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Herabsetzung der Mehrwertsteuer - Anpassen in der Handwerksoftware

Anna Schwirten  | 15.06.2020
Bild: Die Mehrwertsteuer-Anpassung mit der HERO Software
Mit HERO kannst du die Mehrwertsteuer direkt in der Software anpassen. | © 2020 Mali lucky/Shutterstock.com

Ab Juli 2020 gilt aufgrund der Coronakrise ein neuer geringerer Mehrwertsteuersatz. Klingt erst einmal gut, aber viele Handwerksbetriebe benutzen eine Software zur Rechnungserstellung, in der das Anpassen der Mehrwertsteuer nicht so einfach möglich ist. Welche Schwierigkeiten ergeben sich daraus für die Betriebe und wie können sie diesen begegnen? Hier erfährst du mehr zur Senkung der Mehrwertsteuer, wie sich diese in einer Handwerkersoftware anpassen lässt und welche anderen Lösungen und Alternativen es gibt.


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Senkung der Mehrwertsteuer wegen Corona

Im Rahmen des neuen Konjunkturprogramms, das Anfang Juni 2020 verabschiedet wurde, hat die Bundesregierung eine temporäre Senkung der Mehrwertsteuer von 19 auf 16 Prozent (bzw. von 7 auf 5 Prozent) beschlossen. Von der Senkung soll die durch die Corona-Pandemie geschwächte Wirtschaft und letztlich auch der Verbraucher profitieren.

Der neue Mehrwertsteuersatz soll ab dem 01. Juli gelten, es bleibt aber fraglich, ob die Unternehmen und Finanzämter diese Umstellung in der kurzen Zeit überhaupt umsetzen können. Geplant ist es, die niedrigere Mehrwertsteuer bis zum Ende des Jahres 2020 beizubehalten.

Aufgrund von Corona wird die Mehrwertsteuer vorübergehend gesenkt. © 2020 fizkes/Shutterstock.com

Kritik und Probleme

Der komplette Bezahlvorgang und die Buchhaltung müssen jetzt kurzfristig an die gesenkte Mehrwertsteuer angepasst werden. Viele Händler, Selbstständige und Startups, insbesondere die kleineren Unternehmen, stehen jetzt vor dem Problem, dass diese Umstellung mit hohem Aufwand und Kosten verbunden ist. Besonders im Handel mit sehr vielen verschiedenen Produkten ist die Umstellung eine Herausforderung und in dieser knappen Zeit für einen Großteil kaum umsetzbar.

Etliche Kassensysteme sind veraltet und häufig so unflexibel, dass eine Anpassung nicht ohne Weiteres möglich ist. Damit einher geht die komplette Buchhaltung, die meisten Betriebe nutzen auch hierfür eine Software. Bei der Mehrheit dieser Programme ist die Umstellung auf einen reduzierten Mehrwertsteuersatz nicht vorgesehen und daher nicht unkompliziert möglich. Hierfür werden dann oft Updates benötigt und / oder Hilfe vom technischen Support.

Probleme

  • Nutzer wissen nicht, wie sie die Umstellung vornehmen
  • Starre und veraltete Kassensysteme
  • Umstellung ist nur vom Software Hersteller möglich
  • Sehr wenig Zeit für die Umstellung

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MwSt. in deiner Handwerkersoftware anpassen

Handwerksbetriebe nutzen überwiegend spezielle Software für ihre Auftragsverwaltung und Buchhaltung. Eine leicht zu bedienende Software, die automatisiert die jeweiligen Stammdaten berücksichtigt, spart viel Zeit bei der Angebots- und Rechnungserstellung. Dafür müssen aber natürlich die richtigen Werte in der Software hinterlegt sein. Da die Parameter sich immer wieder mal ändern können, sollte eine Handwerkersoftware so aufgebaut sein, dass einzelne Werte ohne großen IT-Aufwand veränderbar sind.

Auch die Mehrwertsteuersätze sind üblicherweise in den Stammdaten hinterlegt. In der HERO Software lässt sich der Mehrwertsteuersatz ganz einfach ändern. HERO ist flexibel aufgebaut und arbeitet mit Variablen, das bedeutet die Mehrwertsteuer von 19 Prozent ist nicht fix im System hinterlegt und kann jederzeit manuell geändert werden. Derartige Einstellungen können zum Teil nur von Seiten des Software Anbieters vorgenommen werden. Innerhalb von HERO können Handwerker ihre Stammdaten selbst pflegen und verwalten. So können sie in Zukunft zwischen der alten und der neuen Mehrwertsteuer hin und her wechseln.

