Tipps zum Rechnungsprogramm

Rechnungen schreiben mit HERO – klar und kalkuliert

Skonto, Kleinbetragsrechnung, Reverse-Charge-Verfahren: Bei einer Kundenrechnung musst du mitunter zusätzliche Sonderregelungen beachten. Klingt kompliziert? Keineswegs: Mit dem HERO Rechnungsprogramm erzeugst du alle Dokumente schnell und reibungslos. Damit auch wirklich alles klappt, gibt es hier noch einige nützliche Tipps zur Rechnungserstellung.

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Einfache und schnelle Rechnungserstellung mit HERO

Bei der Handwerkersoftware von HERO handelt es sich um ein All-in-One-Programm, mit der du deine gesamte Büroarbeit zeiteffizient und vollkommen digital durchführen kannst. Besonders nützlich: Mithilfe des integrierten HERO Rechnungsprogramms gelingt die Erstellung sämtlicher Rechnungen, Angebote und sonstiger Dokumente im Handumdrehen – natürlich inklusive Preis- und Mengenkalkulation.

Willst du zusätzlich noch ein Skonto gewähren bzw. musst du eine Kleinbetragsrechnung oder Reverse-Charge-Rechnung ausstellen? Kein Problem mit dem Rechnungsprogramm von HERO! Unsere Handwerkersoftware erlaubt dir die einfache und schnelle Erstellung von individuell anpassbaren Dokumenten. Damit das auch wirklich reibungslos klappt, geben wir dir im Folgenden noch einige nützliche Tipps an die Hand, die dir bei solchen Sonderfällen helfen.

Das sagen unsere Kunden

„Ich empfehle allen Kollegen, direkt mit HERO zu starten - nicht mit Word, Excel oder der Software vom Lieferanten.“

André Gundlach – Hans Grebe e. K.

„Bei der Rechnungsstellung mit HERO gefällt mir vor allem das einfache Erstellen von Teilrechnungen und Skonto-Berechnungen.“

Jelle Govers – Doktor House

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„Die Dokumentenerstellung mit Drag & Drop ist einfach und bequem. Eine echte Erleichterung bei der Büroarbeit.“

H. Georg Zinn – Zinnwasser GmbH

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„Angebote können gleich in Rechnungen umgewandelt werden - das verringert Fehler und man sieht direkt, was noch offen ist.“

Evren Yildirim – AKSA GmbH

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„Die Bedienung der Software ist so intuitiv, dass ich ohne Probleme und ohne lange Einweisung direkt loslegen konnte.“

Mike Reiche – Heizung Sanitär Reiche

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Bild: Skonto abziehen mit Hero Software — HERO erlaubt dir bei der Rechnungserstellung den automatischen Skontoabzug.

Skonto abziehen in Handwerkerrechnung

Unter einem Skonto versteht man einen freiwilligen Preisnachlass, der dann gewährt wird, wenn ein Kunde seine Rechnung innerhalb einer vorgegebenen Frist begleicht. Gerade im Handwerk ist diese Praxis durchaus gängig. Wenn Kunden bei einer Handwerkerrechnung Skonto abziehen, können sie von einem Preisnachlass von üblicherweise zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme profitieren.

Auch wenn ein Skonto die Gewinnspanne geringfügig schmälert, ergeben sich für Handwerker dennoch einige entscheidende Vorteile: Einerseits erhöht ein rascher Zahlungseingang die Liquidität deines Unternehmens, was wiederum die Deckung laufender Kosten erleichtert. Das ist vor allem im Handwerk relevant, wo häufig Material- und Personalkosten vorgestreckt werden müssen. Andererseits sorgt ein Skonto für höhere Kundenzufriedenheit und kann somit dazu beitragen, Kunden langfristig an deinen Betrieb zu binden.

