Dokumente managen mit HERO

Dokumentenmanagement ist im Handwerk ein wichtiges Thema. Einige Dokumente sollen nur archiviert werden, andere werden hingegen regelmäßig benötigt. Wir zeigen Ihnen, wie Handwerker von der digitalen Dokumentenverwaltung von HERO profitieren können.

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Bild: Die HERO Pro App in der Übersicht

Inhalt

Bild: HERO Software umfassendes Dokumentenmanagement

Umfassendes Dokumentenmanagement

Herkömmlich denkt man eher unter dem Begriff „Archivierung“ an dieses Thema, aber Dokumentenverwaltung oder Dokumentenmanagement beschreiben diesen Aufgabenbereich eigentlich besser, weil viele wichtige Dokumente im Handwerk eben häufiger benötigt werden und nicht in einem Archiv verstauben sollen.

Mit der HERO Software können Handwerker alle Dokumente im Tagesgeschäft blitzschnell digital anfertigen, archivieren und dann auch wiederfinden. Wichtig sind dafür besonders zwei Dinge: Zum einen werden alle Dokumente, Nachrichten und Bilder immer schon passend zum entsprechenden Kunden oder Projekt gespeichert. Zum anderen wird ein ausgeklügelter Suchalgorithmus angewendet, der selbst einzelne Buchstabenkombinationen in Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen wiederfindet.

Bild: HERO Handwerkersoftware Dokumente mobil managen

Ergänzung durch mobile Dokumente

Das zentrale Feature Dokumentenmanagement wird durch die mobile Dokumentenerstellung in der HERO App ergänzt, damit Handwerker auch auf der Baustelle immer alle wichtigen Dokumente im Blick haben. Neben dem schnellen Wiederfinden ist besonders die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen auf mobilen Endgeräten sehr praktisch.

Mit Drag & Drop können Handwerker ein umfassendes PDF in nur wenigen Schritten erstellen. Die dafür notwendigen Bausteine und Artikelstammdaten können im Büro am Computer vorbereitet werden, um dann vor Ort beim Kunden schneller arbeiten zu können. Mit der Cloud-Technologie bleiben alle Stammdaten immer aktuell. Bei Bedarf können Sie zudem automatisierte Schnittstellen zu einem Großhändler Ihrer Wahl nutzen und alle Daten via GoBD-konformer Software direkt an die Buchhaltung übertragen.

Bild: Hero Software kostenlos testen

Dokumente verwalten mit HERO Software

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Bild: HERO Dokumente schnell wiederfinden

Digitale Archivierung mit starker Suchfunktion

Wie bereits angesprochen, gehört zu einer guten Archivierung auch das schnelle Wiederfinden der gewünschten Dokumente. Bei einer digitalen Archivierung wie in unserer Handwerkersoftware funktioniert das natürlich noch ein gutes Stück schneller.

Bei laufenden Projekten werden alle neuen Dateien oder Dokumente immer passend zum jeweiligen Kunden abgelegt. Wer selbiges Projekt also später einmal aufruft, sieht wie in einem klassischen CRM-System alle bisherigen Interaktionen und Dokumente in einer praktischen Übersicht.

In der allgemeinen Suche kann unser digitales Handwerker-Archiv jedoch ebenfalls mit ganz einfach Eingaben durchsucht werden. Es genügen einzelne Buchstaben eines Namens, Ziffernkombinationen, Satzfragmente und Anschriften oder Telefonnummern bzw. Teile davon, um die dazugehörigen Dokumente zu finden und gegebenfalls zu exportieren.

Weitere Features

Mobile Dokumentenerstellung mit Unterschrift in der HERO App

Dokumente

Dokumente mobil auf Smartphone oder Tablet erstellen

HERO Handwerkersoftware für die vorbereitende Buchhaltung

Buchhaltung

Buchhaltung digital vorbereiten - inkl. DATEV-Schnittstelle

Vorlagen und Templates in der HERO Handwerkersoftware

Vorlagen

Viel wertvolle Zeit bei Dokumenten und Emails sparen

HERO Handwerkersoftware Feature-Übersicht

Übersicht

Alle Features der HERO Software
auf einen Blick

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist GoBD konform

GoBD konform

Sämtliche Korrespondenzen und Dokumente werden GoBD konform archiviert, sodass eine detaillierte Analyse jederzeit möglich ist.

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist Teil des Techboost von der Telekom

Made in Germany

Das Hosting unserer Software findet über die Open Telekom Cloud statt. Die Weiterentwicklung und der Support sind ebenfalls in Deutschland lokalisiert.

Bild: Die HERO Handwerkersoftware ist mit der SSL Verschlüsselung geschützt

Sichere Datenübertragung

Höchste Sicherheitsstandards sind uns ein Bedürfnis, daher werden Datenübertragungen über sichere SSL-Zertifikate geschützt.

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