Digitale Unterschrift - Tipps für 2021

Anna Schwirten 09.10.2020

Noch immer herrscht bei vielen Unklarheit über das Vorgehen und die Rechtskräftigkeit digitaler Unterschriften. Wir räumen mit dem Vorurteil auf, digitale Signaturen seien nicht rechtswirksam. Im Grunde ist jede Form der Unterschrift rechtsbindend, egal ob in Tinte geschrieben, eingescannt oder digital erzeugt, entscheidend ist, ob die Entstehung nachvollzogen werden kann.

In diesem Artikel erläutern wir Ihnen die verschiedenen Formen der elektronischen Unterschrift und was Sie beachten müssen, um diese rechtssicher nutzen zu können. Außerdem geht es um die Vorteile der elektronischen Unterschrift und wie Sie diese privat und beruflich für sich nutzen können.

Bild: Digitale Unterschrift auf dem Handy
Immer mehr Betriebe nutzen die elektronische Unterschrift. Mit entsprechender Software kein Problem! | © DocuSign / unsplash.com

Inhalt

Digitale Unterschrift ist keine Science Fiction!

Die digitale Unterschrift ist schon lang keine Science Fiction mehr. Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, wo elektronische Medien für den Datentransfer immer wichtiger werden. Alle möglichen analogen Prozesse werden digitalisiert, warum also nicht auch das Unterschreiben von Verträgen?

Heutzutage ist fast jeder Computer mit einer Software ausgestattet, bei der mit minimalem Aufwand eine elektronische Signatur eingefügt werden kann. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit, Kosten und wertvolle Ressourcen. Damit das funktioniert, müssen zwei Grundvoraussetzungen gegeben sein. Zum einen muss sichergestellt sein, dass die Unterschrift und die Daten unverfälscht, so wie sie abgeschickt wurden, beim Empfänger ankommen. Außerdem müssen Echtheit und Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden können. Das passiert in den meisten Fällen durch die Nutzung von entsprechender Software. Ein prominentes Beispiel hierfür ist etwa der Adobe Acrobat Reader, der mit seinem integrierten Dienst Adobe Sign alle rechtlichen Vorgaben für die Erzeugung und Nutzung elektronischer Unterschriften erfüllt.

Digitale Unterschrift ist gültig, wenn:

  • Daten und Unterschrift nicht verfälscht werden können
  • Echtheit der Unterschrift nachvollzogen werden kann
  • Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden kann
Bild: Hero Software auf verschiedenen Endgeräten
Im Kundendienst können Sie unsere Software per Smartphone oder Tablet nutzen © Hero Software

HERO speziell für Handwerker und Kundendienst

Auch in unserer Handwerkersoftware HERO funktioniert das elektronische Unterschreiben am Tablet oder Handy. Da wir HERO speziell für den Kundendienst entwickelt haben, war dies eine der Funktionen auf die wir sehr viel Wert gelegt haben. Damit das mobile Arbeiten von überall aus funktioniert, arbeiten wir cloudbasiert, das bedeutet Sie haben Ihr Büro online in der Cloud immer mit dabei, ganz ohne Installation. Die Cloud ist ein digitaler Speicherort, der mit anderen Personen geteilt werden kann. Aber auch wenn Sie im Büro sind und vom Rechner aus arbeiten, funktioniert alles genauso wie mobil auf dem Smartphone. So können Sie überall und von jedem Gerät aus unkompliziert auf alle Daten zurückgreifen und zum Beispiel direkt vor Ort beim Kunden eine Rechnung erstellen und auch unterschreiben lassen.

Mit der HERO Cloud-Software können Sie alle im Kundendienst anfallenden Tätigkeiten komplett papierlos erledigen. Per Smartphone oder Tablet können Sie direkt beim Kunden Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente erstellen, Sie können auf Ihr Projektmanagement zugreifen, Kunden, Aufgaben oder Ressourcen verwalten und sogar Arbeitszeiten digital erfassen. Fotos und Notizen können jederzeit hochgeladen werden und die Software ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. So haben alle Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich aufhalten, immer in Echtzeit Zugriff auf die Projekte.

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Die Rechtslage zur digitalen Unterschrift

Die elektronische Signatur ist in Deutschland durch verschiedene Rechtsvorschriften geregelt, unter anderem durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) und das Vertrauensdienstegesetz (VDG). In der Europäischen Union regelt die eID.AS-Verordnung die Standards für elektronische Unterschriften. Sie ist 2016 in Kraft getreten und enthält einheitliche Regeln für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt. Um die Umsetzung der eID.AS-Vorgaben sicherzustellen, wurde in Deutschland 2017 das Vertrauensdienstegesetz (VDG) verabschiedet.

