Immer weniger Aktenberge in deutschen Büros

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, das betrifft auch den Einsatz von Papier. Nicht nur Produktionsprozesse werden zunehmend digitalisiert, sondern auch die Büro- und Verwaltungsarbeit. Mittlerweile arbeitet jedes dritte Unternehmen in Deutschland weitestgehend ohne Papier, Tendenz steigend - warum eigentlich?

Gründe für den Verzicht auf Papier gibt es viele. Neben dem Aspekt der Umweltfreundlichkeit ist einer der größten Vorteile, eine bessere und schnellere Kommunikation, da jeder Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf alle Informationen hat, wenn die entsprechenden Dokumente digital abgelegt sind. So können beliebig viele Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Darüber hinaus kann der Archivierungspflicht gemäß GoBD leichter nachgekommen werden und es müssen nicht mehr bergeweise Ordner und Papiere gelagert werden.

Ein weiterer praktischer Vorteil eines papierlosen Büros ist die Zeitersparnis bei der Suche nach bestimmten Dokumenten. Durch die digitale Suchfunktion lassen sich Inhalte sehr viel schneller wiederfinden. Darüber hinaus sind die Daten vor Wasser- und Feuerschäden geschützt und es fallen weniger Kosten für das Drucken und Versenden von Papieren an.

Natürlich gibt es beim papierlosen Büro auch ein paar Nachteile, wie etwa die Abhängigkeit von Strom und Netz oder die aufwendige und oft kostenintensive Umstellung. Viele Menschen trauen sich außerdem nicht so richtig an das Thema Digitalisierung heran, weil sie nicht über ausreichend technische Kenntnisse verfügen. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass all unsere Kunden nach einer entsprechenden Einarbeitungszeit fähig waren, unsere Handwerkersoftware zu bedienen und sich schnell an die Nutzung gewöhnt haben. Ist die Umstellung erst einmal geglückt, können sich die meisten gar nicht mehr vorstellen, wie sie ohne Hilfe einer Software gearbeitet haben.

Viele Handwerker können sich zunächst nicht vorstellen, wie ihnen der Verzicht auf Papier bei der täglichen Arbeit helfen soll. Schließlich sind Tradition und der persönliche Kontakt entscheidende Bestandteile des Handwerks, warum also nicht auch den Kunden persönlich den Vertrag überreichen? Tatsächlich kannst du durch den Einsatz einer Handwerkersoftware die Effizienz deines Betriebes steigern, ohne dabei auf den persönlichen Kundenkontakt zu verzichten. Durch die digitale Auftragsabwicklung sparst du Kosten und Zeit, die du wiederum für Kundengespräche nutzen kannst.

Insbesondere die Bereiche Angebots- und Rechnungserstellung, Bestellwesen und Buchhaltung nehmen klassischerweise viel Zeit und Personalressourcen in Anspruch. Mit einer entsprechenden Software kannst du hier bares Geld sparen. Mit der HERO Software etwa lassen sich Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und andere Dokumente einfach und schnell per App auf einem Smartphone oder Tablet erstellen und auch direkt vor Ort vom Kunden digital und rechtskräftig unterschreiben lassen.

Das papierlose Büro lohnt sich somit auch für Handwerksbetriebe. Vor allem die Zeitersparnis und die damit verbundenen Kosteneinsparungen nach erfolgreicher Umstellung sprechen für sich. Sicher musst du nicht von heute auf morgen komplett auf Papier verzichten, aber du solltest zumindest versuchen, die täglich anfallenden Dokumente nach und nach zu digitalisieren, um den Anschluss nicht zu verpassen. Wir beraten dich gerne zu weiteren Einsatzmöglichkeiten des papierlosen Büros und schauen gemeinsam mit dir, an welchen Stellen die Nutzung einer Software in deinem Handwerksbetrieb sinnvoll ist.

Nicht nur das Handwerk, auch nahezu alle anderen Branchen haben spätestens durch die Corona-Pandemie bemerkt, wie wichtig die Digitalisierung von wiederkehrenden Arbeitsprozessen heute ist. Viele Betriebe haben sich auch schon vor der Krise mit den Themen Digitalisierung und papierloses Büro beschäftigt, alle anderen waren nun mehr oder weniger dazu gezwungen. In jedem Fall hat COVID-19 unsere Arbeitswelt verändert und die digitale Transformation im Großen und Ganzen beschleunigt. Mittlerweile liegen erste Studien vor, die nach Ausbruch der Pandemie durchgeführt wurden. Wir haben uns zwei davon genauer angeschaut und stellen dir die Ergebnisse nachfolgend kurz vor.

Die aktuellen Studien zeigen: Das Büro ohne Papier ist definitiv auf dem Vormarsch. Die Corona-Krise hat dazu beigetragen, dass diese Entwicklung im Augenblick etwas schneller vonstattengeht. Langfristig wird sich das papierlose Büro mit Sicherheit in allen Branchen durchsetzen. Ohne eine entsprechende Software, mit der du zumindest die täglich anfallenden Dokumente digital erzeugen und verwalten kannst, wirst du auf lange Sicht gesehen den Anschluss an deine Wettbewerber verlieren.

Die Anschaffung einer Bürosoftware ist schon viel wert, perfekt gerüstet für die Zukunft bist du aber am ehesten mit einer Handwerkersoftware für Büro und Baustelle, die alle täglich anfallenden Prozesse digital abbildet. Von einem umfassenden Dokumentenmanagement, über Mitarbeiter- und Materialverwaltung bis hin zur digitalen Plantafel. Digitalisiere dein gesamtes Projektmanagement vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Umsetzung und Rechnungsstellung und steigere so die Effizienz deines Handwerksbetriebes. Oder du beginnst erst einmal mit der Etablierung einer Bürosoftware, entscheidend ist, dass du die ersten Schritte in Richtung digitale Prozesse gehst. Sicher erfordert die Umstellung zu Beginn finanzielle und zeitliche Ressourcen, wenn du aber einmal den Anfang gemacht hast, wirst du schnell merken, wie dein Betrieb von der Flexibilität, Transparenz und Zeitersparnis profitiert.