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GAEB im Handwerk - So erfüllst du den Standard für Ausschreibungen

Anja Zendlowski  | 17.01.2023
Bild: GAEB bei HERO
Der gemeinsame Ausschuss für Elektronik im Bauwesen (GAEB) sorgt dafür, dass öffentliche Ausschreibungen effizienter ablaufen. | © 2015 Ground Picture/Shutterstock.com

GAEB? GA-EB? Wer an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen möchte, kommt an GAEB nicht vorbei und selbst bei nicht-öffentlichen Aufträgen wird häufig GAEB verwendet. Was genau verbirgt sich aber hinter GAEB und wie kann man die jeweiligen Dateien für das eigene Handwerk nutzen?


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GAEB: Bedeutung für das Handwerk

Umgangssprachlich versteht man unter GAEB das Containerformat „GAEB-DA“. Hinter GAEB verbirgt sich aber noch viel mehr: Ein Ausschuss, verschiedene Dateien bzw. Dateiformate, aber auch der bloße Datenaustausch kann gemeint sein.

Du als Handwerker wirst im Regelfall mit GAEB-Dateien arbeiten, wenn du an einer EU-weiten oder öffentlichen Ausschreibung teilnehmen willst. Hierfür wird eine geeignete Schnittstelle oder ein Modul, wie du es in der HERO Software vorfindest, benötigt.

Wer ist GAEB?

Eingegliedert in den deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen (DVA) befasst sich der gemeinsame Ausschuss für Elektronik im Bauwesen (GAEB) mit der effizienten Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen. Kurz gesagt: Der Ausschuss unterstützt die Industrie und schafft herstellerübergreifende Strukturen, um Datenformate für den Austausch zwischen unterschiedlichen Anwendungen möglich zu machen. Dieser Aufgabe stellt sich der Ausschuss seit 1966 und die ehrenamtlich tätigen Experten arbeiten hierbei in Facharbeitskreisen zusammen.

Was ist GAEB?

Unabhängig vom eigentlichen Ausschuss, der die Anforderungen vorgibt, wird mit GAEB häufig der Datenaustausch (GAEB-DA) gemeint. Mit diesem Containerformat wird die Grundlage für eine einheitliche Speicherung, Anpassung und Verteilung von Informationen gewährleistet. Im Datenaustausch werden allen Partnern die bereits erfassten Daten zur Weiterverarbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt. Hierfür ist eine gemeinsame Grundlage notwendig und diese ist in den Regelungen zum GAEB-DA „GAEB DA XML“ beschrieben. National sind die Arbeitsnormen als Standard anerkannt und damit ist ein reibungsloser Datenaustausch aller Beteiligten unter Bewahrung aller Informationen zur erfolgreichen Durchführung sichergestellt. Für die bloße Ansicht einer GAEB-Datei wird ein Anzeigewerkzeug (Viewer) benötigt. Wenn hingegen eine GAEB-Datei bearbeitet werden soll, dann wird eine geeignete Kalkulations-Software, die eine GAEB-Schnittstelle integriert hat, benötigt.

Die eigentliche GAEB-Datei

Die eigentliche GAEB-Datei besteht aus der Formatbezeichnung „GAEB“ und einer Zahl, welche das Leistungsverzeichnis darstellt. Bei der neusten Version, GAEB XML 3.3, hat beispielsweise eine Angebotsaufforderung die Dateiendung „X83“. Das „X“ stellt die genaue Version dar, kann aber auch weggelassen werden. Sollte in einer Ausschreibung demzufolge GAEB83 erwähnt sein, so ist damit genau die bereits benannte Auftragsaufforderung gemeint.

