Warum überhaupt die Cloud einführen?
Digitalisierung und neue Technologien haben unsere Art miteinander zu kommunizieren und zu arbeiten verändert. Unternehmen werden immer agiler und müssen schnell reagieren können, auch Handwerksunternehmen. Aus dem Grund wird auch das mobile Arbeiten immer beliebter. Und spätestens da kommt die Cloud ins Spiel. Sie ermöglicht das ortsunabhängige Arbeiten von jedem internetfähigen Gerät aus. Aufgaben, die sonst im Büro erledigt werden müssten, (Erstellung von Dokumenten, Angeboten und Rechnungen, Kundenverwaltung, Projektmanagement etc.) können durch den Einsatz von cloudbasierter Handwerker-Software vor Ort beim Kunden übernommen werden.
Daneben bieten Cloud-Lösungen Unternehmen Flexibilität, ohne dass sie sich um Hardware-Einschränkungen Gedanken machen müssen. Es wird keine eigene Infrastruktur benötigt und Aspekte wie Wartung, Instandhaltung, Datenschutz und IT-Sicherheit werden in 90 Prozent der Fälle vom Cloud-Anbieter übernommen. Darüber hinaus können bei den meisten Cloud-Anwendungen Module, Speicherplatz oder Rechenleistung je nach Bedarf dazu gebucht werden, was diese leicht skalierbar macht. Alles in allem wird die Effizienz von vielen Prozessen durch das Arbeiten in der Cloud gesteigert und effizientere Workflows bedeuten wiederum eingesparte Zeit.
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Wichtige Schritte bei der Einführung einer Cloud Lösung
Die Anschaffung und Implementierung einer Cloud-Software ist kein einfaches Unterfangen. Wie eingangs schon kurz erwähnt, sollte dies nicht als alleinstehende Maßnahme, sondern vielmehr ganzheitlich betrachtet werden. Wer glaubt, dass die Cloud Transformation zum Selbstläufer wird, sobald ein Vertrag mit einem bekannten Anbieter abgeschlossen ist, geht ein bisschen zu blauäugig an die Sache heran. Bereits im Vorfeld müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden, damit die Cloud Transformation erfolgreich vonstattengehen kann. Wir haben die entscheidenden Schritte vor, während und nach der Einführung einer Cloud-Lösung für dich zusammengefasst.
Schritt 1: Unternehmenskultur und -struktur auf Cloud einstellen
Vor der eigentlichen Einführung einer Cloud-Software in einem Unternehmen müssen zunächst einmal die Mitarbeiter, die Firmenstrukturen und die Unternehmenskultur entsprechend vorbereitet werden. Wichtig ist hierbei, dass alle Mitarbeiter von Anfang an mit einbezogen werden und die geplante Cloud Transformation transparent kommuniziert wird. Nur wenn eine Offenheit gegenüber neuen Technologien und Arbeitsweisen vorhanden ist, wird die Cloud letztlich auch von allen genutzt.
Aus diesem Grund ist es essentiell, dass eine gewisse Bereitschaft zu Veränderungen innerhalb des Betriebs schon vor Implementierung einer Cloud-Lösung vorhanden ist. Insbesondere die Organisationsstrukturen werden sich stark verändern, Silostrukturen werden aufgebrochen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Cloud geteilt.
Darüber hinaus müssen die nötigen technischen Kompetenzen im Unternehmen aufgebaut werden. Die Mitarbeiter müssen bereit für Schulungen oder Workshops sein und sich auf die neue Technologie einlassen. Unter Umständen müssen neue Stellen geschaffen werden.
Schritt 2: Informieren, planen und Auswahl treffen
Bevor du dich für einen Softwarehersteller entscheidest, solltest du Anforderungen und Ziele für dein Unternehmen festhalten. Wenn du weißt, was die Software in deinem konkreten Fall leisten soll, kannst du besser recherchieren und vergleichen. Fragen, die du dir bei der Wahl eines Cloud-Anbieters stellen solltest, sind etwa „Welche Cloud Variante kommt infrage?“, „Wie kompatibel ist die Software mit bestehender Unternehmenssoftware oder anderen Cloud-Softwares?“, „Welche Funktionen werden benötigt?“ oder „Wie anpassungsfähig ist die Software?“. Entscheidend ist, dass möglichst viele der eigenen Geschäftsprozesse in der Software digital abgebildet werden.
