Kostenloses Webinar am 09.02.2023 um 17 Uhr in der HERO Community!
Thema:­ „Erfolgreich starten mit der HERO Software - Grundeinstellungen vornehmen“. Mehr erfahren 🛠

Kostenloses Webinar am 09.02. : „Erfolgreich starten mit der HERO Software - Grundeinstellungen vornehmen". Mehr erfahren 🛠

»Ich nutze HERO schon seit Jahren erfolgreich in meinem Betrieb.«
Jetzt testen
HERO Software Blog

Digitale Unterschrift - Rechtsgültig signieren

Anna Schwirten  | 09.10.2020
Bild: Digitale Unterschrift auf dem Handy
Immer mehr Betriebe nutzen die elektronische Unterschrift. Mit entsprechender Software kein Problem! | © 2018 Boontoom Sae-Kor/Shutterstock.com

Noch immer herrscht viel Unklarheit über das Vorgehen und die Rechtskräftigkeit bzw. die Gültigkeit digitaler Unterschriften. Wir räumen mit dem Vorurteil auf, digitale Signaturen (z. B. auf PDFs) seien nicht rechtswirksam. Denn: Im Grunde ist jede Form der Unterschrift vor Gericht gültig, egal ob in Tinte geschrieben, eingescannt oder digital erzeugt. Entscheidend ist, ob die Entstehung nachvollzogen werden kann.

In diesem Artikel erläutern wir dir die verschiedenen Formen der elektronischen Unterschrift und was du beachten musst, um diese rechtssicher nutzen zu können. Außerdem geht es um die Vorteile der digitalen Unterschrift und wie du diese privat oder beruflich für dich erstellen und nutzen kannst.


Auf dieser Seite


Digitale Unterschrift ist keine Science Fiction!

Die digitale Unterschrift ist schon lang keine Science Fiction mehr. Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, wo elektronische Medien für den Datentransfer immer wichtiger werden. Alle möglichen analogen Prozesse werden digitalisiert, so auch das Unterschreiben von Verträgen, PDFs und anderen Dokumenten. Aber wie kann man digital unterschreiben?

Heutzutage ist fast jeder Computer mit einer Software ausgestattet, bei der mit minimalem Aufwand eine elektronische Signatur genutzt werden kann. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit, Kosten und wertvolle Ressourcen. Damit das funktioniert, müssen zwei Grundvoraussetzungen gegeben sein. Zum einen muss sichergestellt sein, dass die Unterschrift und die Daten unverfälscht, so wie sie abgeschickt wurden, beim Empfänger ankommen. Außerdem müssen Echtheit und Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden können. Bei der Nutzung einer entsprechenden Software zur Erstellung einer elektronischen Signatur ist dies gegeben und die digitale Unterschrift ist rechtsgültig. Ein prominentes Beispiel hierfür ist etwa der Adobe Acrobat Reader, der mit seinem integrierten Dienst Adobe Sign alle rechtlichen Vorgaben für die Erzeugung und Nutzung elektronischer Unterschriften erfüllt.

Eine digitale Unterschrift ist gültig, wenn:

  • Daten und Unterschrift nicht verfälscht werden können
  • Die Echtheit der Unterschrift nachvollzogen werden kann
  • Die Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden kann
Bild: Hero Software auf verschiedenen Endgeräten
Im Kundendienst kannst du unsere Software per Smartphone oder Tablet nutzen © Hero Software

