Digitaler Fahrplan im Handwerk

Anna Schwirten 29.01.2021

Spätestens durch die Corona Pandemie ist deutlich geworden, dass wir ohne digitale Prozesse kaum noch auskommen. Die Digitalisierung ist mittlerweile in allen Branchen angekommen, auch im Handwerk. Zahlreiche Betriebe haben bereits damit begonnen, ihre Abläufe zu digitalisieren, Viele wissen aber nicht genau wie und wo sie anfangen sollen.

Mithilfe einer Digitalisierungsstrategie gelingt die digitale Transformation auch in Ihrer Firma. Wir geben Tipps zur erfolgreichen Umsetzung und zeigen Ihnen, wie Sie am besten beim Erstellen eines digitalen Fahrplans vorgehen.

Bild: Digitalisierungsstrategie entwerfen
Erfolgreiche Digitalisierung muss geplant werden, wir zeigen wie | © firmbee / unsplash.com CC0

Inhalt

Digitalisierung richtig angehen

Alle um Sie herum digitalisieren und auch Sie möchten mit der Digitalisierung Ihrer Firma anfangen oder diese weiter aufbauen? Klingt nach einem guten Plan, denn wer hier nicht mitgeht, wird langfristig von der Konkurrenz abgehängt. Also nicht mehr länger warten und loslegen, aber wie?

Wenn Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten möchten, benötigen Sie zunächst eine Strategie, einen digitalen Fahrplan, an dem Sie und Ihre Mitarbeiter sich orientieren können. Hierbei geht es weniger darum, ein detailliertes Konzept auszuarbeiten, sondern vielmehr um die Erstellung einer Art Wegweiser, aus dem die wichtigsten Ziele und Maßnahmen hervorgehen.

Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte auf dem Weg zur gelungenen Digitalisierung zusammengestellt. Am Ende jeden Schrittes finden Sie außerdem eine Checkliste, in der die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst sind.

Bild: Digitalisierung
Die Digitalisierung erstreckt sich mittlerweile über die ganze Welt © Adeolu Eletu / unsplash.com

Schritt 1: Bestandsaufnahme/Status Quo

Zu Beginn einer jeden Digitalisierungsstrategie sollte die Bestandsaufnahme stehen. Nehmen Sie sich einmal in Ruhe Zeit dafür, sich selbst, Ihre Mitarbeiter, sowie Ihren Betrieb und die dortigen Prozesse anzuschauen und bezogen auf Digitalisierung einzuordnen. Wo stehen Sie? Was können Sie schon und was müssen Sie ggf. noch lernen? Was haben Sie schon und was wird eventuell noch benötigt?

Digitaler Wandel bezieht sich auch auf die Veränderung von gegenwärtigen Geschäftsmodellen. Betrachten Sie daher auch Ihr Geschäftsmodell etwas genauer. Nur so können Sie erkennen, an welchen Stellen die größten Potenziale liegen. Mögliche Fragen wären an dieser Stelle etwa „Was biete ich an?”, „Wer ist meine Zielgruppe und wie erreiche ich diese?”, „Was sind die Anforderungen meiner Kunden?”, „Womit verdiene ich Geld und wie erfolgen die Transaktionen?” oder auch „An welchen Stellen gibt es immer wieder Probleme?” Um die für Ihr Unternehmen sinnvollen Einsatzmöglichkeiten digitaler Technologien zu erkennen, macht es außerdem Sinn, sich anzuschauen was die Konkurrenz nutzt.

Ziel dieser ersten Analyse ist es, festzustellen, in welcher Phase der Digitalisierung sich Ihr Unternehmen befindet. Gibt es schon Abläufe, die erfolgreich digitalisiert wurden oder stehen Sie noch ganz am Anfang? Wenn Sie wissen, wo Sie ansetzen müssen, gelingt der Start viel besser.

Bild: Checkliste Digitale Bestandsaufnahme
Zunächst benötigen Sie einen Überblick über den Digitalisierungsgrad Ihrer Firma © Hero Software

Schritt 2: Ziele und Maßnahmen festlegen

Basierend auf der Bestandsaufnahme können Sie nun erste Ziele für die Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs festhalten. Wo möchten Sie hin und was muss getan werden, um dies zu erreichen? Versuchen Sie die Ziele dabei so exakt wie möglich zu beschreiben und die damit verbundene Nutzenerwartung zu formulieren.

Beispiele für konkrete Ziele wären etwa „Einführen eines mobilen Dokumentenmanagements, um Angebote und Rechnungen schnell und mobil zu erstellen” oder „Einsatz von Social Media, um Neukunden zu generieren, Stammkunden zu binden und Mitarbeiter zu gewinnen”.

Bei der Festlegung dieser Ziele sollten Sie darauf achten, dass Sie immer den Mehrwert der geplanten Maßnahme dem Aufwand gegenüberstellen, um abzuwägen, welche Maßnahme sich lohnt. Für die meisten digitalen Projekte ist es entscheidend zu wissen, welche technische Infrastruktur vorhanden ist, an die angeknüpft werden kann. Das betrifft beispielsweise Dinge wie Serverstruktur, Nutzung von Software und Lizenzen, Anbindung an die Cloud und viele weitere.

