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E-Rechnung: Das musst du darüber wissen

Lukas Beckmann  | 17.07.2024
Bild: Belege und Rechnungen in Papierform
Schreibst du Rechnungen noch in Papierform oder schon digital? | © 2020 fizkes/Shutterstock.com | © 2020 fizkes/Shutterstock.com

Die E-Rechnung wird ab 2025 für den B2B-Bereich verpflichtend. Was das für dich und deinen Handwerksbetrieb bedeutet, welche Fristen und Ausnahmeregelungen es gibt und welche Vorteile die E-Rechnung haben kann, erklären wir im Folgenden. Wenn du schon jetzt nach einer Software für die Erstellung einer E-Rechnung suchst, kannst du HERO Software einfach 14 Tage kostenlos testen.


Was versteht man unter E-Rechnung?

Als E-Rechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML) ausgegeben wird. Sie muss elektronisch übermittelt und empfangen werden können, ohne dass ein Medienbruch entsteht. Es darf also kein Wechsel auf ein anderes Dateiformat stattfinden. Für den Empfang einer E-Rechnung genügt laut Bundesregierung auch ab offizieller Einführung ein E-Mail Postfach. Die wichtigste Eigenschaft der E-Rechnung ist ihre Maschinenlesbarkeit. Mit der E-Rechnung ist also eine rein digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Das Ausstellen einer elektronischen Rechnung muss nicht bedeuten, dass die Rechnung für Menschen schwer oder gar nicht lesbar ist. Eine gleichzeitige Ausstellung der Rechnung als Textdokument, zum Beispiel als PDF, ist kein Problem. Allerdings gilt eine Rechnung nur als E-Rechnung, wenn sie in einem Format zur maschinellen Verarbeitung vorliegt. Reine PDF-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder eingescannte Papierrechnungen zählen nicht als E-Rechnung.

Bild: Screenshot einer XML-Datei
So sieht eine XML-Datei aus

E-Rechnung: Pflicht ab 2025

Ab dem 01.01.2025 gilt prinzipiell eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für den B2B Bereich in Deutschland. Somit muss die Rechnungsstellung zwischen Firmen immer auch auf rein elektronischem Wege erfolgen. Es gibt jedoch bereits einige Einschränkungen. Demnach sieht das Wachstumschancengesetz vor, dass Papierrechnungen bis Ende 2026 zulässig sind, solange der Rechnungsempfänger dem zustimmt.

Für Unternehmen, deren jährlicher Gesamtumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt, gilt diese Übergangsregelung sogar bis Ende 2027. Vor allem kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe haben für die Einführung eines E-Rechnungsformats noch genügend Zeit. Wenn im Unternehmen bereits eine moderne Rechnungssoftware für die Buchhaltung genutzt wird, ist die Chance hoch, dass diese bereits heute in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen oder dies in Kürze können wird. Als Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs muss also erst einmal keine konkrete Maßnahme ergriffen werden.

Gesetzliche Regelung: Warum kommt die E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung hängt mit der geplanten Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems zusammen. Hierfür hat die EU-Kommission bereits 2022 die Initiative „Value Added Tax in the Digital Age“, kurz ViDA, ins Leben gerufen. Diese soll insgesamt dazu beitragen, die Buchhaltung in Deutschland bzw. der gesamten EU digitaler zu gestalten und zukünftig besser automatisieren zu können.

Bisher gibt es keine einheitliche Regelung für den genauen Aufbau einer Rechnung. Solange die in Artikel 14 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes festgelegten Angaben (Name des Unternehmens und Leistungsempfängers, Anschrift, Steuernummer etc.) enthalten sind, hat der Rechnungssteller bei Aufbau und Gestaltung der Rechnung prinzipiell freie Hand. Der Aufbau einer E-Rechnung ist hingegen nach der europäischen Norm EN-16931 standardisiert.

Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Angesichts der neu entstandenen Regelungen, verschiedenen Dateiformaten und Übergangsfristen kann es bei dem Thema E-Rechnung schon mal unübersichtlich werden. Daher haben wir nachfolgend einige Szenarien aufgelistet, die verdeutlichen, wann und für wen die Pflicht zur elektronischen Rechnung kommt.

Generell sei noch einmal betont, dass Geschäftsführer*innen sich prinzipiell nicht tiefergehend mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen müssen. Unternehmen und Betriebe haben bis 2027 Zeit, ein geeignetes Rechnungsprogramm bzw. eine Buchhaltungssoftware einzuführen, welche dazu in der Lage ist, ein EU-konformes Rechnungsformat einer E-Rechnung auszugeben.

SzenarioE-Rechnung verpflichtend:
Rechnung an öffentliche Auftraggeberseit 2020
Rechnung an Geschäftspartner (eigener Jahresumsatz > 800.000 €)ab 2027
Rechnung an Geschäftspartner (eigener Jahresumsatz < 800.000 €)ab 2028
Rechnung vom LieferantenEmpfang und Verarbeitung einer E-Rechnung muss ab 2027 gewährleistet sein
Rechnung an Endkunde (B2C)Keine Pflicht zur E-Rechnung
Kleinstbetragsrechnung (bis 250 €)Keine Pflicht zur E-Rechnung

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E-Rechnung für öffentliche Aufträge

Für öffentliche Aufträge des Bundes ist die Übermittlung einer elektronischen Rechnung bereits seit November 2020 verpflichtend. Dies gilt für Direktaufträge ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto. Die Übermittlung erfolgt dabei über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die Onlinezugangsgesetzkonformen Rechnungseingangsplattform (ORZ-RE). Hier werden E-Rechnungen ganz einfach hochgeladen.

Welche der beiden Plattformen die richtige für den jeweiligen Auftrag ist, wird bei der Beauftragung mitgeteilt oder kann beim Auftraggeber erfragt werden. Zur Orientierung haben wir einige an die jeweilige Plattform gebundene Rechnungsempfänger unten zusammengefasst. In jedem Fall ist für die Übermittlung jedoch eine einmalige Registrierung auf der jeweiligen Plattform nötig.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE)
Hauptsächlich für Bundesämter, Ministerien und Gerichte (unmittelbare Staatsverwaltung)Hauptsächlich für Bundesanstalten, Vereine und Stiftungen (mittelbare Staatsverwaltung)
Bundesamt für Bauwesen und RaumordnungAkademie der Künste
Bundesamt für Logistik und MobilitätBKK Verkehrsbau Union
Bundesamt für Wirtschaft und AusfuhrkontrolleKfW Bankengruppe
Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und BauwesenKulturstiftung des Bundes

E-Rechnungsverordnung des Bundes

Laut der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes muss eine E-Rechnung mindestens die folgenden Informationen enthalten:

  • Leitweg-ID (eindeutige Adressierung des Empfängers)
  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingungen
  • Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • Lieferantennummer*
  • Bestellnummer*

*sofern bereits bekannt

XRechnung, ZUGFeRD oder PDF?

Rund um das Thema E-Rechnung tauchen zahlreiche Datenmodelle und Begriffe auf, die nicht unbedingt geläufig sind. Wer sich zum Thema E-Rechnung informiert, wird irgendwann auf den Begriff XRechnung stoßen. Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das bereits bei öffentlichen Aufträgen zum Einsatz kommt und als Standard für elektronische Rechnungen gilt. Eine XRechnung ist rein maschinenlesbar und somit für die alleinige elektronische Verarbeitung geeignet. Soll eine E-Rechnung neben dem XML-Modell auch eine für Menschen lesbare Version enthalten, empfiehlt sich das ZUGFeRD-Format.

Das ZUGFeRD-Format, vollständig „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, hat den Vorteil, dass es sowohl aus einem maschinenlesbaren Teil (XML basiert) als auch einer für Menschen lesbaren PDF-Datei besteht. ZUGFeRD erfüllt damit die Anforderungen einer E-Rechnung und ermöglicht dennoch die Sichtprüfung. Dies ist besonders von Vorteil, wenn der Rechnungsempfänger keine Möglichkeit zum Auslesen einer elektronischen Rechnung hat oder benötigt.