HERO speziell für Handwerker und Kundendienst

Auch in unserer Handwerkersoftware HERO funktioniert das elektronische Unterschreiben am Tablet oder Handy. Da wir HERO speziell für den Kundendienst entwickelt haben, war dies eine der Funktionen auf die wir sehr viel Wert gelegt haben. Damit das mobile Arbeiten von überall aus funktioniert, arbeiten wir cloudbasiert, das bedeutet du hast dein Büro online in der Cloud immer mit dabei, ganz ohne Installation. Die Cloud ist eine zentrale Datenbank, die auf einem Server vor Datenverlust gesichert gespeichert ist und auf die dazu berechtigte Personen unabhängig vom Aufenthaltsort Zugriff haben. Es spielt also keine Rolle, ob du im Büro bist und vom Rechner aus arbeitest oder auf der Baustelle mobil mit dem Smartphone. Mit HERO kannst du dank Cloud und App überall und von jedem Gerät aus unkompliziert auf alle Daten zugreifen und zum Beispiel direkt vor Ort beim Kunden eine Rechnung erstellen und auch rechtsgültig unterschreiben lassen.

Mit der HERO Cloud-Software kannst du alle im Kundendienst anfallenden Tätigkeiten komplett papierlos erledigen. Per Smartphone oder Tablet kannst du direkt beim Kunden Kostenvoranschläge, Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente erstellen, du kannst auf dein Projektmanagement zugreifen, Kunden, Aufgaben oder Ressourcen verwalten und sogar Arbeitszeiten digital erfassen. Fotos und Notizen können jederzeit hochgeladen werden und die Software ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. So haben alle Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich aufhalten, immer in Echtzeit Zugriff auf die Projekte.

HERO: Handwerker Software für Profis

Bild: Hero Handwerkersoftware kostenlos testen

Die Rechtslage zur digitalen Unterschrift

Die elektronische Signatur ist in Deutschland durch verschiedene Rechtsvorschriften geregelt, unter anderem durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) und das Vertrauensdienstegesetz (VDG). In der Europäischen Union regelt die eID.AS-Verordnung die Standards für elektronische Unterschriften. Sie ist 2016 in Kraft getreten und enthält einheitliche Regeln für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt. Um die Umsetzung der eID.AS-Vorgaben sicherzustellen, wurde in Deutschland 2017 das Vertrauensdienstegesetz (VDG) verabschiedet.

Das bis dahin geltende Signaturgesetz wurde damit abgelöst. Seit 2017 sind eID.AS-Verordnung und VDG die beiden geltenden Gesetzestexte, wenn es um die Anwendung von elektronischen Signaturen geht. Seitdem ist es sehr viel einfacher geworden, Dokumente per Smartphone, Tablet oder Browser rechtsgültig zu unterzeichnen. Geht es um die Rechtslage von digitalen Unterschriften außerhalb der EU, gelten die beiden Regelwerke ISO 27001 und SOC2.

Bild: Gesetzeslage zur digitalen Signatur
Entscheidend für die Rechtskräftigkeit ist die Nachvollziehbarkeit der digitalen Signatur. © 2021 SOMKID THONGDEE/Shutterstock.com

Nachvollziehbarkeit ist entscheidend

Entgegen der weitverbreiteten Meinung ist die Rechtskräftigkeit einer elektronischen Unterschrift durchaus gegeben, sofern alle Parteien damit einverstanden sind und vor Gericht nachgewiesen werden kann, wie und wo die digitale Unterschrift entstanden ist. Da der komplette Signaturvorgang bei der elektronischen Unterschrift digital abläuft, ist eine hohe Transparenz gegeben und es lässt sich, anders als bei der handschriftlichen Unterschrift, auch rückwirkend nachvollziehen, wer wann unterzeichnet hat.

Darüber hinaus heißt es im offiziellen Gesetzestext der eID.AS-Verordnung in Abschnitt Vier, Artikel 25: „(1) Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt. (2) Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.”

Entscheidend ist die hier in Absatz Zwei genannte „qualifizierte elektronische Signatur“, auch QES genannt. Die eID.AS-Verordnung unterscheidet zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist für circa 90 Prozent aller Verträge ausreichend, die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird für solche Verträge benötigt, für die laut Gesetz die Schriftform vorgegeben ist. Beide Formen sind beweisbar, jedoch kann die Identifikation der Person bei der FES auch nachträglich erfolgen, während diese bei der QES vor der eigentlichen Unterschrift stattfinden muss. Anders formuliert: Bei der FES liegt die Beweislast bei der Person, die die Signatur entgegennimmt und bei der QES liegt die Beweislast bei der unterzeichnenden Person.

