Nachkalkulation im Handwerk und Baugewerbe

Unter einer Nachkalkulation versteht man eine Kontrollrechnung. Es werden die Soll-Werte, die in der Vorkalkulation ermittelt wurden, mit den Ist-Werten verglichen. Die Ist-Werte sind die tatsächlichen Werte - beispielsweise Kosten, die bei der Erledigung eines Auftrages angefallen sind. Eine Nachkalkulation ist immer dann nötig, wenn der Erfolg eines Projekts oder Auftrags anhand der angefallenen Kosten, des Zeitaufwands und der verbrauchten Ressourcen kontrolliert werden soll. Häufig spricht man auch von einer Baukalkulation und gerade im Trockenbau, aber auch im Maler-Handwerk, für Fensterbauer oder im GaLa-Bau gehört eine Nachkalkulation zum Arbeitsalltag. Mithilfe einer Gegenüberstellung mit der Vorkalkulation wird zudem die generelle Kalkulation optimiert. So können zukünftige Angebote besser auf die tatsächlichen Kosten angepasst werden.

Spricht man von einer Kalkulation, ist meistens eine Vorkalkulation gemeint. Deren Erstellung folgt in der Regel einem ähnlichen Ablauf: Für eine Vorkalkulation, die als Angebotsgrundlage gebraucht wird, werden alle voraussichtlich benötigten Ressourcen aufgeführt. Diese Ressourcen, wie beispielsweise Baustoffe, aber auch Mitarbeiter, werden mit entsprechenden Kosten aufgelistet. Für das Angebot werden diese Kosten zusammengerechnet und ein Aufschlag für den angestrebten Gewinn addiert. Diese Berechnung wird im Handwerk traditionell handschriftlich angefertigt, was meist viel Zeit verschlingt. Für eine digitale Vorkalkulation liegen die benötigten Daten häufig schon in digitaler Form vor und müssen nicht erst manuell eingefügt werden. Damit wird bereits bei der Angebotserstellung Zeit im Büro eingespart.

Alles hat seinen Preis und für die transparente Darstellung dem Kunden gegenüber muss eine Kalkulation erfolgen. In der Vorkalkulation, die in der Planungsphase gemacht wird, müssen alle Kosten und Preise bedacht werden:

• Materialkosten

• Personalkosten

• Abschreibungen

• Zinsaufwand

• sonstiger betrieblicher Aufwand

Diese Posten ergeben die Selbstkosten. Zu diesen kommen noch die Ertragssteuer und die Gewinnmarge. Der errechnete Soll-Wert wird im Angebot dem Kunden mitgeteilt. Man spricht deswegen auch von einer Angebotskalkulation.

Durch die Nachkalkulation wird dieser Soll-Wert gegengeprüft. Abweichungen sind beispielsweise durch veränderte Preise, aber auch durch einen Mehrbedarf an Material möglich. Hat man beispielsweise mit 50 m² Bodenbelag kalkuliert und für die eigentliche Auftragserledigung wurden 60 m² benötigt, so wird dies in der Nachkalkulation deutlich. Bei zukünftigen Projekten kann die Vorkalkulation anhand dieser Erkenntnisse genauer erfolgen. Zusätzlich kann man die Ergebnisse der Nachkalkulation für künftige Aufmaß-Dokumente in der Handwerker-Software berücksichtigen.

Für die Nachkalkulation gibt es alternativ zu Softwarelösungen auch die Möglichkeit, alles per Taschenrechner bzw. per Hand auszurechnen. Die Verwendung von Excel ist eine zusätzliche Variante. Eine spezielle Kalkulationssoftware hat den Vorteil, dass häufig bereits Vorlagen inbegriffen sind. Diese füllt man aus und trägt die entsprechenden Werte ein. Die Software übernimmt die Rechenarbeit. Dadurch werden Rechenfehler minimiert. Manche Softwares haben aber auch den Nachteil, dass nur eingeschränkte Möglichkeiten der Individualisierung bestehen. Abgesehen von den vorhandenen auszufüllenden Feldern können keine weiteren Werte eingefügt werden.

Wenn nur hin und wieder eine Nachkalkulation benötigt wird, so ist hierfür meistens keine eigenständige Software erforderlich. Handelt es sich um ein großes Projekt mit entsprechend viele Daten, kann eine Software aber viel Zeit sparen. Die geläufigsten Tools haben wir in dieser Tabelle zusammengetragen.

Für welche Variante man sich entscheidet, hängt, wie erwähnt, davon ab, was bereits an Software vorhanden ist und ob man häufig eine Nachkalkulation erstellen möchte. Erledigt man zudem im Regelfall sehr ähnliche Projekte, genügt es normalerweise, wenn man einmalig mit einer Nachkalkulation die Soll-Werte gegenprüft.

Nachkalkulation in Excel

Häufig gefragt: Funktioniert die Nachkalkulation in Microsoft Excel? Eine Nachkalkulation kann, wenn die Voraussetzungen gegeben sind, auch in Excel erfolgen. Selbstverständlich muss zunächst Excel vorhanden sein. Zudem werden Formeln für die Wertberechnung benötigt. Diese kann man selbst ausarbeiten oder im Internet heraussuchen. Hierbei gilt zu beachten, dass diese Formeln noch auf die tatsächlich vorliegenden Daten angepasst werden müssen. Generell kann Excel als Tool für die Nachkalkulation verwendet werden, wenn es sich um kleine Aufträge mit wenigen Positionen handelt.

Aufgrund der fehlenden Schnittstellenanbindung kann für eine Nachkalkulation in Excel kein Datenimport erfolgen. Excel ist ein reines Tabellenkalkulationsprogramm, daher können keine Daten von einer Handwerkersoftware oder Rechnungsinhalte automatisch eingefügt werden. Die benötigten Daten trägt man händisch ein. Mithilfe von Formeln werden die gewünschten Werte errechnet. Dies ist mit einer entsprechenden Fehleranfälligkeit verbunden. Abhilfe kann hier der Kauf einer Vorlage schaffen. Die Soll- und Ist-Werte müssen aber weiterhin manuell eingetragen werden.