Bei einem großen Teil der üblichen Buchhaltungsprogramme und Handwerkersoftware wird die Umstellung auf den angepassten Mehrwertsteuersatz vermutlich problematisch. Bei modernen Softwarelösungen, wie etwa Smart Handwerk, Meisterbüro oder Topkontor sollte die Änderung dagegen relativ unproblematisch vonstattengehen.

Viele Betriebe können die Anpassung der Mehrwertsteuer nicht selbst vornehmen. © 2019 frantic00/Shutterstock.com

Lösungen, Auswege und Alternativen

Du weißt nicht, wie und ob sich die Steuersätze innerhalb deiner Handwerkersoftware anpassen lassen? Da du als Betriebsinhaber selbst dafür sorgen musst, dass dein Kassensystem oder dein Rechnungsprogramm rechtzeitig den richtigen Mehrwertsteuersatz ausgibt, raten wir dir in dem Fall dazu, den Hersteller zu kontaktieren.

Support kontaktieren

In der Regel informieren die jeweiligen Hersteller ihre Kunden von sich aus über die bevorstehende Umstellung. Sollte das bei deinem Softwarehersteller nicht der Fall sein, solltest du diesen kontaktieren.

Besonders, wenn du selbst technisch nicht sehr versiert bist, lohnt sich eine Beratung durch den Software Experten oder ein Anruf beim technischen Support deines Softwareherstellers. Sollte es für deine Handwerkersoftware keinen technischen Support geben, ist das kein gutes Zeichen und du solltest darüber nachdenken, den Anbieter zu wechseln.

Software wechseln

Eine Software ist nur dann wirklich hilfreich, wenn du durch die Anwendung Zeit sparen und effektiver arbeiten kannst. Vielleicht bemerkst du im aktuellen Kontext, dass sich die Umstellung der Mehrwertsteuer innerhalb deiner Software sehr schwierig gestaltet. Gibt es außerdem noch weitere Punkte mit denen du unzufrieden bist, ist die aktuelle Situation ein guter Anlass, um die Software zu wechseln.

Gegebenenfalls macht es übergangsweise Sinn zwei Softwares parallel zu nutzen, langfristig solltest du aber ein Programm verwenden, welches alle wiederkehrenden Prozesse in deinem Unternehmen abbildet. Außerdem wichtig ist, dass du eine Software wählst, die ohne großen Entwicklungsaufwand an neue Situationen angepasst werden kann, denn nur dann ist sie auch zukunftssicher.

Schlupflöcher ausnutzen

Eins der Schlupflöcher, das vermutlich einige Händler und Supermärkte nutzen werden, könnte man als Rechnungsrabatt bezeichnen. Dabei werden die Preise der Produkte im Geschäft wie gewohnt ausgeschildert und die durch die gesenkte Mehrwertsteuer entstandene Vergünstigung wird erst an der Kasse für den Gesamtpreis berechnet.

Dieser Umweg könnte sich vor allem für Betriebe mit großer Produktpalette lohnen, da auch ältere Kassensysteme oder Rechnungsprogramme mit einer Rabattfunktion ausgestattet sind und die Anpassung der Preise über die Rabattierung um einiges leichter zu realisieren ist. Dieses Vorgehen ist zwar rechtlich möglich, könnte aber einige Verbraucher abschrecken, da eine Preistransparenz in dem Rahmen, wie wir sie kennen, dann nicht mehr gegeben wäre.

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Fazit zur Umstellung der Mehrwertsteuer

Die Schwierigkeiten, die derzeit viele Betriebe mit der Umstellung der Mehrwertsteuer wegen Corona haben, machen deutlich, wie unflexibel die Kassensysteme und Software Programme heute oft noch sind. Damit du in vollem Umfang von einer Handwerkersoftware profitierst, sollte sie anpassbar, sicher und im besten Fall modular erweiterbar sein.

In der heutigen Zeit ändern sich Geschäftsprozesse fast täglich, sodass es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen oder Zwischenfällen kommen kann, die so wie jetzt innerhalb kurzer Zeit umgesetzt werden müssen. Damit das funktioniert, muss nicht nur die Software an sich, sondern auch der Anbieter flexibel sein und neue Anforderungen bei der Entwicklung berücksichtigen. Die aktuelle Umstellungspflicht der Mehrwertsteuer zeigt, wie wichtig flexible Softwarelösungen sind, sie zeigt aber auch, dass sehr viele Unternehmen noch mit veralteter Software arbeiten.

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