Der Kunde zahlt die Rechnung nicht: Was du als Handwerker tun kannst

Die Zahlungsfrist verstreicht, aber der Kunde hat das Geld noch nicht überwiesen. Das ist ärgerlich, passiert jedoch leider immer mal wieder. In den meisten Fällen steckt ein Versehen und keine böse Absicht dahinter. Es kann jedoch auch sein, dass der Kunde unzufrieden mit deiner Leistung als Handwerker ist und dies nicht offen anspricht, sondern sich dazu entscheidet, nicht zu zahlen. In seltenen Fällen kann auch eine Zahlungsunfähigkeit dahinterstecken.

• Rechnung vergessen: Im Alltag flattern viele Briefe und E-Mails ins Haus. Darunter kann auch schon mal eine Rechnung sein, die man übersieht oder deren Zahlungsfrist man falsch im Kopf hat. In den meisten Fällen dürfte das auch der Grund sein, warum ein*e Kund*in die Zahlung versäumt. Eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung oder ein direkter Anruf reichen in der Regel aus, um die Sache aus der Welt zu schaffen.
• Kunde zahlt nicht wegen Mängel: Im Fall von Mängeln haben Kund*innen das Recht, zumindest einen Teil der Zahlung zu verweigern. Laut § 641 Absatz 3 BGB dürfen Kund*innen „die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung verweigern; angemessen ist in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten.“ Für dich als Handwerker*in bedeutet das, dass du die Mängel schnellstmöglich beseitigen solltest. Anschließend kannst du den vollen Preis für das Werk verlangen.
• Geringfügige Mängel: Ist der Mangel geringfügig, die Funktion des Werks also nicht eingeschränkt, kannst du auf die Zahlung bestehen. Es steht dir aber frei, dem Kunden einen Rabatt einzuräumen.
• Verweigerte Werkabnahme: Besteht kein Mangel, doch der Kunde verweigert dennoch die Werkabnahme, solltest du dem Kunden nach der Rechnungsstellung eine Mahnung auf beweisbare Weise zukommen lassen (z.B. per Übergabe-Einschreiben). Verweigert er weiterhin die Zahlung, kannst du danach sofort ein Mahnverfahren einleiten.
• Kunde ist zahlungsunfähig: Bei kleineren Zahlungsschwierigkeiten steht es dir frei, Kund*innen zusätzliche Fristen oder eine Ratenzahlung anzubieten. Ist der Kunde tatsächlich zahlungsunfähig, solltest du schnell handeln. Dokumentiere den Ausfall, sende formelle Mahnungen und leite entweder selbst ein Mahnverfahren ein oder wende dich an einen Anwalt bzw. ein Inkasso-Büro. Bei Insolvenz des Kunden kannst du die Forderung beim Insolvenzverwalter anmelden.

Wenn eine Zahlung ausbleibt, ist der einfachste und sicherste Weg ein sauberes Mahnwesen. Solltest du tatsächlich länger auf den Kosten sitzen bleiben, wirst du früher oder später beweisen müssen, dass du dem Kunden die Handwerkerrechnung sowie die anschließende Mahnung hast zukommen lassen. Weiter unten erklären wir dir, was es hierbei zu beachten gilt.

Gerade bei kleinen Handwerksbetrieben mit Privatkunden ist der erste Schritt die freundliche Zahlungserinnerung, häufig in Form eines Anrufs. Aber Achtung: Auch wenn ein Anruf als mündliche Mahnung zulässig ist, kann er im Streitfall vor Gericht schwer nachgewiesen werden! Du solltest daher immer dafür sorgen, dass du den Erhalt der Mahnung beim Kunden nachträglich beweisen kannst.

Ein säumiger Kunde kommt prinzipiell nach Ablauf der Zahlungsfrist in Verzug. Diese sollte stets bereits in der Rechnung als Zahlungsziel aufgeführt werden. Da die Zahlung der Handwerkerrechnung in den meisten Fällen nur unabsichtlich versäumt wird, lassen die meisten Unternehmen dem Kunden nach Ablauf der Frist eine freundlich formulierte Erinnerung zukommen, die erneut zur Zahlung innerhalb einer kürzeren Frist auffordert – üblich sind hier 14 Tage, für diese Frist gibt es allerdings keine gesetzliche Grundlage!

