Bild: Hero Software für das Mahnwesen

Software für das Mahnwesen

Stressfrei mahnen und Zahlungen schnell erhalten.

Mahnwesen mit HERO: Mit unserer Handwerkersoftware lassen sich große Teile deines Zahlungswesens ganz einfach digitalisieren. Durch die einfache Erstellung von Mahnungen sparst du Zeit und Mühe. Alles zum Thema Mahnwesen im Handwerk erfährst du hier.

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Inhaltsverzeichnis

Bild: Mahnungsvorlagen in der Software
Schnell und bequem: Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellst du einfach auf Knopfdruck.

Organisiere dein Mahnwesen mit HERO

Mit HERO organisierst du dein Mahnwesen rund um Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen in einer einzigen Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungssoftware. HERO wurde speziell für Handwerker und Bauunternehmer entwickelt, die ihre Büroarbeit digitalisieren wollen. Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Mahnungen werden in HERO nach Projekten geordnet. Mahnschreiben enthalten immer automatisch die richtigen Daten wie Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, die ursprüngliche Zahlungsfrist sowie das neue Zahlungsziel.

Den Mahntext kannst du selbstverständlich jederzeit individuell anpassen und einen Platzhalter für die Zahlungsfrist setzen. Bei der individuellen Kalkulation von Mahngebühren oder Verzugszinsen ausgehend vom Rechnungsbetrag unterstützt dich das eingebaute Kalkulationsprogramm der Software. Für die Zahlungsfrist kannst du dir darüber hinaus eine Erinnerung einstellen, sodass du immer siehst, wie weit die Zahlungsfrist schon fortgeschritten ist. Nach Zahlungseingang markierst du bezahlte Rechnungen einfach auf Knopfdruck als abgeschlossen.

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Das sagen unsere Kunden

Bild: Logo Installations- und Heizungsbau Tobias Barth

„Mit der Marktführer-Software von HERO wollte ich bei der Neugründung direkt digital durchstarten. Das hat sehr gut funktioniert.“

Tobias Bahrt - Installations- und Heizungsbau

Bild: Logo Fenster 123

„Dass ich bei der Erstellung von Dokumenten einfach die Artikel per Drag & Drop hinzufügen kann, ist sehr cool!“

Maciej Szwajnoch - AMS Bauelemente GmbH & Co. KG

Bild: Logo HF Solarbbau

„Wichtig war uns vor allem eine gute Kalkulations-Möglichkeit. Mit HERO haben wir die bekommen. Und noch viel mehr Funktionen, die uns den Arbeitsalltag erleichtern!“

Heiko Braun & Frank Gußmann - HF Solarbau

Bild: Teilautomatisches Mahnwesen in Hero
Teilautomatisiertes Mahnwesen in HERO: Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch versenden lassen und dabei die volle Kontrolle behalten.

Teilautomatisches Mahnwesen in HERO

Besonders praktisch: In HERO steht ein teilautomatisches Mahnwesen zur Verfügung, das dir die Kommunikation mit säumigen Kunden sowie die Dokumentation des Mahnverfahrens erleichtert. Außerdem behältst du Fristen und Zeiträume besser im Blick. Einmal eingerichtet und konfiguriert, kannst du alle aufgelaufenen Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf Knopfdruck versenden.

Wie das geht? In einer Übersicht werden zunächst alle überfälligen Rechnungen und die jeweilige Mahnstufe angezeigt. Wann genau der nächste Mahnlauf mit Versand der Dokumente gestartet wird, kannst du – als Vorteil gegenüber einem vollautomatischen Mahnwesen – selbst entscheiden. Bei Bedarf kannst du auch einzelne Rechnungen bzw. Kunden vom Mahnlauf ausschließen. Sind alle anstehenden Zahlungserinnerungen und Mahnungen gecheckt, genügt ein Klick, um den Mahnlauf zu starten und alle Dokumente automatisch an die jeweiligen Kunden zu versenden. Status und neue Mahnstufe werden selbstverständlich in der Software berücksichtigt und vermerkt.

Bild: Zahlungserinnerung Beispiel
Eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung sind aus rechtlicher Sicht gleich.

Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Rund um das Thema Mahnwesen kommt vor allem immer wieder eine Frage auf: Sind eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung dasselbe? Rein rechtlich betrachtet gibt es keinen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Obwohl der Gesetzestext des Bürgerlichen Gesetzbuchs das Wort „Zahlungserinnerung“ nicht kennt, kann eine versendete Zahlungserinnerung mit einer ersten Mahnung gleichgestellt werden. Eine Zahlungserinnerung unterscheidet sich zumeist nur im Titel und im Ton des Anschreibens von einer Mahnung.

In der Regel wird der in Verzug geratene Kunde in der Zahlungserinnerung freundlich daran erinnert, der Zahlungsaufforderung nachzukommen und die Forderung bzw. Rechnung zu begleichen. Wesentlich für Mahnungen an Privatkunden ist eine in der Rechnung festgelegte Zahlungsfrist von in der Regel 30 Tagen. Der Kunde gerät mit Überschreitung der Frist automatisch in Verzug. Ohne genaue Zahlungsfrist ist eine Rechnung im B2C-Bereich nicht zulässig. Im B2B-Bereich ist eine Rechnung ohne Zahlungsziel direkt nach Erhalt fällig.

Verwalte dein Mahnwesen digital mit HERO

Bild: Hero in der App oder vom Büro aus
Bild: HERO Software für vorbereitende Buchhaltung
Die Zahlungsfrist in der Rechnung ist entscheidend für das Mahnverfahren.

Mahnwesen: So läuft das Mahnverfahren

Ein säumiger Kunde kommt prinzipiell nach Ablauf der Zahlungsfrist von 30 Tagen in Verzug. Da die Zahlung des Rechnungsbetrags in den meisten Fällen nur unabsichtlich versäumt wurde, lassen die meisten Unternehmen dem Kunden nach Ablauf der Frist eine freundlich formulierte Erinnerung zukommen, die erneut zur Zahlung innerhalb einer kürzeren Frist auffordert – üblich sind hier 14 Tage, gesetzlich geregelt ist diese Frist jedoch nicht.

Oft ist es hilfreich, zusätzlich zu der Versendung der Zahlungserinnerung per Post oder E-Mail auch einen kurzen Anruf zu tätigen, um an die Forderung zu erinnern. Bei einem persönlichen Gespräch lassen sich etwaige Missverständnisse meist schnell klären und der Kunde geht dennoch mit einem guten Gefühl aus der Situation. Rechtlich bindend ist später allerdings nur die schriftliche Aufforderung zur Zahlung, ein Anruf allein genügt oft nicht!

Fristen, Mahngebühren und Verzugszinsen

Ob und welche neuen Zahlungsfristen in Mahnungen festgelegt werden, bleibt in erster Linie dem Unternehmen überlassen. Üblich sind 10 bis 14 Tage nach Ausstellung der ersten Erinnerung, 7 bis 10 Tage in der zweiten und 3 bis 5 Tage in der dritten und letzten Mahnung. In Zahlungsverzug gerät der Kunde jedoch immer bereits nach Ablauf der ersten Zahlungsfrist, unabhängig von weiteren Mahnfristen.

Ab der zweiten Mahnstufe sind sogenannte Mahngebühren zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag üblich. Ab dem zweiten Mahnschreiben können durch den Zahlungsverzug entstandene Kosten erhoben werden, sofern darauf in der ersten Mahnung hingewiesen wurde. Die Höhe der Mahngebühren beträgt in der Regel nur wenige Euro, da sie beispielsweise Materialkosten und Porto bei postalischer Zustellung, nicht aber Personalkosten o. Ä. abdecken dürfen.

Ab der dritten Mahnstufe werden meist sogenannte Verzugszinsen erhoben. Die Höhe der Verzugszinsen, die prinzipiell ab dem ersten Tag nach der Zahlungsfrist erhoben werden können, sind gesetzlich klar definiert:

  • Die Höhe der Verzugszinsen kann vorab vertraglich geregelt werden.
  • Bei Bauleistungen werden Verzugszinsen nach VOB/B geregelt.
  • Ohne vertragliche Regelung werden Verzugszinsen nach dem gesetzlichen Zinssatz erhoben, demzufolge sie 5 % über dem Basiszinssatz, aktuell also bei 7,27 % liegen dürfen 
    (Basiszinssatz vom 01.01.2025: 2,27 %).

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Bild: Hero in der App oder vom Büro aus
Bild: Rechnung und Lieferschein mit HERO
Eine saubere Dokumentation deiner Dokumente ist unverzichtbar – speziell beim gerichtlichen Mahnverfahren.

Gerichtliches Mahnverfahren: Ablauf & Kosten

In jedem Mahnverfahren sollte die außergerichtliche Einigung immer die angestrebte Lösung sein. Sofern der säumige Kunde mindestens eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung erhalten hat und dennoch nicht leistet oder von vornherein die Zahlung nicht leisten will, bleibt als letzter Ausweg jedoch oft nur das gerichtliche Mahnverfahren. Hierfür muss vom Unternehmen zunächst ein Mahnantrag gestellt werden, der online über das gemeinsame Mahnportal der Mahngerichte der Bundesländer eingereicht werden kann.

Im weiteren Verlauf wird dann ein Mahnbescheid erlassen, der dem Schuldner vom zuständigen Mahngericht zugestellt wird. Erhebt der Schuldner keinen Widerspruch gegen den Mahnbescheid und kommt der Zahlung dennoch nicht nach, folgt ein Vollstreckungsbescheid, aus dem, wenn nötig, direkt die Zwangsvollstreckung erfolgen kann. Die Kosten trägt im Falle einer rechtmäßigen Forderung der Schuldner. Die Gerichtskosten betragen je nach Streitwert zwischen 38 und 236 €, die Anwaltskosten können sehr unterschiedlich ausfallen.

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Beispiel-Rechnung: So viel kannst du mit HERO Prime sparen

Rechtsberatung für Handwerker

Hast du immer wieder Probleme mit Zahlungsverzug? Für Nutzer von HERO Prime ist die Rechtsberatung inklusive. Mit HERO Prime profitierst du beispielsweise nicht nur von der mobilen Zeiterfassung und einem Baustellenplaner, sondern du kannst auch eine Rechtsberatung zum Top-Preis in Anspruch nehmen. So kannst du schnell und unkompliziert die bestehenden Möglichkeiten und die Umsetzung prüfen.

HERO Prime ist eine Erweiterung zur Handwerkersoftware HERO, mit der du noch mehr Vorteile nutzen kannst. Von exklusiven Rabatten beim Kauf von Arbeitskleidung bis zum vergünstigten Abschluss von Versicherungen - Mit HERO Prime bist du bestens versorgt. Die Vorteilswelt und alle weiteren Features stellen wir dir gern persönlich und ganz unverbindlich vor. Buche noch heute deinen Beratungstermin und erlebe alle Vorteile von HERO!

Bild: Hero Software mit Rechnungsprogramm für dein Mahnwesen

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