Angebot erstellen im Handwerk - Zeit sparen mit Software

Anna Schwirten 24.07.2020

Wie viel Zeit sollten Handwerker für das Erstellen von Angeboten einplanen? Deutsche Betriebe investieren jedes Jahr einen großen Arbeitsaufwand in die Erstellung von Kostenvoranschlägen. Wie Software dabei helfen kann den Aufwand zu reduzieren, erfahren Sie - anhand konkreter Zahlen aus der Praxis - im Folgenden.

Bild: Ein Handwerker erstellt ein digitales Angebot
Mit einer Software erstellen Sie Angebote direkt auf dem Smartphone © Clay banks / unsplash.com

Inhalt

Angebote sind wichtig für die Auftragsvergabe

Im Rahmen eines Angebots wird dem Kunden ein konkreter, aber unverbindlicher, Vorschlag zu einer möglichen Dienstleistung gemacht. So ist es kaum verwunderlich, dass das Angebot bei der Auftragsvergabe eine zentrale Rolle spielt. Hier gilt: Je schneller Sie Angebote erstellen, desto mehr Angebote können Sie an potenzielle Kunden verteilen und auf diese Weise mehr Aufträge erhalten.

Bei der Angebots-Erstellung geht es aber nicht nur darum den Zeitaufwand zu minimieren. Gleichzeitig sollten auch gewisse Qualitätsstandards eingehalten werden, damit das Angebot keinen unseriösen Eindruck erweckt. Durch den Einsatz von praktischer Branchen-Software kann der Zeitaufwand deutlich verringert werden, während alle Angebote einen hochwertigen Eindruck vermitteln. So können Sie schnell mehrere Angebote erstellen und Ihre Chance auf einen Auftrag maximieren.

Wie lange dauert die Angebots-Erstellung?

Die benötigte Zeit für eine Angebots-Erstellung im Handwerk hängt nicht nur von dem Umfang des Auftrags ab. Auch die Art und Weise auf die ein Angebot erstellt wird, trägt maßgeblich dazu bei, wie lange der Prozess dauert. Damit Sie sich einen besseren Überblick verschaffen können, haben wir die gängigsten Methoden zur Erstellung von Kostenvoranschlägen zusammengefasst und mit konkreten Zahlen aus der Praxis ergänzt.

Bild: Angebot annehmen per Handschlag
Die Art und Weise der Angebots-Erstellung kann ausschlaggebend sein © Chris Liverani / unsplash.com CC0

Händisches Angebot

Die klassische Methode des händisch erstellten Angebots ist vermutlicherweise die zeitintensivste und fehleranfälligste Art der Angebots-Erstellung. Schließlich müssen Handwerker hier alle Daten individuell erfassen und zu einem Angebot bündeln. Für einen solchen Kostenvoranschlag sollten durchaus 2 bis 4 Stunden eingeplant werden. Der Kunde wartet daher im Normalfall 2 bis 4 Wochen auf sein Angebot. Durch den Einsatz von Vorlagen und standardisierten Produktkatalogen kann der Prozess nur bedingt verkürzt werden.

Angebot per Software ohne Stammdaten

Bei einer Software zur Angebots-Erstellung profitieren Sie durch verschiedene digitale Vorteile. Mit fertigen Angebots-Vorlagen, welche lediglich um die individuellen Auftragsdaten ergänzt werden müssen, sinkt die Fehleranfälligkeit und alle Angebote haben ein einheitliches und hochwertiges Aussehen. Viele Softwares ermöglichen mit Features wie Drag and Drop außerdem einen noch leichteren Erstellungsprozess. Mit passender Software benötigt die Angebots-Erstellung im Schnitt nur noch 1 bis 3 Stunden.

Angebot per Software mit Schnittstelle und Stammdaten

Durch den Einsatz von Stammdaten kann der Prozess der Angebots-Erstellung in einer Software noch einmal effizienter gestaltet werden. Informationen über Stammkunden, Preise und Dienstleistungen sind bereits abgespeichert und können ganz einfach in die Angebotsvorlage eingefügt werden. Hier wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Fehlerquote noch einmal verringert. Die Software übernimmt fast alle Schritte, sodass die Angebots-Erstellung ohne großes Vorwissen durchgeführt werden kann. Hier werden pro Kostenvoranschlag nur noch eine halbe bis 2 Stunden benötigt.