Nur bedingt gültig Fast immer gültig In jedem Fall gültig
Einfach elektronische Signatur (EES) Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Für informelle Dokumente Für Verträge ohne Formvorschrift (für 90% der Verträge ausreichend) Für Verträge, für die das Gesetz die Schriftform vorgibt (für ca. 10% vorgeschrieben )
Keine Identifikation der Person notwendig Identifikation der Person kann nachträglich erfolgen Identifikation der Person muss vor der Unterschrift stattfinden
Geringe Beweiskraft Hohe Beweiskraft Maximale Beweiskraft
Auf Papier getätigte Unterschrift, die zu einem späteren Zeitpunkt eingescannt wurde Über Software getätigte Unterschrift ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung Über Software getätigte Unterschrift mit vorausgehender Zwei-Faktor-Authentifizierung
Beispiele: Bekanntmachungen, Informationsschreiben, interne Dokumente Beispiele: Kaufverträge, Arbeitsverträge, Angebote/Rechnungen Beispiele: Notarielle Beurkundungen, Testamente, Patientenverfügungen

Digitale Unterschrift rechtssicher nutzen

Ob du die digitale Unterschrift rechtssicher nutzt, kommt auf die entsprechende Software an. Außerdem empfiehlt es sich, in der Formklausel des jeweiligen Vertrages festzuhalten, welche Form der elektronischen Unterschrift als rechtskräftig angesehen wird. HERO als GoBD-konforme Software übernimmt die Garantie, dass die elektronische Unterschrift rechtsgültig ist. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD gibt vor, dass steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderlich aufbewahrt werden müssen. Außerdem fordert die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Eine GoBD-konforme Software protokolliert im Hintergrund sämtliche Bearbeitungsschritte, sodass sie jederzeit nachvollzogen werden können.

Eingescannte Unterschrift ist problematisch

Der Umgang mit eingescannten Unterschriften ist grundsätzlich etwas problematisch. Die Rechtskräftigkeit einer elektronischen Unterschrift ergibt sich aus der Unverfälschbarkeit der Daten und der Identifikation des Unterzeichnenden. In der Regel übernimmt ein Softwareanbieter die Garantie für die Erfüllung dieser Kriterien.

Da die auf einem Blatt vorgenommene und dann eingescannte Unterschrift diese Merkmale nicht aufweist, besitzt sie aktuell in den meisten Fällen keine Gültigkeit vor Gericht. Trotzdem gibt es Fälle, in denen eine eingescannte Signatur gerichtlich anerkannt wurde, allerdings nur, wenn der Ursprung der Unterschrift nachvollzogen werden konnte.

HERO: Handwerker Software für Profis

Bild: Hero von überall aus nutzen - ob auf der Baustelle oder im Büro

Auf digitale Unterschrift umsteigen

Wie kann man digital unterschreiben? Wenn du mit deinem Handwerksunternehmen auf elektronische Signatur umstellen möchtest, benötigst du die passende Hardware wie einen PC sowie Smartphones und / oder Tablets. Außerdem benötigst du die richtige Software, um eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zu erstellen. Zur Verfügung stehen hier eine Vielzahl an Programmen oder Apps für Android oder iPhone / iPad von verschiedenen Herstellern. Davon sind die meisten ausschließlich auf die Erstellung von elektronischen Signaturen spezialisiert. Anders HERO: HERO bietet die digitale Signatur (FES) als vollwertiges Feature, das in eine ganzheitliche Handwerkersoftware integriert ist.