Oft ist es hilfreich, zusätzlich zu der Versendung der Zahlungserinnerung per Post oder E-Mail auch einen kurzen Anruf zu tätigen, um an die Forderung zu erinnern. Bei einem persönlichen Gespräch lassen sich etwaige Missverständnisse meist schnell klären und der Kunde geht dennoch mit einem guten Gefühl aus der Situation. Sollte es später zum Streitfall kommen, solltest du unbedingt dazu in der Lage sein, beweisen zu können, dass der Kunde die Mahnung auch erhalten hat. Ein Anruf allein kann unter Umständen nicht genügen.

Was muss eine Mahnung enthalten?

Nach Ausbleiben einer Zahlung werden vom Unternehmen üblicherweise drei Mahnungen an den säumigen Kunden versendet. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von drei Mahnstufen. Dabei ist es unerheblich, ob die Schreiben als Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung oder erste, zweite und dritte Mahnung bezeichnet werden. Rechtlich gesehen genügt jedoch bereits eine einzelne Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen!

Wichtig ist, dass Mahnschreiben immer das aktuelle Datum, das Datum der vorangegangenen Rechnung, die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum der Zahlung, den zu zahlenden Betrag und ein neues Zahlungsziel enthalten. Ob Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben werden, ist meist im Einzelfall zu entscheiden, sofern die Verzugszinsen nicht vorab vertraglich geregelt wurden.

Fristen, Mahngebühren und Verzugszinsen

Ob und welche neuen Zahlungsfristen in Mahnungen festgelegt werden, bleibt in erster Linie dem Unternehmen überlassen. Üblich sind 10 bis 14 Tage nach Ausstellung der ersten Erinnerung, 7 bis 10 Tage in der zweiten und 3 bis 5 Tage in der dritten und letzten Mahnung. In Zahlungsverzug gerät der Kunde jedoch immer bereits nach Ablauf der ersten Zahlungsfrist, unabhängig von weiteren Mahnfristen.

Ab der zweiten Mahnstufe sind sogenannte Mahngebühren zusätzlich zum ursprünglichen Betrag der Rechnung üblich. Mit dem zweiten Mahnschreiben können durch den Zahlungsverzug entstandene Kosten erhoben werden, sofern darauf in der ersten Mahnung hingewiesen wurde. Die Höhe der Mahngebühren beträgt in der Regel nur wenige Euro, da sie beispielsweise Materialkosten und Porto bei postalischer Zustellung, nicht aber Personalkosten oder Ähnliches abdecken dürfen.

Ab der dritten Mahnstufe werden meist sogenannte Verzugszinsen erhoben. Die Höhe der Verzugszinsen, die prinzipiell ab dem ersten Tag nach der Zahlungsfrist erhoben werden können, sind gesetzlich klar definiert:

• Die Höhe der Verzugszinsen kann vorab vertraglich geregelt werden.
• Bei Bauleistungen werden Verzugszinsen nach VOB/B geregelt.
• Ohne vertragliche Regelung werden Verzugszinsen nach dem gesetzlichen Zinssatz erhoben, demzufolge sie 5 % über dem Basiszinssatz liegen dürfen, aktuell also bei 6,27 % (Basiszinssatz vom 01.01.2026: 1,27 %).

In jedem Mahnverlauf sollte die außergerichtliche Einigung immer die angestrebte Lösung sein. Sofern der säumige Kunde mindestens eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung erhalten hat und dennoch nicht leistet oder von vornherein die Zahlung nicht leisten will, bleibt als letzter Ausweg jedoch oft nur das gerichtliche Mahnverfahren.

Hierfür muss vom Unternehmen zunächst ein Mahnantrag gestellt werden, der online über das gemeinsame Mahnportal der Mahngerichte der Bundesländer eingereicht werden kann. Du musst hierfür keinen Anwalt beauftragen, sondern kannst das gerichtliche Mahnverfahren problemlos selbst einleiten – das ist meist deutlich günstiger, als einen Anwalt zu beschäftigen. Du solltest allerdings auf die genaue Eingabe aller Daten achten, da der Antrag schon bei kleinen Fehlern und Unstimmigkeiten abgelehnt wird.

