So managst du deine Projekte im Handwerksbetrieb

Projektmanagement im Handwerk umfasst alles, was nötig ist, um einen Auftrag von der ersten Anfrage bis zur Schlussrechnung zu planen, zu steuern und abzuschließen: Termine, Personal, Material, Kosten und Dokumentation. Um den Begriff genauer zu fassen, hilft zunächst die Frage, was überhaupt ein Projekt ist. Die Normenreihe DIN 69901 „Projektmanagement“ beschreibt ein Projekt als „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“. Gemeint sind damit etwa eine feste Zielvorgabe sowie zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen.

Auch die Internationale Organisation für Normung, kurz ISO, und die International Project Management Association (IPMA) haben eigene Definitionen. Über alle Definitionen hinweg lässt sich ein Projekt auf vier Merkmale herunterbrechen: Es ist ein einmaliges Vorhaben, das zeitlich befristet ist, ein konkretes Ergebnis zum Ziel hat und in seinen Ressourcen begrenzt ist, also bei Budget, Zeit und Arbeitskraft. Projektmanagement umfasst entsprechend die Organisation, Planung und Steuerung eines solchen Vorhabens mit all seinen Bestandteilen.

Im Handwerk kann ein Projekt also ein klassischer Kundenauftrag sein, etwa die Sanierung eines Bads oder die Installation einer PV-Anlage. Genauso zählen interne Vorhaben im eigenen Unternehmen dazu: der Umzug in eine neue Werkstatt, die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters oder die Einführung einer neuen Software. Solange es ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit festem Ziel und Abschluss ist, kann fast alles ein Projekt sein. Im Folgenden geht es vor allem um Kundenaufträge, die Methoden lassen sich aber genauso auf interne Projekte anwenden.

Ob PRINCE2, PMBOK oder Scrum: Die bekannten Projektmanagement-Methoden stammen meist aus großen Unternehmen, der IT oder aus Großprojekten. Für einen Handwerksbetrieb mit zehn oder zwanzig Leuten sind sie in ihrer reinen Form meist zu aufwendig. Trotzdem lohnt sich der Blick in die Theorie: Nimm dir die Bausteine heraus, die zu deinem Betrieb und deinen Aufträgen passen, statt einen Leitfaden stur abzuarbeiten. Ein Balkenplan für die Kernsanierung, ein Kanban-Board für die vielen kleinen Kundendienstaufträge und eine kurze Auswertung nach jeder Abnahme reichen oft schon, damit du bei jedem Auftrag weißt, wo er steht.

In der folgenden Tabelle findest du gängige Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements mit ihren Vorteile und Nachteilen sowie Beispielen für Handwerksprojekte, zu denen sie besonders gut passen. Den einen richtigen Weg zum Projektziel gibt es dabei nicht, in der Praxis kombinierst du meist mehrere Methoden. Wenn dich eine davon anspricht, probier sie beim nächsten passenden Auftrag einfach aus.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen traditionellem und agilem Projektmanagement. Das traditionelle Projektmanagement arbeitet einen vorab festgelegten Plan Schritt für Schritt ab. Es passt zu Projekten, deren Ergebnis von Anfang an feststeht und bei denen während der Umsetzung keine großen Änderungen zu erwarten sind. Damit trifft es auf die meisten Kundenaufträge im Handwerk zu: Wer eine Wärmepumpe einbaut oder eine Fassade streicht, weiß vorher genau, wie das Ergebnis aussehen soll.

Beim agilen Projektmanagement bleibt das Ziel bewusst grob. Das Projekt läuft in kurzen Etappen, die regelmäßig überprüft und angepasst werden. So lässt sich schnell auf neue Umstände reagieren, weshalb agile Methoden vor allem in der Produkt- und Softwareentwicklung verbreitet sind. Werden Elemente aus beiden Ansätzen kombiniert, spricht man von hybridem Projektmanagement. Im Handwerk ist das häufiger der Fall, als man denkt: Bei einer Altbausanierung steht der Gesamtplan fest, doch wenn hinter einer Wand marode Leitungen auftauchen, müssen neue Absprachen mit Kunde und Team getroffen werden.