Das bis dahin geltende Signaturgesetz wurde damit abgelöst. Seit 2017 sind eID.AS-Verordnung und VDG die beiden geltenden Gesetzestexte, wenn es um die Anwendung von elektronischen Signaturen geht. Seitdem ist es sehr viel einfacher geworden, Dokumente per Smartphone, Tablet oder Browser rechtsgültig zu unterzeichnen. Geht es um die Rechtslage von digitalen Unterschriften außerhalb der EU, gelten die beiden Regelwerke ISO 27001 und SOC2.

Bild: Gesetzeslage zur digitalen Signatur
Entscheidend für die Rechtskräftigkeit ist die Nachvollziehbarkeit der digitalen Signatur © herbinisaac / pixabay.com CC0

Nachvollziehbarkeit ist entscheidend

Entgegen der weitverbreiteten Meinung ist die Rechtskräftigkeit einer elektronischen Unterschrift durchaus gegeben, sofern alle Parteien damit einverstanden sind und vor Gericht nachgewiesen werden kann, wie und wo die digitale Unterschrift entstanden ist. Da der komplette Signaturvorgang bei der elektronischen Unterschrift digital abläuft, ist eine hohe Transparenz gegeben und es lässt sich, anders als bei der handschriftlichen Unterschrift, auch rückwirkend nachvollziehen, wer wann unterzeichnet hat.

Darüber hinaus heißt es im offiziellen Gesetzestext der eID.AS-Verordnung in Abschnitt Vier, Artikel 25: (1) Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt. (2) Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Entscheidend ist die hier in Absatz Zwei genannte „qualifizierte elektronische Signatur“, auch QES genannt. Die eID.AS-Verordnung unterscheidet zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist für circa 90 Prozent aller Verträge ausreichend, die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird für solche Verträge benötigt, für die laut Gesetz die Schriftform vorgegeben ist. Beide Formen sind beweisbar, jedoch kann die Identifikation der Person bei der FES auch nachträglich erfolgen, während diese bei der QES vor der eigentlichen Unterschrift stattfinden muss. Anders formuliert: bei der FES liegt die Beweislast bei der Person, die die Signatur entgegennimmt und bei der QES liegt die Beweislast bei der unterzeichnenden Person.

Nur bedingt gültig Fast immer gültig In jedem Fall gültig
Einfach elektronische Signatur (EES) Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Für informelle Dokumente Für Veträge ohne Fomrvorschrift (für 90% der Verträge ausreichend) Für Verträge, für die das Gesetz die Schriftform vorgibt (für ca. 10% vorgeschrieben )
Keine Identifikation der Person notwendig Identifikation der Person kann nachträglich erfolgen Identifikation der Person muss vor der Unterschrift stattfinden
Geringe Beweiskraft Hohe Beweiskraft Maximale Beweiskraft
Auf Papier getätigte Unterschrift, die zu einem späteren Zeitpunkt eingescannt wurde Über Software getätigte Unterschrift ohne Zwei-Faktor-Athentifizierung Über Software getätigte Unterschrift mit vorausgehender Zwei-Faktor-Authentifizierung
Beispiele: Bekanntmachungen, Informationsschreiben, interne Dokumente Beispiele: Kaufverträge, Arbeitsverträge, Angebote/Rechnungen Beispiele: Notarielle Beurkundungen, Testamente, Patientenverfügungen

Digitale Unterschrift rechtssicher nutzen

Ob Sie die digitale Unterschrift rechtssicher nutzen, kommt auf die entsprechende Software an. Außerdem empfiehlt es sich, in der Formklausel des jeweiligen Vertrages festzuhalten, welche Form der elektronischen Unterschrift als rechtskräftig angesehen wird. HERO als GoBD-konforme Software übernimmt die Garantie, dass die elektronische Unterschrift rechtsgültig ist. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Die GoBD gibt vor, dass steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderlich aufbewahrt werden müssen. Außerdem fordert die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Eine GoBD-konforme Software protokolliert im Hintergrund sämtliche Bearbeitungsschritte, sodass sie jederzeit nachvollzogen werden können.

