So digitalisiert du deinen Fliesenlegerbetrieb in 5 einfachen Schritten

Das große Problem: Damals gab es, im Gegensatz zu heute, noch kaum einheitliche Lösungen, die mobil nutzbar waren und Handwerker*innen so auch unterwegs unterstützt hätten. Anders, als man vielleicht erwarten würde, kam der Fortschritt bei Marcel nicht durch eine Technikbegeisterung, sondern mit der Frage, was dem Betrieb wirklich helfen und die Mitarbeiter*innen entlasten würde. Anhand von Marcels Erfahrungen und den Ergebnissen der HERO Insight-Studie haben wir nachfolgend einen beispielhaften Fünf-Schritte-Plan für die Digitalisierung eines Fliesenlegerbetriebs erstellt.

„Einfach mal anfangen“ – das kann in manchen Fällen funktionieren, doch für Marcel war es 2020 nicht der richtige Weg. Erst als sich der Fliesenleger externe Unterstützung holt, kommt System in seinen Digitalisierungsplan. „Wir sind das Thema gemeinsam erst intern strukturell angegangen und haben dann die eigentliche Digitalisierung quasi ‚draufgesetzt‘. Dieser Pfad war super wichtig und ich glaube, genau damit sind viele Leute überfordert.“

Tatsächlich zeigt auch die HERO Insight-Studie, dass viele Handwerker einen Mangel an Fachkräften mit technischem Know-how als Grund für ihr Zögern bei der Digitalisierung angeben. Angesichts dessen gewinnen externe Unterstützungsangebote, wie sie auch im Brüggemann Fachbetrieb genutzt wurden, an Bedeutung.

Ein guter erster Schritt für Handwerker*innen, die bei der Digitalisierung noch ganz am Anfang stehen, ist beispielsweise der Digitalisierungs-Check von bedarfsanalyse-handwerkdigital.de. Diesen können Geschäftsführer*innen und Entscheider*innen in Betrieben allein oder gemeinsam mit einem Digitalsierungsexperten, beispielsweise von der Handwerkskammer, ausfüllen und hierüber Potenziale für den eigenen Betrieb identifizieren. Anschließend kann dann ein Plan erstellt werden, der definiert, welche Punkte und digitalen Baustellen zuerst adressiert werden sollten, welche Erwartungen es an digitale Lösungen gibt und wo eventuell Schulungsbedarf besteht.

Sobald das Potenzial der Digitalisierung des eigenen Betriebs ermittelt und zumindest ein grober Plan für die nächsten Schritte erstellt wurde, kann mit der Recherche nach den richtigen Lösungen für die spezifischen Probleme begonnen werden. Dem Fliesenleger-Profi Marcel Brüggemann zufolge ist dabei allerdings nicht alles, was digital möglich ist, für den eigenen Betrieb automatisch sinnvoll.

So setzt der Fliesenlegermeister Sprachmodelle wie ChatGPT oder Perplexity beispielsweise im Betrieb zwar für die Recherche ein, von Tools, die solche Chatbots etwa zur automatischen E-Mail-Beantwortung einsetzen, hält er aber wenig: „Wir haben so wenig Mailverkehr, da lohnt sich der Einsatz solcher Chatbots einfach nicht.“

Auf der Suche nach digitalen Lösungen sollten daher stets die Aufgaben im Hinterkopf behalten werden, die auch wirklich digital entlastet werden sollen. Ist die mobile Zeiterfassung ein wichtiges Thema im Betrieb, braucht es eine digitale Aufmaßerfassung, eine zentrale Projektverwaltung – oder alles zusammen?

Hierbei sollte auch immer nach einer Lösung Ausschau gehalten werden, die möglichst viele Funktionen auf einmal abdeckt, statt nur punktuelle Probleme zu lösen. Wie die HERO Insight-Studie zeigt, sind es gerade digitale Komplettlösungen, die zu einer erheblichen Zeitersparnis im Betrieb führen: Bei der Hinterlegung von Stammdaten gaben 27 % der Betriebe mit Komplettlösung eine Zeitersparnis von über 20 Stunden pro Woche an. Bei der Angebotserstellung sparen 61 % nach eigenen Angaben 10 Stunden pro Woche. Nur ein äußerst geringer Teil der Befragten sah keinerlei Zeitersparnis oder konnte diesen nicht einschätzen.

Planungssoftware für Fliesenleger

Für Fliesenlegerbetriebe ist besonders die Planungssoftware kein „Nice-to-have“, sondern ein essentielles Tool für Aufmaß, Visualisierung und Kundenberatung, etwa bei Badsanierungen. Welche Software die richtige für den Betrieb ist, hängt auch hier stark von den Anforderungen ab. Eine Auswahl an gängigen Lösungen für die 3D-Badplanung haben wir an anderer Stelle für dich zusammengestellt.

In Marcels Fliesenlegerbetrieb wird mit einer Planungssoftware gearbeitet, die ein schnelles Aufmaß per Handyfoto ermöglicht, das dann ans Büro gesendet werden kann, wo Mitarbeiter*innen direkt an die Konzepterstellung gehen können. Die Visualisierung des Konzepts findet dann über Augmented-Reality statt, sodass es für den Kunden greifbar wird. „Wir können Kunden auch QR-Codes schicken, über die das Badezimmer kalibriert wird. Dann können sie durch ihr Tablet das neue Badezimmer sehen, während sie im alten Bad stehen“, erzählt der Fliesenleger.

Handwerkersoftware auswählen

Bürosoftware für Handwerker ist prinzipiell keine neue Erfindung. DOS-basierte Anwendungen für Büroaufgaben kamen bereits in den 1990ern auf und wurden im Laufe der Jahre weiterentwickelt. In den letzten rund 10 Jahren hat sich allerdings Cloud-Technologie durchgesetzt, bei der der Zugriff auf die Software über das Internet stattfindet und nicht mehr nur lokal über eigenen Rechner im Büro.

Für Marcel Brüggemann ist Cloud-Anbindung vor allem ein Vorteil, weil sie mobiles Arbeiten ermöglicht: „Wir hatten früher schon mal mit digitaler Dokumentenablage begonnen, das hat auch alles ganz gut funktioniert, aber eben nicht mobil.“ Mittlerweile arbeiten die Mitarbeiter*innen im Außendienst des Fliesenfachbetriebs ausschließlich mit ihrem Handy. „Keiner will mehr ein Tablet“, berichtet Marcel.

Auch die HERO Insight-Studie zeigt, dass eine cloud-fähige Komplettlösung sich auszahlt: So gaben jeweils über 90 % der Anwender solcher Lösungen an, dass sich die Bearbeitungszeit einzelner Aufgaben reduzieren ließ, die Wettbewerbsfähigkeit des Betriebs gestärkt wurde, sich Mitarbeiter*innen entlastet fühlen, die Zusammenarbeit im Team und die Effizienz verbessert wurden, sowie, dass die Kundenzufriedenheit spürbar gestiegen sei.

Kommunikationsplattform

Trotz aller Digitalisierung bleibt es wichtig, im Betrieb miteinander zu kommunizieren und über Projekte und Aufgaben zu sprechen. Das kann klassisch morgens auf dem Betriebshof passieren – oder mobil über eine digitale Kommunikationsplattform. Diese sollte direkte Miteinander nicht vollständig ersetzen, kann jedoch dazu beitragen, Absprachen zu dokumentieren und Zeit zu sparen, indem Mitarbeiter*innen nicht jedes Mal beim Chef anrufen oder ins Büro fahren müssen, um Informationen einszuholen.

Wie bei allen digitalen Lösungen gibt es hier eine Vielzahl von Anbietern. Wichtig ist auch hier die Frage, was die Kommunikationsplattform können muss, um das Team auch wirklich zu entlasten. Sollen Gespräche etwa teilweise oder ganz aufgezeichnet oder automatisch Notizen erstellt und an Teilnehmer per Mail verschickt werden? Wer sich hier ein bisschen ausprobiert, wird schnell feststellen, dass eine dezentrale Kommunikation auch Vorteile haben kann, flexibleres Arbeiten möglich macht und das Team entlastet.

Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, kann mit der praktischen Umsetzung der Digitalisierung begonnen werden. Das heißt vor allem: Einzelne Lösungen auf klar definierte Anwendungsfälle testen und miteinander vergleichen. Die meisten Softwareanbieter stellen kostenlose Testzeiträume zur Verfügung und bieten Software-Demos an, in denen die Lösung vorgestellt wird.

