Digitale Unterschrift - Rechtsgültig signieren

HERO speziell für Handwerker und Kundendienst

Auch in unserer Handwerkersoftware HERO funktioniert das elektronische Unterschreiben am Tablet oder Handy. Da wir HERO speziell für den Kundendienst entwickelt haben, war dies eine der Funktionen auf die wir sehr viel Wert gelegt haben. Damit das mobile Arbeiten von überall aus funktioniert, arbeiten wir cloudbasiert, das bedeutet du hast dein Büro online in der Cloud immer mit dabei, ganz ohne Installation. Die Cloud ist eine zentrale Datenbank, die auf einem Server vor Datenverlust gesichert gespeichert ist und auf die dazu berechtigte Personen unabhängig vom Aufenthaltsort Zugriff haben. Es spielt also keine Rolle, ob du im Büro bist und vom Rechner aus arbeitest oder auf der Baustelle mobil mit dem Smartphone. Mit HERO kannst du dank Cloud und App überall und von jedem Gerät aus unkompliziert auf alle Daten zugreifen und zum Beispiel direkt vor Ort beim Kunden eine Rechnung erstellen und auch rechtsgültig unterschreiben lassen.

Mit der HERO Cloud-Software kannst du alle im Kundendienst anfallenden Tätigkeiten komplett papierlos erledigen. Per Smartphone oder Tablet kannst du direkt beim Kunden Kostenvoranschläge, Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente erstellen, du kannst auf dein Projektmanagement zugreifen, Kunden, Aufgaben oder Ressourcen verwalten und sogar Arbeitszeiten digital erfassen. Fotos und Notizen können jederzeit hochgeladen werden und die Software ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. So haben alle Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich aufhalten, immer in Echtzeit Zugriff auf die Projekte.

Nachvollziehbarkeit ist entscheidend

Entgegen der weitverbreiteten Meinung ist die Rechtskräftigkeit einer elektronischen Unterschrift durchaus gegeben, sofern alle Parteien damit einverstanden sind und vor Gericht nachgewiesen werden kann, wie und wo die digitale Unterschrift entstanden ist. Da der komplette Signaturvorgang bei der elektronischen Unterschrift digital abläuft, ist eine hohe Transparenz gegeben und es lässt sich, anders als bei der handschriftlichen Unterschrift, auch rückwirkend nachvollziehen, wer wann unterzeichnet hat.

Darüber hinaus heißt es im offiziellen Gesetzestext der eID.AS-Verordnung in Abschnitt Vier, Artikel 25: „(1) Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt. (2) Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.”

Entscheidend ist die hier in Absatz Zwei genannte „qualifizierte elektronische Signatur“, auch QES genannt. Die eID.AS-Verordnung unterscheidet zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist für circa 90 Prozent aller Verträge ausreichend, die qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird für solche Verträge benötigt, für die laut Gesetz die Schriftform vorgegeben ist. Beide Formen sind beweisbar, jedoch kann die Identifikation der Person bei der FES auch nachträglich erfolgen, während diese bei der QES vor der eigentlichen Unterschrift stattfinden muss. Anders formuliert: Bei der FES liegt die Beweislast bei der Person, die die Signatur entgegennimmt und bei der QES liegt die Beweislast bei der unterzeichnenden Person.

Digitale Unterschrift rechtssicher nutzen

Ob du die digitale Unterschrift rechtssicher nutzt, kommt auf die entsprechende Software an. Außerdem empfiehlt es sich, in der Formklausel des jeweiligen Vertrages festzuhalten, welche Form der elektronischen Unterschrift als rechtskräftig angesehen wird. HERO als GoBD-konforme Software übernimmt die Garantie, dass die elektronische Unterschrift rechtsgültig ist. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD gibt vor, dass steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderlich aufbewahrt werden müssen. Außerdem fordert die GoBD eine Verfahrensdokumentation. Eine GoBD-konforme Software protokolliert im Hintergrund sämtliche Bearbeitungsschritte, sodass sie jederzeit nachvollzogen werden können.

Eingescannte Unterschrift ist problematisch

Der Umgang mit eingescannten Unterschriften ist grundsätzlich etwas problematisch. Die Rechtskräftigkeit einer elektronischen Unterschrift ergibt sich aus der Unverfälschbarkeit der Daten und der Identifikation des Unterzeichnenden. In der Regel übernimmt ein Softwareanbieter die Garantie für die Erfüllung dieser Kriterien.

Da die auf einem Blatt vorgenommene und dann eingescannte Unterschrift diese Merkmale nicht aufweist, besitzt sie aktuell in den meisten Fällen keine Gültigkeit vor Gericht. Trotzdem gibt es Fälle, in denen eine eingescannte Signatur gerichtlich anerkannt wurde, allerdings nur, wenn der Ursprung der Unterschrift nachvollzogen werden konnte.