Eingescannte Unterschrift ist problematisch

Der Umgang mit eingescannten Unterschriften ist grundsätzlich etwas problematisch. Die Rechtskräftigkeit einer elektronischen Unterschrift ergibt sich aus der Unverfälschbarkeit der Daten und der Identifikation des Unterzeichnenden. In der Regel übernimmt ein Softwareanbieter die Garantie für die Erfüllung dieser Kriterien.

Da die auf einem Blatt vorgenommene und dann eingescannte Unterschrift diese Merkmale nicht aufweist, besitzt sie aktuell in den meisten Fällen keine Gültigkeit vor Gericht. Trotzdem gibt es Fälle, in denen eine eingescannte Signatur gerichtlich anerkannt wurde, allerdings nur wenn der Ursprung der Unterschrift nachvollzogen werden konnte.

Auf digitale Unterschrift umsteigen

Wenn Sie mit Ihrem Handwerksunternehmen auf die elektronische Signatur umstellen möchten, müssen Sie die entsprechende Hardware und Software besitzen. Neben den Firmenrechnern, die Sie schon haben, benötigen Sie eine Software, die das elektronische Unterschreiben rechtskräftig ermöglicht.

Am meisten profitieren Sie von der elektronischen Signatur, wenn Sie diese auch mobil nutzen. Dafür benötigen Sie Firmenhandys oder Tablets, auf denen die Kunden dann vor Ort unterschreiben können. Hierfür stehen verschiedene Programme und Apps zur Verfügung. Für Android-Systeme bieten sich Apps wie Adobe Fill & Sign an. Auf iPhones oder iPads können PDF-Dokumente direkt aus einer Mail heraus unterschrieben werden.

Daneben gibt es eine Vielzahl an Softwareanbietern, die sich auf die elektronische Unterschrift spezialisiert haben. Bei vielen Anbietern können Sie und Ihre Kunden per Hand auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben, ohne das weitere Hardware (Digipen o.Ä.) benötigt wird. Wir empfehlen Ihnen aber grundsätzlich, eine ganzheitliche Softwarelösung wie z.B. HERO zu wählen, die alle Features abbildet, die Sie für die tägliche Arbeit brauchen.

Wenn Sie die qualifizierte elektronische Unterschrift für Ihr Unternehmen anstreben, müssen Sie sich an zertifizierte Vertrauensdiensteanbieter wenden. Nur sie sind dazu berechtigt, nach eingehender Prüfung der Identität ein qualifiziertes Zertifikat auszustellen. Allerdings können diese Zertifikate nur an natürliche Personen vergeben werden, nicht aber an juristische Personen wie etwa eine GmbH. Das bedeutet, dass für jeden Unternehmensberechtigten eine individuelle Prüfung stattfinden muss. Darüber hinaus ist die QES für die alltäglichen Transaktionen eines Handwerksbetriebes nicht erforderlich.

Bild: Nie wieder Dokumente im Büro einscannen
Die digitale Signatur spart Zeit auf der Baustelle und im Büro © JonasLeupe / unsplash.com CC0

Im Büro

Die digitale Unterschrift erleichtert Ihnen die anfallende Büroarbeit. Sie müssen Dokumente nicht mehr einscannen oder abfotografieren, da sie bereits unterzeichnet in digitaler Form vorliegen. Mit der HERO Software haben Sie außerdem stets alle Ihre Finanzen im Blick, egal ob vom Büro aus oder unterwegs. Auch eine DATEV-Schnittstelle ist vorhanden, die Buchhaltung wird so enorm vereinfacht.

Ebenso geht die Personalverwaltung mit HERO um einiges schneller und effektiver. Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnungen sind von überall aus digital verfügbar. Die gesamte Kommunikation findet an einem Ort statt und alle sind immer auf demselben Stand. So können Sie zum Beispiel vom Büro aus feststellen, wie weit die Arbeiten vor Ort beim Kunden sind, ohne selbst hinfahren zu müssen oder ständig anzurufen. Viele unnötige Wege zwischen Büro und Baustelle können auf diese Weise verhindert werden.

Im Kundendienst

In jedem Handwerk fallen auch schriftliche Aufgaben wie z. B. das Erstellen von Materiallisten, Baudokumentationen oder Angeboten an. Häufig geht für diese organisatorischen Tätigkeiten viel Zeit im Büro verloren. Mit der HERO Handwerkersoftware haben Sie Ihr Büro immer und überall dabei und müssen nicht mehr zwischen Baustelle und Firma hin und her pendeln. Alle Dokumente, die Sie benötigen, wie etwa Kostenvoranschläge, Angebote oder Rechnungen, können Sie mobil vom Smartphone oder Tablet aus erstellen und direkt digital unterschreiben lassen. Auch wiederkehrende Verträge für Reparaturen oder Wartungen lassen sich innerhalb weniger Minuten im System anlegen und bearbeiten.

Die verschiedenen Projekte lassen sich unterschiedlichen Mitarbeitern mit individuellen Rechten zuweisen. Aufträge werden in der App koordiniert und können jederzeit mit Notizen, Bildern oder Checklisten ergänzt werden, ideal für Vor-Ort-Termine. Durch die Cloud-Technologie werden jegliche Aufgaben, Kommentare, Änderungen etc. automatisch in Echtzeit synchronisiert, sodass alle immer auf demselben Stand sind. So können Sie morgens direkt zum Kunden fahren, ohne vorher ins Büro zu müssen, weil sie alles, was Sie brauchen, in einer Software gebündelt dabei haben. Sie arbeiten effizienter und haben mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben beim Kunden.

Im Büro Im Kundendienst
Dokumente müssen nicht mehr eingescannt oder abfotografiert werden Alle Dokumente digital an einem Ort und mobil verfügbar
DATEV-Schnittstelle erleichtert die Buchhaltung Angebote, Rechnungen etc. können direkt beim Kunden erstellt und rechtsgültig unterschrieben werden

Privat per PDF nutzen

Auch als Privatperson kann Ihnen der Umstieg auf die elektronische Signatur einiges erleichtern oder zumindest Zeit sparen. In 99 Prozent der Fälle werden Sie für private Transaktionen und Verträge keine qualifizierte elektronische Signatur benötigen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur, die etwa im Adobe Acrobat Reader integriert ist, reicht hierfür aus. Ausnahmen sind Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung benötigen, wie etwa Testamente, Patientenverfügungen oder bestimmte Vollmachten.

Bei allen anderen Dokumenten ist die einfache, bzw. die fortgeschrittene elektronische Signatur ausreichend. Wenn Sie ohnehin viel digital arbeiten, wird ihnen die elektronische Unterschrift sehr entgegenkommen, da Sie Dokumente jetzt nicht mehr ausdrucken müssen, um sie zu signieren, sondern sie direkt digital unterzeichnen können. Im privaten Bereich ist das elektronische Unterschreiben insbesondere in PDF-Dokumenten üblich, da diese schreibgeschützt werden können und so eine nachträgliche Änderung des von Ihnen unterschriebenen Schriftstückes verhindert wird.

Unser Fazit

Die elektronische Unterschrift bietet in jedem Fall Chancen der Prozessoptimierung, egal ob privat oder beruflich. Eine Menge Zeit und Kosten werden gespart und ganz nebenbei ein Haufen Papier. Der Umstieg auf die digitale Signatur kommt also auch der Umwelt zugute. Die Unsicherheit über die Rechtskräftigkeit ist unbegründet. Für Ihre Zwecke als Handwerksbetrieb ist die erweiterte elektronische Signatur vollkommen ausreichend.

Mit der HERO Software können Sie ganz einfach in die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebes starten. Die digitale Signatur ist dabei nur ein Teil der Digitalisierungsstrategie, die wir Ihnen anbieten können. Je nachdem, welches Paket Sie wählen, können Sie Teile oder Ihren gesamten Handwerksbetrieb mit HERO digitalisieren. Natürlich macht es keinen Sinn, seinen Betrieb um jeden Preis digitalisieren zu wollen, aber auch als Handwerksbetrieb sollten Sie sich vor den digitalen Möglichkeiten nicht ganz verschließen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren.

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In Zusammenarbeit mit Sonepar ist die Cloud Software Sonepar HERO entwickelt worden. Speziell fürs Elektrohandwerk inkl. Schnittstelle zu Sonepars Artikelstamm.

Bild: Das Unternehmen Buderus setzt auf die HERO Handwerkersoftware

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Unsere Plattform ermöglicht dem Unternehmen Bosch Thermotechnik GmbH unter der Marke Buderus eine lückenlose Kommunikation über seine Partner, bis hin zu Endkunden.

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In Kooperation mit der CKW haben wir das Portal energieheld.ch geschaffen. Kunden und Projekte werden dabei unkompliziert mit dem HERO System verwaltet.

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