2023: Zeiterfassung im Handwerk ist Pflicht - nur noch nicht digital

Wenn man Zeiterfassung im Handwerk hört, denkt man meistens an einen Stundenzettel oder an einen Rapportzettel, der vom Handwerker ausgefüllt und später händisch archiviert wird. In manchen Betrieben erfolgt gar keine Arbeitszeiterfassung und es gehen Gerüchte um, dass die digitale Zeiterfassung bald zur Pflicht wird.

Grund für diese Befürchtung ist ein Urteil vom Europäischen Gerichtshof. Am 14. Mai 2019 entschied das Gericht, dass die Zeiterfassung in bestimmten, prüfbaren Rahmen zu erfolgen hat und es wurde auf verschiedene Punkte Bezug genommen, die bereits jetzt gesetzlich vorgeschrieben sind. An deren Umsetzung scheitert es - besonders in Deutschland- derzeit aber noch, weswegen zunächst eine Machbarkeitsprüfung stattfand. Vorangegangen war der Urteilssprechung eine Klage der größten spanischen Gewerkschaft (CCOO) gegen die spanische Tochtergesellschaft der Deutschen Bank. Beispielsweise wird Mehrarbeit auf bestimmte Höchstwerte begrenzt und ohne eine detaillierte Zeiterfassung im Handwerk kann die Überschreitung dieser nicht sicher verhindert werden. Dies gilt sowohl für Deutschland, als auch für Österreich und die Schweiz. Für die Schweiz finden sich die genauen Regularien im Arbeitszeitgesetz und im Arbeitsruhegesetz.

Derzeit wird von einer verpflichtenden Einführung einer Zeiterfassung abgesehen und es wurde zunächst geprüft, ob eine digitale Zeiterfassung im Handwerk technisch möglich ist. Zudem wurde die Umsetzbarkeit unter anderem im Hinblick auf die finanzielle Belastung für die jeweiligen Unternehmen geprüft. Der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) zeigte sich angesichts der Nichteinführung der Zeiterfassungs-Pflicht erleichtert: „Uns ist es gelungen, die elektronische Arbeitszeitkontrolle auf allen Baustellen abzuwenden. Das wäre für unsere Betriebe eine große bürokratische Hürde geworden. Herzlichen Dank dafür!“. Der jetzige Gesetzesentwurf sieht die Einführung einer Pflicht zur Zeiterfassung vor, wann aber die Gesetzesänderung in Kraft tritt, ist noch nicht absehbar.

Es gibt zwar noch keine generelle Pflicht zur rein digitalen(!) Zeiterfassung im Handwerk, aber es gelten schon jetzt Vorgaben zur allgemeinen Arbeitszeit-Erfassung, die eingehalten werden müssen. Die offiziellen Regularien sind nicht allen Handwerkern bekannt, weswegen es unbewusst zu Verstößen kommen kann. Aufzeichnungspflichtig ist unter anderem das Arbeiten an Sonntagen und Feiertagen und Mehrarbeit, die über 48 Wochenstunden hinausgeht. Zusätzlich sind Regelungen zu Ruhezeiten einzuhalten:

• nach 6 Stunden eine Pause von 30 Minuten
• nach 9 Stunden eine Pause von 45 Minuten
• zwischen zwei Arbeitstagen eine Pause von 11 zusammenhängenden Stunden
• in einem 7-Tage-Zeitraum eine Pause von mindestens 24 zusammenhängenden Stunden

Wie die Erfassung dieser Zeiten erfolgt, wird derzeit unterschiedlich gehandhabt, wobei zumeist mit klassischen Stundenzetteln gearbeitet wird. Diese werden händisch ausgefüllt und zentral archiviert und/oder digitalisiert. Diese Methode birgt vielerlei Risiken, da sich sehr schnell Fehler einschleichen können, die zulasten aller Beteiligten gehen können. Zudem müssen alle Angaben geprüft werden, was wiederum Zeit und Geld kostet.

Rechtliche Grundlage: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Paragraph 16

Im Arbeitszeitgesetz sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Deutschland allgemeingültig festgehalten. Im ersten Abschnitt werden die Begrifflichkeiten definiert: „Arbeitszeit im Sinne dieses Gesetzes ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen; Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind zusammenzurechnen”. Ohne eine Zeiterfassung kann demzufolge nicht gesichert festgehalten werden, inwieweit die Ruhepausen eingehalten wurden.

In §3 „Arbeitszeit der Arbeitnehmer“ wird zudem festgelegt, dass die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten darf. Temporäre Anpassungen auf bis zu zehn Stunden sind nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen die durchschnittliche Arbeitszeit nicht über acht Stunden liegt.

§16 ArbZG verpflichtet bereits jetzt Arbeitgeber, eine Zeiterfassung für die werktägliche Arbeit, die acht bzw. zehn Stunden überschreitet, durchzuführen. Die Aufzeichnungspflicht greift demzufolge erst bei einer Überschreitung von acht Stunden Arbeitszeit und wie diese Zeiterfassung durchgeführt wird, kann der Arbeitgeber entscheiden. Eine Archivierung dieser Zeiten muss für mindestens zwei Jahre erfolgen und auf Verlangen von zuständigen Behörden vorgelegt werden. Ähnlich verhält es sich in Österreich und auch in der Schweiz muss die Arbeitszeit erfasst werden, aber es gibt keine Vorschriften, wie dies zu erfolgen hat. Der klassische Stundenzettel ist auch hier noch als Alternative zur digitalen Zeiterfassung zu finden.

