Vorübergehende Herabsetzung der Mehrwertsteuer - Anpassen in der Handwerksoftware

Im Rahmen des neuen Konjunkturprogramms, das Anfang Juni 2020 verabschiedet wurde, hat die Bundesregierung eine temporäre Senkung der Mehrwertsteuer von 19 auf 16 Prozent (bzw. von 7 auf 5 Prozent) beschlossen. Von der Senkung soll die durch die Corona-Pandemie geschwächte Wirtschaft und letztlich auch der Verbraucher profitieren.

Der neue Mehrwertsteuersatz soll ab dem 01. Juli gelten, es bleibt aber fraglich, ob die Unternehmen und Finanzämter diese Umstellung in der kurzen Zeit überhaupt umsetzen können. Geplant ist es, die niedrigere Mehrwertsteuer bis zum Ende des Jahres 2020 beizubehalten.

Der komplette Bezahlvorgang und die Buchhaltung müssen jetzt kurzfristig an die gesenkte Mehrwertsteuer angepasst werden. Viele Händler, Selbstständige und Startups, insbesondere die kleineren Unternehmen, stehen jetzt vor dem Problem, dass diese Umstellung mit hohem Aufwand und Kosten verbunden ist. Besonders im Handel mit sehr vielen verschiedenen Produkten ist die Umstellung eine Herausforderung und in dieser knappen Zeit für einen Großteil kaum umsetzbar.

Etliche Kassensysteme sind veraltet und häufig so unflexibel, dass eine Anpassung nicht ohne Weiteres möglich ist. Damit einher geht die komplette Buchhaltung, die meisten Betriebe nutzen auch hierfür eine Software. Bei der Mehrheit dieser Programme ist die Umstellung auf einen reduzierten Mehrwertsteuersatz nicht vorgesehen und daher nicht unkompliziert möglich. Hierfür werden dann oft Updates benötigt und / oder Hilfe vom technischen Support.

Handwerksbetriebe nutzen überwiegend spezielle Software für ihre Auftragsverwaltung und Buchhaltung. Eine leicht zu bedienende Software, die automatisiert die jeweiligen Stammdaten berücksichtigt, spart viel Zeit bei der Angebots- und Rechnungserstellung. Dafür müssen aber natürlich die richtigen Werte in der Software hinterlegt sein. Da die Parameter sich immer wieder mal ändern können, sollte eine Handwerkersoftware so aufgebaut sein, dass einzelne Werte ohne großen IT-Aufwand veränderbar sind.

Auch die Mehrwertsteuersätze sind üblicherweise in den Stammdaten hinterlegt. In der HERO Software lässt sich der Mehrwertsteuersatz ganz einfach ändern. HERO ist flexibel aufgebaut und arbeitet mit Variablen, das bedeutet die Mehrwertsteuer von 19 Prozent ist nicht fix im System hinterlegt und kann jederzeit manuell geändert werden. Derartige Einstellungen können zum Teil nur von Seiten des Software Anbieters vorgenommen werden. Innerhalb von HERO können Handwerker ihre Stammdaten selbst pflegen und verwalten. So können sie in Zukunft zwischen der alten und der neuen Mehrwertsteuer hin und her wechseln.

Bei einem großen Teil der üblichen Buchhaltungsprogramme und Handwerkersoftware wird die Umstellung auf den angepassten Mehrwertsteuersatz vermutlich problematisch. Bei modernen Softwarelösungen, wie etwa Smart Handwerk, Meisterbüro oder Topkontor sollte die Änderung dagegen relativ unproblematisch vonstattengehen.

Du weißt nicht, wie und ob sich die Steuersätze innerhalb deiner Handwerkersoftware anpassen lassen? Da du als Betriebsinhaber selbst dafür sorgen musst, dass dein Kassensystem oder dein Rechnungsprogramm rechtzeitig den richtigen Mehrwertsteuersatz ausgibt, raten wir dir in dem Fall dazu, den Hersteller zu kontaktieren.

Support kontaktieren

In der Regel informieren die jeweiligen Hersteller ihre Kunden von sich aus über die bevorstehende Umstellung. Sollte das bei deinem Softwarehersteller nicht der Fall sein, solltest du diesen kontaktieren.

Besonders, wenn du selbst technisch nicht sehr versiert bist, lohnt sich eine Beratung durch den Software Experten oder ein Anruf beim technischen Support deines Softwareherstellers. Sollte es für deine Handwerkersoftware keinen technischen Support geben, ist das kein gutes Zeichen und du solltest darüber nachdenken, den Anbieter zu wechseln.

Die Schwierigkeiten, die derzeit viele Betriebe mit der Umstellung der Mehrwertsteuer wegen Corona haben, machen deutlich, wie unflexibel die Kassensysteme und Software Programme heute oft noch sind. Damit du in vollem Umfang von einer Handwerkersoftware profitierst, sollte sie anpassbar, sicher und im besten Fall modular erweiterbar sein.

In der heutigen Zeit ändern sich Geschäftsprozesse fast täglich, sodass es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen oder Zwischenfällen kommen kann, die so wie jetzt innerhalb kurzer Zeit umgesetzt werden müssen. Damit das funktioniert, muss nicht nur die Software an sich, sondern auch der Anbieter flexibel sein und neue Anforderungen bei der Entwicklung berücksichtigen. Die aktuelle Umstellungspflicht der Mehrwertsteuer zeigt, wie wichtig flexible Softwarelösungen sind, sie zeigt aber auch, dass sehr viele Unternehmen noch mit veralteter Software arbeiten.