Skonto in HERO

Mit HERO hast du gleich zwei Möglichkeiten, um ein Skonto zu hinterlegen. Wenn du ein Skonto für einen bestimmten Typ von Rechnungen definieren willst, kannst du dafür den HERO Dokumentenkonfigurator benutzen. Dieser erlaubt dir die Erstellung von Rechnungsvorlagen, welche sich wiederum individuell anpassen lassen. In den Dokumenteneinstellungen kannst du dann den entsprechenden Prozentsatz sowie die Zahlungsfrist festlegen.

Darüber hinaus ist es möglich, direkt in den Kundenstammdaten zu vermerken, ob und wie viel Skonto du einem bestimmten Kunden gewähren willst. Die Handwerkersoftware von HERO beinhaltet ein integriertes CRM-System, du kannst den Kundenkontakt daher direkt in der Software öffnen. In den Einstellungen lassen sich wiederum Skontosatz und Skontofrist festlegen – diese Werte werden dann automatisch auf alle Rechnungen für den jeweiligen Kunden angewandt.

Tipps beim Skonto abziehen

Bei einer Handwerkerrechnung Skonto abziehen – dürfen Endverbraucher das einfach so? Wie schnell muss die Zahlung geleistet werden? Welche Angaben müssen Handwerker auf ihrer Rechnungsvorlage machen? Fragen wie diese stellen sich immer wieder bei Handwerkern und ihren Kunden. Auf jeden Fall gilt: Beim Skontoabzug gibt es einige formale Aspekte zu beachten. Wir geben dir hier einige wichtige Hinweise an die Hand, die du bei deiner Rechnungserstellung berücksichtigen solltest.

Ist Skonto selbst abziehen erlaubt? Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Regelung für ein verpflichtendes Skonto. Dementsprechend dürfen Kunden nicht eigenmächtig ein Skonto festsetzen. Ein entsprechender Preisnachlass ist nur mit vorheriger vertraglicher Vereinbarung zulässig – bei einem unberechtigten Skontoabzug kannst du einfach widersprechen und die Zahlung des vollständigen Betrags einfordern.
Skonto – brutto oder netto? Ein Skonto kann sowohl vom Brutto- als auch vom Nettobetrag abgezogen werden. Somit kannst du entscheiden, ob das Skonto vor oder nach der Mehrwertsteuer (MwSt.) angewandt wird. In der Praxis ist es aber üblich, dass das Skonto von der Bruttosumme abgezogen wird. In der HERO Software bezieht sich das Skonto auf die Gesamtsumme, welche die Umsatzsteuer mit einschließt. Wenn du das Skonto von der Nettosumme abziehen willst, ist ein gesonderter Hinweis notwendig.
Skonto – Werktage oder Kalendertage? Sofern nichts anderes in den Vertragsbedingungen vereinbart wurde, bezieht sich die Skontofrist normalerweise auf Kalendertage. Bei einer Frist von beispielsweise 14 Tagen handelt es sich also um zwei volle Kalenderwochen inklusive Wochenenden und Feiertagen.

Bild: Hero Software erstellt dir auch Kleinbetragsrechnungen — Mit HERO erstellst du problemlos Rechnungen aller Art.

Kleinbetragsrechnung für Handwerker

Eine Kleinbetragsrechnung kann für Bruttobeträge in Höhe von maximal 250 Euro (bis 2016: 150 Euro) ausgestellt werden. Im Gegensatz zu einer vollständigen Rechnung kannst du hier auf viele Pflichtangaben wie etwa den Namen des Rechnungsempfängers oder deine Steuernummer verzichten, was den bürokratischen Aufwand bei der Rechnungserstellung deutlich verringert. Für Handwerker ist die Kleinbetragsrechnung deshalb oftmals eine zeitsparende und komfortable Option der Leistungsabrechnung.

Verpflichtend ist eine Kleinbetragsrechnung aber keineswegs: Sowohl der Kunde als auch der ausführende Betrieb können auf eine vollständige Rechnung bestehen. Für dich als Handwerksbetrieb ist das mitunter ohnehin empfehlenswert, denn durch die limitierte Dokumentation, die sich aus einer Kleinbetragsrechnung ergibt, kann im Nachhinein die aufwändige Ergänzung von buchhalterisch relevanten Informationen notwendig sein.