So können Dokumente nicht nur per digitaler Signatur rechtskräftig unterschrieben werden. Es ist auch möglich, die Dokumente mit Hilfe von Projektmanagement-Tools, Templates, Rechnungsprogramm und vielen weiteren nützlichen Features mobil zu erstellen. Dabei ist der Vorgang des Unterzeichnens unkompliziert: Du kannst einfach mit dem Finger deine Unterschrift auf dem Display von Smartphone oder Tablet zeichnen - das ist schon alles, was zu tun ist. Zusätzliche Hardware wie eine Maus oder ein Digipen wird nicht benötigt. So kannst du Dokumente wie Angebote oder Rechnungen auch auf der Baustelle unterschreiben (lassen).

Wenn du statt der „Fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ (FES) die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für dein Unternehmen anstrebst, musst du dich an zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter wenden. Nur sie sind dazu berechtigt, nach eingehender Prüfung der Identität ein qualifiziertes Zertifikat auszustellen. Allerdings können diese Zertifikate nur an natürliche Personen vergeben werden, nicht aber an juristische Personen wie etwa eine GmbH. Das bedeutet, dass für jeden Unternehmensberechtigten eine individuelle Prüfung stattfinden muss. Darüber hinaus ist die QES für die alltäglichen Transaktionen eines Handwerksbetriebes nicht erforderlich.

Bild: Nie wieder Dokumente im Büro einscannen
Die digitale Signatur spart Zeit auf der Baustelle und im Büro. © 2021 amedeoemaja/Shutterstock.com

Im Büro

Die digitale Unterschrift erleichtert dir die anfallende Büroarbeit und reduziert den Zeitaufwand für Verwaltung, Projektmanagement und das Pendeln zwischen Büro und Baustelle. Du musst Dokumente nicht mehr einscannen oder abfotografieren, da sie bereits unterzeichnet in digitaler Form vorliegen. Mit der HERO Software hast du außerdem stets alle deine Finanzen im Blick, egal ob vom Büro aus oder unterwegs. Auch eine DATEV-Anbindung ist vorhanden, die Buchhaltung wird so enorm vereinfacht.

Ebenso geht die Personalverwaltung mit HERO um einiges schneller und effektiver. Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnungen sind von überall aus digital verfügbar. Die gesamte Kommunikation findet an einem Ort statt und alle sind immer auf demselben Stand. So kannst du zum Beispiel vom Büro aus feststellen, wie weit die Arbeiten vor Ort beim Kunden sind, ohne selbst hinfahren zu müssen oder ständig anzurufen. Viele unnötige Wege zwischen Büro und Baustelle können auf diese Weise vermieden werden.

Im Kundendienst

Im Kundendienst (Field Service Management) werden Wartungen oder kleinere Aufträge wie z. B. Reparaturen durchgeführt. Mit dem Kundendienst-Modul von HERO kannst du einen Auftrag auch mobil ganz schnell und unkompliziert anlegen und abarbeiten. Mit der automatischen Terminbenachrichtigung und der Kalenderübersicht behältst du stets und überall den Überblick über alle Wartungen und Kleinaufträge. Zudem kannst du Checklisten erstellen, die ein strukturiertes und effizientes Abarbeiten der Aufträge ermöglichen und deinen Mitarbeitern die Aufträge per Aufgaben-Verwaltung zuweisen.

Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch die digitale Unterschrift der HERO Software. Mit ihr kannst du auch mobil Dokumente wie z. B. ein Angebot per Smartphone oder Tablet rechtskräftig signieren (lassen) und ins Cloud-System überführen und das, ohne vorher ins Büro zu müssen. Außerdem kannst du Projektfortschritte - auch per Foto-Upload - im Bautagebuch dokumentieren. So kannst du morgens direkt zum Kunden fahren. Dein Büro hast du in einer Software gebündelt in der Hosentasche immer und überall dabei. So arbeitest du effizienter, profitabler und hast mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben beim Kunden - eine echter Wettbewerbsvorteil.

