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Dokumente im Handwerk managen

Dokumentenmanagement ist auch im Handwerk ein wichtiges Thema, nicht erst seit gestern. Einige Dokumente sollen nur archiviert werden, andere werden hingegen regelmäßig benötigt - in beiden Fällen will man selbstverständlich nicht viel Zeit mit der Suche verbringen. Wir zeigen Ihnen, wie Handwerker von der digitalen Dokumentenverwaltung in der HERO Software profitieren können.

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Inhalt

Bild: HERO Software umfassendes Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement in der HERO Handwerkersoftware lässt keine Wünsche offen

Umfassendes Dokumentenmanagement

Herkömmlich denkt man eher unter dem Begriff „Archivierung“ an dieses Thema, aber Dokumentenverwaltung oder Dokumentenmanagement beschreiben diesen Aufgabenbereich eigentlich besser, weil viele wichtige Dokumente im Handwerk eben häufiger benötigt werden und nicht in einem Archiv verstauben sollen.

Mit der HERO Software können Handwerker alle Dokumente im Tagesgeschäft blitzschnell digital anfertigen, archivieren und dann auch wiederfinden. Wichtig sind dafür besonders zwei Dinge: Zum einen werden alle Dokumente, Nachrichten und Bilder immer schon passend zum entsprechenden Kunden oder Projekt gespeichert. Zum anderen wird ein ausgeklügelter Suchalgorithmus angewendet, der selbst einzelne Buchstabenkombinationen in Rechnungen oder Verträgen wiederfindet.


Bild: HERO Handwerkersoftware Dokumente mobil managen
Auch das mobile Dokumentenmanagement ist mit HERO ein Kinderspiel

Ergänzung durch mobile Dokumente

Das zentrale Feature Dokumentenmanagement wird durch die mobile Dokumentenerstellung in der HERO App ergänzt, damit Handwerker auch auf der Baustelle immer alle wichtigen Dokumente im Blick haben. Neben dem schnellen Wiederfinden ist besonders die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen auf mobilen Endgeräten sehr praktisch.

Mit Drag & Drop können Handwerker ein umfassendes PDF in nur wenigen Schritten erstellen. Die dafür notwendigen Bausteine und Artikelstammdaten können im Büro am Computer vorbereitet werden, um dann vor Ort beim Kunden schneller arbeiten zu können. Mit der Cloud-Technologie bleiben alle Stammdaten immer aktuell. Bei Bedarf können Sie zudem automatisierte Schnittstellen zu einem Großhändler Ihrer Wahl nutzen.


Bild: HERO Dokumente schnell wiederfinden
Mit der HERO Handwerkersoftware haben Sie immer den Überblick über alle Dokumente

Schnelles Wiederfinden aller Dateien

Wie bereits angesprochen, gehört zu einer guten Archivierung auch das schnelle Wiederfinden der gewünschten Dokumente. Bei einer digitalen Archivierung wie in unserer Handwerkersoftware funktioniert das natürlich noch ein gutes Stück schneller.

Bei laufenden Projekten werden alle neuen Dateien oder Dokumente immer passend zum jeweiligen Kunden abgelegt. Wer selbiges Projekt also später einmal aufruft, sieht wie in einem klassischen CRM-System alle bisherigen Interaktionen und Dokumente in einer praktischen Übersicht.

In der allgemeinen Suche kann unser digitales Handwerker-Archiv jedoch ebenfalls mit ganz einfach Eingaben durchsucht werden. Es genügen einzelne Buchstaben eines Namens, Ziffernkombinationen, Satzfragmente und Anschriften oder Telefonnummern bzw. Teile davon, um die dazugehörigen Dokumente zu finden.

Dokumente verwalten mit HERO - übersichtlich und zeitsparend
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Weitere Features

Mobile Dokumentenerstellung mit Unterschrift in der HERO App

Dokumente

Dokumente mobil auf Smartphone oder Tablet erstellen

HERO Handwerkersoftware für die vorbereitende Buchhaltung

Buchhaltung

Buchhaltung digital vorbereiten - inkl. DATEV-Schnittstelle

Vorlagen und Templates in der HERO Handwerkersoftware

Vorlagen

Viel wertvolle Zeit bei Dokumenten und Emails sparen

HERO Handwerkersoftware Feature-Übersicht

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