Im Büro

Die digitale Unterschrift erleichtert dir die anfallende Büroarbeit und reduziert den Zeitaufwand für Verwaltung, Projektmanagement und das Pendeln zwischen Büro und Baustelle. Du musst Dokumente nicht mehr einscannen oder abfotografieren, da sie bereits unterzeichnet in digitaler Form vorliegen. Mit der HERO Software hast du außerdem stets alle deine Finanzen im Blick, egal ob vom Büro aus oder unterwegs. Auch eine DATEV-Anbindung ist vorhanden, die Buchhaltung wird so enorm vereinfacht.

Ebenso geht die Personalverwaltung mit HERO um einiges schneller und effektiver. Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnungen sind von überall aus digital verfügbar. Die gesamte Kommunikation findet an einem Ort statt und alle sind immer auf demselben Stand. So kannst du zum Beispiel vom Büro aus feststellen, wie weit die Arbeiten vor Ort beim Kunden sind, ohne selbst hinfahren zu müssen oder ständig anzurufen. Viele unnötige Wege zwischen Büro und Baustelle können auf diese Weise vermieden werden.

Im Kundendienst

Im Kundendienst (Field Service Management) werden Wartungen oder kleinere Aufträge wie z. B. Reparaturen durchgeführt. Mit dem Kundendienst-Modul von HERO kannst du einen Auftrag auch mobil ganz schnell und unkompliziert anlegen und abarbeiten. Mit der automatischen Terminbenachrichtigung und der Kalenderübersicht behältst du stets und überall den Überblick über alle Wartungen und Kleinaufträge. Zudem kannst du Checklisten erstellen, die ein strukturiertes und effizientes Abarbeiten der Aufträge ermöglichen und deinen Mitarbeitern die Aufträge per Aufgaben-Verwaltung zuweisen.

Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch die digitale Unterschrift der HERO Software. Mit ihr kannst du auch mobil Dokumente wie z. B. ein Angebot per Smartphone oder Tablet rechtskräftig signieren (lassen) und ins Cloud-System überführen und das, ohne vorher ins Büro zu müssen. Außerdem kannst du Projektfortschritte - auch per Foto-Upload - im Bautagebuch dokumentieren. So kannst du morgens direkt zum Kunden fahren. Dein Büro hast du in einer Software gebündelt in der Hosentasche immer und überall dabei. So arbeitest du effizienter, profitabler und hast mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben beim Kunden - eine echter Wettbewerbsvorteil.

Privat eine digitale Unterschrift für PDFs erstellen

Auch als Privatperson kann dir der Umstieg auf die elektronische Signatur einiges erleichtern oder zumindest Zeit sparen. In 99 Prozent der Fälle wirst du für private Transaktionen und Verträge keine qualifizierte elektronische Signatur benötigen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur, die etwa im Adobe Acrobat Reader integriert ist, reicht hierfür aus. Ausnahmen sind Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung benötigen, wie etwa Testamente, Patientenverfügungen oder bestimmte Vollmachten. Im folgenden Absatz wollen wir dir zeigen, wie du mit Adobe Acrobat Reader ganz einfach eine digitale Unterschrift erstellen kannst.

Eine einfache (EES) oder fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) kannst du beispielsweise mit Adobe Acrobat Reader erstellen. Dazu musst du das Dokument öffnen und das Symbol „Signieren“ aus der Werkzeugleiste auswählen. Beim erstmaligen Signieren erscheint im Unterschriftsfenster ein Signaturbedienfeld. Hier kannst du deinen Namen eingeben - Adobe macht daraus eine Signatur. Dabei kannst du aus unterschiedlichen Signaturstilen auswählen. Wenn du lieber deine eigene Unterschrift nutzen möchtest, kannst du diese entweder mit der Maus (PC) oder dem Finger (Handy) zeichnen (FES) oder eine Originale einscannen und positionieren (EES). Zuletzt kannst du die Signatur speichern und bei Bedarf immer wieder verwenden.

Die elektronische Unterschrift bietet in jedem Fall Chancen der Prozessoptimierung, egal ob privat oder beruflich. Eine Menge Zeit und Kosten werden gespart und ganz nebenbei ein Haufen Papier. Der Umstieg auf die digitale Signatur kommt also auch der Umwelt zugute. Die Unsicherheit über die Rechtskräftigkeit ist unbegründet. Für deine Zwecke als Handwerksbetrieb ist die erweiterte elektronische Signatur rechtsgültig und vollkommen ausreichend.

Mit der HERO Software kannst du ganz einfach in die Digitalisierung deines Handwerksbetriebes starten. Die digitale Signatur ist dabei nur ein Teil der Digitalisierungsstrategie, die wir dir anbieten können. Je nachdem, welches Paket du wählst, kannst du Teile oder deinen gesamten Handwerksbetrieb mit HERO digitalisieren. Natürlich macht es keinen Sinn, seinen Betrieb um jeden Preis digitalisieren zu wollen, aber auch als Handwerksbetrieb solltest du dich vor den digitalen Möglichkeiten nicht ganz verschließen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren.