GoBD im Handwerk

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit der Anweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF) sollen die Kriterien für eine ordnungsgemäße Buchführung vereinheitlicht werden. Mithilfe der GobD soll garantiert werden, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und übersichtlich aufgezeichnet werden. Sie gilt für alle Handwerker, Kleinunternehmer, Bauunternehmen und andere Dienstleister, die ihre Buchführung mithilfe einer Software vollziehen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein Teil der GoBD - in der Realität ein sehr entscheidender. Mit dieser Maßnahme soll der gesamte Prozess der Datenverarbeitung der jeweiligen Software aus technischer und organisatorischer Sicht dokumentiert werden. Dafür wird bei einer Überprüfung des Finanzamts eine Art Handbuch erstellt, mit der man sich schnell einen Eindruck über das jeweilige Unternehmen verschaffen kann. Das Kriterium dabei: Solange die Verfahrensdokumentation nachvollziehbar ist, ist vieles erlaubt: Auch Grafiken oder Screenshots.

Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungspflicht oder auch Verantwortung - Gewerbetreibende im Handwerk müssen sich unter diesen Begriffen etwas vorstellen können, wenn sie die elektronische Buchhaltung GoBD-konform führen wollen. Denn im schlimmsten Fall drohen bei Nichtbeachtung der Vorgaben Strafen wie Steuerhinzuschätzungen. Hier kannst du dir über das wichtigste zum Thema GoBD einen kurzen Überblick verschaffen.

Wenn Handwerker, Bauunternehmen und andere Dienstleister im Alltag GoBD-konform arbeiten wollen, sollten sie sich vor allem an 6 allgemeinen Anforderungen orientieren. Das bedeutet, dass steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderlich aufbewahrt werden müssen. Doch was bedeutet das im Klartext?

• Nachvollziehbar: Jede Buchung muss einem entsprechenden Beleg zugeordnet werden können, sodass sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos nachverfolgen lässt.
• Vollständig: Alle Geschäftsvorfälle sowie die darin erfassten Daten müssen komplett und lückenlos aufgezeichnet werden.
• Richtig: Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert sein.
• Zeitnah: Innerhalb von zehn Tagen nach Eingang eines Belegs muss dieser eindeutig gebucht und archiviert werden. Für Bareinnahmen und Kassensysteme gilt die tägliche Buchung.
• Geordnet: Das System der Buchführung muss für einen sachkundigen Außenstehenden klar nachvollziehbar sein.
• Unveränderlich: Es muss sichergestellt sein, dass der Originalzustand eines Dokuments stets feststellbar ist – das wird auch als revisionssicher bezeichnet. Nachträgliche Änderungen müssen deshalb vollständig aufgezeichnet werden bzw. sollten bestenfalls gar nicht stattfinden.

All diese Grundsätze der GoBD zu jeder Zeit berücksichtigen zu müssen, erfordert viel Zeit und ist zudem fehleranfällig. Schließlich kann es im Arbeitsalltag passieren, dass man etwas vergisst. Eine GoBD-konforme Software hilft dabei, Handwerker zu entlasten, sodass sie sich vermehrt auf die Arbeit beim Kunden oder auf der Baustelle konzentrieren können. Zudem gehört zum GoBD-konformen Arbeiten, dass sie Zeit in die Erstellung einer Verfahrensdokumentation investieren müssen. Auch hierbei kann eine GoBD-konforme Software helfen, die im Hintergrund sämtliche Bearbeitungsschritte protokolliert.

Eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD, allerdings gibt es weder für das Handwerk noch für einen anderen Bereich die „perfekte“ Lösung. Da jeder Betrieb anders ist, ist es auch individuell verschieden, wie zweckmäßig eine besonders detaillierte oder umfangreiche Darstellung ist. Sicher ist aber, dass für jedes DV-System, das genutzt wird, eine eigene Verfahrensdokumentation erstellt werden muss. In dieser müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens eindeutig ersichtlich werden.

Zudem gibt es vier Abschnitte, die gemäß den GoBD essenzieller Bestandteil sind, wenn Handwerker, Bauunternehmer und andere Dienstleister eine Verfahrensdokumentation erstellen: Eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation sowie eine Betriebsdokumentation.

Während die allgemeine Beschreibung die „harten Fakten“ des Handwerksbetriebs wie Zweck, Organisation, Zuständigkeit und Aufgaben der Mitarbeiter beschreiben soll, ist die Anwenderdokumentation so etwas wie eine Bedienungsanleitung. Aus ihr soll hervorgehen, wie das eingesetzte EDV- oder IT-Systeme sachgerecht benutzt wird.

Die technische Dokumentation beschreibt die EDV-Umgebung und alles, was damit zusammenhängt. Dazu zählt die eingesetzte IT inklusive Hardware, Verantwortlichen, Nutzern, aber auch Software oder die Organisation von Datenschutz und Datensicherung. Die Betriebsdokumentation hingegen beschreibt Sicherheitsvorkehrungen, die der Betrieb trifft, um die Stabilität seiner EDV zu garantieren. Dazu zählen auch Notfallpläne bei einem Systemausfall.

Bedenke, dass die festgehaltene Verfahrensdokumentation für die Zeit der Aufbewahrung jederzeit dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entsprechen muss. Ansonsten gilt es sie anzupassen und zudem darauf zu achten, dass Änderungen in der Dokumentation historisch nachvollziehbar sind.

Die GobD sind kein offizielles Gesetz, sondern „nur“ Kriterien, die bei der Überprüfung der Buchhaltung angewandt werden. Dennoch sollten Handwerker diese ernst nehmen, da bei Missachtung der GoBD empfindliche Strafen drohen. Das können z.B. Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn, Steuernachzahlungen oder Festlegung von Nachzahlungszinsen sein, wenn deine Buchführung nicht anerkannt wird. Von daher liegt es im persönlichen Interesse von Betrieben, sich an den Grundsätzen zu orientieren.

Dennoch gibt es einen Kulanzbereich bei der Bewertung deiner Buchhaltung. Nicht jeder Verstoß gegen die GobD führt automatisch zu einer Konsequenz. Es kommt darauf an, ob die Missachtung einzelner Grundsätze zu Mängeln oder Fehlern in deiner Buchhaltung führt, welche die Vermögenswerte verfälschen. Das wird allerdings von den Betriebsprüfern zunehmend konsequent verfolgt.

Es sollte inzwischen klar geworden sein, dass die Einhaltung der GoBD im Handwerk mehr als ratsam ist. Eine GoBD-konforme Software kann dir dabei viel Arbeit abnehmen, dennoch ist es ratsam immer wieder zu kontrollieren, ob die Anforderungen auch eingehalten werden. Unsere GoBD Checkliste für 2020 und 2021 bereitet dich auf die Anforderungen des Finanzamts vor: