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Bild: Deine Dokumente in der Hero Software

Dokumente managen mit HERO

Dokumentenmanagement ist im Handwerk ein wichtiges Thema. Einige Dokumente sollen nur archiviert werden, andere werden hingegen regelmäßig benötigt. Wir zeigen dir, wie Handwerker von der digitalen Dokumenten­verwaltung von HERO profitieren können.

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Bild: Dokumentenmanagement in der Hero Software

Umfassendes Dokumentenmanagement

Herkömmlich denkt man eher unter dem Begriff „Archivierung“ an dieses Thema, aber Dokumentenverwaltung oder Dokumentenmanagement beschreiben diesen Aufgabenbereich eigentlich besser, weil viele wichtige Dokumente im Handwerk eben häufiger benötigt werden und nicht in einem Archiv verstauben sollen.

Mit der HERO Software können Handwerker alle Dokumente im Tagesgeschäft blitzschnell digital anfertigen, archivieren und dann auch wiederfinden. Wichtig sind dafür besonders zwei Dinge: Zum einen werden alle Dokumente, Nachrichten und Bilder immer schon passend zum entsprechenden Kunden oder Projekt gespeichert. Zum anderen wird ein ausgeklügelter Suchalgorithmus angewendet, der selbst einzelne Buchstabenkombinationen in Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen wiederfindet.

Bild: Baudokumentation in Hero

Ergänzung durch mobile Dokumente

Das zentrale Feature Dokumentenmanagement wird durch die mobile Dokumentenerstellung in der HERO App ergänzt, damit Handwerker auch auf der Baustelle immer alle wichtigen Dokumente im Blick haben. Neben dem schnellen Wiederfinden ist besonders die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen auf mobilen Endgeräten sehr praktisch.

Mit Drag & Drop können Handwerker ein umfassendes PDF in nur wenigen Schritten erstellen. Die dafür notwendigen Bausteine und Artikelstammdaten können im Büro am Computer vorbereitet werden, um dann vor Ort beim Kunden schneller arbeiten zu können. Mit der Cloud-Technologie bleiben alle Stammdaten immer aktuell. Bei Bedarf kannst du zudem automatisierte Schnittstellen zu einem Großhändler deiner Wahl nutzen und alle Daten via GoBD-konformer Software direkt an die Buchhaltung übertragen.

Dokumente verwalten mit HERO Software

Bild: Baustellen Dokumentation von überall verfolgen, mit Hero
Bild: Die übersichtliche Kontaktverwaltung in der Hero Software.

Digitale Archivierung mit starker Suchfunktion

Wie bereits angesprochen, gehört zu einer guten Archivierung auch das schnelle Wiederfinden der gewünschten Dokumente. Bei einer digitalen Archivierung wie in unserer Handwerkersoftware funktioniert das natürlich noch ein gutes Stück schneller.

Bei laufenden Projekten werden alle neuen Dateien oder Dokumente immer passend zum jeweiligen Kunden abgelegt. Wer selbiges Projekt also später einmal aufruft, sieht wie in einem klassischen CRM-System alle bisherigen Interaktionen und Dokumente in einer praktischen Übersicht.

In der allgemeinen Suche kann unser digitales Handwerker-Archiv jedoch ebenfalls mit ganz einfach Eingaben durchsucht werden. Es genügen einzelne Buchstaben eines Namens, Ziffernkombinationen, Satzfragmente und Anschriften oder Telefonnummern bzw. Teile davon, um die dazugehörigen Dokumente zu finden und gegebenenfalls zu exportieren.

Auch diese Unternehmen setzen auf HERO

Bild: Sonepar Deutschland nutzt die HERO Handwerkersoftware

Sonepar

In Zusammenarbeit mit Sonepar ist die Cloud Software Sonepar HERO entwickelt worden. Speziell fürs Elektrohandwerk inkl. Schnittstelle zu Sonepars Artikelstamm.

Bild: Das Unternehmen RENEWA setzt auf die HERO Handwerkersoftware

RENEWA

Unsere Plattform und Software ermöglichen dem Unternehmen RENEWA GmbH ein ganzheitliches Projektmanagement im Bereich der energetischen Gebäudesanierung.

CKW

CKW

In Kooperation mit der CKW haben wir das Portal energieheld.ch geschaffen. Kunden und Projekte werden dabei unkompliziert mit dem HERO System verwaltet.

Bild: Manage deine Dokumente in der Hero Software

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