Auch mit den Sicherheitsstandards des Anbieters solltest du vertraut sein. Ist eine Zertifizierung vorhanden? Wo werden die Daten gespeichert und was passiert, wenn doch mal Daten verloren gehen? Diese Fragen sollte dein Cloud Provider beantworten können. Daneben solltest du dich einmal mit den verschiedenen Lizenzmodellen befassen und das Preis-Leistungs-Verhältnis hinterfragen. Außerdem oft vernachlässigt, wird der Aspekt des Supports, informiere dich daher vorab über das Support Angebot.
Schritt 3: Implementieren, nutzen und monitoren
Wenn du einen Anbieter gefunden hast, geht es im letzten Schritt schließlich um das Implementieren der Software. Dieser Einführungsprozess sollte vorab gut geplant werden. Es muss sichergestellt sein, dass alle Geschäftsabläufe weiter laufen können. Störungen oder Unterbrechungen sollten weitgehend vermieden werden. Entwickle daher bereits vor der Cloud Einführung einen Plan B bzw. eine Übergangslösung für mögliche Probleme.
In jedem Fall solltest du genügend Zeit in allen Abteilungen für die Umstellung einplanen. Die Cloud Transformation passiert nicht von heute auf morgen und auch nach der Einführung bleibt die Digitalisierung ein fortwährender Prozess. Die Software benötigt regelmäßig Updates und eventuell ergänzenden Module, wenn die Firma wächst oder sich verändert. Monitoring hilft dir dabei, neue Potenziale zu entdecken oder auch Schwachstellen zu identifizieren. Aufgrund der Skalierbarkeit von Cloud-Softwares ist eine Veränderung des Leistungsumfangs mit sehr viel geringeren Kosten und Aufwand verbunden, als bei einer on-premise Lösung.
Checkliste Cloud Transformation
Nachdem du über die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur Cloud Transformation Bescheid weißt, liegt es nun an dir zu prüfen, wo sich dein Unternehmen aktuell befindet und welche weiteren Maßnahmen nötig sind. Um dir das etwas zu erleichtern, haben wir für dich eine Checkliste mit den zentralen Aspekten zusammengestellt. Auf den ersten Blick wird deutlich, dass die meisten Punkte bereits vor der eigentlichen Cloud Einführung erledigt werden müssen.
Vor der Cloud Einführung
- Mitarbeiter mit einbeziehen / Vorteile deutlich machen
- Offenheit ggü. neuen Technologien schaffen (Mindset/Firmenphilosophie)
- Technische Kompetenzen intern aufbauen (Schulungen/Workshops)
- Ggf. neue Stellen schaffen oder extern beraten lassen
- Anforderungen und Ziele festhalten
- Ausgiebiges Testen der Cloud hinsichtlich Zielerreichung
- Cloud/Software-Anbieter auswählen
- Change Management Team bilden
- Plan B für mögliche Störungen entwickeln
Während der Cloud Einführung
- Cloud Monitoring betreiben
- Regelmäßige Updates vornehmen
- Evtl. Module/Funktionen/Kapazitäten dazu buchen oder verringern
Nach der Cloud Einführung
- Immer wieder aufzeigen, warum sich das Arbeiten in der Cloud lohnt
- Auch nach Einführung Zeitkontingente für Schulungen etc. einplanen
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Herausforderungen und Lösungsansätze
Wie du siehst, gibt es einige Herausforderungen, die bei der Cloud Transformation zu beachten sind. Sehr oft sind es aber weniger technische Hürden, vielmehr geht es um die organisatorische Komplexität, die hinter einer erfolgreichen Cloud Transformation steht. Der Übersicht halber haben wir nachfolgend die größten Herausforderungen inklusive Handlungsempfehlung noch einmal zusammengefasst.
| Herausforderung | Lösungsansatz |
|---|---|
| Strategie & Ziele | Zieldefinition gemeinsam mit oberem Management, Verantwortlichkeiten & Zuständigkeiten festlegen |
| Know-How im Bereich Cloud-Computing | Wenn intern nicht vorhanden, ggf.extern beraten lassen, bestehende Mitarbeiter schulen |
| Change Management | Frühzeitige und transparente Kommunikation intern, Team Change Management/Cloud Foundation bilden |
| Performance Sicherstellung | Cloud-Monitoring/Überwachungssystem einführen |
| Datenschutz & IT-Sicherheit | Im Vorfeld bei Auswahl des Cloud-Anbieters bereits beachten |
Solltest du noch weitere Fragen zu unserer HERO Handwerker-Software oder der Cloud Einführung allgemein haben, kannst du gern einen kostenlosen Online-Termin bei uns vereinbaren.
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