Software für das Mahnwesen

Mit HERO organisierst du dein Mahnwesen rund um Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen in einer einzigen Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungssoftware. HERO wurde speziell für Handwerker und Bauunternehmer entwickelt, die ihre Büroarbeit digitalisieren wollen. Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Mahnungen werden in HERO nach Projekten geordnet. Mahnschreiben enthalten immer automatisch die richtigen Daten wie Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, die ursprüngliche Zahlungsfrist sowie das neue Zahlungsziel.

Den Mahntext kannst du selbstverständlich jederzeit individuell anpassen und einen Platzhalter für die Zahlungsfrist setzen. Bei der individuellen Kalkulation von Mahngebühren oder Verzugszinsen ausgehend vom Rechnungsbetrag unterstützt dich das eingebaute Kalkulationsprogramm der Software. Für die Zahlungsfrist kannst du dir darüber hinaus eine Erinnerung einstellen, sodass du immer siehst, wie weit die Zahlungsfrist schon fortgeschritten ist. Nach Zahlungseingang markierst du bezahlte Rechnungen einfach auf Knopfdruck als abgeschlossen.

Besonders praktisch: In HERO steht ein teilautomatisches Mahnwesen zur Verfügung, das dir die Kommunikation mit säumigen Kunden sowie die Dokumentation des Mahnverfahrens erleichtert. Außerdem behältst du Fristen und Zeiträume besser im Blick. Einmal eingerichtet und konfiguriert, kannst du alle aufgelaufenen Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf Knopfdruck versenden.

Wie das geht? In einer Übersicht werden zunächst alle überfälligen Rechnungen und die jeweilige Mahnstufe angezeigt. Wann genau der nächste Mahnlauf mit Versand der Dokumente gestartet wird, kannst du – als Vorteil gegenüber einem vollautomatischen Mahnwesen – selbst entscheiden. Bei Bedarf kannst du auch einzelne Rechnungen bzw. Kunden vom Mahnlauf ausschließen. Sind alle anstehenden Zahlungserinnerungen und Mahnungen gecheckt, genügt ein Klick, um den Mahnlauf zu starten und alle Dokumente automatisch an die jeweiligen Kunden zu versenden. Status und neue Mahnstufe werden selbstverständlich in der Software berücksichtigt und vermerkt.

Ein säumiger Kunde kommt prinzipiell nach Ablauf der Zahlungsfrist von 30 Tagen in Verzug. Da die Zahlung des Rechnungsbetrags in den meisten Fällen nur unabsichtlich versäumt wurde, lassen die meisten Unternehmen dem Kunden nach Ablauf der Frist eine freundlich formulierte Erinnerung zukommen, die erneut zur Zahlung innerhalb einer kürzeren Frist auffordert – üblich sind hier 14 Tage, gesetzlich geregelt ist diese Frist jedoch nicht.

Oft ist es hilfreich, zusätzlich zu der Versendung der Zahlungserinnerung per Post oder E-Mail auch einen kurzen Anruf zu tätigen, um an die Forderung zu erinnern. Bei einem persönlichen Gespräch lassen sich etwaige Missverständnisse meist schnell klären und der Kunde geht dennoch mit einem guten Gefühl aus der Situation. Rechtlich bindend ist später allerdings nur die schriftliche Aufforderung zur Zahlung, ein Anruf allein genügt oft nicht!

In jedem Mahnverfahren sollte die außergerichtliche Einigung immer die angestrebte Lösung sein. Sofern der säumige Kunde mindestens eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung erhalten hat und dennoch nicht leistet oder von vornherein die Zahlung nicht leisten will, bleibt als letzter Ausweg jedoch oft nur das gerichtliche Mahnverfahren. Hierfür muss vom Unternehmen zunächst ein Mahnantrag gestellt werden, der online über das gemeinsame Mahnportal der Mahngerichte der Bundesländer eingereicht werden kann.

Im weiteren Verlauf wird dann ein Mahnbescheid erlassen, der dem Schuldner vom zuständigen Mahngericht zugestellt wird. Erhebt der Schuldner keinen Widerspruch gegen den Mahnbescheid und kommt der Zahlung dennoch nicht nach, folgt ein Vollstreckungsbescheid, aus dem, wenn nötig, direkt die Zwangsvollstreckung erfolgen kann. Die Kosten trägt im Falle einer rechtmäßigen Forderung der Schuldner. Die Gerichtskosten betragen je nach Streitwert zwischen 38 und 236 €, die Anwaltskosten können sehr unterschiedlich ausfallen.