Der folgende Ablauf ist die Reihenfolge, in der die Arbeit im Betrieb tatsächlich anfällt. Bei jedem Schritt steht, was Handarbeit bleibt und was ein gepflegtes System trägt.
1. Anfrage aufnehmen und qualifizieren
Am Anfang steht selten ein Leistungsverzeichnis, sondern ein Anruf, eine WhatsApp-Nachricht oder eine E-Mail mit drei Zeilen. Dein erster Handgriff ist deshalb kein kaufmännischer, sondern ein handwerklicher: klären, was genau gewünscht ist, in welchem Objekt, bis wann, und ob der Auftrag zu deinem Handwerksbetrieb passt. Wichtig: Halte die Anfrage samt Kontakt, Objektadresse und Zusagen an einem Ort fest.
Ein Teil dieses Angebots-Prozesses lässt sich inzwischen mit KI-Unterstützung erledigen. HERO Voice, der Telefonassistent in HERO, nimmt Anrufe an, qualifiziert das Anliegen und überführt alle relevanten Infos in deinen Workflow – samt Kontaktzuordnung und Rückruf-Aufgabe. Bei einem Neukunden landen Name, Anliegen und Kontaktdaten als Anrufeintrag mit Transkript im System, und jemand aus dem Team bekommt die Aufgabe, dranzubleiben. Die eine Frage, auf die es in diesem Schritt ankommt, entscheidet der Assistent nicht für dich: ob du den Auftrag überhaupt willst.
2. Aufmaß nehmen/Mengen bestimmen
Ohne Mengen keine Kalkulation. Beim Aufmaß entstehen die Zahlen, auf denen jede Position später steht, und hier entstehen auch die teuersten Fehler: eine falsch notierte Länge oder Menge zieht sich durch Material, Lohn und Preis.
Ein Aufmaß, das direkt an der Position hängt, bleibt nachvollziehbar. In HERO erfasst du es als eigenes Dokument oder legst es an der einzelnen Angebotsposition ab – auch mobil auf der Baustelle. Die Mengen sind damit später prüfbar, statt auf einem Zettel im Transporter, in der Werkzeugkiste oder der Tasche des Blaumanns zu liegen. Wie das Aufmaß in der App funktioniert, zeigt die Aufmaß-App.
3. Positionen zusammenstellen
Dies ist der Schritt der Angebotserstellung, der – nicht nur im Handwerk – die meiste Zeit frisst und die größte Hebelwirkung hat. Aus deinen Mengen werden konkrete Positionen: Artikel, Leistungen, Zwischenüberschriften, alternative und optionale Posten. Wer das jedes Mal aus dem Kopf oder aus einem alten Angebot zusammensucht, arbeitet doppelt und riskiert veraltete Preise.
Gepflegte Stammdaten in einer Handwerkersoftware wie HERO lösen genau das. Artikel und Leistungen liegen mit Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis im Artikelstamm, und du ziehst sie über die Suche direkt per Drag & Drop ins Dokument. Datanorm-Artikel deiner Lieferanten kommen per Import dazu, statt abgetippt zu werden. Angebote lassen sich mit Titeln gliedern und Positionen als Alternativ-, Bedarfs- oder Pauschalposition kennzeichnen, sodass auf einen Blick erkennbar ist, was Option ist und was Grundlage.
Hier setzt die KI im System an. HERO Command ist die KI-Funktion in HERO, mit der du Aufgaben per Anweisung ausführen lässt, direkt in deinen Projekten und Dokumenten. Ein konkretes Beispiel: Du gibst HERO Command ganz einfach per Text- oder Spracheingabe die Anweisung „Erstelle für Familie Weber ein Angebot für eine bodengleiche Dusche inklusive Demontage, Material und Montage.“ HERO Command greift dabei auf die in HERO hinterlegten Artikel, Leistungen und Verkaufspreise zurück und erstellt daraus einen gegliederten Angebotsentwurf. Du prüfst anschließend Positionen, Mengen und Preise und gibst das Dokument selbst frei. Mehr zu Funktionsweise und Anwendungsfällen erfährst du hier: KI-Angebotserstellung mit HERO Command.
