Das papierlose Büro

In einem papierlosen Büro wird ganz oder so weit wie möglich auf den Einsatz von Papier verzichtet, indem alle Prozesse, die digitalisiert werden können, auch digital stattfinden. Anstatt Dokumente postalisch zu versenden, werden diese eingescannt und können so per E-Mail verschickt oder digital archiviert werden. Bei der Umsetzung eines papierlosen Büros ist es sinnvoll, eine passende Handwerkersoftware einzusetzen, denn nach der Abschaffung deiner Papierberge tritt der gewünschte Erfolg nur dann ein, wenn auch deine digitalen Aktenberge gut strukturiert abgespeichert sind.

Für die Entscheidung hin zu einem Büro ohne Papierchaos gibt es einige gute Gründe, wie etwa Platz- und Zeitersparnis, langfristige Kostenminimierung oder auch der nicht zu vernachlässigende Aspekt des Umweltschutzes. Die anfallenden Aufgaben werden zwar nicht weniger, aber zumindest wird der zeitliche Arbeitsaufwand mittels digitaler Prozesse enorm minimiert.

In vielen Branchen ist das papierlose Büro längst Realität. Auch das allgemein eher als traditionell geltende Handwerk ist inzwischen mit auf den Zug aufgesprungen, denn das Handwerk und neue Technologien passen sehr wohl zusammen. Die Bedürfnisse der Kunden haben sich verändert - wer am Markt mithalten will, sollte seinen Handwerksbetrieb digitalisieren, denn die Konkurrenz schläft nicht!

Durch den Einsatz einer Handwerkersoftware steigerst du die Effizienz deines Unternehmens, da Zeit und Kosten eingespart werden können. Besonders die Bereiche Kundenakquise und -beratung, Angebots- und Rechnungserstellung sowie Bestellwesen und Lager werden durch den Einsatz einer Handwerkersoftware erleichtert. Digitalisierung im Handwerk meint dabei nicht den Verzicht auf traditionelle Werkzeuge und persönliche Beratung - die Eigenheiten des Handwerks können auch bei digitaler Auftragsabwicklung beibehalten werden!

Der größte Vorteil des digitalen Büros ist, dass jeder jederzeit und überall Zugang zu allen Informationen hat. Dadurch ist eine bessere Kommunikation unter den verschiedenen Abteilungen oder auch unter verschiedenen Filialen länderübergreifend möglich. Auf diese Weise kann im Team an Projekten gearbeitet werden, obwohl sich die Mitarbeiter an ganz unterschiedlichen Standorten befinden. Auch kann der Archivierungspflicht leichter nachgekommen werden und die Daten sind sicher vor Wasser und Feuer. Außerdem wird eine Menge Papier eingespart und die Umwelt somit geschützt.

Zusätzlich kann stundenlanges Ordnerwälzen auf der Suche nach bestimmten Informationen erspart bleiben, da sich Inhalte digital mit der Suchfunktion viel schneller finden lassen. Durch das eingesparte Papier fallen nicht nur Kosten für den Druck und das Porto weg, auch jahrelang aufbewahrte Aktenberge im Keller sind endlich passé!

Da, wo es Vorteile gibt, lassen sich fast immer auch Nachteile finden. Das gilt auch für die Digitalisierung des Büros und erklärt, warum viele Unternehmen von der Umstellung auf ein papierloses Büro abgeschreckt sind. Eines der größten Probleme hierbei ist aktuell die deutsche Gesetzeslage bzgl. des Datenschutzes. Nach diversen Skandalen in den letzten Jahren sind viele abgeschreckt und fürchten sich vor Spionage und Datenverlusten durch Hacker oder einen Systemabsturz. Allerdings kann dieser Sorge mit regelmäßigen Backups auf externen Speichermedien vorgebeugt werden.

Ein weiterer Punkt, der Probleme bereiten könnte, liegt in der Umstellung auf ein papierloses Büro, da dies eine Menge Zeit erfordert und mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist. Viele scheuen außerdem den Umgang mit moderner Technik, da sie nicht über das entsprechende technische Know-How verfügen. Dieses Problem ließe sich aber durch angepasste Schulungen aus der Welt schaffen. Auch die Anschaffung einer guten Software ist erst einmal teuer und kann abschreckend wirken, bei langfristiger Anwendung rentiert sie sich aber relativ schnell und ist für die Umstellung auf ein papierloses Büro unverzichtbar.

Auch eine weit verbreitete Unsicherheit über die Rechtskräftigkeit digitaler Dokumente sorgt dafür, dass viele Handwerker dem papierlosen Büro skeptisch gegenüberstehen. Die meisten Dokumente werden aber ohne Probleme vor Gericht akzeptiert. Im Handels- und Steuerrecht werden alle elektronischen Dokumente anerkannt, während sie bei zivilen Prozessen nur bedingt zulässig sind.

Können Handwerksbetriebe allerdings nachweisen, dass jeder Scanvorgang etwa mittels einer Software dokumentiert wird, werden elektronische Daten für gewöhnlich akzeptiert. Darüber hinaus gibt der Gesetzgeber im Rahmen des HGB einige Richtlinien bzgl. der korrekten Aufbewahrung vor, wie sie auch für papiergebundene Dokumente gelten.

Die Aufbewahrungspflicht im Handwerk variiert je nach Dokumententyp aktuell zwischen sechs und acht Jahren. Bei digitalen Dokumenten ist neben der sicheren Verwahrung auch die richtige Speicherung von Bedeutung. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten jederzeit auffindbar sind und bei Bedarf ausgedruckt werden können.

Zweifelsfrei weist das papierlose Büro den Weg in die Zukunft! Die Umstellung ist zwar zunächst ziemlich aufwendig, bei laufender Pflege und nachdem sich alle an die Umstellung gewöhnt haben, können Unternehmen aber langfristig von einer Digitalisierung profitieren. Besonders die Zeitersparnis und der damit einhergehende Wettbewerbsvorteil sprechen für sich.

Auch weil die Umsetzung des papierlosen Büros einen sehr viel leichteren und schnelleren Zugriff auf digitale Inhalte ermöglicht, sollten die technischen Möglichkeiten unserer Zeit genutzt werden! Unsere Meinung: Wenn nicht ganz papierlos, dann wenigstens papierarm - der Umwelt zuliebe!