Mit der Abnahme nach § 640 BGB erkennt der Kunde dein Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß an. Für dich ist sie ein wichtiger Meilenstein, denn mit ihr wird in der Regel deine Vergütung fällig (§ 641 BGB) und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt (§ 634a BGB). Bereite den Termin deshalb gut vor und geh die Leistungen gemeinsam mit dem Kunden vor Ort durch.

Ein Abnahmeprotokoll hält fest, was abgenommen wurde und welche Restarbeiten oder kleineren Mängel noch offen sind, jeweils mit Frist. Unterschreiben beide Seiten direkt vor Ort auf dem Tablet, landet das Protokoll ohne Umweg in der Projektakte. Bei größeren Projekten kannst du außerdem Teilabnahmen vereinbaren, etwa nach jedem Bauabschnitt. Die Meilensteine aus Phase 2 bieten sich dafür an.

Zur Übergabe gehören außerdem Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise und eine aufgeräumte Baustelle. Nimm dir die Zeit, dem Kunden zum Beispiel die neue Heizungssteuerung in Ruhe zu erklären, statt nur die Anleitung auf den Küchentisch zu legen. Das erspart dir Rückfragen und bleibt positiv in Erinnerung, wenn es um Folgeaufträge oder Weiterempfehlungen geht.

Projektmanagement-Software für Handwerker

Eine Projektmanagement-Software für Handwerker unterscheidet sich von allgemeinen Projekttools vor allem dadurch, dass sie den gesamten Auftrag von der Anfrage über Angebot und Einsatzplanung bis zur Rechnung abbildet. Daten, die du einmal erfasst hast, stehen dir in jedem weiteren Schritt zur Verfügung. Bei der Auswahl solltest du auf diese Funktionen und Eigenschaften achten:

• Zentrale Projektakte: Kontaktdaten, Aufmaß, Angebote, Fotos, Dokumente und Rechnungen liegen an einem Ort und sind für alle Berechtigten abrufbar.
• Einsatz- und Ressourcenplanung: Eine Plantafel zeigt, wer wann wo eingeplant ist und wo noch Kapazitäten frei sind.
• Mobile App für die Baustelle: Dein Team erfasst Arbeitszeiten, Fotos und Material direkt vor Ort, ohne Zettel und ohne Nachtragen im Büro.
• Status und Aufgaben: Du siehst auf einen Blick, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet und welche Aufgaben und Checklisten noch offen sind.
• Nachkalkulation: Die Software stellt Soll und Ist gegenüber, damit du nach jedem Auftrag weißt, ob er sich gelohnt hat.
• Schnittstellen: Anbindungen an Großhandel und Buchhaltung, etwa über DATANORM, IDS Connect oder DATEV, ersparen dir doppelte Dateneingaben.
• Bedienbarkeit: Eine Software hilft nur, wenn dein Team sie im Alltag gern nutzt. Teste deshalb vorher, ob auch die Kollegen auf der Baustelle gut damit zurechtkommen.

In HERO laufen vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung alle Informationen zu einem Projekt an einem Ort zusammen. Mit der digitalen Plantafel planst du Einsätze und Ressourcen, über die HERO App erfasst dein Team Arbeitszeiten und Fotos direkt auf der Baustelle, und für die Anbindung an Großhandel und Buchhaltung stehen Schnittstellen zur Verfügung wie DATANORM und IDS Connect sowie ein DATEV-Export.

Gutes Projektmanagement im Handwerk heißt nicht, ein Lehrbuch eins zu eins umzusetzen. Es heißt, dass du bei jedem Auftrag weißt, wo er steht, was als Nächstes passiert und ob er sich rechnet. Die fünf Phasen von der Anfrage bis zur Nachkalkulation geben dir dafür den Rahmen, die Methoden aus diesem Artikel die passenden Werkzeuge. Fang mit der Methode an, die bei dir am meisten bewirkt, zum Beispiel einem Kanban-Board für die Auftragsübersicht oder einer festen Nachkalkulation nach jedem Projekt. Wenn das im Alltag sitzt, hol die nächste dazu.

Eine Handwerkersoftware hilft dir dabei, alle Informationen zu einem Projekt an einem Ort zu bündeln, die Übersicht zu behalten und dein ganzes Team auf dem gleichen Stand zu halten. Wie das in deinem Betrieb aussehen kann, findest du am besten selbst heraus: Teste HERO kostenlos mit deinen eigenen Projekten und überzeuge dich selbst.