4. Kalkulieren
An dieser Stelle entsteht der Preis. Material, Lohn, Maschinen- und Gemeinkosten gehen in die Position ein, dazu dein individueller Aufschlag. Der Fehler, der hier am meisten kostet, ist selten ein Rechenfehler, sondern ein veralteter Preisstand: Du kalkulierst mit den Einkaufspreisen von letztem Jahr und merkst es erst in der Nachkalkulation.
Kennt dein Artikelstamm die Einkaufspreise, siehst du den Aufschlag je Position und je Dokument, statt ihn zu schätzen. Lohn- und Maschinenkosten lassen sich getrennt führen, Datanorm-Preise bekommen ihre eigenen Zuschläge. Und ändert ein Lieferant seine Preise, aktualisierst du den Artikelstamm und überträgst die Änderung in deine offenen Dokumente.
5. Angebotstext formulieren
Zwischen den Positionen steht Fließtext: ein Einleitungstext, der Bezug auf das Gespräch nimmt, Hinweise zu Ausführung und Mitwirkungspflichten der Kundenseite, ein Schlusstext. Dieser Teil entscheidet mit, ob dein Angebot wie ein Preiszettel wirkt oder wie die Arbeit eines Handwerksbetriebs, der weiß, was er tut.
Zweimal geschrieben werden muss dieser Text nicht. Textbausteine und Angebotsvorlagen halten die Formulierungen fest, die sich bei dir bewährt haben, und ein fertiges Angebot lässt sich selbst als Vorlage sichern. Was maximal bleibt, ist der individuelle Satz zum konkreten Objekt.
6. Prüfen
Vor dem Versand wird das Dokument einmal komplett geprüft: Stimmen Mengen und Einheiten, sind die Preise aktuell, ist die Bindefrist gesetzt, passt die Umsatzsteuer, sind Alternativpositionen als solche erkennbar? Bei langen, in Titel gegliederten Angeboten lassen sich Zwischensummen anzeigen, was das Gegenlesen erleichtert.
Tipp: Prüfe auch, was nach außen gehen soll. Einzelpreise lassen sich in der Darstellung ausblenden, wenn sie im Kundendokument nichts zu suchen haben. Diese Entscheidung triffst du bewusst, nicht versehentlich.
7. Versenden
Das Angebot geht als PDF an die Kundin oder den Kunden – im Idealfall am selben Tag wie das Aufmaß. Verschickst du es mit HERO direkt aus dem Projekt, wird der Versand automatisch als Eintrag im Logbuch festgehalten, mit Zeitstempel und Empfänger. So entsteht eine chronologische Kommunikationshistorie, in die auch dein Team schauen kann.
Eine Einschränkung solltest du dabei kennen: Antworten deine Kund*innen per Mail, landet die Nachricht in deinem externen Postfach und wird nicht automatisch dem Projekt zugeordnet. Wer die Historie vollständig halten will, legt den Inhalt als manuellen Logbuch-Eintrag ab und antwortet wieder aus dem Projekt heraus, weil dieser Versand dann erneut automatisch protokolliert wird.
8. Nachfassen
Angebote, die niemand nachverfolgt, bleiben offen, bis sie niemand mehr braucht. Eine Badsanierung oder ein Heizungstausch entscheidet sich selten am Tag nach dem Versand: Dort hängt die Zusage an Terminen, an der Finanzierung und oft noch an einem zweiten Angebot.
Eine gängige Empfehlung ist deshalb ein dreistufiges Vorgehen: nach etwa drei Tagen ein kurzer Anruf, ob das Angebot angekommen ist, nach einer Woche eine E-Mail mit einer konkreten Frage nach offenen Punkten, nach zwei Wochen ein letzter Kontaktversuch. Danach schließt du die Akte, statt sie offen mitzuschleppen.
Damit das nicht im Kopf oder auf einem Zettel hängt, bekommt jedes Angebot in HERO einen Dokumentenstatus, zum Beispiel „erstellt“, „angenommen“, „abgelehnt“ oder „erneut versendet“. Die Liste der versendeten, offenen Angebote zeigt dir auf einen Blick, wo du dranbleiben musst. Kommt die Zusage, setzt du den Status auf „angenommen“ und aus dem Angebot wird mit wenigen Klicks die Auftragsbestätigung und später die Rechnung, ohne dass die Positionen neu entstehen müssen. Ob du nach dem dritten Kontaktversuch weiterbohrst oder das Projekt schließt, entscheidest du.