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Digitaler Fahrplan im Handwerk

Anna Schwirten  | 29.01.2021
Bild: Digitalisierungsstrategie entwerfen
Erfolgreiche Digitalisierung muss geplant werden, wir zeigen wie. | © 2019 sabthai/Shutterstock.com

Spätestens durch die Corona Pandemie ist deutlich geworden, dass wir ohne digitale Prozesse kaum noch auskommen. Die Digitalisierung ist mittlerweile in allen Branchen angekommen, auch im Handwerk. Zahlreiche Betriebe haben bereits damit begonnen, ihre Abläufe zu digitalisieren, viele wissen aber nicht genau wie und wo sie anfangen sollen.

Mithilfe einer Digitalisierungsstrategie gelingt die digitale Transformation auch in deiner Firma. Wir geben Tipps zur erfolgreichen Umsetzung und zeigen dir, wie du am besten beim Erstellen eines digitalen Fahrplans vorgehst.


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Digitalisierung richtig angehen

Alle um dich herum digitalisieren und auch du möchtest mit der Digitalisierung deiner Firma anfangen oder diese weiter aufbauen? Klingt nach einem guten Plan, denn wer hier nicht mitgeht, wird langfristig von der Konkurrenz abgehängt. Also nicht mehr länger warten und loslegen, aber wie?

Wenn du den digitalen Wandel in deinem Unternehmen erfolgreich gestalten möchtest, benötigst du zunächst eine Strategie, einen digitalen Fahrplan, an dem du und deine Mitarbeiter sich orientieren können. Hierbei geht es weniger darum, ein detailliertes Konzept auszuarbeiten, sondern vielmehr um die Erstellung einer Art Wegweiser, aus dem die wichtigsten Ziele und Maßnahmen hervorgehen.

Nachfolgend haben wir für dich die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur gelungenen Digitalisierung zusammengestellt. Am Ende jeden Schrittes findest du außerdem eine Checkliste, in der die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst sind.

Bild: Digitalisierung
Die Digitalisierung erstreckt sich mittlerweile über die ganze Welt. © 2021 LookerStudio/Shutterstock.com

Schritt 1: Bestandsaufnahme/Status Quo

Zu Beginn einer jeden Digitalisierungsstrategie sollte die Bestandsaufnahme stehen. Nimm dir einmal in Ruhe Zeit dafür, dich selbst, deine Mitarbeiter, sowie deinen Betrieb und die dortigen Prozesse anzuschauen und bezogen auf Digitalisierung einzuordnen. Wo stehst du? Was kannst du schon und was musst du ggf. noch lernen? Was hast du schon und was wird eventuell noch benötigt?

Digitaler Wandel bezieht sich auch auf die Veränderung von gegenwärtigen Geschäftsmodellen. Betrachte daher auch dein Geschäftsmodell etwas genauer. Nur so kannst du erkennen, an welchen Stellen die größten Potenziale liegen. Mögliche Fragen wären an dieser Stelle etwa „Was biete ich an?„, „Wer ist meine Zielgruppe und wie erreiche ich diese?“, „Was sind die Anforderungen meiner Kunden?“, „Womit verdiene ich Geld und wie erfolgen die Transaktionen?“ oder auch „An welchen Stellen gibt es immer wieder Probleme?“. Um die für dein Unternehmen sinnvollen Einsatzmöglichkeiten digitaler Technologien zu erkennen, macht es außerdem Sinn, sich anzuschauen, was die Konkurrenz nutzt.

Ziel dieser ersten Analyse ist es, festzustellen, in welcher Phase der Digitalisierung sich dein Unternehmen befindet. Gibt es schon Abläufe, die erfolgreich digitalisiert wurden oder stehst du noch ganz am Anfang? Wenn du weißt, wo du ansetzen musst, gelingt der Start viel besser.

Bild: Checkliste Digitale Bestandsaufnahme
Zunächst benötigst du einen Überblick über den Digitalisierungsgrad deiner Firma © Hero Software

Schritt 2: Ziele und Maßnahmen festlegen

Basierend auf der Bestandsaufnahme kannst du nun erste Ziele für die Digitalisierung deines Handwerksbetriebs festhalten. Wo möchtest du hin und was muss getan werden, um dies zu erreichen? Versuche die Ziele dabei so exakt wie möglich zu beschreiben und die damit verbundene Nutzenerwartung zu formulieren.

Beispiele für konkrete Ziele wären etwa „Einführen eines mobilen Dokumentenmanagements, um Angebote und Rechnungen schnell und mobil zu erstellen„ oder „Einsatz von Social Media, um Neukunden zu generieren, Stammkunden zu binden und Mitarbeiter zu gewinnen“.

Bei der Festlegung dieser Ziele solltest du darauf achten, dass du immer den Mehrwert der geplanten Maßnahme dem Aufwand gegenüberstellen, um abzuwägen, welche Maßnahme sich lohnt. Für die meisten digitalen Projekte ist es entscheidend zu wissen, welche technische Infrastruktur vorhanden ist, an die angeknüpft werden kann. Das betrifft beispielsweise Dinge wie Serverstruktur, Nutzung von Software und Lizenzen, Anbindung an die Cloud und viele weitere.

