Immer weniger Aktenberge in deutschen Büros

Anna Schwirten 13.11.2020

Die Digitalisierung von Akten und Dokumenten nimmt langsam aber stetig in allen Wirtschaftszweigen zu, auch das Handwerk geht diesen Trend mit. Das Thema Digitalisierung stand bei vielen Firmen bereits vor Corona auf der Agenda, neue Umfragen zeigen aber, dass die digitale Transformation von Arbeitsprozessen durch die Pandemie nochmal einen Schub bekommen hat. Gehören Keller mit unzähligen Regalen voller Papier also bald der Vergangenheit an? Wir schauen uns die Papier-Situation in deutschen Betrieben einmal genauer an.

Bild: Papierloses Büro
Immer mehr Betriebe arbeiten papierlos oder zumindest papierarm | © ConvertKit / unsplash.com CC0

Inhalt

Immer weniger Papier - was ist so toll daran?

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, das betrifft auch den Einsatz von Papier. Nicht nur Produktionsprozesse werden zunehmend digitalisiert, sondern auch die Büro- und Verwaltungsarbeit. Mittlerweile arbeitet jedes dritte Unternehmen in Deutschland weitestgehend ohne Papier, Tendenz steigend - warum eigentlich?

Gründe für den Verzicht auf Papier gibt es viele. Neben dem Aspekt der Umweltfreundlichkeit ist einer der größten Vorteile, eine bessere und schnellere Kommunikation, da jeder Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf alle Informationen hat, wenn die entsprechenden Dokumente digital abgelegt sind. So können beliebig viele Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Darüber hinaus kann der Archivierungspflicht gemäß GoBD leichter nachgekommen werden und es müssen nicht mehr bergeweise Ordner und Papiere gelagert werden.

Ein weiterer praktischer Vorteil eines papierlosen Büros ist die Zeitersparnis bei der Suche nach bestimmten Dokumenten. Durch die digitale Suchfunktion lassen sich Inhalte sehr viel schneller wiederfinden. Darüber hinaus sind die Daten vor Wasser- und Feuerschäden geschützt und es fallen weniger Kosten für das Drucken und Versenden von Papieren an.

Natürlich gibt es beim papierlosen Büro auch ein paar Nachteile, wie etwa die Abhängigkeit von Strom und Netz oder die aufwendige und oft kostenintensive Umstellung. Viele Menschen trauen sich außerdem nicht so richtig an das Thema Digitalisierung heran, weil sie nicht über ausreichend technische Kenntnisse verfügen. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass all unsere Kunden nach einer entsprechenden Einarbeitungszeit fähig waren, unsere Handwerkersoftware zu bedienen und sich schnell an die Nutzung gewöhnt haben. Ist die Umstellung erst einmal geglückt, können sich die meisten gar nicht mehr vorstellen, wie sie ohne Hilfe einer Software gearbeitet haben.

Bild: Mobile Dokumente auf dem Smartphone
Alle Daten immer zugriffsbereit - egal ob unterwegs oder im Büro © pxfuel.com CC0

Papierloses Büro für Handwerker

Viele Handwerker können sich zunächst nicht vorstellen, wie ihnen der Verzicht auf Papier bei der täglichen Arbeit helfen soll. Schließlich sind Tradition und der persönliche Kontakt entscheidende Bestandteile des Handwerks, warum also nicht auch den Kunden persönlich den Vertrag überreichen? Tatsächlich können Sie durch den Einsatz einer Handwerkersoftware die Effizienz Ihres Betriebes steigern, ohne dabei auf den persönlichen Kundenkontakt zu verzichten. Durch die digitale Auftragsabwicklung sparen Sie Kosten und Zeit, die Sie wiederum für Kundengespräche nutzen können.

Insbesondere die Bereiche Angebots- und Rechnungserstellung, Bestellwesen und Buchhaltung nehmen klassischerweise viel Zeit und Personalressourcen in Anspruch. Mit einer entsprechenden Software können Sie hier bares Geld sparen. Mit der HERO Software etwa lassen sich Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und andere Dokumente einfach und schnell per App auf einem Smartphone oder Tablet erstellen und auch direkt vor Ort vom Kunden digital und rechtskräftig unterschreiben lassen.

Das papierlose Büro lohnt sich somit auch für Handwerksbetriebe. Vor allem die Zeitersparnis und die damit verbundenen Kosteneinsparungen nach erfolgreicher Umstellung sprechen für sich. Sicher müssen Sie nicht von heute auf morgen komplett auf Papier verzichten, aber Sie sollten zumindest versuchen, die täglich anfallenden Dokumente nach und nach zu digitalisieren, um den Anschluss nicht zu verpassen. Wir beraten Sie gerne zu weiteren Einsatzmöglichkeiten des papierlosen Büros und schauen gemeinsam mit Ihnen, an welchen Stellen die Nutzung einer Software in Ihrem Handwerksbetrieb sinnvoll ist.

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Aktuelle Studien - Corona als Verstärker

Nicht nur das Handwerk, auch nahezu alle anderen Branchen haben spätestens durch die Corona-Pandemie bemerkt, wie wichtig die Digitalisierung von wiederkehrenden Arbeitsprozessen heute ist. Viele Betriebe haben sich auch schon vor der Krise mit den Themen Digitalisierung und papierloses Büro beschäftigt, alle anderen waren nun mehr oder weniger dazu gezwungen. In jedem Fall hat COVID-19 unsere Arbeitswelt verändert und die digitale Transformation im Großen und Ganzen beschleunigt. Mittlerweile liegen erste Studien vor, die nach Ausbruch der Pandemie durchgeführt wurden. Wir haben uns zwei davon genauer angeschaut und stellen Ihnen die Ergebnisse nachfolgend kurz vor.

Grafik: Papiernutzung in deutschen Unternehmen 2020
Jedes dritte Unternehmen arbeitet überwiegend papierlos © HERO Software

Bitkom - Digital Office Index 2020

Der Digitalverband Bitkom hat im Mai und Juni 2020 im Rahmen des Digital Office Index eine Studie zur Nutzung von Papier in deutschen Betrieben durchgeführt. 1.104 Unternehmen, sowie 51 Organisationen der öffentlichen Verwaltung wurden dazu telefonisch befragt. Fasst man die Ergebnisse zusammen, wird deutlich, dass inzwischen fast jedes dritte Unternehmen weitgehend auf Papier verzichtet. 6 Prozent der befragten Betriebe arbeiten vollständig papierlos, während 36 Prozent aktuell jeweils zur Hälfte digital und zur Hälfte papierbasiert arbeiten. Bei den großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern kommen derzeit sogar schon knapp 10 Prozent komplett ohne Papier aus.

Auf der anderen Seite stehen die Firmen, die noch sehr viel mit Papier arbeiten. So viele sind das aber gar nicht mehr. Nur 8 Prozent der deutschen Betriebe arbeiten komplett papierbasiert, 18 Prozent setzen momentan noch zu drei Vierteln auf Papier. Grundsätzlich geht der Trend aber in allen Wirtschaftszweigen hin zu weniger Papier. Es lässt sich festhalten, dass die Digitalisierung von Dokumenten und Verwaltungsprozessen immer weiter voranschreitet. Von einem völlig papierlosen Büro sind die meisten deutschen Firmen zwar noch weit entfernt, es muss aber auch nicht immer gleich komplett auf Papier verzichtet werden: Den Papieraufwand zu verringern ist schon einmal ein guter Anfang.

Fraunhofer Institut - Arbeiten in der Corona Pandemie

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO hat im Mai 2020 gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) 500 Unternehmen verschiedenster Branchen in ganz Deutschland dazu befragt, wie sich die tägliche Arbeit durch die Corona-Pandemie für sie verändert hat. Rund 70 Prozent der Befragten gaben an, dass die Mitarbeiter, die vor der Krise im Büro gearbeitet haben, durch Corona aktuell größtenteils im Homeoffice arbeiten. Dieser Wert ist umso bemerkenswerter, wenn man sich vor Augen führt, dass vor der Krise bei über der Hälfte der befragten Firmen so gut wie kein Mitarbeiter von Zuhause aus gearbeitet hat.

Das Arbeiten im Homeoffice steht zwangsläufig im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro. Viele Unternehmen haben vor Corona kaum Dokumente digitalisiert. Wenn die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten sollen, müssen sie aber Zugriff auf die Dokumente haben, die sie zum Arbeiten benötigen. Das ist am einfachsten digital zu realisieren, etwa über die Cloud. Seit Beginn der Pandemie haben die Unternehmen daher noch einmal kräftig in Hardware- und Software-Ausstattung investiert, vor allem Anbieter von Cloud-Lösungen profitieren.

Bild: Arbeiten ohne Papier
Beginnen Sie jetzt mit der Digitalisierung, bevor Sie den Anschluss verlieren © szmiki95 / pixabay.com CC0

Papierloses Büro setzt sich langsam durch

Die aktuellen Studien zeigen: Das Büro ohne Papier ist definitiv auf dem Vormarsch. Die Corona-Krise hat dazu beigetragen, dass diese Entwicklung im Augenblick etwas schneller vonstattengeht. Langfristig wird sich das papierlose Büro mit Sicherheit in allen Branchen durchsetzen. Ohne eine entsprechende Software, mit der Sie zumindest die täglich anfallenden Dokumente digital erzeugen und verwalten können, werden Sie auf lange Sicht gesehen den Anschluss an Ihre Wettbewerber verlieren.

Die Anschaffung einer Bürosoftware ist schon viel wert, perfekt gerüstet für die Zukunft sind Sie aber am ehesten mit einer Handwerkersoftware für Büro und Baustelle, die alle täglich anfallenden Prozesse digital abbildet. Von einem umfassenden Dokumentenmanagement, über Mitarbeiter- und Materialverwaltung bis hin zur digitalen Plantafel. Digitalisieren Sie Ihr gesamtes Projektmanagement vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Umsetzung und Rechnungsstellung und steigern Sie so die Effizienz Ihres Handwerksbetriebes. Oder Sie beginnen erst einmal mit der Etablierung einer Bürosoftware, entscheidend ist, dass Sie die ersten Schritte in Richtung digitale Prozesse gehen. Sicher erfordert die Umstellung zu Beginn finanzielle und zeitliche Ressourcen, wenn Sie aber einmal den Anfang gemacht haben, werden Sie schnell merken, wie Ihr Betrieb von der Flexibilität, Transparenz und Zeitersparnis profitiert.

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Jahre Erfahrung

Wir haben über acht Jahre Erfahrung im digitalen Handwerk. Vom SHK-Betrieb bis zur Energieberatung, unsere Software ist auf versch. Branchen des Handwerks optimiert.

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Aktive Nutzer

Unsere Nutzer profitieren von einer kontinuierlichen Weiterentwicklung, Verbesserung und Funktionserweiterung unserer Software. Alle Updates werden schnellstmöglich bereitgestellt.

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Mitarbeiter

Über 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen sich täglich um Ihre digitale Zukunft und finden eine Möglichkeit, Ihre individuellen Prozesse optimal zu digitalisieren.

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