Außendienst Software für Handwerker

Umfasst der Vor-Ort-Termin oder die Umsetzung eines Auftrags mehrere Arbeitsschritte, oder fallen oft wiederkehrende Aufgaben bei Kunden an, können in der Software Checklisten für die Techniker im Außendienst erstellt werden. Diese helfen dabei, Aufträge richtig zu koordinieren und können auch dabei helfen, die zukünftige Einsatzplanung zu optimieren.

Aber auch neue Mitarbeiter können mit Hilfe solcher Checkliste schneller in Prozesse eingearbeitet werden. Checklisten können in HERO übrigens nicht nur für Aufgaben im Außendienst angelegt werden, sondern auch die gesamte Auftragsabwicklung begleitend unterstützen. Dadurch minimiert sich das Risiko, dass während der Arbeit wichtige Schritte übersehen werden oder Aufgaben liegen bleiben.

Verwaltung von Wartungen und Wartungsverträgen

Die Verbesserung der Verwaltung von Wartungen und Wartungsverträgen ist mit HERO ganz einfach möglich. Neben Laufzeit und Intervall der Wartung von Anlagen und Systemen kann eine Erinnerung eingestellt werden. Je nach Wunsch erstellt die Software zum ausgewählten Termin dann automatisch ein neues Projekt oder einen neuen Auftrag und teilt die Aufgabe dem ausgewählten Mitarbeiter zu.

Du kannst auch einen Zeitpunkt vor der Fälligkeit der Wartung auswählen, um dich von der Software daran erinnern zu lassen. Dem Kunden kannst du dann direkt aus der Software heraus eine E-Mail mit einem Terminvorschlag schicken oder ihn direkt anrufen und die Absprache in Projekt oder Auftrag hinterlegen. Der erstellte Wartungsvertrag oder andere vorbereitete Dokumente kannst du außerdem einfach anhängen, sodass auch die Dokumentation der Wartungshistorie von Anlagen und Systemen problemlos erfolgen kann.

Zu den größten Vorteilen des digitalen Außendienstmanagements gehört ein vollumfänglicher und übersichtlicher Blick über sämtliche Ressourcen des Betriebs. Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge können in HERO als Ressource hinterlegt werden. Über die digitale Plantafel haben Geschäftsführer oder Disponenten dann immer sofort einen Überblick darüber, wer wann für welche Tätigkeit verfügbar ist und können die Einsatzplanung über ein zentrales System vornehmen.

Wird ein Termin eingestellt, erhalten Mitarbeiter sofort eine Benachrichtigung über die App. So können beispielsweise auch leichter kleine Aufträge und Dienstleistungen angenommen und verteilt werden, ohne dass Mitarbeiter für eine erneute Planung extra ins Büro zurückkommen müssen. Selbstverständlich werden auch Abwesenheiten wie Krankheit und Urlaubstage über die Software gemanagt und sind sofort nach Genehmigung für alle wichtigen Mitarbeiter einsehbar.

Höhere Kundenzufriedenheit

Außendienstmitarbeiter tragen während ihres Serviceeinsatzes maßgeblich zur Zufriedenheit der Kunden bei. Das gelingt am besten, wenn sie mit allen Informationen und Tools ausgestattet sind und in erster Linie ihr Handwerk erledigen können. Eine Software für das Außendienstmanagement setzt genau dort an, indem schon bei der Kundenanfrage alle relevanten Infos ins System übertragen werden. Dies kann zu einer schnelleren Reaktionszeit beitragen, da sofort ersichtlich ist, wann der Auftrag eingeplant werden kann.

Die Servicetechniker kommen also bestmöglich vorbereitet beim Kunden an, können schnell die Reparatur oder Installation erledigen und bei Rückfragen in Echtzeit mit dem Büro kommunizieren. Da auch die beste Planung nicht immer alle Komplikationen verhindern kann, können Mitarbeiter bei unerwarteten Änderungen diese im Servicebericht eintragen und dank des mobilen Dokumentenmanagements auch sofort Änderungen an der Rechnung vornehmen und sie dem Kunden vorlegen. Das steigert auf lange Sicht die Kundenzufriedenheit und sorgt für eine nachhaltige Kundenbindung.

Betriebskosten senken

Wie hoch die Ersparnis der Betriebskosten sein kann, die mit der Einführung einer Field Management Software einhergehen, ist schwer zu beziffern. Die Funktionen der HERO Software helfen dir jedoch dabei, Auswertungen deiner Projekte regelmäßig zu überprüfen und daraus entsprechende Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten. So kannst du mithilfe der Projekt- und Auftragskarte eine Routenoptimierung für wiederkehrende Aufträge und Dienstleistungen vornehmen.

Neben den Daten zu sämtlichen anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Projekten hast du auch einen perfekten Überblick über deinen Artikelstamm und kannst einen Soll-Ist-Vergleich auf Auftragsebene durchführen, um zukünftig Kosten zu senken und deine Preise entsprechend anzupassen. So stellst du dein Unternehmen mit einer FSM-Lösung gewinnorientiert auf und profitierst von vielen weiteren Funktionen, die den Alltag in deinem Handwerksbetrieb erleichtern.