Bild: GAEB-Dateien in HERO importieren
Wenn man an einer EU-weiten Ausschreibung teilnehmen möchte, kommt man an GAEB nicht vorbei. © 2017 Urbanscape/Shutterstock.com

GAEB im Kontext öffentlicher Aufträge

Öffentliche Aufträge werden meistens als elektronische Vergabe (eVergabe) ausgeschrieben. Seit Oktober 2018 ist dies für EU-weite Ausschreibungen verpflichtend und auch wenn deutschlandweite öffentliche Ausschreibungen theoretisch anderweitig erfolgen können, werden auch hier häufig GAEB-Dateien verwendet. Ohne GAEB beziehungsweise eine geeignete Schnittstelle kann an einem Großteil der öffentlichen Ausschreibungen nicht teilgenommen und kein öffentlicher Auftrag angenommen werden.

So werden öffentliche Aufträge vergeben

GAEB als Zusammenschluss ist einer von vier Hauptausschüssen vom Deutschen Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen (DVA). Der DVA ist für die Fortführung und Ergänzung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) verantwortlich. Kurz gesagt: Der DVA gliedert sich in verschiedene Ausschüsse und einer davon beschäftigt sich mit GAEB. Die anderen sind hauptverantwortlich für die Gestaltung und Ergänzung von VOB.

Organisation im DVAAufgaben
Hauptausschuss Allgemeines (HAA)Überprüfung VOB/A und VOB/B
Hauptausschuss Hochbau (HAH)Verantwortlich für VOB/C in Hinblick auf Hochbau
Hauptausschuss Tiefbau (HAT)Verantwortlich für VOB/C in Hinblick auf Tiefbau
Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB)Vereinfachung und Vereinheitlichung im Bauwesen durch elektronische Datenverarbeitung (EDV)

VOB ist wiederum in drei Teile unterteilt und es bestehen innerhalb der einzelnen Teile Berührungspunkte zu GAEB. Die jeweiligen Ausschüsse stehen im regelmäßigen Dialog.

VOB-AufteilungInhalt
A (VOB/A)Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen
B (VOB/B)Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen
C (VOB/C)Allgemeine technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen

Rechtliche Bedeutung von GAEB

Rechtlich verpflichtend ist die Verwendung von GAEB nicht, aber die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Beteiligten können schnell und einfach Informationen austauschen und der Datentransfer erfolgt sicher und zeitnah. Bei vielen öffentlichen Ausschreibungen kann zudem nur eine elektronische Angebotsabgabe erfolgen und die Zahl der Ausschreibungen, die zwingend eine Angebotsabgabe per GAEB84 vorschreiben, steigt immer weiter an.

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GAEB-Dateien und Formate im Detail

Für jede Austauschphase gibt es ein genaues Leistungsverzeichnis und demzufolge eine genaue GAEB-Datei. Die jeweilige Datei kann mit einer geeigneten Software importiert und gegebenenfalls bearbeitet werden.

GAEB-DateiAustauschphase
X31Mengenermittlung (nach REB 23.003)
X80Leistungsverzeichnis-Katalog
X81Leistungsbeschreibung
X82Kostenansatz
X82ZLeistungsbeschreibung
X83Angebotsaufforderung
X83ZAngebotsaufforderung (Zeitvertragsarbeiten)
X84Angebotsabgabe
X84PPreisspiegel
X84ZAngebotsabgabe (Aufgebotsverfahren, Abgebotsverfahren und Zeitvertragsarbeiten)
X85Nebenangebot
X86Auftragserteilung
X86ZRRahmenauftrag (Zeitvertragsarbeiten)
X86ZEEinzelauftrag (Zeitvertragsarbeiten)
X87Auftragsbestätigung
X89Rechnung
X31Mengenermittlung
X50Baukostenkatalog
X51Kostenermittlung
X52Kalkulationsdaten
X93Handel-Preisanfrage
X94Handel-Preisangebot
X96Handel-Bestellung
X97Handel-Auftragsbestätigung

Nicht bei jedem Projekt werden alle Leistungsverzeichnisse benötigt und der Ablauf des Datenaustauschs kann sich entsprechend unterscheiden. Generell gibt es aber immer drei Phasen.

Phase 1 mit GAEB83

In der ersten Phase fordert der Auftraggeber, beispielsweise der Bauherr, mögliche Bewerber zur Angebotsaufgabe auf. Hierfür wird eine GAEB X83 Datei verwendet. In dieser sind alle benötigten Informationen enthalten und die möglichen Bewerber können prüfen, ob eine Umsetzung durch sie möglich ist.