Im Büro Im Kundendienst
Dokumente müssen nicht mehr eingescannt oder abfotografiert werden Alle Dokumente digital an einem Ort und mobil verfügbar
DATEV-Schnittstelle erleichtert die Buchhaltung Angebote, Rechnungen etc. können direkt beim Kunden erstellt und rechtsgültig unterschrieben werden

Privat eine digitale Unterschrift für PDFs erstellen

Auch als Privatperson kann dir der Umstieg auf die elektronische Signatur einiges erleichtern oder zumindest Zeit sparen. In 99 Prozent der Fälle wirst du für private Transaktionen und Verträge keine qualifizierte elektronische Signatur benötigen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur, die etwa im Adobe Acrobat Reader integriert ist, reicht hierfür aus. Ausnahmen sind Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung benötigen, wie etwa Testamente, Patientenverfügungen oder bestimmte Vollmachten. Im folgenden Absatz wollen wir dir zeigen, wie du mit Adobe Acrobat Reader ganz einfach eine digitale Unterschrift erstellen kannst.

Eine einfache (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) kannst du beispielsweise mit Adobe Acrobat Reader erstellen. Dazu musst du das Dokument öffnen und das Symbol „Signieren“ aus der Werkzeugleiste auswählen. Beim erstmaligen Signieren erscheint im Unterschriftsfenster ein Signaturbedienfeld. Hier kannst du deinen Namen eingeben - Adobe macht daraus eine Signatur. Dabei kannst du aus unterschiedlichen Signaturstilen auswählen. Wenn du lieber deine eigene Unterschrift nutzen möchtest, kannst du diese entweder mit der Maus (PC) oder dem Finger (Handy) zeichnen (FES) oder eine Originale einscannen und positionieren (EES). Zuletzt kannst du die Signatur speichern und bei Bedarf immer wieder verwenden.

HERO: Handwerker Software für Profis

Bild: Jetzt Hero 30 Tage kostenlos ausprobieren!

Unser Fazit

Die elektronische Unterschrift bietet in jedem Fall Chancen der Prozessoptimierung, egal ob privat oder beruflich. Eine Menge Zeit und Kosten werden gespart und ganz nebenbei ein Haufen Papier. Der Umstieg auf die digitale Signatur kommt also auch der Umwelt zugute. Die Unsicherheit über die Rechtskräftigkeit ist unbegründet. Für deine Zwecke als Handwerksbetrieb ist die erweiterte elektronische Signatur vollkommen ausreichend.

Mit der HERO Software kannst du ganz einfach in die Digitalisierung deines Handwerksbetriebes starten. Die digitale Signatur ist dabei nur ein Teil der Digitalisierungsstrategie, die wir dir anbieten können. Je nachdem, welches Paket du wählst, kannst du Teile oder deinen gesamten Handwerksbetrieb mit HERO digitalisieren. Natürlich macht es keinen Sinn, seinen Betrieb um jeden Preis digitalisieren zu wollen, aber auch als Handwerksbetrieb solltest du dich vor den digitalen Möglichkeiten nicht ganz verschließen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren.

Auch diese Unternehmen setzen auf HERO

Bild: Sonepar Deutschland nutzt die HERO Handwerkersoftware

Sonepar

In Zusammenarbeit mit Sonepar ist die Cloud Software Sonepar HERO entwickelt worden. Speziell fürs Elektrohandwerk inkl. Schnittstelle zu Sonepars Artikelstamm.

Bild: Das Unternehmen RENEWA setzt auf die HERO Handwerkersoftware

RENEWA

Unsere Plattform und Software ermöglichen dem Unternehmen RENEWA GmbH ein ganzheitliches Projektmanagement im Bereich der energetischen Gebäudesanierung.

CKW

CKW

In Kooperation mit der CKW haben wir das Portal energieheld.ch geschaffen. Kunden und Projekte werden dabei unkompliziert mit dem HERO System verwaltet.

Bild: Hero Handwerkersoftware kostenlos testen

HERO: Handwerker Software für Profis

Kostenlose Beratung