Digital unterschreiben in der HERO Handwerker App

Wie funktioniert das jetzt genau mit dem digital Unterschreiben? Du öffnest ein Dokument in der HERO App auf deinem Mobilgerät. Ob iPhone von Apple oder Android Gerät ist hier egal. In deinem Dokument kannst du dann das Feld „Unterschreiben” auswählen und den Namen des Unterzeichnenden sowie das Datum ändern. Dein Kunde kann dann direkt mit seinem Finger am Tablet oder Smartphone unterschreiben und seine Unterschrift wird automatisch in das entsprechende PDF Dokument eingefügt. Rechtsgültig und ganz ohne Stift und Papier ist HERO deine Software für die digitale Unterschrift im Handwerk.

Das digitale Unterschreiben von Dokumenten hilft deinen Handwerkern besonders im Außendienst. Jeder Handwerker, der die HERO App nutzt, kann seine Kunden problemlos in der Handwerker App am Tablet unterschreiben lassen. Egal, ob du gerade auf der Baustelle bist oder einen Vor-Ort-Termin mit einem Kunden wahrnimmst. Die HERO App ist einfach zu bedienen, sodass Kunden und Handwerker im Außendienst digital unterschreiben können.

Du kannst verschiedene digitale Unterschriften erstellen, die jeweils andere Anforderungen erfüllen. Mit HERO ist die einfache elektronische Signatur (EES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) möglich. Wenn du ein Dokument unterschreiben möchtest, das die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfordert, müsstest du es in Schriftform unterzeichnen. Das betrifft aber keine Dokumente, die du im Alltag brauchst. Die QES verwendest du zum Beispiel, wenn es um Inhalte im Arbeitsrecht geht.

Unsere Tabelle zeigt dir nochmal, wie du im Handwerk digital unterschreiben musst, damit deine Unterschriften rechtsgültig und GoBD-konform sind. Unten stehend findest du die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES), jeweils mit Beispielen. (Stand September 2024).

Die Cloud-Software HERO kann von allen Geräten aus genutzt werden, ganz ohne vorherige Installation. Die HERO App ist sowohl für Android als auch für Apple Geräte in der iOS Umgebung verfügbar. Das heißt, du kannst digitale Unterschriften auch auf deinem iPhone oder Tablet erstellen. Dafür öffnest du nur den entsprechenden Auftrag in der HERO App und dein Kunde unterschreibt in Sekundenschnelle digital am Tablet. Die Software ist damit das ideale Tool für alle Handwerker*innen, die ihr Unternehmen über ihre Apple-Geräte verwalten wollen.

Das digitale Unterzeichnen in der App erleichtert dir deinen Arbeitsalltag nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle. Hier kannst du beispielsweise über dein iPhone, iPad oder ein anderes Endgerät digital Aufmaß nehmen. Änderungen im Auftrag können dann einfach im Dokument unterzeichnet und projektbezogen gespeichert werden. Dieses Verfahren erleichtert die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro, sodass dein Betrieb flexibel und produktiv im Team arbeiten kann.

Digitale Unterschriften verwenden das Standardformat der Public Key Infrastructure (PKI). Die PKI arbeitet mit mathematischen Algorithmen, sogenannten Schlüsseln, die die Identität des Unterzeichnenden schützen. Dank der Schlüssel kannst du rechtsgültige digitale Unterschriften erstellen und deine persönlichen Dokumente und Inhalte schützen. Die Schlüssel schützen deine digitale Unterschrift und beugen Veränderungen und Fälschungen vor.

Dazu wird die digitale Signatur von einer Zertifizierungsstelle geprüft. Diese stellt ein digitales Zertifikat aus und verknüpft deine elektronische Unterschrift mit einer digitalen Identität (digitale ID). Anhand der digitalen ID kann die Authentizität der unterschreibenden Personen sichergestellt werden. Dieses Signaturzertifikat kann von unterschiedlichen Vertrauensdiensten bereitgestellt werden, die in der EU Trust Liste (EUTL) aufgeführt sind. Wenn du deine Kunden also digital am Tablet unterschreiben lässt, kannst du dich darauf verlassen, dass persönliche Daten und individuelle Dokumente in der HERO Handwerker App geschützt werden.

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