Hightech meets Handwerk: Diese Tischler automatisieren ihre Büroarbeit einfach weg

Lea: Ihr nutzt nun auch den HERO Copilot und habt euren HERO Account durch Automationen ergänzt. Wie funktioniert das bei euch?
Dominic: Wir nutzen verschiedene Automationen, z. B. den automatischen Projektstatuswechsel. Damit landen Projekte nach vorher definierten Ereignissen in der Software automatisch im richtigen Status und es bleibt weniger Arbeit liegen. So wird nach einer Montage beispielsweise sofort angezeigt, dass als Nächstes die Rechnungsstellung folgt. Kernziele waren: Vereinfachung von Prozessen und Reduktion von Fehlerquellen.

Lea: Kannst du den Ablauf eines automatisierten Prozesses einmal so erklären, dass man genau versteht, wie das Ganze funktioniert?
Stefan: Na klar, der automatische Projektstatuswechsel funktioniert bei uns so: Wenn ein Projekt montiert wurde und die Kollegen die Abnahme machen, wird beim Hochladen der entsprechenden Dokumente automatisch der Projektstatus aktualisiert. Der Techniker sieht dann im Büro sofort: Da ist etwas passiert – inklusive Bildern und Unterschrift – und kann direkt eine entsprechende Rechnung schreiben. Das ist simpel, aber extrem wirksam, weil es unmittelbare Rückmeldungen von der Baustelle ins Büro ermöglicht.

Lea: Was sind für euch die größten Vorteile am HERO Copilot – eher Zeitersparnis oder Qualität?
Stefan: Es ist nicht so, dass wir mit den Automationen einfach mehr Projekte schaffen, weil die Arbeit heute besser dokumentiert oder nachvollziehbarer ist. Die echte Zeitersparnis kommt oft später: Wenn nachträglich Fragen auftauchen, findet man Informationen in wenigen Minuten statt erst Mappen zu suchen oder andere Leute zu fragen. Insgesamt ist unsere Arbeitsweise nun strukturierter und unkomplizierter.

Lea: Woran merkt ihr das im Kundenkontakt am stärksten?
Dominic: Früher war es teilweise wirklich umständlich, wenn ein Kunde zum Beispiel nach zwei Jahren nochmal Informationen zu einem alten Projekt haben wollte. Dann mussten wir erst die entsprechende Projektmappe aus dem Archiv anfordern und die Antwort an den Kunden kam erst Tage später. Heute schaue ich ins digitale Projekt und kann sofort sagen, welche Farbe oder welche Maße hinterlegt wurden – und auch Nachbestellungen lassen sich viel schneller umsetzen. Kurzum muss nicht mehr gefühlt jeder involviert werden, da ein Mitarbeiter am Telefon mit HERO schon viele Fragen beantworten kann.

Lea: Was waren die Herausforderungen bei Einführung und Integration der Automationen?
Stefan: Die größte Hürde war die Gewohnheit: Die ersten Monate gab es hier und da auch mal Widerstand im Team: „Schreib mir doch einfach einen Zettel, wenn ich was erledigen soll“ – statt Aufgaben im System digital und automatisiert zuzuweisen. Es hat schon ein bisschen Zeit und Arbeit gekostet, bis sich alle an die neuen Prozesse mit dem Copilot gewöhnt haben: Was wird wo eingetragen? Wie wird gearbeitet? Wie funktionieren die Automationen? Für viele war es einfach ungewohnt, nicht mehr alles abzuheften, sondern einfach in die Cloud zu laden.

Lea: Würdet ihr abschließend sagen, dass sich der Aufwand gelohnt hat? Fühlt ihr euch im Vergleich zu anderen Wettbewerbern gut aufgestellt?
Dominic: Ja, wir sind mittlerweile sehr zufrieden und sehen, dass wir strukturierter und besser arbeiten können. Auch wenn man den Abstand zum Wettbewerb schwer messen kann, gehen wir stark davon aus, dass wir im Vergleich super aufgestellt sind.
Stefan: Genau, in Zahlen ist die Verbesserung schwer zu messen, weil man nicht direkt sieht, was Kunden in anderen Betrieben erleben. Aber gerade weil unsere Kunden einen hohen Anspruch haben, war bei uns intern lange das Gefühl: Das müssten wir besser hinbekommen. Und auch wenn die Umstellung aufwendig war: Am Ende lohnt es sich. Wir haben durch HERO und den Copilot eine spürbare Erleichterung in der täglichen Arbeit gewonnen, weil Projekte nicht im falschen Status liegen bleiben, Abläufe nun einfacher sind und unsere gesamte Arbeit deutlich übersichtlicher und nachvollziehbarer geworden ist.

Lea: Vielen Dank für das Interview!