digitalisierung deines Handwerksbetriebes starten. Die digitale Signatur ist dabei nur ein Teil der Digitalisierungsstrategie, die wir dir anbieten können. Je nachdem, welches Paket du wählst, kannst du Teile oder deinen gesamten Handwerksbetrieb mit HERO digitalisieren. Natürlich macht es keinen Sinn, seinen Betrieb um jeden Preis digitalisieren zu wollen, aber auch als Handwerksbetrieb solltest du dich vor den digitalen Möglichkeiten nicht ganz verschließen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren.