Auftragsbestätigung im Handwerk

Heute bestätigt, morgen umgesetzt.

Bist du auf der Suche nach einer unkomplizierten Möglichkeit, um Auftragsbestätigungen zu schreiben? Mit der HERO Handwerkersoftware erstellst du Auftragsbestätigungen über Vorlagen oder einfach auf Basis eines Angebots. Alles Wichtige zum Thema Auftragsbestätigung inkl. kostenlosem Muster-Download findest du hier.

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Auftragsbestätigung schreiben per Software

Eine Auftragsbestätigung schafft Klarheit, wenn es um Art und Umfang einer Leistung oder Lieferung geht. Sowohl für den Auftragnehmer als auch den Auftraggeber ist sie rechtlich bindend und sozusagen das Bindeglied zwischen Angebot und Rechnung. Mit der HERO Software für Handwerker erstellst du Auftragsbestätigungen einfach in einer Cloud-Software und kannst sie deinen Kunden direkt per Mail schicken. Das spart Zeit, sorgt für eine optimale Kommunikation und verhindert Missverständnisse.

HERO wurde speziell für Handwerker entwickelt und bildet den gesamten Prozess eines Auftrags vom Angebot bis zur Rechnung in einer einzigen Software ab. Einmal erfasste Kundendaten gehen in der Cloud-Software nie wieder verloren. Im integrierten Kalkulationsprogramm kalkulierst du Angebote in Rekordzeit und kannst auf Basis des Angebots mit wenigen Klicks passende Auftragsbestätigungen erstellen. Probier HERO jetzt kostenlos aus!

Aufträge bestätigen leicht gemacht

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Das sagen unsere Kunden

„Mit der HERO App mobile Unterschriften einholen ist klasse! Schneller und einfacher kann man sich einen Auftrag nicht bestätigen lassen.“

Michael Müller - Erft-Elektro

„Mit dem Projektassistenten weiß ich immer, was als nächstes bei einem Auftrag ansteht. So geht nichts verloren.“

Jürgen Koch - Jürgen Koch GmbH

„Die Zeiten von Word und Excel sind vorbei. HERO hat meine Auftragsabwicklung auf ein neues Niveau gehoben!“

Stephen Zintl - Schreinerei Zintl GbR

„Im Konfigurator von HERO kann ich Dokumente flexibel gestalten und nach meinen Wünschen anpassen.“

Guido Ockenfeld - ocktec Elektro

Bild: Auftragsbestätigungen direkt in der App unterschreiben lassen! — Auftragsbestätigung auf Basis eines Angebots: Mit HERO kein Problem!

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung entsteht in der Regel auf Basis eines Angebots. Hat ein Kunde ein Angebot angenommen und die Lieferung oder Leistung soll entsprechend des Angebots erfolgen, stellt die Auftragsbestätigung nur eine Formalie dar. Wirklich relevant wird die Auftragsbestätigung, wenn sie vom ursprünglichen Angebot abweicht. Hat der Auftraggeber also Änderungswünsche, nimmt das Angebot verspätet an, oder handelt es sich um ein freibleibendes Angebot, ist das Verschicken einer Bestätigung zu empfehlen.

Welchen Unterschied gibt es aber nun zwischen Auftragsbestätigung, Angebot und Rechnung? Die Norm DIN 69905 definiert die „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“. Rechtlich besteht der Unterschied darin, dass durch die Auftragsbestätigung ein Vertrag zustande kommt, da der Auftrag bestätigt und dementsprechend angenommen wird. Die Auftragsbestätigung kann zudem auch als Rechnung dienen, muss dann aber auch explizit als solche gekennzeichnet werden!

Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?

Ja, eine Auftragsbestätigung ist rechtlich bindend. Mit Ausstellung der Auftragsbestätigung kommt bereits der Vertrag zwischen Dienstleister und Auftraggeber zustande. Obwohl es keine eigentliche Pflicht zur Ausstellung einer Auftragsbestätigung gibt, ist diese häufig üblich, um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen – besonders, wenn der Kunde Änderungswünsche am Angebot hat.

Die Bestätigung eines Auftrags kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen, empfehlenswert ist jedoch in der Regel eine schriftliche Vereinbarung inkl. Unterschrift des Kunden. Damit sicherst du dich vor allem als ausführender Handwerker ab und hast ein Beweismittel, sollte es im Nachhinein zum Streitfall kommen. In der praktischen HERO App zu unserer Handwerkersoftware kannst du übrigens Unterschriften digital direkt beim Kunden vor Ort einholen – einfach mit dem Finger auf Smartphone oder Tablet!

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Bild: Dokumentenmanagement in der Hero Software — Der Inhalt der Auftragsbestätigung hängt vom Angebot ab.

Auftragsbestätigung Vorlage: Der Inhalt

Aus dem Inhalt der Auftragsbestätigung sollte klar hervorgehen, welches Unternehmen eine möglichst genau beschriebene Leistung oder Lieferung für bzw. an welchen Kunden zu welchem Zeitpunkt und zu welchen Konditionen erbringt. Zu den unverzichtbaren Informationen, die auf eine Auftragsbestätigung gehören, zählen die Anschriften der Beteiligten, das aktuelle Datum, die Beschreibung der Leistung bzw. Menge der Waren, die Auftrags- oder Kundennummer, der Preis inkl. Umsatzsteuer, die Zahlungsbedingungen und die Lieferzeit oder der Termin der Leistungserbringung.

Bei Bestellungen bzw. Lieferungen kann außerdem der Eigentumsvorbehalt im Dokument festgehalten werden. Teilweise wird außerdem der Gerichtsstand angegeben, der im Streitfall gilt. Hier genügt jedoch auch ein Hinweis auf die AGB, zwingend erforderlich ist die Angabe des Gerichtsstands auf dem Dokument nicht.

Eine praktische Vorlage für eine Muster-Auftragsbestätigung auf Basis eines fiktiven Angebots kannst du hier herunterladen.* Vorlagen wie diese kannst du in HERO übrigens selbst erstellen und nach deinen Wünschen designen und strukturieren. Probier es jetzt kostenlos aus!

*Die Vorlagen dienen lediglich der Orientierung. Von einer ungeprüften Verwendung ohne vorherige Anpassung wird abgeraten.

Bild: Mit den Textbausteinen deine Auftragsbestätigung gestalten wie du willst. — Mit HERO jede Art von Dokument schnell per Vorlage erstellen!

Angebote schreiben und kalkulieren

Im Laufe eines Projektes verbringst du als Handwerker viel Zeit damit, Dokumente zu erstellen. Mit HERO sparst du dir die Mühe, jede Information einzeln eintragen zu müssen. Kundendaten wie Adresse und Telefonnummer werden in Angebotsdokumenten automatisch übernommen. Dem Angebot wird außerdem automatisch eine Nummer zugeordnet, sodass du sie auch später noch leicht wiederfinden kannst.

Auch die Kalkulation von Angeboten dauert dank der Drag & Drop-Funktion von Artikeln und Leistungen nur wenige Minuten. Einmal erstellt, kannst du auf Basis des Angebots auch jegliche weitere Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen erstellen. Dasselbe funktioniert übrigens auch mit Aufmaßdokumenten! Alle Schriftstücke werden selbstverständlich im eigenen Design deines Handwerksbetriebs erstellt. Probiere HERO jetzt kostenlos aus und überzeuge dich selbst!