Mit einer Lagerverwaltungssoftware erledigst du die digitale Warenwirtschaft in deinem Handwerksbetrieb einfach und schnell. Du hast die Kontrolle über Wareneingang und Warenausgang, kannst bequem mit Barcodescannern arbeiten und nutzt Software-Features wie Bestands-Alarm und Inventur-Funktion.
Digitale Warenwirtschaft: Lagerverwaltung, Buchhaltung, CRM & Co. sind wichtige Bausteine einer erfolgreichen WaWi
Was ist eine digitale Warenwirtschaft?
Mit der digitalen Warenwirtschaft (WaWi) bzw. dem digitalen Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Software gemeint, mit der der gesamte Warenfluss im Unternehmen auf dem Computer dargestellt und verwaltet werden kann. Sie erleichtert die Arbeit aller Mitarbeitenden und ist vor allem dann sinnvoll, wenn besonders viele unterschiedliche Artikel verwaltet werden müssen. Die digitale Warenwirtschaft besteht im Wesentlichen aus mehreren Unterkategorien, darunter: Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung, Kunden- und Lieferantenverwaltung (CRM) und Buchhaltung.
Der wichtigste Teil einer digitalen Warenwirtschaft bzw. des Warenwirtschaftssystems ist jedoch die digitale Lagerverwaltung. Am Computer können Anwender Lagerplätze managen und Bestände verwalten, Wareneingänge und Warenausgänge buchen, Aufträge kommissionieren, Umlagerungen initiieren und vieles mehr. Zu den bedeutendsten Vorteilen der digitalen Warenwirtschaft gehören: Die Prozess-Optimierung in Lager und Logistik, eine effizientere Auftragsabwicklung, geringere Fehlerquoten und eine oft beachtliche Kostenersparnis.
Lagerverwaltung fürs Handwerk: Mit einer Lagerverwaltungssoftware sparst du wertvolle Zeit im Arbeitsalltag
Lagerverwaltungssoftware im Handwerk
Von einer Lagerverwaltungssoftware oder einem Lagerverwaltungssystem (LVS) können prinzipiell alle Unternehmen und Betriebe profitieren, die häufig mit Ersatzteilen und Material arbeiten. Im Handwerk gilt das besonders für SHK-Profis, Solarteure, Elektriker – aber auch für viele andere Gewerke und Branchen. Handwerkerinnen und Handwerkern wird der Arbeitsalltag mit der Warenwirtschaft erleichtert, indem die Software zentral alle wichtigen Informationen zu Lagerbeständen bereithält.
Die Einsatzmöglichkeiten einer Lagerverwaltungssoftware im Handwerk sind sehr vielfältig. Beispielsweise haben Elektriker oft eine nicht geringe Anzahl an Teilen auf Lager: Kabel mit unterschiedlichen Aderzahlen und Querschnitten, Schalter und Sicherungen in unzähligen Varianten, Gerätedosen und viele weitere Artikel. Andere mögliche Einsatzbereiche für die digitale Lagerverwaltung: SHK-Betriebe für Ersatzteile, Tischler für Holz und Zubehörteile, Werbetechniker für Materialien. In jedem Fall gilt: Eine gute Lagerverwaltungssoftware kann zu einem reibungsloseren, effizienteren Arbeitsablauf beitragen.
Zu den wichtigsten Funktionen eines Lagerverwaltungsprogramms gehören u. a. Artikelverwaltung, Dokumentenerstellung und Bestands-Alarme
Kern-Funktionen eines Lagerverwaltungsprogramms
Es gibt zahlreiche Lagerverwaltungsprogramme mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang. Auf der einen Seite günstige Standard-Lösungen mit den allernötigsten Software-Features zur Lagerverwaltung, auf der anderen Seite aber auch hochentwickelte industrielle Lagerverwaltungsprogramme mit Robotik-Ansteuerungen, RFID-System und KI-Automationen für Großlager, Warenverteilzentren mit Versandstraßen etc.
Die meisten Anwender nutzen sicherlich Lösungen zwischen diesen beiden Extremen. Etwa ein Programm, über das zusätzlich zur Lagerverwaltung auch Angebote und Rechnungen erstellt werden können, das die Zeiterfassung der Mitarbeiter übernimmt und dazu vielleicht noch über eine mobile App verfügt. In der Regel haben alle Lagerverwaltungssoftwares jedoch eins gemeinsam: Zu den wichtigsten und beliebtesten Features gehören die Buchung von Wareneingängen und Warenausgängen mit dem digitalen Lagerbuch, die einfache Dokumentenerstellung und ein automatischer Bestands-Alarm.
Wareneingang & Warenausgang
Die wichtigste Aufgabe eines Lagerverwaltungsprogramms ist das Managen des Wareneingangs und Warenausgangs und damit das Erfassen und Buchen von Warenbewegungen. Das System ermöglicht dir oder deinen Lageristen einen bequemen und schnellen Arbeitsfluss, wenn neu angekommene Artikel eingebucht oder dem Lager entnommene Artikel ausgebucht werden müssen.
Beim Erfassen von Wareneingängen und Warenausgängen gibt das Lagerverwaltungsprogramm einen schnellen Überblick darüber, wo im Lager noch Platz für neu eingetroffene Ware ist, oder wo sich die zur Kommissionierung vorgesehene Ware befindet. Das Einbuchen und Ausbuchen selbst erfolgt mit wenigen Klicks und alle anderen Mitarbeiter können direkt den neuen Bestand abrufen. Im digitalen Lagerbuch werden alle Buchungen und Veränderungen dauerhaft dokumentiert.
