E-Rechnung erstellen als Handwerker: 
4 Möglichkeiten im Vergleich

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF zählt nicht dazu. Seit Januar 2025 musst du als Handwerksbetrieb E-Rechnungen empfangen können – hierfür genügt allerdings ein einfaches E-Mail-Postfach. Ab 2027 sind Papierrechnungen im B2B-Bereich nur noch für Unternehmen zulässig, deren Jahresumsatz in 2026 unter 800.000 Euro lag. Die flächendeckende E-Rechnungspflicht für den gesamten B2B-Bereich gilt ab dem Jahr 2028. Rechnungen an Privatkunden bleiben ausgenommen.

Selbst wenn dein Betrieb die Frist bis 2028 nutzen kann, kommt irgendwann die Frage: Wie schreibt man eine E-Rechnung? Tatsächlich gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten. Welche für dich und deinen Betrieb die richtige ist, hängt davon ab, wie regelmäßig du E-Rechnungen erstellen musst und ob du dies selbst in einem zentralen Programm erledigen oder lieber auslagern willst. Im Folgenden haben wir die bewährtesten Methoden zum Erstellen einer E-Rechnung zusammengetragen.

Wenn du im Handwerk arbeitest, liegt eine Branchensoftware am nächsten. Mit der HERO Handwerkersoftware kannst du beispielsweise E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen und direkt versenden, eingehende E-Rechnungen empfangen und sicher archivieren. ZUGFeRD-Rechnungen kannst du problemlos wie PDF-Dateien importieren.

Eine Branchensoftware wie HERO bietet außerdem zahlreiche weitere Vorteile: Du kannst sämtliche Verwaltungsaufgaben rund um deinen Handwerksbetrieb darin erledigen, zu großen Teilen automatisieren und deinen Betrieb so langfristig wachsen lassen.

Der größte Nachteil: Die Einführung kostet Zeit. Wenn du nur nach einer schnellen Möglichkeit suchst, um E-Rechnungen erstellen zu können, ist der Umstieg auf eine Branchensoftware vermutlich ein Schritt zu weit. Wenn du allerdings ohnehin auf der Suche nach All-in-One-Lösung für deinen Betrieb bist, ist HERO genau das Richtige für dich.

Sonderfall: E-Rechnung in DATEV

Viele Handwerksbetriebe arbeiten bei Buchhaltung und Steuer mit DATEV, in der Regel über ihren Steuerbüro. Mit einem Zusatzmodul wie „DATEV Auftragswesen next“ kannst du E-Rechnungen direkt in DATEV erstellen und versenden. Die fertige Rechnung übergibst du zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchführung: Deine Steuerberatungskanzlei greift direkt darauf zu und verbucht sie, ihr arbeitet also beide auf demselben Datenbestand.

Du musst dafür aber nicht zwingend in DATEV selbst schreiben. Viele Rechnungsprogramme und Branchenlösungen, darunter auch die HERO Handwerkersoftware, bringen eine passende DATEV-Schnittstelle mit. So schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe: Du erstellst und verwaltest deine E-Rechnungen dort, wo auch deine Aufträge, Angebote und dein Tagesgeschäft liegen, und deine Rechnungsdaten fließen trotzdem direkt zur Steuerberatungskanzlei.

Schreibst du fast alle Rechnungen an Privatkund*innen und musst nur in Ausnahmefällen eine B2B-Rechnung aufsetzen? Dann ist dir mit einem kostenlosen Online-Generator für E-Rechnungen vermutlich schon geholfen. Anbieter wie Accountable, PDF24, xrechnung-erstellen.com und sogar namhafte Buchhaltungsprogramme wie sevDesk und WISO MeinBüro bieten kostenfreie Tools für die schnelle Erstellung einer E-Rechnung an.

Dafür musst du häufig nichts weiter tun, als ein Konto anzulegen und schon kannst du mit dem Erstellen einer E-Rechnung loslegen. Solche Tools bringen allerdings auch einige Nachteile mit sich: Zum einen sind die Funktionen häufig auf ein Minimum begrenzt, zum anderen musst du immer wieder von vorne ansetzen, wenn du eine neue elektronische Rechnung aufsetzen willst.

Häufig ist auch die Anzahl an Rechnungen, die du kostenfrei erstellen kannst, gedeckelt. Wir empfehlen daher, kostenlose Online-Generatoren nur im Ausnahmefall zu verwenden und bei einem häufigen Aufkommen von B2B-Rechnungen auf ein professionelles Programm zu wechseln.

Stand: August 2026. Alle Angaben laut Anbieterseiten, Kontingente und Preise können sich ändern.

Nimmst du als Handwerker*in öffentliche Aufträge an, etwa für die Stadt, eine Schule oder den kommunalen Bauhof, brauchst du für genau diese Rechnungen streng genommen gar keine eigene Software. Öffentliche Auftraggeber empfangen E-Rechnungen über zentrale Portale – und diese Portale bringen die Erstellung gleich selbst mit.

p>Rechnungen an Bundesbehörden laufen seit Ende 2025 über die Plattform OZG-RE oder das Peppol-Netzwerk. Für Länder und Kommunen gibt es eigene, meist vergleichbare Eingangsportale, die du leicht im Internet findest. Über die sogenannte Weberfassung gibst du deine Rechnungsdaten direkt im Browser ein, und das Portal erzeugt daraus kostenlos eine gültige XRechnung. Eine eigene Rechnungssoftware ist dafür nicht nötig, und die Registrierung ist gratis.

Wichtig ist nur die Leitweg-ID. Sie funktioniert wie eine interne Hausnummer und sagt dem Amt, welche Stelle deine Rechnung bearbeitet. Sie muss zwingend in der XRechnung stehen, sonst weist das Portal die Rechnung automatisch ab. Für Behördenrechnungen ist die XRechnung ohnehin schon länger der geforderte Standard, nicht erst seit der allgemeinen E-Rechnungspflicht.

Welche Variante zur Erstellung einer E-Rechnung die richtige für dich und einen Handwerksbetrieb ist, hängt von der Ausgangslage ab. Als Kleinbetrieb mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro in 2026 hast du noch bis zum Jahr 2028 Zeit, bevor die E-Rechnung im Rahmen von Geschäftsbeziehungen auch für dich zur Pflicht wird.

Selbst wenn du heute kaum B2B-Rechnungen schreibst: Der Umstieg ist ein guter Anlass, deine Betriebsabläufe insgesamt einmal anzuschauen. Wer Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem System hat, spart nicht nur beim Rechnungsformat Zeit.

Dabei ist es prinzipiell unerheblich, ob du dich für eine Branchensoftware oder ein Buchhaltungsprogramm entscheidest. Festzuhalten ist, dass eine Handwerkersoftware wie HERO vor allem für Betriebe, die wachsen wollen, den größten Mehrwert bietet. Das Thema E-Rechnung läuft dann einfach mit und die zahlreichen weiteren Vorteile einer professionellen Handwerkersoftware erlauben dir, größer zu denken. Teste HERO jetzt 14 Tage kostenlos und überzeuge dich selbst!