So überprüfst du deine Aufträge und sicherst langfristig deine Marge

Als Nachkalkulation wird allgemein ein Kostenvergleich nach Abschluss eines Auftrags bezeichnet. Die ursprünglich geplanten Kosten aus dem Angebot (Soll) werden dabei den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist) gegenübergestellt. So erkennst du auf einen Blick, ob ein Auftrag den kalkulierten Gewinn gebracht hat und wo Material, Arbeitszeit oder Zuschläge aus dem Ruder gelaufen sind.

Während du bei der Angebotserstellung mit Schätzwerten und Erfahrungswerten rechnest, arbeitet die Nachkalkulation mit harten Fakten: den gebuchten Stunden deiner Monteure, den echten Materialrechnungen deiner Lieferanten, den realen Nebenkosten. Aus dieser Gegenüberstellung wird die Nachkalkulation zum wichtigsten Steuerungsinstrument deines Betriebs. Sie beantwortet die Frage, die über jedes Wachstum entscheidet: Verdienst du an deinen Aufträgen wirklich das, was du dir vorgenommen hast oder nicht?

Vorkalkulation und Nachkalkulation gehören zusammen wie Plan und Ergebnis. Die Vorkalkulation legst du vor dem Auftrag an, um deinen Angebotspreis zu bestimmen. Die Nachkalkulation ziehst du nach dem Auftrag, um zu prüfen, ob der Plan aufgegangen ist.

Der eigentliche Wert entsteht, wenn du beide verbindest. Jede Nachkalkulation liefert dir die Erfahrungswerte für deine nächste Vorkalkulation. So wird deine Kalkulation von Auftrag zu Auftrag präziser, und du kalkulierst irgendwann nicht mehr nach Gefühl, sondern mit Hilfe handfester Daten.

Viele Betriebe wissen genau, wie viel Umsatz sie machen. Wie viel sie an einem einzelnen Auftrag verdient haben, wissen deutlich weniger. Genau diese Lücke schließt die Nachkalkulation. Sie macht aus einem Gefühl eine Zahl und gibt dir die Kontrolle darüber, welche Aufträge sich für deinen Handwerksbetrieb lohnen und welche nicht.

Mit einer laufenden Nachkalkulation steuerst du deinen Betrieb aktiv: Du siehst die profitablen Gewerke und Auftragstypen, du erkennst, welche Kunden sich rechnen, und du triffst deine Preisentscheidungen auf Basis belastbarer Werte. Setzt du einen Stundensatz zu knapp an, vergisst Anfahrten oder unterschätzt Rüstzeiten, fällt das bei der nächsten Kalkulation auf, statt sich Auftrag um Auftrag zu wiederholen. Das ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der gut ausgelastet ist, und einem Betrieb, der auch daran verdient.

Den Stundenverrechnungssatz berechnen

Der Stundenverrechnungssatz ist das Herzstück jeder Handwerkskalkulation. Er sagt dir, was du pro produktiver Arbeitsstunde in Rechnung stellen musst, damit dein Betrieb alle Kosten deckt und Gewinn macht. Rechnest du hier zu knapp, bleibt bei jeder Stunde Geld liegen, egal wie voll dein Auftragsbuch ist.

Die Grundlogik ist einfach: Du teilst deine gesamten Kosten durch die Stunden, die du tatsächlich beim Kunden abrechnen kannst.

Stundenverrechnungssatz = (Lohnkosten + Gemeinkosten + Gewinn) ÷ verrechenbare Stunden

Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Werten, die keine Branchenrichtwerte sind: Kostet dich ein Monteur mit Lohn, Lohnnebenkosten und einem Anteil an den Gemeinkosten im Beispiel 72.000 Euro im Jahr, und setzt du 1.500 verrechenbare Stunden an, liegt dein rechnerischer Mindestsatz bei 72.000 ÷ 1.500, also 48 Euro pro Stunde, bevor ein Gewinn eingerechnet ist.

