Zahlungserinnerung

Mithilfe der Handwerkersoftware HERO erstellst du die verschiedensten Dokumente bequem per Drag & Drop. Neben Angeboten, Rechnungen und Briefen kannst du auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen und versenden. Hier erfährst du mehr über Zahlungserinnerungen und den rechtlichen Status von Zahlungserinnerung und Mahnung.

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Bild: Per Drag & Drop Zahlungserinnerungen in Hero erstellen

Über die Zahlungserinnerung

Was genau ist eigentlich eine Zahlungserinnerung und was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung? Rein rechtlich bezeichnen beide Begriffe dieselbe Sache: Einen schriftlichen Hinweis an einen Kunden, dass er noch eine Rechnung zu begleichen hat. Der Ausdruck „Zahlungserinnerung“ wird in der Regel nur gewählt, weil er höflicher klingt. Rechtliche Unterschiede zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung gibt es aber nicht.

Die Zahlungserinnerung bzw. Mahnung eröffnet rechtlich gesehen den Mahnprozess. Reagiert der Kunde weiterhin nicht und es werden weitere Mahnungen nötig, können auch Mahngebühren anfallen. Natürlich ist ein solcher Prozess für alle Beteiligten unangenehm und mit Mehraufwand verbunden. Daher kann es sinnvoll sein, erst einmal den persönlichen Kontakt zum Kunden zu suchen, ehe man eine Mahnung verschickt.

Bild: Mit Hero Zahlungserinnerung im Dokumentenmanager erstellen.

Mahnung: Vorlage für Handwerker

Wie sollte eine Zahlungserinnerung oder Mahnung nun konkret aussehen? Gesetzliche Vorgaben gibt es nicht. Es lassen sich aber einige Elemente ausmachen, die enthalten sein sollten: Neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Rechnungssumme und einer kurzen Beschreibung der erbrachten Leistung sind dies natürlich Name und Anschrift von Sender und Empfänger. Außerdem sollte die Zahlungserinnerung eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung enthalten und dem Kunden eine Frist setzen. Schließlich gehören bei Bedarf noch Verzugszinsen und Mahngebühren in die Mahnung.

Damit du dir selbst ein Bild davon machen kannst, wie eine Zahlungserinnerung mit der HERO Handwerkersoftware aussehen kann, stellen wir dir hier ein kostenloses Muster als PDF zur Verfügung. Dieses kannst du aufgrund der GoBD-Richtlinien leider nicht verändern, aber trotzdem gerne als Vorlage verwenden. Viel bequemer wird es für dich natürlich, wenn du direkt die HERO Software nutzt. Erstelle dir doch einfach einmal einen Test-Account oder lass dir die umfangreichen Funktionen in einer Online-Demo vorführen und erklären. Das alles ist für dich natürlich völlig kostenlos und unverbindlich!

Mahnungen mit HERO Software automatisch verschicken

Bild: Auch in der Buchhaltung den Überblick über fällige Zahlungen behalten!

Zahlungserinnerungen in der HERO Software

Wie erstellt man jetzt aber eine Zahlungserinnerung oder Mahnung in HERO? Zahlungserinnerungen erstellen kannst du in der HERO Handwerkersoftware genauso einfach wie Angebote, Rechnungen und andere Dokumente: Du nutzt bzw. erstellst eine entsprechende Vorlage, fügst bei Bedarf Textelemente per Drag & Drop hinzu oder bearbeitest Details und speicherst das Dokument schließlich als PDF. So kannst du es bequem per E-Mail verschicken oder auch ausdrucken und dem Kunden auf dem Postweg zustellen lassen.

Wie alle Dokumente speichert die HERO Software auch die Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen in der Cloud ab. So kannst du jederzeit und von überall aus auf deine Dokumente zugreifen – und diese sogar bequem von unterwegs aus per Smartphone oder Tablet erstellen und verschicken. Und dank der praktischen Rechnungsübersicht in der Software kannst du alle Rechnungen bequem nach Status filtern. So siehst du auf einen Blick, an welcher Stelle eine Zahlungserinnerung angebracht ist.

Zum Download der Vorlage einer Zahlungserinnerung