Bild: Checkliste Digitale Ziele setzen
Formulieren Sie Ihre Ziele möglichst genau und wie Sie diese erreichen möchten © Hero Software
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Schritt 3: Bedarfe ermitteln

Zunächst müssen Sie wissen, welche Mittel Sie bereits haben und welche Ihnen auf dem Weg zum digitalen Unternehmen noch fehlen. Hierbei sind es insbesondere die technischen, sowie die personellen Ressourcen, die über eine gelungene Digitalisierung entscheiden. Am besten Sie lassen sich von den jeweils in Ihrem Betrieb zuständigen Personen für IT und Personal eine Übersicht der digitalen und personellen Infrastruktur zusammenstellen.

Bezogen auf die technischen Bedarfe gilt es Fragen zu klären wie „Welche IT-Komponenten werden zur Zielerreichung benötigt?”, „Wie kann ich diese in meine bestehende IT-Struktur einbinden?”, „Was ist im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit zu bedenken?” oder auch „Können wir das allein umsetzen oder brauchen wir einen externen Dienstleister zur Unterstützung?”

Bei den personellen Bedarfen stehen Wissen und Kompetenzen der Mitarbeiter im Vordergrund. „Welches Wissen ist in meinem Unternehmen vorhanden und wie kann es auch für andere nutzbar gemacht werden?”, „Wo sind eventuell noch Wissenslücken und wie können diese geschlossen werden?”

Bild: Checkliste Digitalisierung Bedarfsermittlung
In diesem Schritt geht es darum, konkret zu schauen, was für die Umsetzung benötigt wird © Hero Software

Schritt 4: Kosten und Finanzierung klären

Ausschlaggebend für die Digitalisierung in einem Betrieb ist natürlich auch die Frage nach den Kosten. Besonders die beiden Fragen „Welchen Mehrwert haben wir dadurch?” und „Was kostet es uns?” stehen hier im Mittelpunkt. Sie sollten also im Bilde über die aktuellen Marktpreise und Ihren eigenen finanziellen Rahmen sein.

Fragen, die geklärt werden müssen sind „Was kostet die geplante Maßnahme mit Blick auf das Personal, die Infrastruktur und den dauerhaften Betrieb?”, „Wie wollen/können wir das finanzieren?”, „Gibt es Förderprogramme oder anderweitige Unterstützung?” und „Wann amortisiert sich die Investition?”

Zu Beginn ist es unumgänglich zu investieren, denn die Umstellung ist mit Kosten verbunden. Gerade in der Anfangsphase steigen oft die Personalkosten, da Digitalisierung immer auch mit der Qualifizierung von Mitarbeitern verbunden ist. Mittelfristig sind Investitionen in neue Abläufe und dem Aufbau von Know-How im eigenen Unternehmen aber als immaterielle Vermögenswerte zu sehen, die sich auf lange Sicht gesehen auszahlen werden.

Bild: Checkliste Digitalisierung Kosten und Finanzierung
Mittlerweile gibt es einige Förderprogramme, die Digitalisierung unterstützen © Hero Software

Schritt 5: Umsetzungsplanung

Nachdem Sie wissen, wo Sie hinwollen und wie Sie dies erreichen möchten, geht es nun an die detaillierte Umsetzungsplanung. Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen verteilt und dokumentiert werden. In dem Zusammenhang sollte auch ein grober Zeithorizont entworfen werden, an dem sich alle orientieren können.

Ist dieser Schritt abgeschlossen, macht es unter Umständen Sinn, einmal eine Besprechung/Betriebsversammlung mit allen Mitarbeitern zu machen, um die neue Strategie noch einmal vorzustellen und alle auf denselben Stand zu bringen. Neben Ihren Mitarbeitern werden gegebenenfalls auch eine Reihe weiterer Personengruppen vom Umstellungsprozess betroffen sein, wie zum Beispiel Lieferanten, Kunden und externe Partner, vergessen Sie nicht auch diese mit einzubeziehen. Für alle am Unternehmen Beteiligten muss ein einheitliches Verständnis dafür aufgebaut werden, was die neue digitale Ausrichtung bedeutet und was sich dadurch für sie verändern wird. Je früher Sie Ihr Team und Ihre Partner mit einbinden, desto besser können Ängste und Zweifel vermieden werden.

Fragen, die Sie in diesem Schritt beantworten sollten, sind dementsprechend etwa „Wer ist in welchem Rahmen von der Digitalisierung betroffen?”, „Wie beziehe ich meine Mitarbeiter ein?”, „Wie informiere ich Auftraggeber und Kunden über die Umstellung?” oder „Was ändert sich für mich als Führungskraft?”

Bild: Checkliste Digitalisierung Umsetzungsplanung
Beziehen Sie alle Beteiligten vor und während der Umsetzung mit ein © Hero Software
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Umsetzen und aus Fehlern lernen

Wenn Sie die genannten fünf Schritte durchgegangen sind und gemeinsam einen groben digitalen Fahrplan erstellt haben, heißt es jeden Tag aufs Neue: Machen! Dranbleiben und regelmäßig Feedback einholen sind jetzt wichtig. Lernen Sie aus Erfolgen und Misserfolgen und passen Sie die Ziele und Maßnahmen entsprechend an. Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für Ihren Handwerksbetrieb benötigen, unterstützt Sie auch gern das Team von HERO. Einfach einen kostenlosen Demotermin vereinbaren, wir zeigen Ihnen was mit unserer Handwerkersoftware alles möglich ist und klären alle offenen Fragen.

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