Im weiteren Verlauf wird dann ein Mahnbescheid erlassen, der dem Schuldner vom zuständigen Mahngericht zugestellt wird. Erhebt der Schuldner keinen Widerspruch gegen den Mahnbescheid und kommt der Zahlung dennoch nicht nach, folgt ein Vollstreckungsbescheid, aus dem, wenn nötig, direkt die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher erfolgen kann. Die Kosten trägt im Falle einer rechtmäßigen Forderung der Schuldner. Die Gerichtskosten betragen je nach Streitwert zwischen 40 und 210 €. Hast du zusätzlich einen Anwalt eingeschaltet, der sich für dich um das gerichtliche Verfahren kümmert, können die Kosten sehr viel höher ausfallen.

Prinzipiell solltest du erst einen Anwalt einschalten, wenn deine eigenen Handlungen und wiederholten Zahlungsaufforderungen keine Wirkung zeigen oder sich bereits ein Streitfall ankündigt. Es sei aber festgehalten, dass ein Anwalt bis zu einem tatsächlichen Streitfall nichts tut, was du nicht selbst erledigen kannst. Um ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, benötigst du keinen Anwalt.

Ein offizieller Brief vom Anwalt kann bei säumigen Kunden allerdings Wunder wirken. Um Zeit zu sparen, kannst du einen Anwalt direkt im Fall des Verzugs mit der Durchsetzung der Forderung beauftragen. Weitere Anschreiben und Forderungen übernimmt dann die Kanzlei und du kannst den Fall für dich erst einmal abhaken.

Wer trägt die Anwaltskosten?

Ist der Schuldner bereits in Verzug geraten, kannst du die Anwaltskosten als sogenannten Verzugsschaden geltend machen. Sofern du deine privaten Kunden also auf der Rechnung gesondert auf die Folgen der Nichtzahlung hingewiesen hast, kannst du sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist einen Anwalt beauftragen und der säumige Kunde trägt die Kosten.

Enthält die Rechnung diese Information nicht, solltest du im Mahnschreiben darauf hinweisen und erst danach einen Anwalt einschalten. Geschäftliche Schuldner geraten 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Leistung automatisch in Verzug und du kannst einen Anwalt mit dem weiteren Forderungsmanagement beauftragen. Ist der Kunde tatsächlich zahlungsunfähig, kann es jedoch passieren, dass du als Handwerksbetrieb auf den Kosten sitzen bleibst.

Statt einen Anwalt mit der Forderung zu beauftragen, kannst du dich auch an ein Inkasso-Büro wenden. Inkasso-Unternehmen sind in erster Linie auf Inkasso-Dienstleistungen, also die Einziehung von fälligen Geldforderungen, spezialisiert. Um ein Inkasso-Unternehmen aus deiner Umgebung mit einer Forderung zu beauftragen, nutze am besten die Registersuche des Bundesjustizamts.

Genau wie ein Anwalt spart dir ein Inkasso-Büro in erster Linie Zeit, da du dich nicht selbst um offene Zahlungen kümmern musst. Die Gebühren für das Inkasso-Büro trägt in aller Regel der Schuldner. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn der Schuldner vollständig zahlungsfähig ist. Besteht eine Zahlungsunfähig, wirst du höchstwahrscheinlich auf einen Teil der Forderung verzichten oder je nach vertraglicher Vereinbarung einige Gebühren selbst zahlen müssen.

Factoring: Forderungen verkaufen

Einige Inkasso-Büros bieten neben der Inkasso-Dienstleistung auch sogenanntes Factoring an oder arbeiten eng mit Factoring-Unternehmen zusammen. Factoring bedeutet, dass du die offene Forderung an ein Factoring-Unternehmen verkaufst und somit direkt an dein Geld kommst. Factoring kann verschiedene Formen annehmen – die vorteilhafteste für dich ist das Full-Service Factoring. Dabei wird der offene Betrag voll übernommen und du gerätst nicht in einen Liquiditätsengpass.

Die Kosten für die Dienstleistung des Factoring bestehen in der Regel aus Zinsen und einer Factoringgebühr. Diese sind vom Betrag der offenen Forderung abhängig, du kannst also damit rechnen, einige Prozent des offenen Betrags beim Factoring zu verlieren. Es sei noch erwähnt, dass Factoring in der Regel bei B2B-Geschäften, also Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, zum Einsatz kommt. Wenn du überwiegend Privatkunden hast, ist Factoring für dich eher weniger interessant.