Zu beachten ist, dass sowohl ein rein maschinenlesbares Format wie XRechnung, als auch eine Kombination aus XML und PDF wie ZUGFeRD die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Eine Rechnung im alleinigen PDF-Format ist jedoch nicht maschinenlesbar und gilt somit nicht als E-Rechnung!

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Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung erstellen ist prinzipiell auf zwei Arten möglich. Für öffentliche Aufträge besteht die Möglichkeit, die Rechnungsinformationen direkt in der jeweiligen Plattform einzugeben und so eine E-Rechnung erzeugen zu lassen. Eine andere Möglichkeit ist die Erzeugung einer E-Rechnung mit einem passenden Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System). Besonders für den nicht-öffentlichen B2B-Bereich ist es entscheidend, E-Rechnungen nicht nur erzeugen und verschicken zu können, sondern diese auch zu verarbeiten, sprich auszulesen.

Hierfür ist ein passendes ERP-System, das im besten Fall über alle gängigen Standards der E-Rechnung verfügt oder ein EU-konformes Format entwickelt hat. Obwohl die Verpflichtung zur E-Rechnung auch im B2B-Bereich noch nicht flächendeckend eingeführt wurde, bieten viele Softwarehersteller, darunter auch HERO Software, bereits heute die Möglichkeit zur Erstellung von E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD an.

E-Rechnung in der HERO Software

Mit der Handwerkersoftware von HERO kannst du ganz einfach eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erzeugen. Dafür brauchst du nichts weiter, als die Leitweg-ID, die IBAN und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers. Schon kannst du beim Erstellen der Rechnung die Option ZUGFeRD 2.0 Standard auswählen und die Rechnung auf Wunsch direkt per Mail verschicken. Zukünftig wirst du in HERO auch an alle anderen Kunden ohne Leitweg-ID E-Rechnungen schicken können.

Nach der Erstellung kannst du die Rechnung auch herunterladen und mit einem PDF-Programm wie Adobe Acrobat Reader öffnen. Hier siehst du dann die enthaltene XRechnung im XML-Format und kannst sie gesondert abspeichern. Die Möglichkeit, E-Rechnungen als Belege einlesen zu können, wird dir zukünftig auch als Funktion in HERO zur Verfügung stehen. Dadurch lädst du Belege zukünftig einfach hoch und musst keinerlei Werte mehr nachtragen.

Vorteile der E-Rechnung

Der größte Vorteil der E-Rechnung besteht in der Möglichkeit, Rechnungen zukünftig rein digital bearbeiten zu können. Daraus wiederum ergeben sich diverse Vorteile: Du sparst Papier und Porto für postalisch verschickte Rechnungen, kannst Rechnungen automatisierter erstellen und validieren und dies mit dem richtigen Programm von überall aus. Mit HERO Software kannst du beispielsweise Rechnungen auf deinem Smartphone oder Tablet erstellen, mit wenigen Klicks und immer projektbezogen.

Die digitale Verarbeitung und Validierung von Rechnungen senkt auch das Fehlerpotenzial und erhöht die Datenqualität. So sparst du nicht nur eine Menge Zeit bei der Erstellung deiner Rechnungen, sondern trittst zukünftig auch noch professioneller auf. Nicht zuletzt ist die E-Rechnung ein weiterer Schritt zur automatisierten Buchhaltung. Zukünftig können Rechnungsinformationen wie beispielsweise die Umsatzsteuerregelungen automatisiert weiterverarbeitet werden. Dadurch kannst du zukünftig eine Menge Zeit und Geld sparen, sodass du dich wieder voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren und den Verwaltungsaufwand einfach die Software übernehmen lassen kannst.

Vorteile RechnungserstellerVorteile Rechnungsempfänger
Einfache RechnungsstellungAutomatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten möglich
Weniger PapierBessere Datenqualität
Keine Porto-KostenWeniger Fehlerpotenzial
Automatische Erstellung und Validierung möglichBuchhaltung wird automatisierter
Rechnungsstellung von unterwegs möglichDezentrale Rechnungsbearbeitung
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