Cloud Software im Handwerksbetrieb einführen - so klappt’s!

Anna Schwirten 13.08.2021

Die Cloud Transformation beschreibt den Prozess der Verlagerung von Arbeitsprozessen in die Cloud, inklusive Migration von Anwendungen, Software und Daten, teilweise bis hin zur kompletten IT-Infrastruktur. Ausschlaggebend hierbei ist, dass die Einführung der Cloud nicht als einzelne Maßnahme sondern als Teil der Firmenstrategie betrachtet wird.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie von der Cloud profitieren, aber auch wo die Herausforderungen bei der Umstellung liegen. Außerdem finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, sowie eine Checkliste für eine erfolgreiche Cloud Transformation in Ihrem Handwerksbetrieb.

Bild: Cloud Transformation
Auch im Handwerk setzt sich das mobile Arbeiten über die Cloud langsam durch | © Syda Productions / shutterstock.com

Inhalt

Warum überhaupt die Cloud einführen?

Digitalisierung und neue Technologien haben unsere Art miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten verändert. Unternehmen werden immer agiler und müssen schnell reagieren können, auch Handwerksunternehmen. Aus dem Grund wird auch das mobile Arbeiten immer beliebter. Und spätestens da kommt die Cloud ins Spiel. Sie ermöglicht das ortsunabhängige Arbeiten von jedem internetfähigen Gerät aus. Aufgaben, die sonst im Büro erledigt werden müssten, (Erstellung von Dokumenten, Angeboten und Rechnungen, Kundenverwaltung, Projektmanagement etc.) können durch den Einsatz von cloudbasierter Handwerker-Software vor Ort beim Kunden übernommen werden.

Daneben bieten Cloud-Lösungen Unternehmen Flexibilität, ohne dass sie sich um Hardware-Einschränkungen Gedanken machen müssen. Es wird keine eigene Infrastruktur benötigt und Aspekte wie Wartung, Instandhaltung, Datenschutz und IT-Sicherheit werden in 90 Prozent der Fälle vom Cloud-Anbieter übernommen. Darüber hinaus können bei den meisten Cloud-Anwendungen Module, Speicherplatz oder Rechenleistung je nach Bedarf dazu gebucht werden, was diese leicht skalierbar macht. Alles in allem wird die Effizienz von vielen Prozessen durch das Arbeiten in der Cloud gesteigert und effizientere Workflows bedeuten wiederum eingesparte Zeit.

Bild: Vorteile des Cloud Computing
Mobiles und und unabhängiges Arbeiten in der Cloud © Pxhere.com CC0
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Wichtige Schritte bei der Einführung einer Cloud Lösung

Die Anschaffung und Implementierung einer Cloud-Software ist kein einfaches Unterfangen. Wie eingangs schon kurz erwähnt, sollte dies nicht als alleinstehende Maßnahme, sondern vielmehr ganzheitlich betrachtet werden. Wer glaubt, dass die Cloud Transformation zum Selbstläufer wird, sobald ein Vertrag mit einem bekannten Anbieter abgeschlossen ist, geht ein bisschen zu blauäugig an die Sache heran. Bereits im Vorfeld müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden, damit die Cloud Transformation erfolgreich vonstatten gehen kann. Wir haben die entscheidenden Schritte vor, während und nach der Einführung einer Cloud-Lösung für Sie zusammengefasst.

Schritt 1: Unternehmenskultur und -struktur auf Cloud einstellen

Vor der eigentlichen Einführung einer Cloud-Software in einem Unternehmen müssen zunächst einmal die Mitarbeiter, die Firmenstrukturen und die Unternehmenskultur entsprechend vorbereitet werden. Wichtig ist hierbei, dass alle Mitarbeiter von Anfang an mit einbezogen werden und die geplante Cloud Transformation transparent kommuniziert wird. Nur wenn eine Offenheit gegenüber neuen Technologien und Arbeitsweisen vorhanden ist, wird die Cloud letztlich auch von allen genutzt.

Aus diesem Grund ist es essentiell, dass eine gewisse Bereitschaft zu Veränderungen innerhalb des Betriebs schon vor Implementierung einer Cloud-Lösung vorhanden ist. Insbesondere die Organisationsstrukturen werden sich stark verändern, Silostrukturen werden aufgebrochen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Cloud geteilt.

Darüber hinaus müssen die nötigen technischen Kompetenzen im Unternehmen aufgebaut werden. Die Mitarbeiter müssen bereit für Schulungen oder Workshops sein und sich auf die neue Technologie einlassen. Unter Umständen müssen neue Stellen geschaffen werden.

Schritt 2: Informieren, planen und Auswahl treffen

Bevor Sie sich für einen Softwarehersteller entscheiden, sollten Sie Anforderungen und Ziele für Ihr Unternehmen festhalten. Wenn Sie wissen, was die Software in Ihrem konkreten Fall leisten soll, können Sie besser recherchieren und vergleichen. Fragen, die Sie sich bei der Wahl eines Cloud-Anbieters stellen sollten sind etwa „Welche Cloud Variante kommt in Frage?”, „Wie kompatibel ist die Software mit bestehender Unternehmenssoftware oder anderen Cloud-Softwares?”, „Welche Funktionen werden benötigt?” oder „Wie anpassungsfähig ist die Software?”. Entscheidend ist, dass möglichst viele der eigenen Geschäftsprozesse in der Software digital abgebildet werden.