Um dafür zu sorgen, dass es gar nicht erst zu ausbleibenden Zahlungen kommt, gibt es einige Punkte, die du beachten solltest. Generell kann festgehalten werden, dass versäumte Zahlungsfristen hin und wieder ganz normal und kein Grund zur Beunruhigung sind. Häufen sie sich jedoch, sollte zuerst der Prozess der Rechnungsstellung auf Herz und Nieren geprüft werden.

Saubere Rechnungsstellung

Eine saubere Rechnungsstellung ist der wichtigste Faktor, um pünktlich an seine Zahlungen zu kommen. Nach § 14 UStG muss eine Rechnung vollständig, nachvollziehbar und GoBD-konform sein.

Konkret bedeutet das, dass sie die Namen und Anschriften von Rechnungssteller und Empfänger der Rechnung, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, eine Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, eine detaillierte Leistungsbeschreibung und Nettobetrag, Steuersatz sowie Bruttobetrag enthalten muss. Füge außerdem eine Zahlungsfrist hinzu (z.B. 14 oder 30 Tage), um den Kunden direkt nach Ablauf dieser Frist in Verzug zu setzen.

Ein passendes Rechnungsprogramm speziell für Handwerker kann dich bei der sauberen Rechnungsstellung unterstützen und dir darüber hinaus eine Menge Zeit sparen, da damit Kalkulationen schnell vorgenommen und Dokumente mit wenigen Klicks erstellt werden können. Viele Programme, wie die Handwerkersoftware HERO, enthalten auch ein integriertes Mahnwesen, mit dem du dein Forderungsmanagement automatisiert abwickeln kannst.

Bonität des Kunden prüfen

Als Handwerker darfst du bei legitimen Vertragszwecken die Bonität von Kunden (auch Privatpersonen) vorab prüfen, also etwa, wenn der Kunde dich um ein Angebot gebeten hat. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du vorab das Einverständnis des Kunden für eine Bonitätsprüfung einholst. Anbieter wie die SCHUFA, Creditreform, CRIF oder Boniversum ermöglichen es dir, mehr über die Zahlungsfähigkeit des potenziellen Kunden zu erfahren. Gleiches gilt für Einträge in Schuldnerverzeichnissen bei Landgerichten. Insolvenzverfahren sind dagegen jederzeit öffentlich einsehbar und können im Internet überprüft werden.

Sofortzahlung bei Abnahme

Eine im Handwerk bisher noch wenig verbreitete Möglichkeit, um Zahlungsausfälle zu verhindern, ist die Sofortzahlung, direkt bei der Abnahme des Werks. Dies ist über mobile Kartenzahlung oder andere digitale Zahlungsmethoden möglich. Selbstverständlich kann eine Sofortzahlung nicht bei jedem Auftrag zum Einsatz kommen – etwa, wenn der Kunde die Renovierung eines Dachstuhls für mehrere zehntausend Euro in Auftrag gegeben hat.

Insbesondere für das Handwerk hat die Sofortzahlung, wie sie im Einzelhandel bereits seit jeher üblich ist, zahlreiche Vorteile. Zum einen verbessert sie die Liquidität des Betriebs, da keine Wartezeit entsteht. Zum anderen ist sie auch für den Kunden vorteilhaft, da dieser die Zahlung direkt vornehmen und sozusagen sofort abhaken kann. Die Ausstellung einer korrekten Rechnung ist dabei jedoch dennoch nötig.

Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht sofort zahlt, solltest du nicht verzweifeln. Häufig sind es alltägliche Gründe, die dazu führen, dass die Rechnung übersehen und das Zahlungsziel versäumt wurde. Achte bei der Rechnungsstellung immer auf korrekte Angaben und setze nach Möglichkeit eine ausreichende, aber bestimmte Frist. Überschreiten Kund*innen das Zahlungsziel, lass ihnen eine schriftliche Mahnung zukommen, gegebenenfalls in Kombination mit einem Anruf.

Bleibt die Zahlung auch nach der Mahnung aus, kannst du entweder selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten und auf die Vollstreckung durch den Gerichtsvollzieher warten oder du beauftragst ein Inkasso-Büro bzw. einen Anwalt mit dem weiteren Forderungsmanagement. In der Regel wird der offizielle Weg säumige Kunden dazu bewegen, die Zahlung zu leisten.