Bild: Checkliste Digitale Ziele setzen
Formuliere deine Ziele möglichst genau und wie du diese erreichen möchtest © Hero Software

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Schritt 3: Bedarfe ermitteln

Zunächst musst du wissen, welche Mittel du bereits hast und welche dir auf dem Weg zum digitalen Unternehmen noch fehlen. Hierbei sind es insbesondere die technischen, sowie die personellen Ressourcen, die über eine gelungene Digitalisierung entscheiden. Am besten du lässt dir von den jeweils in deinem Betrieb zuständigen Personen für IT und Personal eine Übersicht der digitalen und personellen Infrastruktur zusammenstellen.

Bezogen auf die technischen Bedarfe gilt es Fragen zu klären wie „Welche IT-Komponenten werden zur Zielerreichung benötigt?“, „Wie kann ich diese in meine bestehende IT-Struktur einbinden?“, „Was ist im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit zu bedenken?“ oder auch „Können wir das allein umsetzen oder brauchen wir einen externen Dienstleister zur Unterstützung?“

Bei den personellen Bedarfen stehen Wissen und Kompetenzen der Mitarbeiter im Vordergrund. „Welches Wissen ist in meinem Unternehmen vorhanden und wie kann es auch für andere nutzbar gemacht werden?“, „Wo sind eventuell noch Wissenslücken und wie können diese geschlossen werden?“

Bild: Checkliste Digitalisierung Bedarfsermittlung
In diesem Schritt geht es darum, konkret zu schauen, was für die Umsetzung benötigt wird © Hero Software

Schritt 4: Kosten und Finanzierung klären

Ausschlaggebend für die Digitalisierung in einem Betrieb ist natürlich auch die Frage nach den Kosten. Besonders die beiden Fragen „Welchen Mehrwert haben wir dadurch?“ und „Was kostet es uns?“ stehen hier im Mittelpunkt. Du solltest also im Bilde über die aktuellen Marktpreise und deinen eigenen finanziellen Rahmen sein.

Fragen, die geklärt werden müssen, sind „Was kostet die geplante Maßnahme mit Blick auf das Personal, die Infrastruktur und den dauerhaften Betrieb?“, „Wie wollen/können wir das finanzieren?“, „Gibt es Förderprogramme oder anderweitige Unterstützung?“ und „Wann amortisiert sich die Investition?“

Zu Beginn ist es unumgänglich zu investieren, denn die Umstellung ist mit Kosten verbunden. Gerade in der Anfangsphase steigen oft die Personalkosten, da Digitalisierung immer auch mit der Qualifizierung von Mitarbeitern verbunden ist. Mittelfristig sind Investitionen in neue Abläufe und dem Aufbau von Know-How im eigenen Unternehmen aber als immaterielle Vermögenswerte zu sehen, die sich auf lange Sicht gesehen auszahlen werden.

Bild: Checkliste Digitalisierung Kosten und Finanzierung
Mittlerweile gibt es einige Förderprogramme, die Digitalisierung unterstützen © Hero Software

Schritt 5: Umsetzungsplanung

Nachdem du weißt, wo du hinwillst und wie du dies erreichen möchtest, geht es nun an die detaillierte Umsetzungsplanung. Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen verteilt und dokumentiert werden. In dem Zusammenhang sollte auch ein grober Zeithorizont entworfen werden, an dem sich alle orientieren können.

Ist dieser Schritt abgeschlossen, macht es unter Umständen Sinn, einmal eine Besprechung/Betriebsversammlung mit allen Mitarbeitern zu machen, um die neue Strategie noch einmal vorzustellen und alle auf denselben Stand zu bringen. Neben deinen Mitarbeitern werden gegebenenfalls auch eine Reihe weiterer Personengruppen vom Umstellungsprozess betroffen sein, wie zum Beispiel Lieferanten, Kunden und externe Partner, vergiss nicht auch diese mit einzubeziehen. Für alle am Unternehmen Beteiligten muss ein einheitliches Verständnis dafür aufgebaut werden, was die neue digitale Ausrichtung bedeutet und was sich dadurch für sie verändern wird. Je früher du dein Team und deine Partner mit einbindest, desto besser können Ängste und Zweifel vermieden werden.

Fragen, die du in diesem Schritt beantworten solltest, sind dementsprechend etwa „Wer ist in welchem Rahmen von der Digitalisierung betroffen?“, „Wie beziehe ich meine Mitarbeiter ein?“, „Wie informiere ich Auftraggeber und Kunden über die Umstellung?“ oder „Was ändert sich für mich als Führungskraft?“

Bild: Checkliste Digitalisierung Umsetzungsplanung
Beziehst du alle Beteiligten vor und während der Umsetzung mit ein © Hero Software

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Umsetzen und aus Fehlern lernen

Wenn du die genannten fünf Schritte durchgegangen sind und gemeinsam einen groben digitalen Fahrplan erstellt hast, heißt es jeden Tag aufs Neue: Machen! Dranbleiben und regelmäßig Feedback einholen, sind jetzt wichtig. Lerne aus Erfolgen und Misserfolgen und passe die Ziele und Maßnahmen entsprechend an. Wenn du Hilfe bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für deinen Handwerksbetrieb benötigst, unterstützt dich auch gern das Team von HERO. Einfach einen kostenlosen Demotermin vereinbaren, wir zeigen dir, was mit unserer Handwerkersoftware alles möglich ist und klären alle offenen Fragen.

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