Art der Angebotserstellung Zeitlicher Aufwand
Händisches Angebot ohne Software 2 bis 4 Stunden
Angebot per Software ohne Stammdaten 1 bis 3 Stunden
Angebot per Software mit Schnittstelle und Stammdaten 30 Minuten bis 2 Stunden

Software-Schnittstellen für schnellere Angebote

Mit Software-Schnittstellen gelangen Sie noch schneller zum fertigen Angebot. Diverse Features können moderne Angebots-Softwares ergänzen, sodass sich z. B. per Datanorm oder IDS-Connect Produktstammdaten von Großhändlern nahtlos in die Software integrieren lassen. Außerdem können Handwerker über die Software direkt die Preise für verschiedene Produkte vom Lieferanten abrufen. Dadurch wird der Prozess der Angebots-Erstellung noch zeitsparender gestaltet und die Software wird zum wahren Multi-Tool.

Bild: Handwerker stellen Produkt für Lieferanten her
Zeit sparen bei der Angebotserstellung und für anderes nutzen © anniegray / unsplash.com CC0

Gültigkeit von Handwerker-Angeboten

Handwerker-Angebote sind für den Kunden in der Regel unverbindlich. Aber wie sieht es mit der Gültigkeit eines Angebots für den Betrieb selber aus? Grundsätzlich ist ein Handwerker an die, im Angebot vereinbarten, Dienstleistungen und Preise gebunden. Diese Verbindlichkeit ist jedoch zeitlich begrenzt und kann im Vorhinein selber festgelegt werden. Das bedeutet, Sie als Handwerksbetrieb legen selbst fest, wie lange das Angebot gültig ist. Die meisten Handwerker-Angebote haben eine Gültigkeit von 1 bis 2 Monaten. Da die Gültigkeit eines Angebots also im Normalfall für einige Wochen besteht, sollte sichergestellt werden, dass das Angebot fehlerfrei ist.

Bild: Zeit einsparen im Handwerk
Investieren Sie nicht zu viel Zeit in die Erstellung von Angeboten © Jon Tyson / unsplash.com CC0

Was tun bei Angebots-Sammlern?

Ein Angebot zu schreiben kostet Zeit und Geld. Deshalb ist es besonders ärgerlich, wenn Sie den ganzen Tag Angebote erstellen und einige Kunden sich nicht einmal zurückmelden. Doch was können Handwerker gegen Angebots-Sammler unternehmen?

Die Antwort ist: Eigentlich nicht viel. Gerade deshalb ist es wichtig die Angebote möglichst zeitsparend erstellen zu können. So verursachen Angebots-Sammler keinen erheblichen Schaden, während Sie Ihre Chance auf einen neuen Auftrag maximieren.

Aufwandsentschädigung für Angebot

Gerade bei umfangreichen Angeboten, welche mehr Planungs- und Zeitaufwand bedeuten, ist es keine Schande eine kleine Aufwandsentschädigung zu verlangen. Hier können Handwerker sich z. B. prozentual an dem Angebotswert orientieren. Mit 1 bis 2 Prozent verlangen Sie definitiv nicht zu viel. Natürlich kann man im Vorhinein auch offen kommunizieren, dass die Pauschale bei einer Durchführung des Auftrags verrechnet wird und für den Kunden so kein finanzieller Nachteil entsteht.

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Bild: Sonepar Deutschland nutzt die HERO Handwerkersoftware

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In Zusammenarbeit mit Sonepar ist die Cloud Software Sonepar HERO entwickelt worden. Speziell fürs Elektrohandwerk inkl. Schnittstelle zu Sonepars Artikelstamm.

Bild: Das Unternehmen Buderus setzt auf die HERO Handwerkersoftware

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Unsere Plattform ermöglicht dem Unternehmen Bosch Thermotechnik GmbH unter der Marke Buderus eine lückenlose Kommunikation über seine Partner, bis hin zu Endkunden.

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CKW

In Kooperation mit der CKW haben wir das Portal energieheld.ch geschaffen. Kunden und Projekte werden dabei unkompliziert mit dem HERO System verwaltet.

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