Kleinbetragsrechnung in HERO

Mit dem intuitiv bedienbaren Rechnungsprogramm von HERO kannst du alle deine Rechnungen individuell anpassen, ein separates Feature für Kleinbetragsrechnungen ist deshalb gar nicht notwendig: Erstelle eine Kleinbetragsrechnung einfach wie jede andere Rechnung auch – das macht es für dich und dein Team noch leichter und bequemer.

Besonders praktisch: Spare dir das umständliche Eintippen von Stammdaten, sondern ziehe Artikel, Leistungen und vorgefertigte Textblöcke einfach per Drag & Drop direkt in die Rechnung. So gelingt die Rechnungserstellung im Handumdrehen! Zudem steht es dir offen, beliebig viele Vorlagen abzuspeichern und für spätere Dokumente wiederzuverwenden. Durch die automatisierte Cloud-Anbindung ist außerdem sichergestellt, dass sämtliche Rechnungen überall und jederzeit zur Verfügung stehen.

Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung

Auch wenn du bei einer Kleinbetragsrechnung auf viele Angaben verzichten kannst, müssen einige Informationen trotzdem unter allen Umständen aufgeführt werden. Es gelten folgende Pflichtangaben:

vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens
Datum der Rechnungsausstellung
Art und Umfang der erbrachten Leistung
Bruttobetrag für die erbrachte Leistung
anfallender Steuersatz
ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Nicht notwendig sind hingegen zum Beispiel der Name und die Anschrift des Kunden, die Rechnungsnummer, der Lieferzeitpunkt sowie die eigene Steuernummer. Selbstverständlich steht es dir aber jederzeit offen, weitere Informationen hinzuzufügen, die über die Pflichtangaben hinausgehen. Ebenso ist es möglich, bei einer Kleinbetragsrechnung einen Vorsteuerabzug geltend zu machen – dieser muss dann aber aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet werden.

Bild: Reverse Charge Rechnung mit Hero Software — Erstelle Rechnungen nach § 13b direkt im HERO Rechnungsprogramm.

Reverse Charge Verfahren – was bedeutet das?

Das Reverse Charge Verfahren ist eine Sonderregelung im Steuerrecht, bei der die Umsatzsteuerschuld vom Leistenden auf den Leistungsträger übertragen wird. Einfacher ausgedrückt: Die Umsatzsteuer wird vom Kunden bezahlt, nicht vom leistungserbringenden Betrieb. Man spricht hier ebenso von der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft – die rechtliche Grundlage für dieses Verfahren bildet § 13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG), eine Reverse Charge Rechnung wird daher auch als Rechnung nach § 13b bezeichnet.

§ 13b UStG wird nur bei einer Leistungserbringung zwischen zwei Unternehmen angewandt: Der Kunde ist also keine Privatperson, sondern selbst ein Betrieb. Eine Reverse Charge Rechnung wird etwa bei grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der EU ausgestellt, denn dann spart sich der ausländische Kunde den bürokratisch aufwendigen Kontakt mit dem deutschen Finanzamt. Aber auch bei innerdeutschen Leistungserbringungen kommt es oft zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft, insbesondere wenn ein Bauunternehmen wiederum Bauleistungen für ein anderes Bauunternehmen erbringt.

Reverse Charge Rechnung in HERO

Das Rechnungsprogramm der HERO Handwerkersoftware erlaubt dir natürlich auch die Erstellung einer Reverse Charge Rechnung. Wähle dafür bei der Dokumentenerstellung einfach die Option „Rechnung §13b” aus – alles andere bleibt unverändert, du kannst die Rechnung also wie gewohnt ausfüllen und weiterhin alle notwendigen Positionen und Textbausteine bequem per Drag & Drop ins Dokument ziehen.