Hierbei ist es wichtig, sich Zeit zu lassen und die verschiedenen Lösungen gegenüberzustellen. Grundsätzliche Fragen zur Auswahl der passenden Software können sein: Bietet das Produkt einen ausreichenden Funktionsumfang? Passen die Funktionen der Software zu den Herausforderungen in meinem Betrieb? Löst die Software unsere spezifischen Probleme? Ist die Einarbeitung in die Software intuitiv oder muss ich mich auf einen längeren Einführungsprozess einstellen? Nicht zuletzt muss selbstverständlich auch der finanzielle Rahmen passen.

Marcel Brüggemann ist nach dem Grundsatz vorgegangen: Lieber einzelne, klar abgrenzbare Anwendungsfälle testen, statt gleich den ganzen Betrieb umzustellen. Außerdem ist es wichtig, spätestens hier das Team mit ins Boot zu holen – schließlich sind es die Mitarbeiter*innen, die später täglich mit der Software arbeiten müssen. „Wir haben langsam angefangen und das Team erst einmal an die digitale Zeiterfassung gewöhnt. Wir wollten alles zusammen testen und ausprobieren. Nach zwei Wochen haben wir uns dann wieder getroffen und Feedback eingeholt, Probleme und Lösungen besprochen und dann ging es weiter.“

Die kollektive Beurteilung der einzelnen Digitalisierungs-Schritte hat nicht nur zu einem besseren Verständnis der Tools geführt, sondern auch zu mehr Akzeptanz. „Wir haben es geschafft, das ganze Unternehmen darauf einzustimmen. Jeder Mitarbeiter, der am Ende des Tages seine Stunden und sein Material zum Projekt bucht, versteht, warum wir das machen.“

Die moderne Welt ist schnelllebig und entwickelt sich ständig weiter. Dementsprechend ist auch bei der Digitalisierung niemals richtig Schluss. Das bedeutet nicht, dass alle paar Wochen ein neues Tool eingeführt werden muss – im Gegenteil! Die eigenen Kenntnisse der bereits eingeführten Lösung noch weiter auszubauen, bringt oft mehr, als bei Schwierigkeiten direkt zu einem neuen Anbieter zu wechseln.

Wem das schwer fällt, der sollte sich laut Marcel vor allem mit anderen Betrieben austauschen: „Es fällt einem nichts in den Schoß. Niemand kommt zu dir und erklärt dir, wie du deine Firma zu führen hast. Du musst rausgehen, netzwerken, Fragen stellen und in der Community buddeln“, rät der Fliesenlegermeister. Ganz egal, ob das auf speziellen Handwerksmessen, in sozialen Medien oder der eigenen Nachbarschaft passiert.

Digitalisierung im Fliesenlegerbetrieb funktioniert nicht über Technikbegeisterung, sondern über klare Abläufe, einfache mobile Lösungen, konsequente Einbindung des Teams und den Mut, Schritt für Schritt zu verbessern. Wer heute sauber digital dokumentiert und organisiert, gestaltet nicht nur seinen Arbeitsalltag effizienter, sondern auch die Grundlage für bessere Kalkulation, bessere Kundenkommunikation und künftige KI-Anwendungen.

Dem verbreiteten Gefühl unter Handwerkern, mit der Digitalisierung alleingelassen zu werden, kann, wie in Marcels Fall, durch konsequentes Netzwerken und den regelmäßigen Austausch mit anderen Betrieben begegnet werden. Viele zukünftige Aufgaben und Herausforderungen für das Handwerk lassen sich nur gemeinsam lösen und dadurch, dass viele an einem Strang ziehen – unabhängig davon, ob andere Betriebe im Tagesgeschäft Mitbewerber sind.

Statt wie heute viel über die „junge Generation“ und ihre Einstellung zu Arbeit und Handwerk zu sprechen, hat Marcel eine Botschaft für die „älteren Handwerker“: „Nicht nur die Jungen sollten heute mutig sein und sich trauen, etwas auszuprobieren, sondern auch die Älteren. Man muss verstehen, dass junge Leute Lust haben, Dinge zu erleben und auch etwas lernen wollen. Manchmal muss man einfach ein wenig Geduld haben.“