Wie bereits erwähnt, wird es zunächst keine Einführung einer verpflichtenden digitalen Zeiterfassung geben und das gilt dementsprechend auch für das Handwerk. Der Gesetzesentwurf sieht derzeit eine Pflicht zur Zeiterfassung vor, aber es gibt noch keinen zeitlichen Rahmen hierzu.

Es ist jedoch ratsam, bereits jetzt aktiv zu werden und dem Gesetzgeber zuvorzukommen. Die beste Möglichkeit dafür ist eine geeignete Software und es gibt viele verschiedene. Die Handwerker-Software HERO bietet, neben vielen weiteren Funktionen, die digitale Zeiterfassung per Cloud Software und mobil per App an.

Die Arbeitszeiterfassung wird in der Schweiz und in Österreich bereits entsprechender Gesetze vorgeschrieben, aber auch hier gibt es keine Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Im Gegensatz zur klassischen Erfassung per Stundenzettel spart die digitale Arbeitszeiterfassung Zeit, Ressourcen und Geld.

Die eigentliche Diskussion, ob es eine Zeiterfassungs-Pflicht geben muss, beruht auf einem Urteil, welches für alle EU-Länder verpflichtenden Charakter hat. Im Mai 2019 wurde dieses maßgebliche Urteil vom Europäischen Gerichtshof gefällt und in eben diesem Urteil wurde auf die Grundrechte-Charta der Europäischen Union verwiesen.

Dort ist bereits festgeschrieben, dass die Beschränkung einer Arbeitszeit, sowie die Einhaltung der Ruhezeiten ein Grundrecht eines jeden Arbeitnehmers ist. Bereits in der Charta ist zudem eine Dokumentationspflicht festgehalten, wobei die genauen Maßnahmen zur Umsetzung auch nach der Urteilssprechung jedem Mitgliedsland, also auch Deutschland und Österreich, selbst überlassen bleiben. In Deutschland besteht noch keine Pflicht zur digitalen Zeiterfassung, jedoch könnte sie theoretisch jederzeit eingeführt werden.

Urteil vom Bundesarbeitsgericht (BAG) vom 13.09.2022

Am 13.09.2022 wurde vom BAG (1ABR 22/21) noch einmal das Urteil vom EuGH als Grundlage herangezogen und unmissverständlich erklärt, dass Deutschland Gestaltungsspielraum „über das Wie, nicht das Ob“ einer systemischen Zeiterfassung hat. So formulierte es der Gerichtspräsident Gallner, aber auch hier fehlt noch jeglicher Rahmen für die Umsetzung und es ist auch noch nicht festgelegt, ob die Pflicht zur Zeiterfassung alle Branchen betrifft oder es Ausnahmen gibt. Dabei geht es nicht speziell um die digitale Zeiterfassung, sondern um die generelle Zeiterfassung.

Urteilsbegründung vom Bundesarbeitsgericht (BAG) vom 03.12.2022

Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 blieben viele Fragen unbeantwortet. In der Urteilsbegründung, die am 03.12.2022 veröffentlicht wurde, hat das Bundesarbeitsgericht einige offene Fragen beantwortet. Arbeitgeber sind ab sofort verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen. Die Pflicht kann hierbei auf den Arbeitnehmer übertragen werden und die Erfassung ist an keine bestimmte Form gebunden. Weiterhin unklar ist, ob die Arbeitszeiterfassung auch für Führungskräfte verpflichtend ist. Zunächst ist zudem eine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes nötig.

Arbeitgeber sollten demzufolge zeitnah aktiv werden. Derzeit ist zwar nicht davon auszugehen, dass Verstößen unmittelbaren Geldbußen zur Folge haben werden, aber zukünftig können entsprechende Geldbußen folgen. Da die Arbeitszeiterfassung auch an den Arbeitnehmer übertragen werden kann, sind flexible Arbeitszeitmodelle, wie Vertrauensarbeitszeit, weiterhin möglich.

Unabhängig von der derzeitigen und zukünftigen Gesetzeslage bietet eine digitale Zeiterfassung im Handwerk Vorteile für alle Beteiligten. Arbeitgeber sparen sich beispielsweise das manuelle Erfassen von Zeiten über Stundenzettel und das damit verbundene Archivieren. Zudem ist eine Archivierung auf Papier stets externer Einflüsse ausgesetzt.

In einer Software, die die Zeiterfassung digitalisiert, können Arbeitnehmer unkompliziert ihre wöchentliche Arbeitszeit gegenprüfen. Wichtig ist, dass die Angst bezüglich eines Überwachungswahns abgebaut wird. Besonders bei zeitaufwendigen Projekten möchte schlussendlich jeder für die Arbeit bezahlt werden, die geleistet wurde und eventuell angefallene Überstunden können problemlos nachvollzogen und vergütet werden.

Wer bereits jetzt auf eine digitale Zeiterfassung setzt, ist für die Zukunft gewappnet: Egal, wann eine Pflicht hierzu kommt, man ist der Konkurrenz einen Schritt voraus und nutzt moderne Technik. Ein Betrieb, der digital aufgestellt ist, wirkt auf Nachwuchskräfte attraktiver und in Summe sinken die Kosten, weil es weniger undurchsichtigen Papierkram gibt. Die digitale Zeiterfassung ist transparent und jederzeit prüfbar. Mit der Handwerkersoftware von HERO kann die Zeiterfassung digitalisieren und noch viele weitere Funktionen für das Auftragsmanagement per Cloud und App können genutzt werden.