Phase 2 mit GAEB84

Mit einer GAEB X84 Datei kann auf die Angebotsaufforderung geantwortet werden. Mit einer geeigneten Software kann man analog zur GAEB X83 die GAEB X84 erstellen und alle nötigen Informationen direkt importieren. Die Positionen werden anhand der eigenen Kalkulation ausgewiesen und per Datentransfer via GAEB dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Phase 3 mit GAEB86

Der Auftraggeber kann anhand der übermittelten GAEB X84 die unterbreiteten Angebote prüfen und den geeigneten Auftragnehmer ermitteln. Der Auftragnehmer erhält im Anschluss mit der GAEB X86 die passende Auftragserteilung.

GAEB87 und weitere GAEB-Dateien

Wie in der Übersicht zu den Austauschphasen bereits ersichtlich, gibt es noch weitere Leistungsverzeichnisse, welche je nach Auftrag und Auftragsumfang verwendet werden. Der Kreis der beteiligten Parteien, die wiederum von der Standardisierung von GAEB profitieren, erweitert sich um Lieferanten, Hersteller und Händler.

Bild: Für öffentliche Aufträge muss man mit GAEB arbeiten
Mit HERO können GAEB-Dateien importiert und erstellt werden. © 2018 sculpies/Shutterstock.com

GAEB-Dateien bearbeiten

Wenn man sich zur Arbeit mit GAEB-Dateien entschieden hat oder sich durch eine öffentliche Ausschreibung hierzu gezwungen sieht, besteht noch die Frage nach dem „Wie“. Unumgänglich ist die Verwendung einer geeigneten Software, aber auch die Konvertierung einer Excel Datei in eine GAEB-Datei und umgekehrt ist möglich.

Erstellen / schreiben

Um eine GAEB-Datei erstellen zu können, muss eine entsprechende Software vorliegen. Wer nur gelegentlich mit GAEB arbeitet, kann auch aus einer Excel Datei eine GAEB erstellen. Hierbei muss manuell die benötigte GAEB Version ausgewählt werden und nach der Umwandlung sollte man die Datei auf Fehler überprüfen.

Eine saubere Lösung ist die Erstellung einer GAEB-Datei mithilfe einer Software mit GAEB Schnittstelle oder einem GAEB Modul. Hierbei kann direkt aus einer vorliegenden GAEB-Datei, beispielsweise aus einer GAEB83, die passende Ausgangsdatei GAEB84 erstellt werden. Die nachträgliche Anpassung von Positionen oder die Hinterlegung einer eigenen abweichenden Kalkulation ist zusätzlich möglich.

Lesen

Um eine GAEB-Datei lesen zu können, wird nur eine passende Software (Viewer) benötigt. Diese gibt es auch kostenfrei, aber um eine Bearbeitung vornehmen zu können, wird eine Software mit GAEB Schnittstelle benötigt. Vorliegende GAEB-Dateien können auch in eine Excel Datei umgewandelt werden und anschließend in einem Tabellenkalkulationsprogramm angesehen werden.

Mit HERO an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen

Mit HERO kann man GAEB-Dateien importieren und erstellen. Der Weg ist somit frei für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Derzeit kann man in der Handwerkersoftware HERO mit GAEB81, GAEB83 und GAEB84 arbeiten. Derzeit befindet sich das Feature noch in der BETA-Phase und per E-Mail ist die Anmeldung hierfür möglich.

Neben der GAEB Schnittstelle und der Möglichkeit GAEB-Dateien zu importieren und zu erstellen, bietet HERO noch weitere Funktionen: Von der Koordination und Organisation deiner Projekte, über ein Bautagebuch bis zur mobilen Zeiterfassung bietet HERO dir und deinem Handwerk die passende Softwarelösung. Ganz einfach nutzbar über einen PC und mobil per Tablet, Laptop oder Smartphone.

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