Wie viele Stunden nach Urlaub, Krankheit und unproduktiven Zeiten übrig bleiben, entscheidet stark über diesen Satz. Genau hier zeigt die Nachkalkulation später, ob deine tatsächlich geleisteten Stunden zu deinem kalkulierten Satz gepasst haben oder ob dein produktiver Anteil niedriger war als gedacht.

So gehst du bei der Nachkalkulation eines Auftrags vor:

1. Soll-Werte aus dem Angebot ziehen: Nimm die kalkulierten Werte aus deinem letzten Angebot oder deiner Auftragsbestätigung: geplante Stunden, geplantes Material, geplante Marge. 
2. Ist-Stunden erfassen: Sammle die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Damit das stimmt, müssen deine Monteure ihre Zeiten sauber auf den jeweiligen Auftrag buchen.
3. Ist-Material erfassen: Ordne die echten Lieferantenrechnungen dem Auftrag zu. Nur so weißt du, was das Material wirklich gekostet hat, inklusive nachträglicher Bestellungen.
4. Soll und Ist gegenüberstellen: Stelle geplante und tatsächliche Kosten nebeneinander, getrennt nach Lohn und Material.
5. Abweichungen analysieren: Schau dir jede Abweichung an und finde die Ursache: zu knapp kalkulierte Zeit, teureres Material, vergessene Nebenleistung oder ein Nachtrag, der nie ins Angebot kam.
6. Erkenntnisse einarbeiten: Nimm die Ergebnisse mit in deine nächste Vorkalkulation. Genau dieser Rücklauf macht deine Angebote von Mal zu Mal treffsicherer.

Der Auftrag läuft, die Monteure buchen ihre Zeiten, die Materialrechnungen kommen rein. Die Nachkalkulation stellt die Ist-Werte gegenüber:

Aus einem geplanten Gewinn von 1.223 Euro ist ein Verlust von 247 Euro geworden. Die Ursache ist klar ablesbar: 18 Mehrstunden und teureres Material haben die Kalkulation gekippt. Ohne Nachkalkulation wäre dieser Auftrag als Erfolg verbuchtwordenm, weil der Umsatz ja stimmte. Mit Nachkalkulation weißt du, dass du beim nächsten ähnlichen Objekt entweder mehr Stunden ansetzen oder deinen Angebotspreis anheben musst.

Der Einstieg in die Nachkalkulation gelingt vielen Betrieben mit einer Tabellenkalkulation wie Excel. Das ist besser als gar keine Nachkalkulation und für den Anfang eine solide Grundlage. So könnte eine einfache Excel-Vorlage aufgebaut sein, die du direkt übernehmen kannst:

Die Grenzen zeigen sich im Alltag. Jede Zahl in dieser Tabelle musst du von Hand eintragen: die Stunden aus den Zetteln, die Beträge aus den Rechnungen, die Zuordnung zum richtigen Auftrag. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und passiert erfahrungsgemäß erst Wochen später, wenn der Auftrag längst abgeschlossen ist.

Eine Excel-Vorlage rechnet zudem nur das, was du ihr fütterst. Sie zieht sich die Daten nicht selbst aus deiner Zeiterfassung oder deiner Buchhaltung. Für einen wachsenden Betrieb mit vielen parallelen Baustellen wird die Zettel- und Tabellenlösung deshalb schnell zum Nadelöhr. Genau an diesem Punkt lohnt der Schritt zu einer Handwerkersoftware, die die Nachkalkulation aus deinen laufenden Daten aufbaut.

Die häufigsten Gründe, warum eine Nachkalkulation im Handwerk scheitert oder ein falsches Bild liefert: 

• Zeiten werden nicht oder zu spät gebucht: Fehlen die echten Stunden, ist die ganze Rechnung wertlos. Die Zeiterfassung muss auf den Auftrag laufen, nicht in eine allgemeine Wochenliste.
• Material wird nicht zugeordnet: Eine Lieferantenrechnung, die nur in der Buchhaltung landet, aber keinem Projekt zugewiesen ist, taucht in der Nachkalkulation nicht auf.
• Gemeinkosten werden vergessen: Wer nur Material und Lohn vergleicht, übersieht Fahrzeuge, Verwaltung und Werkzeug und rechnet zu positiv.
• Nur Großaufträge werden geprüft: Auch viele kleine Aufträge mit schwacher Marge summieren sich zu einem Problem.
• Nachträge fehlen: Zusatzarbeiten, die während des Auftrags dazu kamen und nie ins Angebot flossen, verzerren das Ergebnis.
• Es wird zu selten nachkalkuliert: Eine Nachkalkulation einmal im Jahr steuert nichts. Ihren Wert entfaltet sie, wenn sie mitläuft.

Die Daten kommen aus deinem Arbeitsalltag

Damit der Ist-Wert stimmt, buchen deine Monteure ihre Zeiten über die digitale Zeiterfassung direkt auf das Projekt. In der HERO App startest und stoppst du die Zeiterfassung über die Stempeluhr und ordnest jeden Eintrag einem Projekt, Auftrag oder Kontakt zu.

Die Lohnkosten berechnet HERO dabei automatisch aus den gebuchten Zeiten und der Lohngruppe des Mitarbeiters. In den Lohngruppen hinterlegst du zwei Werte: die Selbstkosten, also was dich eine Arbeitsstunde tatsächlich kostet, und die Gesamtkosten, also den Verrechnungssatz, den du dem Kunden berechnest. Aus der Differenz beider Werte ergibt sich deine Marge auf die Lohnleistung.

Auswertung über alle Projekte

Über die Projekt-Auswertung siehst du deine Zahlen nicht nur pro Auftrag, sondern über den ganzen Betrieb: geplante Margen, tatsächlich angefallene Kosten zur Nachkalkulation, offene Umsätze und die Marge nach Gewerken. HERO weist dort neben der geplanten Marge auch die Ist-Marge aus, also die tatsächliche Marge nach Berücksichtigung der gebuchten Lohn- und Materialkosten. So erkennst du deine profitabelsten Gewerke und steuerst deine Ressourcen gezielt dorthin, wo dein Betrieb verdient.

Saubere Kalkulation als Grundlage

Voraussetzung für eine funktionierende Nachkalkulation ist eine saubere Vorkalkulation. Im Kalkulationsmenü legst du Einkaufspreise, Aufschläge und Verkaufspreise fest, auf Ebene einzelner Positionen oder für das ganze Dokument. Wiederkehrende Kombinationen aus Material und Arbeitszeit fasst du als Leistung zusammen.

Eine Leistung wie das Verlegen von Parkett kann sich zum Beispiel aus Parkett zu 62,90 Euro pro Quadratmeter, Trittschalldämmung zu 2,50 Euro und 20 Euro Lohn für 20 Minuten Montagezeit zusammensetzen, in Summe 85,40 Euro pro Quadratmeter. Legst du für einen Auftrag 30 Quadratmeter an, rechnet HERO daraus 2.562 Euro. Die in der Leistung kalkulierte Arbeitszeit fließt anschließend automatisch in den Soll-Ist-Vergleich des Projekts ein.

So schließt sich der Kreis vom Angebot bis zur Auswertung in einem System. Für einen Betrieb, der seine Nachkalkulation aus den laufenden Daten bekommen statt von Hand pflegen will, ist das die naheliegende Lösung.

Willst du sehen, wie dein Soll-Ist-Vergleich mit deinen eigenen Zahlen aussieht? Teste HERO 14 Tage vollumfänglich kostenlos. Lege jetzt dein erstes Projekt an und probier den Soll-Ist-Vergleich gleich aus!