Digitalisierung, die entlastet: Sascha Steffes über Automationen und KI im Handwerk

Lea: Schauen wir uns eure Automationen einmal genauer an: Wie funktioniert der automatische Angebotsnachfasser? Welches Problem löst er bei euch?
Sascha: Das größte Problem war: Wir haben oft nicht schnell genug nachgefasst, weil so viel zu tun war und wir einfach keine Kapazität für das Hinterhertelefonieren hatten. Mit der Automation haben wir eingerichtet, dass bis zu dreimal automatisch per E-Mail beim Kunden nachgefasst wird. In der E-Mail kann der Kunde einfach per Klick entscheiden, ob er das Angebot annimmt oder ablehnt – und bei Ablehnung landet der Vorgang direkt im Archiv.

Lea: Ihr arbeitet auch mit automatischen Projektstatuswechseln – was wird da automatisch „weitergeschoben“ und warum ist das so praktisch?
Sascha: Früher mussten wir daran denken, Projekte manuell in der Pipeline zu verschieben und Statuseinträge aktuell zu halten – zum Beispiel nach Auftragseingang oder beim Rechnungsstatus. Wenn man das vergessen hat, lag das Projekt einfach rum, ist nicht fertig geworden und man musste später mühsam nacharbeiten. Jetzt rutschen Projekte nach vorher definierten Aktionen automatisch in den nächsten Status und ich sehe direkt, was als nächstes zu tun ist.

Lea: Können Automationen auch zu viel werden – wie ist euer Eindruck?
Sascha: Wenn zu viele Automationen parallel laufen, können zu viele automatisierte E-Mails beim Kunden ankommen. Wir mussten genau hinschauen, wie oft ein Kunde Nachrichten bekommt, gerade wenn das Kundenprofil beispielsweise schon existiert und man einen neuen Vorgang anlegt. Das war ein Punkt, den wir bewusst abgewogen haben, weil automatisierte Kundenmails zwar sehr hilfreich sind, aber es dürfen nicht zu viele werden. Kunden sollen ja nicht von uns mit E-Mails überrannt und genervt werden.

Lea: Gab es Herausforderungen bei der Implementierung der Automationen?
Sascha: Die größte Herausforderung war, die Pipelines und Automationen so zu definieren, dass sie zu unseren Abläufen passen – da haben wir intern diskutiert und es war bei Service und Wartung gar nicht so einfach. Wir hatten mehrere Abstimmungen mit HERO, wurden beraten und haben die Automationen auch bewusst reduziert, weil zu viel auch nicht gut ist. Im Team gab es anfangs Bedenken wegen des Softwarewechsels und der Funktionen, aber auch weniger computeraffine Mitarbeitende haben rückgemeldet, dass es gut läuft und Automationen nachhaltig Arbeit abnehmen.

Lea: Arbeitest du auch schon mit der KI-Suche in HERO und wie ist generell deine Meinung zu KI im Handwerk?
Sascha: Ja, die KI-Suche nutze ich. Ich kann dort Fragen zur Softwarenutzung stellen und mir zum Beispiel überfällige Projekte auflisten lassen. Das finde ich richtig stark, weil ich schneller einen Überblick über laufende Projekte bekomme und ich mich weniger manuell durch einzelne Listen klicken muss. KI sehe ich als etwas, das man im Handwerk im administrativen Bereich super nutzen kann – ich beschäftige mich auch privat gerne mit ChatGPT und verfolge das Thema aktiv. Gerade die aktuelle Entwicklung von künstlicher Intelligenz im Handwerk finde ich extrem interessant – etwa im Hinblick auf KI-gestützte Baustellenberichte oder professionelle Telefonassistenten.

Lea: Was würdest du abschließend sagen: Kannst du HERO Software und den Copilot weiterempfehlen?
Sascha: Ja, kann ich – weil es stabil läuft, wir von überall arbeiten können und nicht ständig Software-Abstürze haben, wie früher. Durch den Copilot und die Automationen vergessen wir weniger, zum Beispiel beim Nachfassen von Angeboten, bei Bestellungen oder beim Projektstatuswechsel. Man muss am Anfang Zeit investieren und sich wirklich mit dem Programm beschäftigen, damit die Automationen auch zu den eigenen Abläufen passen, aber es lohnt sich. Wenn alles sauber eingestellt ist, nimmt die Software spürbar Aufgaben ab und sorgt für mehr Ruhe und Struktur im Tagesgeschäft.

Lea: Vielen Dank für das Interview!