Lagerartikel & Dokumente
Besonders hilfreich ist ein Lagerverwaltungsprogramm auch dann, wenn die digitale Warenwirtschaft mit der Dokumentenerstellung verknüpft ist. Werden aus demselben Programm heraus beispielsweise Angebote oder Rechnungen erstellt, können die dort aufgeführten Artikel in der Lagerverwaltung direkt als vorgemerkt oder reserviert gekennzeichnet werden.
Bahnen sich mehrere größere Aufträge an und die Bestände werden knapp oder reichen nicht aus, informiert die Software direkt darüber und man kann gegebenenfalls direkt tätig werden, um Verzögerungen im späteren Ablauf zu vermeiden. Wird im Büro ein Angebot erstellt, weiß der Mitarbeiter im Lager direkt, dass von Artikel X eine bestimmte Menge reserviert wurde. Wird das Angebot vom Kunden bestätigt und die Ware dem Lager entnommen, genügt ein Klick, um den Warenausgang abschließend zu buchen.
Bestands-Alarm
Ein weiterer wichtiger Teil einer guten Lagerverwaltungssoftware ist die Bestandsüberwachung inklusive Warnung. Dabei behält die Software permanent die Menge der einzelnen vorhandenen Lagerartikel im Blick und erzeugt bei Erreichen oder Unterschreiten eines vorab individuell definierten Lagerbestands einen Bestands-Alarm. Ein weiteres Kriterium für einen Alarm kann zum Beispiel ein Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) oder Ablaufdatum sein, etwa bei Batterien.
Ein Alarm – egal für welchen Trigger – erfolgt direkt im Lagerverwaltungsprogramm als Popup, kann aber auch automatisch per E-Mail, SMS oder im Fall einer Lagerverwaltungs-App als Push-Nachricht an bestimmte Empfänger gesendet werden. Die Alarm-Funktion ermöglicht die rechtzeitige Nachbestellung der Artikel. Steht in der Software eine entsprechende Funktion inklusive Schnittstelle zur Verfügung, kann die Nachbestellung auch im selben Moment automatisiert ausgelöst werden, ohne dass es der Reaktion eines Mitarbeiters bedarf.
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Eine digitale Lagerverwaltung mit Barcode-Scan, QR-Codes oder RFID-Chips bringt noch mehr Ordnung ins Lager
Digitale Lagerverwaltung mit Barcode-Scan
Nicht unbedingt ein Standard-Feature von Lagerverwaltungsprogrammen, aber dennoch besonders hilfreich ist die Lagerverwaltung mit Barcodescanner oder per QR-Code-Scan. In dem Fall sind am Artikel selbst oder am Behälter, in dem Kleinstartikel gelagert werden, Codes angebracht, die zum Einbuchen oder Ausbuchen digital eingelesen werden können - etwa mit einem bestimmten Gerät oder über eine App für Smartphone und Tablet.
Der Vorteil dabei: Die händische Eingabe von teils langen Artikelnummern entfällt. Die Erfassung ist schneller und weniger fehleranfällig. Eine Weiterentwicklung der optischen Strich- oder QR-Codes sind RFID-Chips, bei denen man mit dem Lesegerät keinen direkten (Sicht-)Kontakt mit dem zu scannenden Artikel braucht. Diese Technik kommt meist in sehr großen Lagern zum Einsatz.
Digitalisierung im Lager: Eine Lagerverwaltungssoftware mit Cloud-Anbindung und zugehöriger App gilt als das Nonplusultra
Lagerverwaltungssoftware per Cloud & App
Eine Lagerverwaltungssoftware mit Cloud und App ist das ideale Beispiel für digitales, vernetztes Arbeiten, das aufwendige analoge Prozesse in der Lagerhaltung verschlankt. Dank Cloud-Synchronisation wissen alle Mitarbeiter stets über aktuelle Lagerbestände Bescheid – sowohl im Büro am PC als auch direkt im Lager am Smartphone oder Tablet. Die Daten sind also immer auf dem neuesten Stand.
Ein Beispiel: Reserviert ein Büro-Mitarbeiter Ware für einen Auftrag, ist der Lager-Mitarbeiter informiert. Umgekehrt gilt: Wird im Lager Ware entnommen, ist der Restbestand unmittelbar auf dem Büro-Computer einsehbar. Alles, was für die mobile Lagerverwaltung benötigt wird, ist ein Smart Device mit Android- oder Apple-iOS-Betriebssystem. Die standardmäßig integrierte Kamera ermöglicht dann zum Beispiel auch einen QR-Code-Scan für Wareneingänge und Warenausgänge.
Es gibt nicht das eine beste Lagerverwaltungssystem – die Frage ist, was genau du in deinem Betrieb benötigst
Welches ist das beste Lagerverwaltungssystem?
Die Bandbreite der Lagerverwaltungssysteme und Softwares ist so individuell wie die Anforderungen, die Kunden an sie haben. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich aufgestellt. Angefangen bei der Größe des Lagers über die Art der Artikel bis hin zu bereits eingespielten Lagerprozessen in der Auftragsabwicklung – die Einführung eines LVS ist immer individuell zu betrachten. Keine Lagerverwaltungssoftware wird für alle Unternehmen gleich gut geeignet sein.
Speziell im Handwerk gilt dabei jedoch: In vielen Fällen wird eine All-in-One-Handwerkersoftware mit integriertem Lagerverwaltungssystem den größten Nutzen bringen und für die meisten Unternehmen den benötigten Funktionsumfang bereithalten können. Verfügt eine solche ERP-Software dann noch über eine Verbindung zwischen Lagerverwaltung und den übrigen Features sowie Schnittstellen zum Großhandel, werden Lagerhaltung und Verwaltung massiv erleichtert.