Auch mit den Sicherheitsstandards des Anbieters sollten Sie vertraut sein. Ist eine Zertifizierung vorhanden? Wo werden die Daten gespeichert und was passiert, wenn doch mal Daten verloren gehen? Diese Fragen sollte Ihr Cloud Provider beantworten können. Daneben sollten Sie sich einmal mit den verschiedenen Lizenzmodellen befassen und das Preis/Leistungsverhältnis hinterfragen. Außerdem oft vernachlässigt wird der Aspekt des Supports, informieren Sie sich daher vorab über das Support Angebot.

Schritt 3: Implementieren, nutzen und monitoren

Wenn Sie einen Anbieter gefunden haben, geht es im letzten Schritt schließlich um das Implementieren der Software. Dieser Einführungsprozess sollte vorab gut geplant werden. Es muss sichergestellt sein, dass alle Geschäftsabläufe weiter laufen können. Störungen oder Unterbrechungen sollten weitgehend vermieden werden. Entwickeln Sie daher bereits vor der Cloud Einführung einen Plan B bzw. eine Übergangslösung für mögliche Probleme.

In jedem Fall sollten Sie genügend Zeit in allen Abteilungen für die Umstellung einplanen. Die Cloud Transformation passiert nicht von heute auf morgen und auch nach der Einführung bleibt die Digitalisierung ein fortwährender Prozess. Die Software benötigt regelmäßig Updates und eventuell ergänzenden Module, wenn die Firma wächst oder sich verändert. Monitoring hilft Ihnen dabei, neue Potenziale zu entdecken oder auch Schwachstellen zu identifizieren. Aufgrund der Skalierbarkeit von Cloud-Softwares ist eine Veränderung des Leistungsumfangs mit sehr viel geringeren Kosten und Aufwand verbunden, als bei einer on-premise Lösung.

Checkliste Cloud Transformation

Nachdem Sie über die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur Cloud Transformation Bescheid wissen, liegt es nun an Ihnen zu prüfen, wo sich Ihr Unternehmen aktuell befindet und welche weiteren Maßnahmen nötig sind. Um Ihnen das etwas zu erleichtern, haben wir für Sie eine Checkliste mit den zentralen Aspekten zusammengestellt. Auf den ersten Blick wird deutlich, dass die meisten Punkte bereits vor der eigentlichen Cloud Einführung erledigt werden müssen.

Bild: Cloud Software auf der Baustelle
Arbeiten auf der Baustelle mittels Cloud-Software © culpies / shutterstock.com

Vor der Cloud Einführung

  • Mitarbeiter mit einbeziehen / Vorteile deutlich machen
  • Offenheit ggü. neuen Technologien schaffen (Mindset/Firmenphilosophie)
  • Technische Kompetenzen intern aufbauen (Schulungen/Workshops)
  • Ggf. neue Stellen schaffen oder extern beraten lassen
  • Anforderungen und Ziele festhalten
  • Ausgiebiges Testen der Cloud hinsichtlich Zielerreichung
  • Cloud/Software-Anbieter auswählen
  • Change Management Team bilden
  • Plan B für mögliche Störungen entwickeln

Während der Cloud Einführung

  • Cloud Monitoring betreiben
  • Regelmäßige Updates vornehmen
  • Evtl. Module/Funktionen/Kapazitäten dazu buchen oder verringern

Nach der Cloud Einführung

  • Immer wieder aufzeigen, warum sich das Arbeiten in der Cloud lohnt
  • Auch nach Einführung Zeitkontingente für Schulungen etc. einplanen
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Herausforderungen und Lösungsansätze

Wie Sie sehen, gibt es einige Herausforderungen, die bei der Cloud Transformation zu beachten sind. Sehr oft sind es aber weniger technische Hürden, vielmehr geht es um die organisatorische Komplexität, die hinter einer erfolgreichen Cloud Transformation steht. Der Übersicht halber haben wir nachfolgend die größten Herausforderungen inklusive Handlungsempfehlung noch einmal zusammengefasst.

HerausforderungLösungsansatz
Strategie & ZieleZieldefinition gemeinsam mit oberem Management, Verantwortlichkeiten & Zuständigkeiten festlegen
Know How im Bereich Cloud-ComputingWenn intern nicht vorhanden, ggf.extern beraten lassen, bestehende Mitarbeiter schulen
Change ManagementFrühzeitige und transparente Kommunikation intern, Team Change Management/Cloud Foundation bilden
Performance SicherstellungCloud-Monitoring/Überwachungssystem einführen
Datenschutz & IT-SicherheitIm Vorfeld bei Auswahl des Cloud-Anbieters bereits beachten

Sollten Sie noch weitere Fragen zu unserer HERO Handwerker-Software oder der Cloud Einführung allgemein haben, können Sie gern einen kostenlosen Online-Termin bei uns vereinbaren.

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