Nach Fertigstellung der Reverse Charge Rechnung kannst du hieraus eine PDF-Datei gemäß ZUGFeRD 2.0 generieren, dabei handelt es sich um ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Darüber hinaus ist es möglich, die Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden zu versenden. Wichtig: Das Rechnungsprogramm überprüft nicht im Detail, ob die rechtlichen Voraussetzungen für eine Rechnung nach § 13b erfüllt sind. Stelle deshalb vorher sicher, dass das Reverse Charge Verfahren tatsächlich angewandt werden kann.

Für welche Leistungen gilt § 13b UStG?

Bei einer Leistungsabrechnung innerhalb der deutschen Landesgrenzen wird das Reverse Charge Verfahren angewandt, wenn es sich beim Kunden um ein Bauunternehmen handelt. Dafür muss der Betrieb mindestens 10 Prozent seines Umsatzes aus nachhaltigen Bauleistungen erzielen. Eine Leistung oder Werklieferung muss dabei wesentliche Änderungen am Bauobjekt beinhalten und der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Klassische Beispiele dafür sind etwa:

Installation einer Photovoltaikanlage
Einbau von Türen und Fenstern
Verlegen von Bodenbelägen
Einbau von Heizungsanlagen
Erdarbeiten bei der Erstellung eines Bauwerks

Somit könnte eine Reverse Charge Rechnung etwa für SHK-Betriebe, Fensterbauer, Dachdeckerinnen oder Tiefbauunternehmen relevant sein. Obendrein können auch Gebäudereinigungsleistungen gemäß § 13b UStg abgerechnet werden.

Bitte beachte aber, dass diese Auflistung weder vollständig ist noch eine gründliche Überprüfung der rechtlichen Voraussetzungen ersetzt.

Bild: Mit Hero individuelle Rechnungen erstellen

Rechnungsvorlage für Handwerker

Damit du bei der Erstellung von Dokumenten möglichst viel Zeit sparen kannst, bietet die HERO Handwerkersoftware zahlreiche Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Wartungsverträge und vieles mehr. Diese Templates kannst du natürlich stets bearbeiten, und auch die Erstellung neuer Vorlagen sowie die Umwandlung einer bestehenden Rechnung zu einer neuen Vorlage sind mit HERO kein Problem – so kannst du deine Rechnungen optimal an deine individuellen Präferenzen anpassen. Orientiere dich dabei gerne an unserer kostenlosen Rechnungsvorlage für Handwerker aus allen Gewerken. Das Muster steht dir hier als PDF-Download zur Verfügung.

Vergiss aber nicht: Solche Rechnungen sind (genau wie in Word oder Excel erstellte Dokumente) nicht GOBD-konform! Verwende unsere Rechnungsvorlage deshalb nur als Inspiration für den Aufbau und das Design deiner eigenen Handwerkerrechnungen. Für die eigentliche Rechnungsstellung nutzt du am besten das HERO Rechnungsprogramm, denn dieses erstellt dir automatisch eine Rechnung, die den Anforderungen der GOBD genügt und somit 100 % rechtssicher ist.

HERO ist eine vielseitige All-in-One-Software für dein Büro – inkl. Cloud & App!

HERO kann noch mehr

HERO ist aber nicht nur ein bloßes Rechnungsprogramm: Bei unserer vollumfänglichen Handwerkersoftware handelt es sich um eine All-in-One-Lösung, die all deine Verwaltungsaufgaben abdeckt. Egal ob Mitarbeiterverwaltung, Projektmanagement, Aufmaßerstellung oder Baudokumentation: HERO Software ist ein echter Alleskönner, mit dem du sämtliche Büroarbeiten zeiteffizient und vollständig digital erledigst.

Damit du HERO auch auf der Baustelle oder unterwegs nutzen kannst, gibt es unsere Software auch für die Hosentasche: Nutze die HERO App auf deinem Smartphone oder Tablet (Android & iOS) und arbeite so mobil und ortsunabhängig. Dabei unterstützt dich außerdem die automatisierte Cloud-Anbindung – diese sorgt für eine sofortige Datensynchronisation, sodass dein Team noch effizienter und vernetzter agieren kann. Klingt interessant? Vereinbare am besten sofort einen Demo-Termin und teste HERO 14 Tage kostenlos!