Digitalisierung des Betriebs: Handwerkersoftware und Automationen
Lea: Du hast früh mit der Digitalisierung des Betriebs begonnen – wie hat sich das entwickelt?
Stefan: Zunächst haben wir mit Insellösungen gearbeitet, also Softwares mit denen wir einzelne Aufgaben wie Zeiterfassung oder Baudoku digital erledigen konnten. Das hatte aber zur Folge, dass unsere Projektdaten in verschiedenen Softwares, Apps und Dateiordnern verteilt lagen. Irgendwann ist daraus ein pures Datenchaos entstanden. Ich habe mich dann nach einer Lösung umgesehen, die möglichst viel vereint – und bin bei HERO gelandet.
Lea: Welche Funktionen gefallen dir am besten?
Stefan: Für mich sind die Projektpipeline und Terminplanung, bzw. der Baustellenplaner die wichtigsten Werkzeuge in der Software. Ich sehe sofort, wo Angebote, Rechnungen oder To‑dos offen sind und behalte jeden Auftrag im Blick. Damit bleibt der ganze Betrieb strukturiert – ohne schnöden Wandkalender.
Lea: Wer arbeitet in deinem Betrieb alles mit HERO?
Stefan: Bei uns arbeiten alle digital. Auch unsere Praktikanten bekommen dirket einen Zugang und können sofort mit HERO Software starten. Unsere Projektdokumente, die Baustellendokus, Fotos und Kundeninfos verwalten wir zentral in der Cloud, sodass alle Teammitglieder darauf zugreifen können. Dadurch sparen wir uns unglaublich viel Abstimmungszeit und vermeiden Kommunikationsprobleme.
Lea: Was hat euch vor dem Wechsel zur Handwerkersoftware viel Zeit gekostet? Wo gab es Herausforderungen bei der täglichen Arbeit?
Stefan: Am kompliziertesten waren Vorbereitungen und Abstimmungen vor meinem Urlaub. Bevor ich für eine kurze Zeit nicht im Betrieb war, habe ich tagelang Mappen mit ausgedruckten Auftragsdokumenten, Baustellenfotos, Kontaktdaten erstellt. Das hat unglaublich viel Zeit gekostet und ist heute deutlich einfacher! Mittlerweile verwalten wir alle Projekte digital und auch, wenn ich mal im Urlaub bin, kann ich flexibel auf HERO zugreifen und meinem Team und meinen Kunden Fragen beantworten.
Lea: Du nutzt auch Software-Automationen in HERO. Wie wirken die sich auf deinen Alltag aus?
Stefan: Wir nutzen aktuell das automatisierte Leadformular, Begrüßungsmails und Dokumenten-Sharing mit unseren Kunden – diese Automationen laufen bei uns auf Vollgas! Das Leadformular ist auf meiner Website eingebettet und Kunden können ihre Anfragen komplett selbstständig einreichen. Sie beschreiben einfach ihr Anliegen, lassen ihre Kontaktdaten da und bekommen im Anschluss automatisch eine Begrüßungsmail. Die Kundenanfrage wird mir umgehend in HERO als Projekt angezeigt und ich kann mit wenigen Klicks auf die Anfrage reagieren. Das spart mir jede Menge Zeit und erleichtert den Erstkontakt mit potenziellen Kunden.
Lea: Gab es Herausforderungen bei der Einführung der Automationen?
Stefan: Wir mussten die Logiken der Automationen erst einmal verstehen – aber das ist klar. Im Grunde ist der Prozess super einfach und die Implementierung hat gut geklappt. Unsere Automationen funktionieren nach wie vor top und wir sind froh, dass wir sie haben.
Lea: Wie gut kommen deine Kunden mit digitalen Lösungen, wie dem Leadformular klar?
Stefan: Überraschend gut! 80 % der Kunden nutzen das Kontaktformular problemlos und freuen sich über die schnellen Begrüßungsmails. Auch ältere Kunden nehmen das super an und ich spreche da aus Erfahrung: Meine Kernkundschaft sind keine Digital-Natives. Es gibt ein paar Nachzügler, aber insgesamt läuft es super.
Lea: Was bringt dir die Digitalisierung unterm Strich?
Stefan: Wir arbeiten nahezu papierlos, was uns mehr Struktur und Transparenz in der Projektarbeit sowie Zeitersparnis im Büro ermöglicht. Die Zusammenarbeit im Team ist unkompliziert und zielgerichtet, da vom Erstkontakt bis zur finalen Rechnung alles digital abgebildet ist. Das hatten wir in dieser Form vorher nicht. Am Ende bedeutet das: Wir arbeiten wesentlich effizienter und können unsere Kunden optimal betreuen, ohne dass uns die Power an anderer Stelle fehlt.
Lea: Vielen Dank für das Interview!
