E-Rechnung: Das musst du darüber wissen

Als E-Rechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die in einem strukturierten elektronischen Format (XML) ausgegeben wird. Sie muss elektronisch übermittelt und empfangen werden können, ohne dass ein Medienbruch entsteht. Es darf also kein Wechsel auf ein anderes Dateiformat stattfinden. Für den Empfang einer E-Rechnung genügt laut Bundesregierung auch ab offizieller Einführung ein E-Mail Postfach. Die wichtigste Eigenschaft der E-Rechnung ist ihre Maschinenlesbarkeit. Mit der E-Rechnung ist also eine rein digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Das Ausstellen einer elektronischen Rechnung muss nicht bedeuten, dass die Rechnung für Menschen schwer oder gar nicht lesbar ist. Eine gleichzeitige Ausstellung der Rechnung als Textdokument, zum Beispiel als PDF, ist kein Problem. Allerdings gilt eine Rechnung nur als E-Rechnung, wenn sie in einem Format zur maschinellen Verarbeitung vorliegt. Reine PDF-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder eingescannte Papierrechnungen zählen nicht als E-Rechnung.

Ab dem 01.01.2025 gilt prinzipiell eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für den B2B Bereich in Deutschland. Somit muss die Rechnungsstellung zwischen Firmen immer auch auf rein elektronischem Wege erfolgen. Es gibt jedoch bereits einige Einschränkungen. Demnach sieht das Wachstumschancengesetz vor, dass Papierrechnungen bis Ende 2026 zulässig sind, solange der Rechnungsempfänger dem zustimmt.

Für Unternehmen, deren jährlicher Gesamtumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt, gilt diese Übergangsregelung sogar bis Ende 2027. Vor allem kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe haben für die Einführung eines E-Rechnungsformats noch genügend Zeit. Wenn im Unternehmen bereits eine moderne Rechnungssoftware für die Buchhaltung genutzt wird, ist die Chance hoch, dass diese bereits heute in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen oder dies in Kürze können wird. Als Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs muss also erst einmal keine konkrete Maßnahme ergriffen werden.

Für öffentliche Aufträge des Bundes ist die Übermittlung einer elektronischen Rechnung bereits seit November 2020 verpflichtend. Dies gilt für Direktaufträge ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto. Die Übermittlung erfolgt dabei über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die Onlinezugangsgesetzkonformen Rechnungseingangsplattform (ORZ-RE). Hier werden E-Rechnungen ganz einfach hochgeladen.

Welche der beiden Plattformen die richtige für den jeweiligen Auftrag ist, wird bei der Beauftragung mitgeteilt oder kann beim Auftraggeber erfragt werden. Zur Orientierung haben wir einige an die jeweilige Plattform gebundene Rechnungsempfänger unten zusammengefasst. In jedem Fall ist für die Übermittlung jedoch eine einmalige Registrierung auf der jeweiligen Plattform nötig.

Rund um das Thema E-Rechnung tauchen zahlreiche Datenmodelle und Begriffe auf, die nicht unbedingt geläufig sind. Wer sich zum Thema E-Rechnung informiert, wird irgendwann auf den Begriff XRechnung stoßen. Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das bereits bei öffentlichen Aufträgen zum Einsatz kommt und als Standard für elektronische Rechnungen gilt. Eine XRechnung ist rein maschinenlesbar und somit für die alleinige elektronische Verarbeitung geeignet. Soll eine E-Rechnung neben dem XML-Modell auch eine für Menschen lesbare Version enthalten, empfiehlt sich das ZUGFeRD-Format.

Das ZUGFeRD-Format, vollständig „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, hat den Vorteil, dass es sowohl aus einem maschinenlesbaren Teil (XML basiert) als auch einer für Menschen lesbaren PDF-Datei besteht. ZUGFeRD erfüllt damit die Anforderungen einer E-Rechnung und ermöglicht dennoch die Sichtprüfung. Dies ist besonders von Vorteil, wenn der Rechnungsempfänger keine Möglichkeit zum Auslesen einer elektronischen Rechnung hat oder benötigt.

Zu beachten ist, dass sowohl ein rein maschinenlesbares Format wie XRechnung, als auch eine Kombination aus XML und PDF wie ZUGFeRD die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Eine Rechnung im alleinigen PDF-Format ist jedoch nicht maschinenlesbar und gilt somit nicht als E-Rechnung!

Eine E-Rechnung erstellen ist prinzipiell auf zwei Arten möglich. Für öffentliche Aufträge besteht die Möglichkeit, die Rechnungsinformationen direkt in der jeweiligen Plattform einzugeben und so eine E-Rechnung erzeugen zu lassen. Eine andere Möglichkeit ist die Erzeugung einer E-Rechnung mit einem passenden Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System). Besonders für den nicht-öffentlichen B2B-Bereich ist es entscheidend, E-Rechnungen nicht nur erzeugen und verschicken zu können, sondern diese auch zu verarbeiten, sprich auszulesen.

Hierfür ist ein passendes ERP-System, das im besten Fall über alle gängigen Standards der E-Rechnung verfügt oder ein EU-konformes Format entwickelt hat. Obwohl die Verpflichtung zur E-Rechnung auch im B2B-Bereich noch nicht flächendeckend eingeführt wurde, bieten viele Softwarehersteller, darunter auch HERO Software, bereits heute die Möglichkeit zur Erstellung von E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD an.

Der größte Vorteil der E-Rechnung besteht in der Möglichkeit, Rechnungen zukünftig rein digital bearbeiten zu können. Daraus wiederum ergeben sich diverse Vorteile: Du sparst Papier und Porto für postalisch verschickte Rechnungen, kannst Rechnungen automatisierter erstellen und validieren und dies mit dem richtigen Programm von überall aus. Mit HERO Software kannst du beispielsweise Rechnungen auf deinem Smartphone oder Tablet erstellen, mit wenigen Klicks und immer projektbezogen.

Die digitale Verarbeitung und Validierung von Rechnungen senkt auch das Fehlerpotenzial und erhöht die Datenqualität. So sparst du nicht nur eine Menge Zeit bei der Erstellung deiner Rechnungen, sondern trittst zukünftig auch noch professioneller auf. Nicht zuletzt ist die E-Rechnung ein weiterer Schritt zur automatisierten Buchhaltung. Zukünftig können Rechnungsinformationen wie beispielsweise die Umsatzsteuerregelungen automatisiert weiterverarbeitet werden. Dadurch kannst du zukünftig eine Menge Zeit und Geld sparen, sodass du dich wieder voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren und den Verwaltungsaufwand einfach die Software übernehmen lassen kannst.